Skapa ett nytt utbytestillfälle

För varje termin som studenter ska antas till utbytesstudier behöver du skapa ett utbytestillfälle kopplat till ett utbytesavtal.

Ett tillfälle avser antingen inresande eller utresande studenter. Har du exempelvis en inresande och en utresande student inom samma utbytesavtal behöver du skapa två separata tillfällen.

Det går att anta flera studenter kan på samma tillfälle.

Gör så här

1. Gå till Utbildningsinformation → Övriga → Utbytesavtal.
2. Sök fram det utbytesavtal du ska skapa ett tillfälle för och gå in på det.
3. Gå till fliken Tillfällen.
4. Klicka på Skapa tillfälle.

5. I dialogrutan som visas, välj:
   • Typ av tillfälle: Om tillfället ska avse in- eller utresande studenter.
   • Med planerad start: När studenterna förväntas påbörja studierna.
   • Kopiera uppgifter från: Om det redan finns ett tillfälle kan du välja att kopiera uppgifter från det för att slippa fylla i samma igen. Uppgifter som ofta är unika för ett tillfälle kopieras ej, som t.ex. tillfälleskod, studieperiod och datum.
6. Klicka på Spara.
7. Fyll i information om tillfället i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter.
   • Tillfälleskod: Det syns inte i studentöversikten om ett tillfälle gäller in- eller utresande studenter. Det kan vara bra att ange det i tillfälleskoden, t.ex. IN001 och UT001.
   • Startperiod och studieperiod är redan ifyllt med den period du valde i steg 5.

8. Spara. Du kan nu lämna sidan och fortsätta vid ett senare tillfälle.
9. Gå till Sammanställning → Sätt status till → Påbörjad för att ändra status till Påbörjad.
10. Du kan fortfarande ändra eller lägga till uppgifter i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter.
11. När du är klar: Gå till Sammanställning → Sätt status till → Komplett för att ändra status till Komplett.

12. Fyll i Beslutsfattare och beslutsdatum i dialogrutan som visas.
13. Spara

Utbytestillfället är nu skapat med status Komplett och studenten kan antas till det.