Hoppa till innehållet

Ladokkonsortiet

Lägg till stöd

Grunden för att jobba med pedagogiskt stöd i Ladok är att lägga upp stödet i grunddata.

Lärosätet lägger upp sina egna stöd. Benämningen på stödet anger vilka pedagogiska stöd som kan dokumenteras för studenterna på lärosätet, till exempel ”Lässtöd” eller ”Längre skrivtid”.

Lägg till stöd

  1. Gå till: Systemadministration → Grunddata → Pedagogiskt stöd
  2. Välj Nytt pedagogiskt stöd
  3. Ange:
    • Benämning: Svensk och engelsk
    • Typ av stöd: Välj rekommenderat eller beslutat.
    • Giltighetsperiod: Behöver inte anges. Stödet kan bara dokumenteras på studenter inom giltighetsperioden.
    • Tillåt alternativ benämning: Ange om det ska gå att ange en alternativ benämning.
    • Övrig information: Informationen visas bara här i Ladoks grunddata.
    • Avgränsningar: Ange om stödet bara ska kunna användas för specifika aktivitetstillfällestyper.
  4. Spara.

Stödet kan nu dokumenteras för en student.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Skapa pedagogiskt stöd under Systemadministration och Grunddata.

Söktips för fakturor

Här får du tips på hur du sätter upp din sökning i vyn för fakturor, så du säkerställer att du hittar rätt fakturor.

Välj vilka sökfält och kolumner som visas

Klicka på Visa sökfält för att anpassa vilka sökfält som visas på sidan, så du ser precis de fält du behöver.

Klicka på Visa kolumner för att anpassa vilka kolumner som visas i sökresultatet.

Dina val sparas i webbläsaren så du inte behöver göra om valen.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor. Knapparna Visa sökfält och Visa kolumner är markerade.

Aktiverade fakturor söks fram automatiskt

Den automatiska inställningen är att bara aktiverade fakturor söks fram.

I sökfältet Aktiverade/inaktiverade fakturor kan du välja att även, eller enbart, söka fram inaktiverade fakturor.

Skärmbild från Ladok som visar filtret Aktiverade/inaktiverade fakturor med den öppna rullistan och kryssrutorna Aktiverade och Inaktiverade.

Sök på ett eller flera referensnummer

Skriv ett referensnummer direkt i fältet för att söka på det, eller klicka på pilen för att fälla ut ett större sökfält där du kan skriva in flera referensnummer.

Skärmbild från Ladok som visar filtret Referensnummer med öppen sökruta. Pilen för att öppna rullistan är markerad.

Sök på ett eller flera personnummer

Skriv in ett personnummer direkt i fältet för att söka på ett personnummer, eller klicka på pilen för att fälla ut ett större sökfält där du kan skriva in flera personnummer.

Personnummer kan skrivas med eller utan bindestreck, men måste skrivas med sekelsiffror.

Om studenten bytt personnummer i Ladok får du en träff oavsett om du söker på det tidigare eller nuvarande personnumret. I kolumnen ”Mer information” ser du information om det uppdaterade personnumret.

Tänk på att det går att söka på ett personnummer för en student som inte har någon faktura. Kontrollera därför Antal visade individer i ditt sökresultat – det kan vara lägre än antalet personnummer du sökt på om någon student saknar faktura.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor. Filtret Personnummer och antalet visade individer är markerade.

Så påverkar noteringar fakturan

Här får du en översikt över hur de olika noteringarna påverkar fakturans status och återstående belopp. Bilderna visar hur det ser ut för dig som handläggare och för studenten.

Inbetalningar eller stipendium

När du noterar Inbetalningar eller Stipendium dras summan av från det som ska betalas på fakturan. Du kan lägga in flera noteringar på samma faktura, till exempel både en inbetalning och ett stipendium.

  • Belopp att betala visar hur mycket som återstår att betala.
  • Transaktioner visar de poster som lagts in, till exempel både en inbetalning och ett stipendium.
  • Status för utbildningstillfället är Ej betald tills fakturans studieavgift är helt uppnådd. Då ändras status automatiskt till Helt betald, Helt stipendium eller Betald och stipendium, beroende på vilka noteringar som lagts in. Studenten kan registreras när status har ändrats.

Fakturan i Ladok för personal

Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Värdet på raden Belopp att betala samt raden UHR-stipendium under Transaktioner är markerade.

Fakturan i Ladok för studenter

Skärmbild från Ladok för studenter som visar detaljer för en faktura. Betalningsnoteringar i raden Studieavgift och raden Belopp att betala är markerade.

