KI pilottestar nytt sätt att hantera studieavgifter i Ladok

Ett av våra utvecklingsteam har under en tid arbetat med att ta fram ett förbättrat stöd för att hantera studieavgifter i Ladok, och nu börjar funktionaliteten bli färdig för att testas av lärosätena. Först ut att använda den nya studieavgiftshanteringen blir pilotlärosätet Karolinska institutet som kommer att testa den nya hanteringen på en liten antagningsomgång innan funktionaliteten släpps till samtliga lärosäten.

Arbetet med studieavgifter har sin grund i ITCF:s (Sveriges universitet och högskolors IT-chefsforum) utredning från 2021. De övergripande målet för den nya hanteringen är att digitalisera och förenkla handläggningen och därmed minska behovet av manuell hantering. Elisabeth Larsson, verksamhetsexpert i konsortiet, ansvarar för att driva arbetet framåt och göra prioriteringar av vad som ska utvecklas. Så här beskriver hon det förbättrade stödet: ”Det är i den manuella hanteringen som det riskerar att bli fel, framför allt när samma moment måste upprepas flera gånger. Förhoppningen är att rättssäkerheten i handläggningen ska öka när risken att göra fel minskar.”

Fokus för arbetet är handläggningen av studieavgifter, samt att ge studenterna bättre möjligheter att få överblick över sina studieavgiftsbetalningar och fakturor. Däremot kommer inte Ladok att hantera inbetalningar i original, ansökan och handläggning av stipendier eller generellt stöd för prissättning. Tanken är att Ladoks nya studieavgiftshantering ska fungera som ett nav där information om studieavgifter samlas, men det är inte tänkt att fungera som ett ekonomisystem.

Automatisering, digitalisering och masshantering underlättar för handläggaren

En av de största, och mest efterlängtade, förbättringarna med den nya hanteringen är att den kommer göra det möjligt att hantera flera samtidigt. Bland annat gäller det utskick av fakturor, inläggning av många återbud och uppgifter om betalningar.

En annan fördel med den nya hanteringen är att den underlättar för handläggaren genom att automatiskt skapa fakturor för alla terminer på ett program redan när studenten antas. Sista betalningsdag och summan som ska betalas in genereras automatiskt.  Elisabeth beskriver: ”Att alla fakturor skapas automatiskt i samband med antagning tror vi kan underlätta för både student och handläggare, till exempel skapas alla fyra terminsfakturor automatiskt när en student antas till ett tvåårigt masterprogram, men kan redigeras och skickas ut när det är lämpligt.”

Ytterligare en hjälp för handläggaren är att det kommer att synas i översikten för studentens fakturor om det sker någon förändring i studierna som också rör studieavgiftshanteringen. Elisabeth Larsson berättar: ”Vi har byggt funktionaliteten för att handläggaren enkelt ska kunna följa SUHF:s rekommendationer gällande studieavgifter. Ladok kommer att flagga när det finns något av vikt som handläggaren behöver veta, som till exempel att det har lagts in återbud/avbrott eller att en kurs har flyttats ut ur program och lagts som fristående.”

Förbättring även för studenterna

Även studenterna kommer att märka en hel del förändringar om lärosätet väljer att införa den nya hanteringen. Vid antagning kommer ett välkomstmejl att skickas till studenten med uppmaning att logga in i Ladok för studenter. I Ladok kommer studenten se totalkostnaden för den sökta utbildningen, sina fakturor och betalningar under en egen rubrik. Det kommer också att vara möjligt för studenten att ladda hem sina fakturor och bekräftelser på sina betalningar. Om studenten inte betalar kommer dessutom ett påminnelsemejl att skickas. Tanken är att studenten ska få bättre överblick över sina studieavgifter och ha uppgifterna samlade på ett ställe, men också att det ska bli lättare att kommunicera med studenterna kring studieavgifterna.

Det kommer också bli lättare för studenter som betalar studieavgift att bli omregistrerade på kurser. I den nya hanteringen är betalningen kopplad till kurs, inte kurstillfälle som tidigare. Det innebär att studenten kan registreras på ett annat kurstillfälle för samma kurs utan att avgiften behöver hanteras, vilket i sin tur bör leda till snabbare hantering av den typen av ärenden.

Mer information och möjlighet att testa under våren

Pilottestet på Karolinska institutet pågår under december och januari, och funktionaliteten kommer att förbättras under arbetets gång. I början av 2023 kommer konsortiet att hålla tematräffar och supportstugor för intresserade på lärosäten, där det finns möjlighet att få mer information och ställa frågor. Från slutet av januari kommer alla lärosäten också att kunna testa funktionaliteten i sin testmiljö. Funktionaliteten ska vara redo att användas till i vårens arbete med de internationella antagningsomgångarna inför höstterminen 2023, men det kommer att vara upp till varje lärosäte att bestämma om de vill använda den då.

Vad kan då lärosätena göra för att förbereda sig för övergången till den nya studieavgiftshanteringen? Elisabeth Larsson kommer med följande tips: ”Förutom att testa funktionaliteten i testmiljön så är det viktigaste att samordna sina processer och se över kommunikationsvägarna inom lärosätet. Lärosätet behöver också fatta beslut om hur informationen om betalningar ska komma från ekonomisystemet till Ladok, och information från Ladok om att fakturor har skickats ut. Annars är tipset att komma på våra tematräffar där vi kommer att ge mer konkreta råd om saker att tänka på”.