Över 6000 examensbevis hanterade i nytt digitalt flöde
Den första januari 2024 infördes ett nytt flöde för digital examen i Ladok, som bland annat innebär att handläggaren inte längre behöver hantera examensbevis manuellt eftersom studenten själv kan hämta sitt bevis i Ladok för studenter. Sedan årsskiftet har runt 6000 examina utfärdats av de 20 lärosäten som har bytt till det nya flödet. De flesta andra lärosäten i Ladokkonsortiet planerar att börja använda funktionaliteten under våren 2024.
Som en del inom digital examen har även ny funktionalitet för att göra rättelser och ändringar av examen införts på alla lärosäten.
Vi har pratat med examenshandläggare från två lärosäten som valde att börja använda funktionaliteten så fort den var tillgänglig: Elisabeth Jansson från Malmö universitet (Mau) och Niklas Cedervall från Uppsala universitet (UU).
Efterlängtad funktionalitet
Under utvecklingen har Ladokkonsortiets utvecklingsteam arbetat i nära kontakt med lärosätenas examenshandläggare via en användargrupp. Elisabeth Jansson berättar om arbetet i gruppen:
-Jag tycker att vi har haft givande diskussioner i gruppen. Vi har testat den nya funktionen för rättelser/ändringar och fått tycka till om de olika momenten. Vi har till exempel pratat en hel del om hur vi skulle vilja hantera aviseringstexter till studenter.
Elisabeth och Niklas är överens om att funktionaliteten är efterlängtad och är glada över att deras lärosäten har börjat använda det nya flödet. Niklas berättar om varför Uppsala universitet valde att använda funktionaliteten från första januari:
– En stor det av anledningen var eftersom det är en efterlängtad funktion både för oss som arbetar med utfärdandet av examensbevis men även för studenterna. En av de vanligaste frågorna vi fick innan övergången var om man kunde få examensbeviset som en pdf, så det möter upp ett behov.
Elisabeth håller med:
-Vi har väntat länge på precis en sådan här helhetslösning för digital examen så för oss var det självklart att gå med så fort möjlighet gavs.
Uppdaterad information underlättar övergången
Vi bad dem berätta hur de och kollegorna har förberett sig för den nya hanteringen. Elisabeth berättar:
-Förutom att uppdatera våra informationstexter så behövde vi justera i våra bevismallar. I och med att vi redan hade digitala examensbevis sedan innan så hade vi vårt stora förändringsarbete bakom oss och behövde därmed inte förbereda oss så mycket inför denna nya funktionalitet.
Niklas berättar att mycket av förberedelserna på Uppsala universitet också har handlat om kommunikation:
-Vi har sett över våra arbetsflöden och skapat en kommunikationsplan för att säkerställa att vi i god tid når ut till alla berörda parter som påverkas av övergången. Vi har uppdaterat information på hemsidor och pratat med studentkårer och fakulteter. Universitetsdirektören har beslutat om övergången, så att det ska vara väl förankrat internt. Slutligen har vi sett över våra bevismallar så de är anpassade att utfärdas utan signaturer och sett över de aviseringar som skickas ut till studenterna nu i nya flödet.
Smidig övergång till effektiv funktionalitet som underlättar arbetet
Vi frågade om deras första intryck av den nya funktionaliteten. Niklas berättar:
-Första intrycket är att det är väldigt smidigt och effektivt. Vi hade redan ett arbetsflöde som inte behövde ändras nämnvärt, utan utifrån vårt perspektiv har tidskrävande arbetsuppgifter försvunnit utan att nya har tillkommit. Vi var också väldigt imponerade över hur smidig övergången var. Som lärosäte behövde vi göra väldigt lite och det verkar varit väl genomtänkt och genomarbetat. Inför övergången har vi haft väldigt nära kontakt med Ladokkonsortiet och fått bra tydlig och frekvent information om hur allt kommer gå till och vad som behöver göras. Vi har fått funktioner demonstrerade och fått ge återkoppling, så vi var väldigt väl förberedda när det väl lanserades.
På frågan om det har påverkat arbetet som examenshandläggare tycker båda att jobbet i sig är sig likt, och att den stora skillnaden ligger i hanteringen efter beslut om examen och att den nya hanteringen är snabb. Niklas:
-Vårt arbete har inte påverkats nämnvärt. Just nu har vi endast blivit effektivare i och med att vi slipper pappershanteringen. Det har inneburit mindre korrigeringar i vårt arbetsflöde, till exempel har rättningar, nu fått ett eget flöde som tidigare inte fanns, men överlag så arbetar vi på samma sätt som tidigare. Först och främst är detta bättre för våra studenter som får sitt examensbevis mycket snabbare och utan risk att den skadas eller försvinner i transport. Detta gäller särskilt våra internationella studenter som ibland fått vänta månader på postgången. Det är också mycket enklare att rätta eventuella fel då vi slipper begära tillbaka originalet utan kan korrigera direkt i Ladok. Slutligen är vi väldigt nöjda med de positiva miljöaspekterna, vi har till exempel räknat ut att vi kommer skriva ut 80,000 färre papper.
Elisabeth fyller i:
-Vi förväntade oss att den nya funktionaliteten skulle underlätta vårt arbete och det gör den absolut.
Nöjda studenter med få frågor
Studenterna verkar också ha tagit emot den nya hanteringen med ro. Elisabeth berättar om studenternas reaktion:
-Det har varit väldigt tyst vilket vi tolkar som positivt. De få studenter som har kommenterat har varit positiva.
Niklas håller med:
-Överlag neutralt, i övergångsprocessen var studentrepresentanterna väldigt positiva men studenterna som nu får sitt examensbevis verkar redan ha förväntat sig digitala handlingar. Vi får färre mail eftersom det inte längre efterfrågas digitala kopior, och endast ett fåtal studenter har hört av sig och frågat om fysiska kopior eller om hur de ska gå vidare och hämta sitt bevis.
Mer information och lathund
På vår hemsida finns mer information om digital examen.
I vår lathund för digital examen beskrivs bland annat hur du som examenshandläggare gör rättelser och ändringar. Fler typer av rättelser och ändringar levereras löpande, lathunden hålls uppdaterad så där kan du alltid se vad som går att göra för tillfället.