Beslut som gäller hela fakturan

Besluten Undantag på faktura, Undantag på utbildning, Beslut helt betald och Betalning via samarbete avser hela fakturans studieavgift. Du anger inget belopp för dessa beslut.

  • Belopp att betala innehåller inget belopp, eftersom informationen inte är relevant när hela fakturan omfattas av beslutet.
  • Studenten kan registreras när beslutet lagts in.

Till skillnad från Inbetalning och Stipendium går det inte att kombinera dessa beslut med ytterligare noteringar på samma faktura, eftersom hela fakturan redan är hanterad.

Fakturan i Ladok för personal

Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Värdet på raden Status samt värdet på raden Belopp att betala är markerade.

Fakturan i Ladok för studenter

Skärmbild från Ladok för studenter som visar detaljer för en faktura. Raden Helt betald studieavgift och raden Belopp att betala är markerade.

Notera inbetalning, stipendium eller undantag

Lathunden beskriver hur du noterar inbetalning, stipendium eller undantag på en faktura.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturan du ska notera betalning för.
  3. Klicka på länken för referensnummer.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor med sökresultat filtrerat på referensnummer. En länk i kolumnen Referensnummer är markerad.
  1. Den valda fakturan visas. Klicka på Välj åtgärd.
  2. Välj en av följande åtgärder:
    • Inbetalning för att notera det belopp studenten betalt.
    • Stipendium för att notera stipendiebelopp och vilken typ av stipendium studenten tilldelats.
    • Beslut helt betald för att notera att hela summan betalts, utan att ange belopp.
    • Undantag på utbildning om studenten ska undantas från betalning för hela utbildningen, alla kommande fakturor kommer då tas bort.
    • Undantag på faktura för att notera att studenten ska undantas från betalning på den aktuella fakturan (går inte att använda på extrafakturor).
    • Betalning via samarbete om studenten betalat till ett annat lärosäte inom ett utbildningssamarbete.
Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Knappen "Välj åtgärd" på raden Åtgärd är markerad.
  1. Klicka på Spara.

Noteringen sparas.

Masshantera fakturor med helt fakturabelopp

Med den här åtgärden noterar du inbetalningar som exakt motsvarar respektive fakturas studieavgift. Åtgärden går bara att använda för fakturor som ska ha samma transaktionsdatum.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturorna att notera betalning för, till exempel genom att söka på referensnummer.
  3. Markera de fakturor du ska notera helt fakturabelopp för.
  4. Klicka på Välj åtgärd → Helt fakturabelopp.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor med sökresultat filtrerat på flera referensnummer. Knappen Välj åtgärd samt förbockade kryssrutor i tabellen är markerade.
  1. En bekräftelseruta visas. Om några fakturor inte kan masshanteras visas deras referensnummer i rutan ”Fakturor som inte kan väljas”. Fäll ut panelen och klicka på länkarna för att hantera betalningen för dem separat.
  2. Ange ett transaktionsdatum. Alla fakturor får samma datum.
  3. Klicka på Inbetalning.
Skärmbild från Ladok som visar dialogrutan Helt fakturabelopp. Fältet Transaktionsdatum samt knappen Inbetalning är markerade.

Fakturorna markeras som betalda. Inbetalt belopp noteras automatiskt som samma belopp som fakturans studieavgift, med det transaktionsdatum du angav.

Masshantera fakturor med beslut helt betald

Med den här åtgärden kan du markera flera fakturor som betalda samtidigt, utan att ange inbetald summa eller transaktionsdatum. Den passar till exempel för att efterskänka en valutadifferens eller för att uppfylla betalningskravet när en tidigare intäkt inte utnyttjats genom kursregistrering.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturorna att notera betalning för, till exempel genom att söka på deras referensnummer.
  3. Markera de fakturor som ska markeras som helt betalda.
  4. Klicka på Välj åtgärd → Beslut helt betald.
  5. Bekräfta i dialogrutan som öppnas.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor med sökresultat filtrerat på flera referensnummer. Knappen Välj åtgärd samt förbockade kryssrutor i tabellen är markerade.

Fakturorna markeras som betalda. Det framgår inte exakt vilken summa som betalats eller något transaktionsdatum.

