”Vi har jobbat massivt med information”

Efter drygt tre års aktiva förberedelser var det äntligen dags för produktionssättning av nya Ladok på KI.
– Vi har haft god stämning i teamet och kul, även när det har varit lite stressigt i gruppen, berättar projektledaren Juni Francén Engdahl.

– Man har ju laddat väldigt mycket inför det här. Nu är vi rejält utmattade, både på grund av alla förberedelser samt att det är så mycket man måste lära sig själv och lära andra. Man har gått från en kunskapsnivå där man kan nästan allting till att nästan inte kunna någonting, säger Cecilia Lind, som är Ladokansvarig på KI.

– Vi träffas några dagar efter att produktionssättningen är klar och i sitt sällskap har hon Juni Francén Engdahl, som började som lokal projektledare i maj i år. Trots att projektledarbytet ägde rum ganska kort innan utrullningen av nya Ladok på KI arbetet flutit på bra. Mycket tack vare att hon tidigare arbetat på KI och med flera av de kollegor som idag jobbar i Systemförvaltningsgruppen.

Arbetet med nya Ladok har krävt enorma informationsinsatser. Projektet har pågått under snart tre år och under de första åren var en stor uppgift, både för projektet och den dåvarande projektledaren Marie Sandström Akram, att jobba massivt med information.

Hur har ni jobbat med era informationsinsatser?
– På vår lokala Ladoksida berättar vi hur olika roller berörs av nya Ladok. Sedan arbetade Marie mycket med att vara ute och synas, lyssna och berätta. I slutfasen efter att jag kom in har vi valt att köra mot mål, vi har inte kunnat gå ut och förankra och lyssna in på samma sätt. Men vi har fortsatt att skicka ut nyhetsbrev och att arbeta med riktad information, säger Juni Francén Engdahl och berättar att studenterna har exempelvis fått egna utskick, nu senast ett där det stod att nu är nya Ladok infört och att de ska gå in och registrera sig

Hittills har 365 lärare och examinatorer gått utbildning i nya Ladok på KI, men hur många som återstår är kvar är svårt att säga.

– Det är upp till institutionerna och institutionsledningen att besluta om hur de ska organisera sig. Vi vet inte hur många examinatorer som finns. Det är en stor organisation med institutioner över hela stan, bland annat ute på sjukhusen, förklarar Juni Francén Engdahl.

På KI utgörs verksamheten av 85 procent forskning och 15 procent utbildning, så för många examinatorer är utbildning en bisak i det de gör, påpekar Cecilia Lind.

– Det som varit svårast är nog att få alla att förstå att även de involveras, att de också kommer att jobba i nya Ladok, säger hon och lyfter fram en av fördelarna med nya Ladok.

– Det som underlättar med nya Ladok är att de även fungerar i låsta miljöer, såsom kliniska miljöer. Då är det inte längre ett problem att det exempelvis inte går att ladda ner programvaror på datorn.

Vilka är nyckelfaktorerna till att det gått så pass bra?
– Vi har lyckats registervårda väldigt bra. En framgångsfaktor är att känna sitt register och i vår systemförvaltningsgrupp har de flesta jobbat väldigt länge på KI med systemförvaltning av Ladok. Det har vi kunnat dra nytta av, säger Juni Francén Engdahl.

Om man tittar på projektorganisationen har den bemanningsmässigt varit för liten. Därför har vi jobbat mer och mer med prioriteringar ju närmare vi hamnat i skarpt läge, förklarar hon.

– Vi har tagit en fas i taget. När man tittar på allt man måste göra inför en produktionssättning kan det lätt kännas överväldigande. Att sortera och begränsa vad man ska göra i de olika faserna gör det mer lättöverskådligt.  Ha en plan men var inte för stelbent, man måste vara flexibel.

Ladokgruppen på KI bytte också fokus ganska tidigt till vad som satte stopp i IK:n än att följa registervårdshandböckerna. Det som stoppade IK:n fick vara vägledande för vilka delar av registret vi registervårdade och vilka registervårdshandböcker vi valde att gå igenom, förklarar Cecilia Lind.

– Ett annat tips är att planera för att kunna vara sjuka. Det vill säga, vi har dubblat alla positioner och vi har sett till att vi har manus för allt det vi ska göra. Lägger vi in mallar har vi jobbat i par, vilket också är väldigt effektivt när man gör det.

Hur var själva produktionssättningen?
– Lugn och sansad. Ibland flamsig, men då stängde jag av micken. Vi har haft god stämning i teamet och kul, även när det har varit lite stressigt i gruppen, säger Juni Francén Engdahl, varpå Cecilia Lind flikar in:

– Jag vill passa på att rikta ett stort tack till driftcentralen i Uppsala. De har hjälpt oss jättemycket med rättningar i databasen.

Vad ser ni för utmaningar framöver?
– (Juni) Uppdateringarna var 14.e dag gör att vi måste jobba aktivt med våra analyser av vad de förändringarna innebär och vad det får för konsekvenser för våra it-miljöer och våra användare. Sedan kommer vi få kvitto på sånt vi tänkt innan, alla processer som vi föreställt oss och som vi föreslagit under utbildningen.

– (Cecilia) Vi gjorde tidigt en lista över sånt vi behövde handmata in efter driftsättningen. Det har vi tagit in extraresurser för. En annan viktig sak är att vi helt plötsligt hamnar i ett finlir för uppföljning och årsredovisning. Det är noga att alla har exakt korrekta datum när de startar och slutar, annars slår det ekonomiskt. På vissa utbildningar gör det ingen större skillnad, för andra, såsom lärkarutbildningen, kan det handla om flera miljoner.

KI:s tips för en lyckad produktionssättning

Stäng Ladok tidigt, vi stängde en hel vecka innan vi skulle produktionssätta. Det hade vi planerat för och också informerat om. På så sätt kunde vi i lugn och ro kolla på ett oföränderligt data.

Fokusera på verifieringsfasen. När man ska driftsätta kan man tänka sig att det är driftsättningsveckan som är det viktiga, men det är redan inför verifieringsfasen som man ska vara tillräckligt klar för att klara en migrering.

Jobba mer med prioriteringar i takt med att produktionssättningen närmar sig.

Ta en fas i taget. När man tittar på allt man måste göra inför en produktionssättning kan det lätt kännas överväldigande. Att sortera och begränsa vad man ska göra i de olika faserna gör det mer lättöverskådligt.  Ha en plan men var inte för stelbent, man måste vara flexibel.

Vi har inte blivit sjuka, men planerat för att vi skulle kunna bli det – dubblera på alla positioner och förbered med manualer och underlag till ersättare.

Här kan du läsa andra lärosätens berättelser som produktionssatts under 2017

Av: Rebecka Guzmán