Referensgruppen för utbildning av Ladokanvändare har varit igång i ca ett år, och delar av gruppen kommer nu bytas ut för att få en spridning av de lärosäten som är representerade i gruppen. Vi söker nu 3 nya deltagare till gruppen.
Som deltagare i referensgruppen för utbildning är du med och ger input till utbildningarna som ges av konsortiet, t.ex. prioritering av inkomna önskemål, hur materialet ska utformas och målgruppen för det. Du kan också diskutera frågor kring utbildningen av Ladokanvändare som ni ger på lärosätet med de andra deltagarna i referensgruppen.
Referensgruppen träffas i webbmöten ca 1 timme per månad. Fysiska hel- eller halvdagsmöten kan förekomma vid enstaka tillfällen. Ansvarig för referensgruppen i konsortiet är utbildningsansvarig Klara Nordström.
Nominera deltagare senast 16 september
För att få en god representation i gruppen vill vi att lokal kontaktperson på lärosätet sänder in förslag på deltagare. Skicka med en beskrivning av dennes roll och arbetsuppgifter i er utbildning av användare i Ladok. Vi strävar efter en blandning av personer med olika arbetsuppgifter inom utbildningen, med olika utbildningsupplägg på lärosätet samt lärosäten som är olika stora sett till antal studenter.
Anmälda kandidater ska vara vidtalade och tillgängliga. Gällande ersättning så gäller principen att lärosätet bidrar med arbetstiden medan konsortiet ersätter eventuell resekostnad.
Innan sommaren startade Ladokforum, ett forum för Ladokfrågor för alla lärosäten. Det är inte ett forum öppet för alla men alla lokala kontaktpersoner och lokala tekniska kontaktpersoner har tillgång till forumet och har i sin tur möjlighet att bjuda in avancerade Ladokanvändare på sitt lärosäte. Forumet är indelat i sju kategorier till att börja med; uppföljning, studiedeltagande, examen, resultat, integrationer – feeds, integrationer – REST och slutligen en egen stängd kategori för moderatorerna.
Syftet med forumet är att det ska vara lärosätenas kanal för kommunikation; lärosätena ska kunna prata med varandra, ställa frågor och ge varandra tips och råd. Konsortiet har tillgång till forumet men svarar inte på direkta frågor i forumet.
Thomas Arnqvist, biträdande systemförvaltare vid Studentavdelningen, Uppsala universitet och lokal kontaktperson, ingick i den testgrupp som under våren utvärderade olika forum och han är en av dem som använder sig av Ladokforum.
Thomas Arnqvist, biträdande systemförvaltare vid Studentavdelningen, Uppsala universitet.
Har det saknats ett forum för Ladokfrågor?
– Ja, vi har saknat ett forum där det går att söka bland frågor och svar. Det finns ett antal mejllistor men det är svårt att hålla koll på det som kommer via dem och det är inte heller säkert att alla mejl sparas. Det är lättare att undvika personberoende eftersom det är lättare att ge tillgång till ett forum än att skicka vidare ett otal mejl.
Genom forumet kan vi både ge och få råd och hjälp från andra lärosäten. Det kan handla om frågor av olika slag; ”Hur gör man?” ”Hur hanterar ni detta?” ”Har ni erfarenhet av…?” ”Kan vi hitta en gemensam hållning i den här frågan?
Hur många har tillgång till forumet vid Uppsala universitet?
– I dagsläget är vi 12 stycken vid Uppsala universitet.
Är det bra att forumet kräver inloggning?
– Ja. det var det som var utgångspunkten när vi började. Forumet riktar sig till avancerade Ladokanvändare inom de centrala Ladokförvaltningarna, utvecklare och ansvariga för integrationer och eftersom diskussionerna och frågorna handlar om övergripande ladokfrågor så tycker vi att det är bra.
Hur tycker du att forumet fungerar?
– Än så länge har det inte hunnit bli så många inlägg så det är svårt att säga. Jag hoppas att vi kan få det att fungera och om alla ställer sina frågor på forumet så får vi en samlad bild. Känslan jag har är att det finns tillräckliga finesser för att det ska gå att ha en överblick över vad som är aktuellt och när det i framtiden finns många inlägg så finns det en bra sökfunktion för att hitta eventuella svar på tidigare frågor.
Saknar du några kategorier?
– Inte just nu.
Är det enkelt att använda?
– Ja, det tycker jag. Det svåraste hittills varit att hitta var nya användare bjuds in.