Masshantera fakturor med stipendium

Med den här åtgärden noterar du stipendium för flera fakturor samtidigt. Du kan ange en viss summa eller en viss procentsats av fakturans totala studieavgift.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturorna att notera stipendium för, till exempel genom att söka på:
    • Personnummer
    • Typ: Kurspaketering
    • Studieavgiftsperiod startar inom vald termin: aktuell termin
  3. Markera de fakturor som ska noteras med stipendium.
  4. Klicka på Välj åtgärd → Stipendium.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor. Filtren Personnummer, Typ och Studieavgiftsperiod startar inom vald termin samt knappen Välj åtgärd är markerade.
  1. En bekräftelseruta visas. Om några fakturor inte kan masshanteras visas deras referensnummer i rutan ”Fakturor som inte kan väljas”. Fäll ut panelen och klicka på länkarna för att hantera stipendiet för dem separat.
  2. Ange:
    • Typ av stipendium
    • Procentsats eller belopp för stipendiet
    • Eventuellt beslutsdatum
  3. Klicka på Spara.
Skärmbild från Ladok som visar dialogrutan Stipendium. Fälten Typ av stipendium, Välj procentsats eller belopp, Procentsats och Beslutsdatum samt knappen Spara är markerade.

De markerade fakturorna får en notering om stipendiet. Stipendiebeloppet blir antingen den valda procentsatsen av fakturans studieavgift eller det valda beloppet.

Masshantera fakturor med betalning via samarbete

Den här åtgärden används för utbildningar inom ett utbildningssamarbete, där studenten gör inbetalningar till ett annat lärosäte. Den exakta summan noteras inte.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturor att notera betalning för, till exempel genom att söka på referensnummer. Sök även på inaktiverade fakturor, eftersom fakturorna automatiskt inaktiveras på de lärosäten som inte angetts som administrerande för utbildningssamarbetet.
  3. Markera de fakturor som ska markeras som betalda via samarbete.
  4. Klicka på Välj åtgärd → Betalning via samarbete.
  5. Bekräfta i dialogrutan som öppnas.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor. Filtren Referensnummer och Aktiverade/inaktiverade fakturor samt knappen Välj åtgärd är markerade.

Fakturorna markeras som betalda via samarbete. Det framgår inte inbetald summa eller transaktionsdatum.

Meddela studenten om beslut

När beslutsfattaren har fattat beslut i en ansökan om pedagogiskt stöd behöver ansökan slutföras. Då meddelas studenten om beslutet som har fattats.

Gör så här

  1. Gå till Aktivitetstillfällen i huvudmenyn
  2. Gå till fliken Ansökningar om pedagogiskt stöd.
  3. Sök fram studentens ansökan, till exempel på aktivitetstillfällets benämning eller på en datumperiod.
    • Klicka på Visa sökfält om du vill se fler sökparametrar.
    • Använd sökfältet Administratör om du bara vill se aktivitetstillfällen där du är administratör.
  4. Klicka på ansökningsnumret för studentens ansökan.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Aktivitetstillfällen. Fliken Ansökningar om pedagogiskt stöd och länken med ansökningsnumret för en av ansökningarna är markerade.
  1. På sidan visas studentens ansökan och vilket beslut som har fattats.
    • Eventuell motivering för avslag kommer att visas i Ladok för studenter.
    • Ibland finns anteckningar, de visas inte i Ladok för studenter.
  2. I Meddelande till student kan du skriva ett meddelande som kommer att visas i Ladok för studenter.
  3. Klicka på Överklagandehänvisning om du vill läsa lärosätets gemensamma Överklagandehänvisning. Den kommer att visas i Ladok för studenter.
  4. Klicka på Slutför ansökan.

Nu är ansökan slutförd och studenten har fått ett mejl om beslutet.

Skärmbild från Ladok som visar en beslutad ansökan om pedagogiskt stöd. Knappen Slutför ansökan är markerad.

Meddela flera studenter om beslut

När beslutsfattaren har fattat beslut i en ansökan om pedagogiskt stöd behöver ansökan slutföras. Då meddelas studenten om beslutet som har fattats.

Det går att slutföra flera ansökningar samtidigt.

Gör så här

  1. Gå till Aktivitetstillfällen i huvudmenyn
  2. Gå till fliken Ansökningar om pedagogiskt stöd
  3. Sök fram ansökningar med statusen Beslutad.
    • Klicka på Visa sökfält för att se fler sökparametrar.
    • Använd sökfältet Administratör om du bara vill se aktivitetstillfällen där du är administratör.
  4. I sökresultatet visas studenter med beslutade stöd.
    • Klicka på Visa kolumner för att välja vilka kolumner som visas.
    • I kolumnen Sökta stöd ser du vilka stöd som har beslutats för respektive student.
  5. Markera ansökningarna
  6. Klicka på Slutför och meddela
  7. I dialogrutan som öppnas kan du vid behov skriva ett meddelande att skicka till studenterna. Alla studenter kommer att få samma meddelande.
  8. Bekräfta i dialogrutan.

Ansökningarna slutförs. Studenterna får en mejlavisering och kan se sina beslut i Ladok för studenter.