”Vilken skillnad mot det gamla!”

Nästan tre månader har gått sedan Linnéuniversitetet gick in i nya Ladok.
– Överlag tycker kollegorna att det fungerar bra, men det är jobbigt att Ladok utvecklas hela tiden, säger projektledaren Jirina Fahlén Jonsson.

Det var den 8 december som Linnéuniversitetet produktionssatte samtidigt som Högskolan i Halmstad. Den gick egentligen problemfritt, men med vissa missöden som vi hoppas att den nationella supporten ska hjälpa oss med, säger Jirina Fahlén Jonsson.

– Annars är systemet fantastiskt, vi är så nöjda med nya Ladok så det är inte klokt. Vilken skillnad är mot det gamla!

Under hela hösten informerade de om att nya Ladok kommer vecka 50 och att det innebär stora förändringar. Trots det blev bytet en större förändringsprocess än hon väntat sig.

Vad säger dina kollegor som jobbar i systemet?
– Överlag tycker de att det fungerar bra, det är jobbigt med att det utvecklas hela tiden, att det kommer ny funktionalitet, att vi får ändra våra arbetsprocesser och rutiner, men samtidigt så har alla ett extremt tålamod i vår verksamhet, de kämpar på och vi löser bit för bit gemensamt.

Även studenter kommer med synpunkter och klagar på studentgränssnittet, men det beror på att det skiljer sig från Ladok på webb som vi hade förut. Jag tror inte alla nya studenter som kommer nu kommer att ha några synpunkter, för de har ju inte sett något annat, förklarar Jirina Fahlén Jonsson.

Har supportbehovet varit som ni väntat er?
– Det har nog varit lite mer än jag väntat mig, och jag hade inte trott att de skulle ställa de här ”hela havet stormar”-frågorna, vi har stora o små frågor, kluriga, lätta och svåra frågor att besvara. Vi har snittat på mellan 70–75 till 100 ärenden om dagen.

För att möta behovet har Ladokgruppen support på Adobe Connect i 45 minuter varje morgon. Under de två första veckorna hade de support två gånger per dag, både för- och eftermiddag.

– Det är fullt med folk och frågor konstant. Vi valde att göra så för att slippa få frågor på supportmejlen. Om man går in hör man ju varandras frågor och svar, och man kan samarbete kring lösningarna och komma fram till den bästa vägen att gå. Vi alla är ju nya och det är inte alltid vi på Ladok har svaret och det är ovant för alla i organisationen, det är också ett nytt arbetssätt att förhålla sig till.

En av de främsta skillnaderna med nya Ladok är att du ser studiedeltagandet på ett helt annat sätt, framförallt genom att du får en överblick över studentens gång. Nu syns det jättetydligt om en student gått ett program en termin utan att ta några poäng, förklarar Jirina Fahlén Jonsson.

– Vi har också märkt tydligt att även verksamheten ser det. Nu helt plötsligt vill de ändra saker som kanske varit fel i flera terminer, men de har inte upptäckt det. Du ser kurser, innehåll, program, kurser de inte avslutat, avbrott, kurser de aldrig börjat på och poäng inom program exempelvis på ett mycket enklare sätt, säger hon och fortsätter:

– Gränssnittet är än så länge, även om det är en hel del kvar att göra, mycket, mycket bättre än det gamla. Det går inte att jämföra. Det var ju också tanken med ett nytt Ladok. Jag tycker även att strukturen i nya Ladok, vilka kurser som ingår i vilka program är så bra. När jag såg den blev jag överlycklig och visade alla administratörer. De högg direkt och sa att det här ville de göra i nya Ladok.

Visst är det några saker de saknar, såsom vissa funktioner som Linnéuniversitetet hade där. Men det handlar mest om mindre saker som administratörerna påpekar, såsom utskriftsfunktion från deltagarlistor.

– De tycker att utskrifterna inte ser kloka ut nu. Men jag tycker att det är en process, bara ett annat sätt att jobba på. Visst utdata saknas också, vi får många förfrågningar om diverse utsökningar som är svåra att ta fram i nya Ladok.

Unikt för Linnéuniversitetet är att de var först ut med att införa ett helt digitalt examensbevis. Den mesta responsen har varit positiv, endast någon enstaka student har hört av sig och varit orolig eller missnöjd med att inte få ett pappersbevis, berättar Ulrika Ehrenstråhle, examensansvarig.

– En rolig sak är att flera studenter som redan hade fått sitt pappersbevis faktiskt har hört av sig och sagt att de skulle vilja ha ett digitalt bevis istället. Det är tyvärr inte möjligt, men kul ändå att efterfrågan bekräftar att vi gjort rätt val.

Av: Rebecka Guzmán

FAKTA 

Digitala examensbevis

Fördelar 

• Leveranstiden (från dess att beviset lämnar handläggare tills dessa att det anländer till studenten) har minskat från ibland upp till flera veckor till ett par sekunder.
• Om studenten ”tappar bort” sitt bevis kan de få originalet skickat till sig igen. Det är ju svårt att tappa bort ett digitalt dokument – men om mailen blir hackad samtidigt som datorn kraschar…
• Äkthet verifierbart direkt i dokumentet (endast med e-signatur).
• Vi skriver inte ut ett enda papper i examenshanteringen längre. Enda pappershanteringen är inkomna pappersansökningar – något vi ska arbeta bort under 2018.
• Det har varit kul att reformera och vi har träffats mycket på fysiska möten i examengruppen (vi arbetar på två orter).

Utmaningar:

• Studenter tror ibland att de behöver ett lösenord för att öppna filen. Detta beror på deras egna inställningar på datorn eller att de öppnar filen i fel program.
• Det kan bli många fönster man behöver ha öppna samtidigt. Så i början är det lite klurigt, men med tiden blir det rutin vilken ordning man öppnar vad för program osv, ta flera bevis per ”omgång” osv.
• ALLA kommer inte alltid vara nöjda, självklart har vi några studenter som hört av sig och vill ha papper – men färre än vad som hörde av sig tidgare och ville ha digitalt skickat/inskannat osv.

Källa: Ulrika Ehrenstråhle, examensansvarig, Linnéuniversitetet