Så fungerar Ladokforum – genomgång 28 augusti
Innan sommaren, den 5 juni hade vi en första genomgång för lokala kontaktpersoner och lokala tekniska kontaktpersoner frö att visa hur forumet fungerar. Vill du veta mer om hur det fungerar? Nu bjuder vi in till ytterligare en genomgång och vi hoppas att några av er är intresserade att lära er mer.
För att lägga till en användare: klicka på dig själv uppe till höger, klicka på kugghjulet (Inställningar), klicka på Inbjudningar.
(Observera att det endast är lokala kontaktpersoner och lokala tekniska kontaktpersoner som kan lägga till nya användare.
Förändrat utbildningsmaterial för resultatrapportering och studiedeltagande
Efter önskemål har ett antal handhavandeguider nu delats upp i kortade guider. I och med att handhavandeguiderna delats upp i kortare delar blir det möjligt att välja vilka delområden eller funktioner som ni länkar era användare till.
Vi ses den 24-25 september i Göteborg. Denna gång arrangeras konferensen av UHR och Ladokkonsortiet tillsammans med Göteborgs universitet och Chalmers.
Anmäl dig senast 15 augusti!
Anmälan stänger den 15 augusti, eller innan om konferensen blir fullbokad. Även i år går det att anmäla flera personer samtidigt. Varje person måste ange vilka parallella seminarier den vill delta i, samt om den vill vara med på mingel och middag. Notera att det är upp till varje deltagare att själv boka resa och hotell.
Vi har uppdaterat utbildningsmaterialet om medarbetarrättigheter och nya startsidan med fokus främst på övergången till den nya funktionaliteten.
Här är några tips som är bra att tänka på vid övergången:
Alla kurser behöver inte läggas över i den nya funktionaliteten samtidigt. Jobba med de kurser som går tidigt i höst först och fortsätt sedan med de som har tentamenstillfällen under hösten. Vårens kurser kanske ni kan lägga över lite senare.
När ni lägger upp kursrättigheter så begränsa inte på kurstillfälle om det inte är nödvändigt, t.ex .att ni har olika examinatorer på olika orter eller flera genomföranden med olika examinatorer.
Om någon skall ha rättigheter på hela organisationens kurser så lägg upp organisationsrättighet istället för att lägga upp kursrättigheter på alla kurser/kurstillfällen.
För forskarkurser och utbyten använd organisationsrättighet, och specificera på student eller informationsbehörighet.
I början av höstterminen kommer det finnas en flik på betastartsidan som visar kurser inom den organisationsenhet som användaren har medarbetarrättighet på av typen organisationsrättighet.
Under perioden 13 till 28 juli hanteras endast ärenden som gäller akuta incidenter och driftproblem. Rapportera sådana genom att lägga ett ärende i JIRA eller ringa vårt supportnummer 090-786 66 00. Övriga ärenden som rapporteras i JIRA mellan dessa datum hanteras så snart som möjligt efter 28 juli.
Beställningar
Under perioden 13-28 juli hanteras inga beställningsärenden. Under perioderna 1-12 juli samt 29 juli -2 augusti är våra olika beställningstjänster som till exempel certifikat, nationella behörigheter, kopiera meriter etc inte tillgängliga via Ladokbeställning i samma utsträckning som normalt. Beställningsärenden som läggs under dessa perioder kommer att hanteras med någon veckas fördröjning, så var ute i god tid.
Nationell administration
Under perioden 13-28 juli hanteras inte några ärenden av våra nationella administratörer, till exempel identitetshantering, grunddata eller utbildningsmallar. Ärenden som kommer in under den perioden hanteras så snart som möjligt efter 28 juli.
Trevlig sommar!
Hälsningar från Ladoksupporten
Den 3 juni träffades prioriteringsgruppen på Wallingatan i Stockholm. 7 av de 9 deltagarna var på plats tillsammans med Catherine Zetterqvist, produktägare.
En av punkterna för dagen var den enkät som skickades ut för en tid sedan, där alla lärosäten erbjöds att lista vilka 5 förbättringar som de tyckte var viktigast. 28 lärosäten har svarat på enkäten och prioriteringsgruppen gick igenom de inkomna svaren. Genomgången visade på bredden av önskemål. Några återkommande synpunkter var förbättringar för intyg, förbättrade registervårdsfunktioner, bättre stöd i uppföljning och utdata, förbättring av ansökan om tillgodoräknande via student.ladok.se, förenklingar vad gäller sammanslagning av personnummer, förenklad process vid ändring av resultat. Andra svar tog upp utvecklingen av en gemensam utbildningsdatabas, att minska antal klick i systemet och förbättrad tangentbordsnavigering.
