”Mycket tar mer tid än man tror”

Närmare 600 000 studenter har skickats in i nya Ladok av Stockholms universitet. Att vara ute i väldigt god tid, men också ha mycket information och utbildning är några av framgångsfaktorerna till den lyckade produktionssättningen, säger projektledaren Erik Wallenberg.

– Just nu är vi rätt trötta allihopa. Det märks att det var mycket anspänningar som släppte igår då vi hade ett klart och färdigt beslut, berättar Erik Wallenberg när vi talas vid dagen efter att Stockholms universitet slutfört produktionssättningen av nya Ladok.

Med tanke på lärosätets storlek har det också varit många involverade. Utöver tolv personer i den lokala Ladokgruppen har alla på it och ett antal informatörer varit med och jobbat i projektet.

I och med Stockholms universitets produktionssättning har antalet studenter och alumner i nya Ladok nästan fördubblats till över 1,2 miljoner.

– Det är lite häftigt. Samtidigt är det här slutet på början. På måndag öppnar vi systemet för användare och studenter, vi kopplar in integrationer, lägger in användare och gör andra förberedelser.

Hur länge har ni förberett er?
– Vi hade folk redan i uppstarten av projektet för 10 år sedan. Här på SU började vi med registervård 2013 och i samma veva började vårt interna projekt. Vi har haft it-personal som jobbat två år med att förbereda.

Vilka har varit nyckelfaktorerna för er?
– Vi har haft en väldigt bra grupp. It, kommunikation och Ladokgruppen har vi hjälpts åt och stöttat varandra kompetensmässigt. Vi har också haft bra stöd från våra chefer och har fått ta in extra resurser till utbildning och såna saker. Sen har vi satsat hårt på utbildning och information, något som lätt glöms bort i sådana här projekt.

Det är viktigt att utbilda lärarna och att informera, informera och informera en gång till. Institutionerna i sig ska ju känna sig trygga, prefekten och cheferna ska känna sig trygga med att de har system som fungerar. Känner sig institutionspersonalen trygga kan de hjälpa lärarna också. Man lägger en bra grund för att systemet ska tas emot på ett bra sätt på hela universitetet, förklarar Erik Wallenberg.

Tidsaspekten är också a och o för lyckas med produktionssättningen.

– Mycket tar mer tid än man tror. Vi var väldigt tidigt ute med våra integrationer och även med utbildningarna. Ska man gå in 2018 och ännu inte funderat på utbildning och integrationer, då är man nog lite sent ute. Även om man tycker att det är ett år bort, går ett år väldigt fort, säger han och tillägger:

– En annan framgångsfaktor är produktionssättningsteamet och Malin Zingmark framförallt, som med fast men vänlig hand fört oss framåt. Alla de testomgångar vi fått göra har varit ohyggligt viktiga och har gjort att det gick bra den här veckan. Vi har träna på allting, har provat, vi har fått leta problem och reda ut dem i lugn och ro.

IK-körningarna var det stora orosmomentet inför själva utrullningen med tanke på lärosätets stora volym. Då de tagit upp till 18 timmar, fick några jobba extra under helgen innan produktionssättningen, för att lösa det, säger Erik Wallenberg.

– Sedan kom vi igång en timme senare, vilket var lite otur eftersom jag tvingat hit alla tidigt i gryningen. Annars flöt det faktiskt på bra under produktionssättningsdagen.

Hur ser du på skillnaden mellan gamla och nya Ladok?
– Nu ska lärarna in och jobba i ett nytt gränssnitt, så det kommer nog ta ett tag innan de känner sig hemma. Det blir till att lära om, så det blir en uppstartssträcka. Lärarna ser en stor fördel med att inte behöva skicka papper fram och tillbaka, utan istället ta tiden till att rätta tentor. Sedan är det ju ett modernare gränssnitt och hanteringen av doktorander har blivit smidigare bland annat.

Slutligen, vad har ni fått för reaktioner på utrullningen av nya Ladok?
– Det har varit mycket frågor. Många verkar nyfikna och lärarna tycker nog att det var lite dags att vi får ett så här system också. Inte så mycket negativa känslor faktiskt, utan mer stilla nyfikenhet.

Tips till andra lärosäten:

Börja i god tid
Se till att ha en bra grupp med medarbetare
Glöm inte bort utbildning och information
Ta testomgångarna på största allvar, förbered er och ta till vara på dem

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser som produktionssatts under hösten:
Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”