Jobba nära – ett lyckat koncept

På Högskolan Väst sitter de fyra personer som utgör Ladokteamets kärna i ett och samma rum.
– Det känns som en framgångsfaktor, säger Anette Karlsson, lokal projektledare, om att ha arbetskamraterna nära.

I det rum som hon delar med Annelie Södermyr, David Skalsky och Charlotta Andersson Jonsson, står följande citat på tavlan: ”Ladok kändes härligt”.

– Det var en studievägledare som sa det. Vi blev tvungna att skriva upp det, för det är inte ofta man säger så om ett datasystem, säger Annelie Södermyr, varpå Anette Karlsson flikar in:

– Att vi sitter nära varandra, faktiskt i samma rum, känns som en framgångsfaktor. Vi pratar igenom – vad gör vi först, vad gör vi sen och sedan skriver upp allting.

Utmaningarna är flera när man inför ett nytt system som Ladok. Framförallt handlar det om att klara av den tidspress man utsätts för.

– Sedan hade vi oturen att få en sjukskrivning i vår grupp och blev en mindre. I det skedet vi då befann oss var det inte bara till att ta in en ny i gruppen. Det är också viktigt att börja i tid, sköta registervården och se till att få igenom IK:n för att klara utmaningen, fortsätter Annelie Södermyr.

Visst har del av pressen släppt i och med att produktionssättningen är klar, men det finns helt klart fortfarande att göra.

– Innan slet vi för att förbereda för att gå i produktion och nu försöker vi ta hand om allt som tillkommer efter. Det springer väldigt mycket folk hos oss, framförallt lärare och examinatorer som nu ska in och rapportera, påpekar Anette Karlsson.

Registervården har varit en mycket central del i förberedelserna. Högskolan Väst började med det redan när första registervårdshandboken kom ut. Efter det har de jobbat löpande med registervården.

– Jag tror vi var bland de första som fick igenom vår IK. Dessutom har vår IT-avdelning varit med tidigt i förberedelserna och integrationerna har varit klara ganska länge. Vi var väl förbereda och vårt gamla Ladok var väl förberett för konverteringen, säger Anette Karlsson.

Hur gick själva produktionssättningen?
(Anette) – Den gick strålande. Både vi och KI fick väldiga plus i kanten både av Jan Winkle och Malin Zingmark. De uttryckte att de inte haft en produktionssättning som gått så smidigt. Att det gick så smidigt tror jag beror på registervården och de dagliga IK-körningarna, att vi har koll på personnummerbyten och så där, förklarar Anette Karlsson.

Och hur gick de förberedande testerna?
(Annelie) – De flöt på bra! Vi har också lagt många timmar på att få till funktionalitet för att synka och sedan exportera data mellan vår utbildningsdatabas KursInfo och nya Ladok. Synken har byggts av utvecklare i Skövde och kravställts av medlemmar i samarbetet kring KursInfo. Det positiva i detta arbete är att vi i samband med detta hittade en del felaktigheter mellan KursInfo och Ladok som vi nu har rättat till.

I jämförelsen mellan gamla och nya Ladok är antalet användare den mest påtagliga skillnaden, anser Anneli Södermyr.

– Vet inte exakt hur många användare vi har, men vi har väl cirka 300 lärare som ska in, så det blir en stor grupp nya användare.

– Vi har det ju väldigt förspänt genom att våra utbildningshandläggare är centralt anställda på förvaltningen och inte sitter ute på institutionerna. Därför har vi ju expertanvändarna i samma korridor som oss. De har fått lära sig själva sen har vi funnits som stöd när de fastnat någonstans. Säg att vi har 20 expertanvändare, så det är en hanterbar grupp.

Slutligen, hur har nya Ladok tagits emot hos er?
– I vår organisation är lärarna rätt så systemtrötta, vi har tagit in en hel del nya system de sista åren. Det vart lite knorrande när de skulle in i ett nytt system, men ändå inga stora massprotester. Genom att vi har fått komma ut till olika möten har vi också kunnat förmedla vad som förväntas av lärare i det nya systemet. Vi har fått känslan av att prefekterna varit väldigt noga med att förstå vad det är för system och vad som kommer krävas av personalen.

Tips till andra lärosäten

Ställ frågor till koordinatorerna Jan och Malin, var inte rädd för det.
Vi hade möten varannan vecka med KI och de har varit jättebra. Återigen, våga ställa frågor.
En annan bra källa för dina funderingar är alla vänliga människor runtom i Sverige, både mentorslistan och LPL-listan.
Vi har inte hunnit lägga tid på utbildning och information. Vårt råd är därför – gör det i tid och se till att ni har någon som kan hjälpa er med detta.
Vi har lånat en hel del utbildningsmaterial av andra högskolor. Det är fantastiskt vad man bara får.

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser om sina produktionssättningar:

Konstfack: ”En väldigt speciell känsla”
Stockholms universitet: ”Det tar mycket längre tid än man tror”
Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”