Hoppa till innehållet

Ladokkonsortiet

Skapa ansökan åt student

Personal kan skapa ansökningar om pedagogiskt stöd åt studenter. Det kan till exempel användas om ansökningsperioden för pedagogiskt stöd har passerats, men studenten ändå tillåts ansöka eller om studenten inte kan göra ansökan själv.

För att skapa ansökan krävs det att du har fått behörighet i Ladok för det.

Gör så här

  1. Gå till Aktivitetstillfällen i huvudmenyn.
  2. Gå till fliken Pedagogiskt stöd.
  3. Klicka på Ansök åt student.
  4. I dialogrutan som öppnas, ange:
    • Student att ansöka åt: Sök på namn eller personnummer i rullistan. Bara studenter som har dokumenterade pedagogiska stöd i Ladok går att välja.
    • Aktivitetstillfälle för ansökan: ”Välj aktivitetstillfälle som ansökan ska skapas för. Det går bara att välja aktivitetstillfällen där studenten är anmäld eller tillagd och där hen inte redan har en ansökan om pedagogiskt stöd.
    • Stöd att söka: Välj stöd. Bara stöd som är dokumenterade för studenten och som gäller till och med tidpunkten för aktivitetstillfället går att välja.
  5. Klicka på Skapa ansökan.

Ansökan är nu skapad och har statusen Inkommen. Den hanteras på samma sätt som andra inkomna ansökningar enligt lärosätets rutiner.

Så ser ansökan ut för studenten

Studenten ser ansökan i Ladok för studenter, precis som om hen hade skickat in den själv. Där ser studenten vilken tentamen ansökan gäller, när den skapades och vilka stöd den omfattar.

Under ansökningsperioden för pedagogiskt stöd kan studenten själv ändra eller återkalla ansökan på aktivitetstillfället.

Notera återbetalning

Du kan notera återbetalning på en faktura, till exempel om en student har fått pengar tillbaka på grund av återbud, avbrott eller ett överskjutande belopp. Tänk på att efter årsbokslut och HST-underlaget för året är det inte lämpligt att återbetala en studieavgift.

När du noterar en återbetalning ändras inte fakturans status, och det hindrar inte studenten från att registrera sig. Du behöver därför själv ta ställning till om ytterligare åtgärder behövs, som att justera fakturans omfattning.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturan du vill notera återbetalning för.
  3. Klicka på länken för referensnumret.
  4. Den valda fakturan visas. Klicka på Välj åtgärd → Återbetalning.
  5. Notera återbetalt belopp och eventuell anteckning.
  6. Klicka på Spara.

Noteringen om återbetalning sparas. Betalstatus på fakturan och fältet Belopp att betala ändras inte.

Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Raden Status samt raden Återbetalning under Transaktioner är markerade.

Justera fakturans omfattning vid behov

  • Justera fakturans omfattning om studenten inte ska kunna registrera sig på kurser. Detta kan vara viktigt för att förhindra framtida registrering, till exempel om det som orsakade återbetalningen plötsligt ändras. Lägst omfattning för fakturan är 1 hp.
  • Justera inte fakturans omfattning om studenten ska kunna registrera sig, till exempel vid återbetalning av ett överskjutande belopp.
Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Raden Studieavgiftsperiodens omf. och valet Ändra är markerat.

Notera uppskov med betalning

Funktionen kan endast användas på lärosäten som valt att aktivera den.

Du kan notera uppskov med betalning om en student tillåts att registrera sig vid terminsstart, även om studieavgiften inte är betald ännu.

Fakturan får då betalningsstatus ”Uppskov med betalning” och Migrationsverket får information om att fakturan är betald. Hindret mot registrering för den aktuella terminen tas bort. Studenten får inte längre mejlaviseringar med påminnelse om sista betalningsdag, men inbetalningar kan fortsätta noteras på fakturan. När inbetalningarna täcker hela fakturans belopp ändras betalningsstatus till ”Helt betald”.

Statusen är inte avsedd att användas på den första fakturan i en kurspaketering eller för enstaka kurser.

Notera uppskov med betalning

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram studentens faktura och klicka in på den.
  3. Klicka på Välj åtgärd → Uppskov med betalning.
  4. Ange Sista betalningsdag. Ange det datum studenten förväntas betala avgiften enligt sin betalningsplan.
  5. Bekräfta.
Skärmbild från Ladok som visar vyn för studieavgiftsskyldighet, med detaljer per delbetalning. Knappen Välj åtgärd är markerad.

