Den 11 mars var det dags för frågestund i Stockholm om förstudien Gemensamt stöd för utbildningsplanering.  Runt 50 personer var samlade för att diskutera innehållet i den rapport som skickats ut. Mauritz Danielsson, Malin Zingmark och Karin Schelén berättade om innehållet i rapporten och svarade på lärosätenas frågor. Bilderna som visades finns här.

Detta är i huvudsak de områden som diskuterades (våra svar i kursiv text):

Finansiering

Hur vet ni att ni räknat rätt vad gäller utvecklingskostnaden?

Vi har mer information nu inför utvecklingen av en gemensam lösning än vad vi hade när Ladok3-projektet startades. Men givetvis kan det hända saker som gör att uppskattningen inte håller.

Hur hanteras drift/förvaltning under de första 6 åren?

Under de första 2,5 åren ingår drift/förvaltning i genomförandeprojektet. Under de kommande 3,5 åren hanteras drift/förvaltning inom Ladokkonsortiets budget.

Prioritering mot utvecklingen av Ladok

Det behöver inte göras någon prioritering gentemot utvecklingen av övriga Ladok då detta har en separat finansiering.

Stämman

Vilka frågor kommer att tas upp för omröstning på stämman?

Det ska styrelsen ta ställning till efter att remissvaren kommit in.

Integrationer

Prestandan är viktig.

Vi vet om att det är viktigt för lokala integrationer att få bra prestanda, detta har vi tagit hänsyn till och kommer att beakta och vidareutveckla lösningen allteftersom.

Informationsmodell och dokumentation behövs för att kunna bygga integrationer.

Vi är väl medvetna om behovet av bättre dokumentation om APIerna och det är pågång redan under 2020.

Krav

Hur kommer formen för insamling av krav att se ut? Tekniska krav?

Det är för tidigt att kunna beskriva det. Men olika sätt att samla in de tekniska kraven behöver också finnas.

Kommer många lärosäten att behöva bygga kompletterande lösningar?

Det är svårt att svara på men vi bedömer att med den kravbild som vi beskrivit så kommer de flesta behov att mötas. Och kommer nya behov upp efter genomförandeprojektet så kan det tas med i vidareutvecklingen av lösningen. Målet är att så många som möjligt ska slippa bygga kompletterande lösningar.

Viktigt att se över hela flödet utbildningsplanering/Ladok/NyA.

Processtödet kan bli komplicerat att förvalta och supporta ett så komplext systemstöd.

Ok.

Förändringar i utbildningsinformation

Kommer förändringar i utbildningsinformation att påverka befintlig funktionalitet?

Ja det kommer det att göra. En del av förändringarna är efterfrågade redan idag. Och vi får försöka ta hänsyn till hur lärosätena påverkas av de förändringar vi gör.

Risker

Det blir mer sårbart i framtiden när både Ladok och informationen i utbildningsdatabaserna finns i samma system.

Ja.

Funktionalitet

Sker utveckling för alla utbildningsformer samtidigt?

Ja.

Rapporten från förstudien ”Gemensamt stöd för utbildningsplanering” är nu klar och har skickats ut på remiss till Ladokkonsortiets parter.

Rapporten och mer information om uppdraget finns att läsa här.

 

Catherine Zetterqvist, produktägare för Ladok, har bestämt sig för att sluta i Ladokkonsortiet och istället gå tillbaka till sin anställning vid Linnéuniversitetet.

Catherine har haft en nyckelroll i utvecklingen av Ladok och varit med i konsortiets arbete sedan 2010. Rollen som produktägare är central i det sätt vi vill arbeta på även fortsättningsvis, vilket innebär att vi kommer att söka efter en ny produktägare. Är du intresserad av rollen eller vet någon annan som är? Annonsen kommer om några veckor ut på Ladok.se.

Till och med mars är Catherine kvar i Ladokkonsortiet, därefter tar Mauritz Danielsson, konsortiechef, tillfälligt över rollen som produktägare tills dess att vi har någon på plats.

Vi önskar Catherine stort lycka till!

Onsdagen den 11:e mars  mellan klockan 13 – 15 anordnar Ladokkonsortiet en frågestund om resultatet från förstudien ”Gemensamt stöd för utbildningsplanering”

Syftet med frågestunden är att ge lärosätena möjlighet att ställa frågor om innehållet i rapporten. Inbjudan har gått ut till lokala kontaktpersoner och lokala objektägare och varje lärosäte har möjlighet att skicka två deltagare.

Mötet äger rum på Westmanska palatset i Stockholm. Mötet kommer inte att spelas in och det kommer inte att vara möjligt att delta via videolänk.

Här kan du läsa mer om förstudien.

 

Sedan 2012 har Karim Andersson jobbat som lokal projektledare för införandet av nya Ladok vid Lunds universitet, och i slutet av mars var det äntligen dags att produktionssätta nya Ladok.

– Produktionssättningen som sådan gick nästan helt utan problem, berättar Karim.

Lunds universitet hade vid tillfället för intervjun släppt in användarna i nya Ladok sedan en vecka tillbaka. Boel Nilsson som är kommunikatör för införandeprojektet berättar:

– Vi har haft överraskande lite problem och supportärenden. Vi trodde att vi skulle få så mycket mer problem i början. Det har inte varit en sådan anstormning av problem som vi förväntade oss.

