Erfarenheter från införandet av utbildningsplanering på Stockholms universitet
Stockholms universitet har nyligen börjat använda utbildningsplanering i Ladok. För att lyfta de frågor och utmaningar som kan uppstå under övergången har vi intervjuat Mia Jörstål (Tf Avdelningschef Studentavdelningen, SU) och Johanna Belzacq (Systemförvaltare, SU). Frågorna handlade om hur de hanterade införandet och vilka rekommendationer de har till de lärosäten som planerar att börja använda utbildningsplanering.
Hur har ni organiserat införandeprojektet?
”Projektet ägdes och drevs av Studentavdelningen. Vi valde att även tillsätta en delprojektledare från IT-avdelningen för att lättare kunna driva gemensamma frågor kring utveckling av nya, och anpassning av redan befintliga, integrationer mot Ladok och den lokalt utvecklade utbildningsdatabasen SISU. Vi knöt även referenspersoner från verksamheten samt arkivfunktionen till projektet.”
Vad har varit svårast?
”Det svåraste har varit att arbeta mot rörligt mål när det gäller information till verksamheten, utbildning av användare samt utveckling och anpassning av lokala integrationer.”
Har ni några tips till de lärosäten som planerar sina införanden av utbildningsplanering nu?
”Involvera berörda delar av den akademiska verksamheten såsom administratörer, studierektorer, antagningshandläggare, handläggare på fakulteterna eller motsvarande, samt IT-avdelningen och Kommunikationsavdelningen tidigt i arbetet och under hela projektet.
Kartlägg vilka processer som finns idag på lärosätet och fundera på om de ska vara desamma i Ladok eller om de ska förändras. Fundera även på om förändringar i så fall eventuellt påverkar regelverk, rutiner, roller och behörighetsprofiler samt utbildningsmallar i Ladok jämfört med hur arbetet görs idag.
Fånga tidigt upp om det finns beroenden till andra system på lärosätet, exempelvis webbkatalog eller integrationer mot Ladok som påverkas, och involvera dem vid testning med mera.”
Hur lång tid innan övergången påbörjade ni arbetet lokalt?
”Vi påbörjade en hel del av arbetet under våren 2021, medan projektet formellt startade hösten 2021 med planerat avslut november 2022. I samband med att vi blev tillfrågade om att vara det nationella projektets mållärosäte 2 förlängde vi det lokala projektet till juni 2023.”
Hur har ni organiserat stödet till användarna?
”I och med att systemförvaltningen arbetade i projektet fanns en bra grund för att ge support till användarna från början. Vi utbildade användarna under våren 2023 där fokus låg på att användarna skulle lära känna gränssnittet i Ladok och att förstå processerna genom att öva på att genomföra de olika processflöden de behöver för att skapa ny och revidera kurs/program och skapa tillfällen i Ladok. Vi har även haft informationsträffar och workshopar samt samverkat med fakulteter och antagningen.”
Vad är mottagandet av den nya lösningen i organisationen?
”Ett systembyte innebär alltid en förändring som påverkar användarnas arbetssätt men i stort sett har utbildningsplaneringen i Ladok tagits emot positivt. Flera användare har varit nyfikna och började använda utbildningsplanering från dag ett.”
Hur stor budget har ni avsatt för införandet i pengar och personalresurser?
”IT-resurser (delprojektledning och utvecklarresurser) uppgick till knappt 6.400 timmar. Studentavdelningen förstärktes med en resurs för projektledning. Projektgruppen utgjordes av de medarbetare som ingår i gruppen Systemförvaltning Ladok/SISU och arbetet inom projektet pågick parallellt med det ordinarie arbetet inom gruppen.”