Betalningsstatusen läggs in och studenten kan registreras.

För tydlighet och möjlighet att följa upp kan du även lägga till en anteckning om studentens avbetalningsplan. Klicka på Välj åtgärd → Skriv anteckning. Anteckningen visas inte för studenten.

Följ upp vilka studenter som inte följer avbetalningsplanen

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturor med status Uppskov med betalning, eventuellt även visst Sista betalningsdag.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor. Filtren Sista betalningsdag inom vald period och Status är markerade.

I sökresultatet ser du vilka studenter som ännu inte har betalat och när deras sista betalningsdag är. Du kan också läsa eventuell anteckning om avbetalningsplan. Utifrån detta kan du identifiera vilka studenter som inte följer sin avbetalningsplan och hantera dem enligt lärosätets regelverk.

Rapportera resultat på forskningsarbete

Du kan rapportera resultat på licentiatuppsats eller doktorsavhandling via doktorandens sida.

Gör så här

  1. Sök fram doktoranden och gå till fliken Översikt.
  2. Klicka på forskningsarbetet.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Översikt under studentens sida. Fliken Översikt samt raden Doktorsavhandling är markerade.
  1. Klicka på kurskoden i raden ”Resultat på kurs”.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Översikt under studentens sida, med information om innevarande version av kursen. Raden "Resultat på kurs" är markerad.
  1. Fyll i uppgifter om resultatet. Det kan vara olika beroende på hur forskningsarbetet är upplagt i Ladok:
    • Betyg (obligatoriskt)
    • Examinationsdatum (obligatoriskt): Ange det datum doktoranden examinerades på forskningsarbetet.
    • Titel: Klicka på ”Lägg till” för att skriva in titel.
    • Examinerad omfattning: Fyll i den omfattning arbetet omfattar. Omfattningen visas i intyg och examensbevis.
    • Hänvisning till beslutshandling: Ange hänvisning till den eller de som fattat beslutet.
  2. Klicka på Spara.
  3. Klicka på Klarmarkera.
  4. I dialogrutan, ange:
    • Rättande lärare: Den eller de personer som examinerat doktorandens forskningsarbete.
    • Avisera till: Välj den examinator som ska attestera resultatet.
  5. Klicka på Klarmarkera.

Dialogrutan stängs och resultatet klarmarkeras. Den person du valde att avisera kommer få ett mejl om att resultatet väntar på attestering.

Om du själv är examinator kan du klicka på Attestera direkt.

Doktoranden får ett mejl när resultatet har attesterats och kan se det genom att logga in i Ladok för studenter.

Sök fram återbetalningar

Du kan söka fram noteringar om återbetalningar på två sätt: via fakturavyn eller transaktionsvyn.

Sök återbetalning på faktura

Återbetald summa visas i sökvyn för fakturor, vilket ger dig en överblick över återbetalningar.

Till exempel kan du söka fram föregående eller pågående termins fakturor för att se information om en students studiedeltagande i relation till studieavgifter, tillsammans med uppgifter om eventuell återbetalning.

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturorna du vill se återbetalningar för. Till exempel fakturor för en viss student eller alla fakturor för en viss termin.
  3. Klicka på Visa kolumner → Återbetald summa → Ok.

I sökresultatet visas nu återbetald summa för de framsökta fakturorna.

Skärmbild från Ladok som visar sidan Studieavgiftshantering under fliken Fakturor. Knappen "Visa kolumner" samt kolumnen Återbetald s:a är markerade.

I kolumnen Mer information kan se information om studentens studiedeltagande som kan påverka studentens studieavgiftsbetalning, till exempel tillfällesbyte, spärr eller avbrott.

Sök transaktioner gällande återbetalning

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Transaktioner.
  2. Avgränsa sökningen på:
    • Transaktionstyp: Återbetalning
    • eventuellt datum för transaktion/beslut
    • eventuell organisationsenhet
  3. Klicka på Sök.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering med fliken Transaktioner öppen. Fliken Transaktioner samt fältet Transaktionstyp med värdet Återbetalning är markerade.