Prioriteringsgruppen har möten varannan vecka, antingen via telefon, video eller som idag när alla som har möjlighet träffas. Eftersom deltagandet är tidsbegränsat och deltagarna byts ut har vissa suttit längre medan andra är relativt nya. Så här berättar deltagarna själva om hur de upplever prioriteringsgruppen.
– gruppen ger en annan inblick och förståelse jämfört med när vi bara utgår från vårt eget lärosäte. Jag har också kommit att förstå att verksamhetens önskemål kan verka enkla att åtgärda men det tar tid att utreda och kräva mycket utveckling. Vid lärosätet ser vi naturligtvis till våra lokala omständigheter men här får vi en annan helhetsbild-
– vi i prioriteringsgruppens ska vara rådgivande vad gäller vad som ska prioriteras och åtgärdas först men det är verksamhetsplanen tillsammans med lärosätena som sätter agendan för utvecklingen. Det kan upplevas som resurskrävande men det är en kombination som tillåter flera olika nivåer av verksamheten att delta med synpunkter.
– för mig är det viktigt att komma så nära användarna och verksamheten som möjligt. Det är också dessa önskemål som jag tar med mig. Jag blir ibland kontaktad av lärosäten som är i samma storlek som mitt eget eftersom det finns liknande erfarenheter och behov av utveckling.
– Jira är den primära vägen för alla lärosäten att lämna önskemål men att vi ses så här ger oss en möjlighet att diskutera tillsammans vilket är nödvändigt för att komma ner på djupet av en fråga.
– det är en intressant roll att ingå i prioriteringsgruppen eftersom vi både är representanter för vårt eget och andra lärosäte och samtidigt ingår i gruppen och representerar konsortiet.
NUAK i samarbete med Göteborgs universitet och Chalmers
I höst arrangeras NUAK av UHR och Ladokkonsortiet tillsammans med Göteborgs universitet och Chalmers och det blir som vanligt en blandning av gemensamma föreläsningar och parallella seminarier med både djup och bredd. Konferensen startar 24 september och den 25 september blir det fler seminarium och sen avslutning.
Nytt för i år är att konferensen smygstartar redan på kvällen den 23 september med mingel. Passa på att träffa både nya och gamla kollegor inom den studieadministrativa sektorn. Om du vill delta i minglet så anger du det i din anmälan.
Vi ses i Göteborg!
Hallå där Catherine Zetterqvist, kan du kort beskriva hur utvecklingen styrs?
– Den övergripande planeringen av vad som ligger på tur för att utvecklas utgår från konsortiets verksamhetsplan som fastställs av styrelsen. Utifrån verksamhetsplanen skapar jag en grovplan som sedan i sin tur utgör grunden när en sprint planeras. Alla lärosäten har också möjlighet att rapportera fel, angelägna förbättringar och önskemål via ärendehanteringssystemet Jira. När en sprint planeras är målsättningen att balansera förbättringsområden som finns i grovplanen med nödvändiga rättningar, tekniska förbättringar och andra kritiska förbättringar. Under en pågående sprint säkerställer respektive utvecklingsteam att de genomför sitt åtagande hela vägen från detaljering av krav, utveckling, test, dokumentation och material som riktar sig till användarna. Det är ett stort och komplext system där vi ännu har en hel del kvar att göra innan vi kan ägna tid åt saker som vore önskvärda och trevliga att förbättra.
Catherine Zetterqvist är produktägare för Ladok. Produktägarens uppgift är att säkerställa så att Ladok ger ett ändamålsenligt stöd för lärosätena.
Hur fungerar prioriteringsgruppen?
– Sedan drygt ett år tillbaka tar jag stöd i prioriteringsfrågor av en prioriteringsgrupp med deltagare från olika lärosäten. Eftersom det är viktigt att lyssna in vad lärosätena behöver, samtidigt som det är svårt att föra dialog med så många parter, startade vi prioriteringsgruppen som ett försök att fortsätta på ett likartat sätt som under projekttiden men med skillnaden att inte bara lyssna på behoven och diskutera med ett enda lärosäte. Försöket slog väl ut så prioriteringsgruppen kommer att fortsätta att agera som stöd i prioriteringsarbetet. För att gruppen ska fortsätta att vara dynamisk är det viktigt att gruppen kontinuerligt förnyas och att vi får input från flera olika håll. Några deltagare ställer sina platser till förfogande inför nästa år så att alla lärosäten ska kunna nominera nya intresserade medarbetare som är beredda att representera sektorn.
