”Att stötta varandra är himla viktigt”

Lisa Eliasson har jobbat med Ladok i 18 år, de fyra senaste lokalt på Högskolan Dalarna. ”Ladoks själ” ser hon som en viktig del i arbetet framåt – det gäller att lärosätena fortsätter samarbeta.
– Att dela med sig och stötta varandra är himla viktigt, säger hon.

– När jag räknade efter häromdagen hade jag jobbat med det i 7 år, 8 månader och 14 dagar. Det känns det lite tomt eftersom jag jobbat länge med nya Ladok, och även varit med i det stora projektet, svarar Lisa Eliasson på frågan hur det känns så här några dagar efter införandet av nya Ladok på Högskolan Dalarna.

Totalt har hon varit systemförvaltare för Ladok på Högskolan Dalarna i 18 år, drivit införandeprojektet lokalt i fyra år och jobbat med alltifrån processkartläggning, som projektmedarbetare och testledare.

– Vi är bara tre stycken i Ladokfunktionen och vi har jobbat både med projektet och skött den dagliga verksamheten. Från och till har vi haft hjälp från studieadministrationen och examen. Och som tur var har vi jätteduktiga systemutvecklare på IT som jobbat med integrationerna, förklarar Lisa Eliasson och tillägger:

– Nu när vi har kommit i mål öppnar vi en ny bok – framför mig ser jag mycket arbete. Vi kommer att fortsätta med projektet fram till att studenterna registrerat sig själva hösten 2018. Vidareutvecklingen av integrationerna kommer att göras tillsammans med IT.

Inför själva produktionssättningen har det lokala teamet jobbat mycket med att sätta sig in i den dokumentation som finns. Och självklart prioriterat registervården.

– En annan sak är Ladoks själ. Vi som jobbar med Ladok i Sverige är ju en rätt så liten grupp som många gånger arbetar över lärosätesgränserna. Att dela med sig och stötta varandra är himla viktigt.
Liksom för flera andra lärosäten som rullat ut nya Ladok dök det upp en del oförutsedda händelser i sista minuten.

– Tentamenstillfälle och -anmälan skulle inte med, vilket vi trott, så det var en informationsmiss. Bara med en vecka kvar till produktionssättning blev vi också tvungna att besluta att stänga ner tidigare än vi informerat studenter och användare om, vilket ställde till det på vissa sätt för oss även om vi förstår varför det behövdes göras.

Vilka är de främsta skillnaderna mellan gamla och nya Ladok?
– Det finns ingen terminsregistrering i nya Ladok, vilket vi saknar. Däremot finns det ärendehantering och när vi får riktig fart på det kommer mycket av handläggningen att bli enklare. Det är även enklare gränssnitt och de som fått nya Ladok tycker att det är bra.

Bland de främsta utmaningarna att föra in ett nytt som Ladok är att få in lärare, som ibland tycker att nya Ladok innebär nya arbetsuppgifter. Men framförallt handlar det om att förändra verksamheten, påpekar Lisa Eliasson.

– Vi är ju så få i projektteamet, så det är en tung bit som vi inte kommit i mål med. Men vi går i drift nu som vi har det och inför förändringar framåt.

För att utbilda personalen på lärosätet informerar Ladokteamet lärare på avdelningsmöten och liknande, och uppmanar de som behöver hjälp att höra av sig, förklarar Lisa Eliasson.

– Vi håller dem gärna i handen så att säga. Vi har kört resultatleveransen sedan 2015 och har märkt att de flesta lärare har klarat bra sig med manualer. Övrig personal började vi utbilda i våras och håller nu på att vi på att utbilda i deras specialområden. På måndag eftermiddag samlar vi alla studieadministratörer och fångar upp de första frågorna som dykt upp i skarp drift.

Du lyfter fram förändring av verksamheten som en av de viktigaste delarna framåt. Hur arbetar ni med det?
– Via styrgruppen jobbar vi med verksamhetsfrågorna. Exempelvis delegeras beslutsrätten för examen till examenshandläggarna. Men det finns många styrdokument som ska revideras. Nya Ladok ger möjligheter till verksamhetsförändringar som vi kanske inte hunnit se ännu.

Högskolan Dalarnas främsta tips:
”För det första är det viktigt att stänga ute användarna tidigt. Jag förstår varför vi fick problem, även om det löste sig till slut. Vi fick bra stöd av Gunnar som varit vår produktionssättningskoordinator och även av IK-teamet.”

”Det är viktigt att jobba på med själva produktionssättningen och inte göra klart för mycket av det andra innan själva produktionssättningen. Manualer och sånt kan ni göra efteråt, särskilt om ni är en liten projektgrupp.”

”Det är viktigt att få alla att förstå att allt kommer ta lite mer tid några veckor framöver. Som administratör får man tänka på att studenterna ofta kan vänta någon dag till.”

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser som produktionssatts under hösten:
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”