Att tänka på innan du skickar fakturor

En faktura skapas automatiskt när en students antagning förs in i Ladok, men för att fakturan ska bli tillgänglig för studenten behöver du skicka den. Innan du skickar ut fakturor är det bra att kontrollera att inget har hänt i studenternas studiegång som påverkar fakturorna, samt att alla studenter har en mejladress.

Hitta fakturor som behöver kontrolleras

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
2. Använd sökparametern Studieavgiftsperiod startar inom vald period för att söka fram fakturor för innevarande eller kommande termin.
3. I kolumnen längst till höger, Mer information, ser du om något behöver kontrolleras eller åtgärdas för respektive faktura.
4. Klicka på referensnumret för att se detaljer om fakturan och besluta om eventuell åtgärd.

Åtgärder

Vilken åtgärd du behöver vidta beror på vilket meddelande som visas:

• Åtgärda grundorsaken. Till exempel om meddelandet är ”E-post saknas” visas går det inte att skicka fakturan förrän du lagt in studentens mejladress i Ladok. Ett annat exempel är meddelandet ”Uppgift saknas gällande studieavgiftsskyldighet”, då kan du kan du antingen kontrollera och lägga in avgiftsskyldigheten, eller skicka ut de fakturorna en och en.
• Besluta om eventuell återbetalning. Det här gäller till exempel meddelandet ”Flyttad till programstruktur”, där en fristående kurs som redan betalats har lyfts in under programstudier.
• Kontrollera att betalningarna stämmer med studier. Exempel är meddelandet ”Förberett/genomfört tillfällesbyte” där handläggaren kan vilja kontrollera att det inte skickas fakturor för både det tidigare utbildningstillfället och det nya. Meddelandet visas även för förberedda tillfällesbyten som inte är genomförda. I dessa fall kan det vara bra att kontrollera med handläggare eller student vilket tillfälle studenten ska läsa inom.