Vad är viktigast och svårast för en produktägare?
– Det viktigaste är att skapa förbättringar i systemet som hjälper användarna i vardagen. En produktägares uppgift är att kunna förstå och formulera behoven som lärosäten och användare har samtidigt som vi måste göra hårda prioriteringar då de tekniska förutsättningarna också behöver få utrymme. Det handlar mycket om att vara uppmärksam på de behov vi får in från lärosätena och samtidigt vara tillgänglig för frågor från utvecklingsteamen.
Hur mycket inflytande har lärosätena?
– På en övergripande nivå så har de stort inflytande genom styrningen av Ladokkonsortiet via stämma och styrelse. Vidare så deltar representanter för lärosätena i arbetet med att ta fram Verksamhetsplanen och i det löpande arbetet finns prioriteringsgruppen. Under utvecklingsarbetet när ett område ska vidareutvecklas eller förbättras genomförs ofta någon form av användarstudier eller användarträffar för att få belyst hur olika lärosäten med olika förutsättningar ska ges stöd. Inte så sällan framkommer delvis skilda behov så det är en balansgång mellan förbättringar som ger en väsentlig effektivisering för en stor mängd användare eller ett stöd för ett speciellt kritiskt behov, oavsett antalet berörda användare.
Något på gång just nu?
– Jag kan nämna två saker.
För att säkerställa att vi arbetar med rätt saker inom utvecklingen av Ladok så har vi precis skickat ut en enkät till alla lärosäten där vi ber dem att lista vilka fem utvecklingsområden som de tycker är viktigast för sitt lärosäte just nu och hur angelägna dessa områden är under 2019-2020.
Ett av målen i verksamhetsplanen för 2019 är att kartlägga behovet av förbättringar till studentgränssnittet och det arbetet kommer att utföras i höst. Vi kommer att intervjua studenter, studievägledare och andra som möter studenter för att fånga in behoven. Vi går i samband med detta även igenom inkomna ändringsbehov. De behov som identifieras kommer att prioriteras med övrigt utvecklingsarbete. I samband med kartläggningen kommer även en översyn av tillgängligheten i de mest använda delarna av studentgränssnittet att göras.
Nu finns det utbildningsmaterial om ärendekorgar.
Följande material är tillgängligt:
Filmklipp: ”Tilldela ärenden till ärendekorgar”. Filmen visar hur handläggare på lärosätet kan använda sig av ärendekorgar, t.ex. att fördela ärenden till ärendekorgar och att söka fram ärenden i vyn ”Studentärenden” i de ärendekorgar som användaren handlägger.
Guide: ”Skapa ärendekorgar”. Guiden vänder sig till användare som skapar ärendekorgar på lärosätet, och beskriver hur nya ärendekorgar skapas och hur regelsamlingar för automatisk tilldelning av ärenden hanteras.
Vi använder cookies på vår webbplats för att ge dig den mest relevanta upplevelsen genom att komma ihåg dina preferenser och upprepade besök. Genom att klicka på "Acceptera alla", ger du ditt medgivande till användandet av ALLA cookies. Du kan dock besöka "Cookie-inställningar" för att ge ett kontrollerat medgivande.
Denna webbplats använder cookies för att förbättra din upplevelse när du navigerar genom webbplatsen. Av dessa lagras de cookies som kategoriseras som nödvändiga i din webbläsare eftersom de är nödvändiga för att de grundläggande funktionerna på webbplatsen ska fungera. Vi använder även tredjepartscookies som hjälper oss att analysera och förstå hur du använder denna webbplats. Dessa cookies kommer endast att lagras i din webbläsare med ditt samtycke. Du har också möjlighet att välja bort dessa cookies. Men att välja bort vissa av dessa cookies kan påverka din surfupplevelse.
Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. These cookies ensure basic functionalities and security features of the website, anonymously.
Cookie
Varaktighet
Beskrivning
cookielawinfo-checkbox-necessary
11 months
This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookies is used to store the user consent for the cookies in the category "Necessary".
cookielawinfo-checkbox-non-necessary
2 year
The cookies is used to store the user consent for the cookies in the category "Non-necessary".
viewed_cookie_policy
11 months
The cookie is set by the GDPR Cookie Consent plugin and is used to store whether or not user has consented to the use of cookies. It does not store any personal data.
Any cookies that may not be particularly necessary for the website to function and is used specifically to collect user personal data via analytics, ads, other embedded contents are termed as non-necessary cookies. It is mandatory to procure user consent prior to running these cookies on your website.