 – Det är alltid bra att ta i lite i planeringen inför vad som kan komma att ske, fyller Karim Andersson i, vi har förstärkt supporten året ut. Vi vet ju att de första dagarna var lugna för Stockholms universitet och sedan brakade det loss rejält. Det är några incidenter som har dykt upp, men jag tycker inte de har varit särskilt allvarliga med tanke på att vi har kunnat hantera dem hyfsat snabbt.

Jessica Kareseit, utbildningskoordinator vid historiska institutionen som varit områdesansvarig för resultatrapporteringen vid Lunds införandeprojekt, håller med:

– Ja, vi har blivit positivt överraskade av användarna. Jag tror att administratörerna är ganska väl förberedda, vilket har gjort att det har varit ganska lugnt.

Jessica Kareseit sammanfattar reaktionerna från användarna som att de tycker att systemet är ”snyggare men omständligt”.

– Just delarna med tillfällen är svårt, det tar ett tag innan det sätter sig. Så här i början fokuserar användarna på det de ser just nu. Jag tror att de stora frågorna kommer senare. Just nu är användarna bara precis på ytan.

 

Hur har ni förberett er inför produktionssättning?

– Registervård, men även mycket annat. Att själv vara insatt i systemet och ge utbildningar är en annan stor del, förklarar Karim Andersson.

– Vi hade problem med att få igenom IK:n in i sluttampen, men samtidigt visste vi att vi har registervårdat väldigt bra sedan urminnes tider. Det gick säkert 1,5 år mellan det att vi fick igenom IK:n första gången tills vi hösten 2017 fick igenom den igen. Vi har jobbat systematiskt med det och tagit upp mycket med konsortiet, fortsätter Karim Andersson. Framför allt personnummerbyten har ställt till det mycket, då de stoppar upp hela processen, och det krävs ofta många lärosäten och UHR inblandade för att reda ut det.

Lunds universitet var ett mållärosäte för Ladok-projektet, vilket har engagerat flera i organisationen. Personer från olika delar av organisationen har testat funktionaliteten och fått komma med önskemål.

– Det har varit personer på olika instuitioner som varit involverade och de har i sin tur spridit det vidare till sina kollegor. Det har hjälpt oss att vara förberedda, säger Jessica Kareseit.

– Det är ett halvfärdigt system och hanterar inte alla de scenarion vi har här på LU. Vi förväntade oss att vi skulle finslipa systemet, men vi har behövt kravställa mer basala saker. Det är fortfarande många delar som behöver fixas och finjusteras, fortsätter Jessica Kareseit.

Hur har ni jobbat med information ut till era användare?

– Vår utmaning är att vi är så stora och att universitetet är väldigt decentraliserat och vi arbetar delvis på olika sätt. Vi har inte kunnat ge ett facit från centralt håll, det är stora lärosätes dilemma. För att det inte ska bli alltför abstrakt så har vi beskrivit olika val användarna kan göra, vilka saker de behöver ta ställning till och vilka förberedelser de behöver göra, säger Boel Nilsson.

– När vi har haft utbildningar med administratörer från olika institutioner har det vuxit fram en del diskussioner kring hur personer på andra institutioner arbetar och varför. Då har vi följt med i samtalet och försökt guida dem, fyller Jessica Kareseit i.

 

Vad ser ni för utmaningar med att införa ett nytt system som Ladok?

– Att sälja in systemet till användarna har varit en utmaning, eftersom vissa saker är bättre i det nya systemet men andra saker inte är det. Eftersom vi har varit mållärosäte har jag befunnit mig i en speciell sits då jag internt på LU har talat positivt om systemet, men gentemot konsortiet pekat på det som inte fungerar – det blir lite ambivalent, säger Karim Andersson.

– Utbildningsmaterial var en utmaning för oss. Vi har tagit fram eget utbildningsmaterial, och sneglat lite på andras utbildningsmaterial. Vi satsade på att ta fram ett enkelt material för att få in nya användare i Ladok, säger Jessica Kareseit.

Att manuellt lägga in behörigheter i Ladok kan för ett stort lärosäte bli ett enormt jobb. Karim Andersson berättar hur de har hanterat problematiken:

– För att lägga upp nya användare har vi använt vår katalogtjänst där medarbetaren själv fått ansöka om behörighet i Ladok. Efter att deras chef eller prefekten godkänt behörigheten kommer den automatiskt in i Ladok. Vi skulle absolut inte ha velat göra på något annat sätt, men en del problem har dykt upp kring organisationer. Vissa användare tror att de behöver behörighet på den organisationen där de är anställda, vilket stämmer för 80-90%, men i andra fall så skiljer det mellan var kurserna ligger och var personerna är anställda. Att använda katalogtjänsten har varit extremt smidigt, men vi har lite uppstädningsarbete kvar.

 

Har ni några tips till andra lärosäten som har produktionssättningen framför sig?

• Börja utbilda användarna i god tid.
• Förbered inför det som är kända problem – så ni har tid för de oväntade problem som kan dyka upp.
• Förstärk Ladokavdelningen, till exempel supporten.
• Ha ett lättförståeligt utbildningsmaterial tillgängligt för användarna som de kan vända sig i första hand, innan de kontaktar supporten.
• Var transparenta med hur många som jobbar på Ladokavdelningen. Det skapar en större förståelse från medarbetarna att det kan ta lite längre tid att svara på frågor i början om de vet att det är relativt få som jobbar på avdelningen och kan svara på deras frågor.

 

Text: Klara Nordström, Malmö universitet