Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok

Efter över ett år av förberedelser och några intensiva dagars arbete fick Malmö högskola, som första mellanstora lärosäte, slutligen ut nya Ladok i bruk.

– Det har varit mycket upp och ner och en del problem som har lösts allt eftersom. Produktionssättningen har gått bra, men det är ju nu som jobbet börjar, säger Annika Andersson, projektsamordnare på Malmö högskola om sjösättningen av nya Ladok som slutfördes i början av veckan.

Under ett drygt år har högskolan jobbat mycket med att lägga upp, planera och organisera. En viktig del har varit att ha flera involverade för att göra projektet mindre sårbart. Därför har de delat upp arbetet i sex delprojekt med en ansvarig per del.

– Vi har haft en projektledare, medan Jan och jag har varit projektsamordnare här på plats. Totalt är vi tolv som jobbat i projektgruppen. Vi har också haft en styrgrupp inför införandet som haft till uppgift att fatta beslut och se till att vi har tillräckligt med resurser. Dessutom har vi haft mycket stöd från Ladok3-projektet och produktionssättningsteamet. Det har gjort att vi känt oss trygga, förklarar Annika Andersson.

Är det något ni saknat?
– Testmiljöerna har varit lite jobbiga, vilket gjort det svårt att greppa funktionaliteten. Det hade varit bra att få användbara och stabila miljöer i tid. Idealiskt hade varit att ha det sex månader innan, eller i alla fall tre till fyra. Vi hade bara ett par veckor på oss att testa i miljö med full funktionalitet innan produktionssättningen. Däremot kommer ju de lärosäten som kommer efter oss ha mer tid på sig och bättre miljöer att testa i.

Vilka är de främsta skillnaderna mellan gamla och nya Ladok?
– Vi upplever att nya Ladok både är bättre och har ett mer användarvänligt gränssnitt. Den tidigare versionen av Ladok har också en krångligare inloggning. Det här är mer intuitivt och enklare för en sällananvändare. Sedan får du mer hjälp och instruktioner i det nya systemet.

Andra skillnader är att nya Ladok även är tillgängligt för lärare, som de både kan attestera betyg och rapportera i systemet. På Malmö högskola har de haft användargrupper bland lärare som testat de båda funktionerna. I det stora hela tycker de flesta att det är rätt enkelt, sedan finns det alltid de som gör motstånd mot förändringar, tillägger Annika Andersson.

– En del anser också att det här innebär nya administrativa uppgifter som läggs på dem, men som vi ser det är det bara ett nytt arbetssätt. Tidigare rapporterade man också, bara att man gjorde det på en papperslapp eller i Excel.

Visst finns det en del utmaningar med att införa ett nytt system. Det gäller både att se över arbetssätt och processer, såsom betygshanteringen som lärarna nu attesterar i systemet, påpekar Annika Andersson.

– Tidigare var det mycket manuell hantering. Men vi upplever att det blir en säkrare hantering, nu när det ska göras i Ladok.

Slutligen, vilka tips har ni till andra lärosäten som har den här resan framför sig?
– Börja tidigt att tänka igenom arbetssätt och processer. En annan fråga är hur man ska hantera nedstängningen av Ladok under produktionssättningen och hur man ska informera om det. Det kan vara bra att ha förstärkt support kring systemet efter produktionssättningen och tänka över hur man ska göra med utbildning i nya Ladok mot olika grupper. Glöm inte heller att se till att ni har tillräckligt med resurser så att organisationen inte blir sårbar, tipsar Annika Andersson och fortsätter:

– Det är också viktigt att göra registervård och verifiera data i god tid. Lär er hur data mappas över från gamla Ladok och var man hittar informationen i nya Ladok genom att titta i detalj på några få studenter.

Av: Rebecka Guzmán