I sökresultatet visas alla transaktioner som noterats i Ladok och en summering av total summa för transaktionerna. Du får även en länk till fakturan och studenten det gäller.

Du kan välja vilka kolumner som visas i sökresultatet med Visa kolumner.

Skärmbild från Ladok som visar sidan Studieavgiftshantering under fliken Transaktioner. Knappen "Visa kolumner" är markerad.

Rekommendation vid återbud / tidigt avbrott på kurs inom program

Om studenten lämnar återbud eller gör tidigt avbrott på kurser inom ett pågående program kan lärosätet välja att återbetala studenten. Hantera i så fall fakturan enligt rekommendationen på den här sidan.

Om lärosätet istället erbjuder studenten att lägga till andra kurser inom programmet behöver ingen åtgärd göras på fakturan. Studenten kan registrera sig på kurser som ryms inom fakturans omfattning. 

Rekommendation för hur fakturan ska hanteras

  1. Lägg in återbetald summa
  2. Justera fakturans omfattning så den speglar den omfattning som studenten har betalt för.

Observera! Ta inte bort status på fakturan eller noteringen om betalning. I så fall kommer studenten få en påminnelseavisering om ej betald faktura.

Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Länken "Ändra" på raden Studieavgiftsperiodens omf. samt raden Återbetalning under Betalningsnoteringar är markerade.

Rekommendation vid återbud / tidigt avbrott på yttersta kurspaketeringen

Om studenten lämnar återbud eller gör tidigt avbrott på ett helt program eller fristående kurs sker följande:

  • Fakturor som inte har en betalningsnotering tas automatiskt bort.
  • Fakturor som har en betalningsnotering finns kvar och behöver hanteras manuellt.

Rekommendation för hur fakturan ska hanteras

  1. Lägg in återbetald summa
  2. Justera fakturans omfattning så den speglar den omfattning som studenten har betalt för.

Observera! Ta inte bort status på fakturan eller noteringen om betalning. I så fall kommer studenten få en påminnelseavisering om ej betald faktura.

Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Länken "Ändra" på raden Studieavgiftsperiodens omf. samt raden Återbetalning under Betalningsnoteringar är markerade.

Rekommendation vid spärr på program

När en spärr läggs in på ett program kommer nya kurser inte längre läggas in automatiskt från programmets struktur. Det är dock inte en spärr mot att nya kurser läggs in manuellt.

Om lärosätet gör en återbetalning på grund av spärr på program, följ rekommendationen nedan för att förhindra studenten från att registrera sig på kurser som läggs in manuellt. 

Rekommendation för hur fakturan ska hanteras

  1. Lägg in återbetald summa
  2. Justera fakturans omfattning så den motsvarar den omfattning studenten får registrera sig på. Om studenten inte får registrera sig inom perioden: lägg in värde 1 (omfattning kan inte sättas till 0)

Observera! Ta inte bort status på fakturan eller noteringen om betalning. I så fall kommer studenten få en påminnelseavisering om ej betald faktura.

Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Länken "Ändra" på raden Studieavgiftsperiodens omf. samt raden Återbetalning under Betalningsnoteringar är markerade.

Rekommendationer vid avbrott, uppehåll, avstängning och avskiljande

Om student gör avbrott, uppehåll, får en avstängning eller avskiljning rekommenderar vi inte att återbetala studieavgiften eftersom det är svårt att fylla studieplatsen med annan student.

Dessutom kan studenten återkomma till sina studier och i ett sådant scenario finns ingen information till studieavgiftshandläggaren, vilket gör risken stor att en ny studieavgiftsbetalning för den/de kurser som återbetalades inte sker.

Om återbetalning görs bör fakturans omfattning justeras så att den speglar den omfattning som studenten har betalt för.

Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Länken "Ändra" på raden Studieavgiftsperiodens omf. är markerad.

Rekommendation vid inbetalning som överstiger fakturabeloppet

Om inbetalning överstiger fakturabeloppet kan lärosätet välja att återbetala studenten.

Rekommendation för hur fakturan ska hanteras

  1. Lägg in återbetald summa

Observera! Ta inte bort status på fakturan eller noteringen om betalning. I så fall kommer studenten få en påminnelseavisering om ej betald faktura och kommer inte kunna registrera sig på ingående kurser under den studieavgiftsperioden.

Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Raden Återbetalning under Transaktioner är markerad.