Skip to content

”En väldigt speciell känsla”

Nyligen rullade Konstfack ut nya Ladok i sällskap av Stockholms universitet.  Efter ett par års intensivt arbete väntar nu en helt ny fas i arbetet med Ladok.
– Det blir en väldigt speciell känsla när du jobbat inför någonting så länge, säger projektledaren Kristina Sandin.

Redan i april gick IK:n igenom och sedan dess har den gått igenom hela tiden, berättar Kristina Sandin när jag frågar hur förberedelserna varit inför produktionssättningen härom veckan.

– Det har handlat mycket om att hålla koll på vad som ska göras och när. Som många andra säger har vi ju jobbat med registervård och utbildning. Vi har också haft utbildningstillfällen i olika delar i datasalar och det har blivit rätt många timmar.  Det har varit lite i perioder hur mycket vi har jobbat med det här, men de sista två åren har det varit intensivt, förklarar hon.

Med tanke på att Konstfack är ett mindre lärosäte har Kristina Sandin jobbat själv större delen, men mot slutet blev de fler – totalt utgjordes det lokala Ladokteamet av fyra personer.

Innan Konstfack gick in i nya Ladok hade de mellan 20 till 25 användare, jämfört med mellan 100 och 120 idag. Och det är nog den största märkbara skillnaden, att antalet ökat så pass kraftigt och att lärarna nu ska in och arbeta där.

Hur känns det nu när det är klart?
– Jo det känns bra, det blir en väldigt speciell känsla när du jobbat inför någonting så länge. Men nu är användarna och lärarna igång, det är ju något nytt att lärarna ska in i systemet, så det har varit en del jobb med behörigheter och så.

Själva produktionssättningen som gjordes samtidigt som SU gick jättebra, påpekar Kristina Sandin som är tacksam för allt stöd de fått.

– Jag vill gärna framföra hur bra organiserat det var av produktionssättningsteamet, Malin Zingmark har varit jättebra. Vi har också haft ett slags mentorskap med Anette Eriksson och Elisabeth Larsson och haft avstämningsmöten med dem. Det har varit oerhört strukturerat och bra upplagt.

Den största skillnaden för Konstfack i och med bytet är att lärarna ska resultatrapportera. Men självklart finns det flera andra fördelar och möjligheter.

– För vår del, som säkert för flera andra, blir det mindre papper och mer användarvänligt. Men det vi ser på sikt är exempelvis studentgränssnittet som vi kommer implementera under våren. Ur studenternas perspektiv kommer det att vara mycket positivt att de kan registrera sig själva och ta ut intyg exempelvis. Det upplägget har inte Konstfack haft förut, det vill säga Ladok på webb för studenter. Vi ser också utvecklingsmöjligheter i integrationer, sedan är vi i startgroparna för att börja använda Kursinfo. Det är mycket vi ska fortsätta utveckla.

Vad säger lärarna?
– Det har gått bra hittills. Utbildningsadministratörerna ute på institutionerna har bokat in lärarna och suttit med dem. Jag som Ladokansvarig och kollegor till mig har varit med vid behov.

Slutligen, vad har du för tips till andra lärosäten som har produktionssättningen framför sig?
– Det tar mer tid än man tror. Sedan är testgenomgångarna och verifieringsdelarna innan produktionssättningen väldigt värdefulla. Utnyttja dem väl och dokumentera hur man gör. Det lär du dig jättemycket av inför det skarpa.

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser om sina produktionssättningar:

Stockholms universitet: ”Det tar mycket längre tid än man tror”
Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”

”Mycket tar mer tid än man tror”

Närmare 600 000 studenter har skickats in i nya Ladok av Stockholms universitet. Att vara ute i väldigt god tid, men också ha mycket information och utbildning är några av framgångsfaktorerna till den lyckade produktionssättningen, säger projektledaren Erik Wallenberg.

– Just nu är vi rätt trötta allihopa. Det märks att det var mycket anspänningar som släppte igår då vi hade ett klart och färdigt beslut, berättar Erik Wallenberg när vi talas vid dagen efter att Stockholms universitet slutfört produktionssättningen av nya Ladok. 

Med tanke på lärosätets storlek har det också varit många involverade. Utöver tolv personer i den lokala Ladokgruppen har alla på it och ett antal informatörer varit med och jobbat i projektet.

I och med Stockholms universitets produktionssättning har antalet studenter och alumner i nya Ladok nästan fördubblats till över 1,2 miljoner.

– Det är lite häftigt. Samtidigt är det här slutet på början. På måndag öppnar vi systemet för användare och studenter, vi kopplar in integrationer, lägger in användare och gör andra förberedelser.

Hur länge har ni förberett er?
– Vi hade folk redan i uppstarten av projektet för 10 år sedan. Här på SU började vi med registervård 2013 och i samma veva började vårt interna projekt. Vi har haft it-personal som jobbat två år med att förbereda.

Vilka har varit nyckelfaktorerna för er?
– Vi har haft en väldigt bra grupp. It, kommunikation och Ladokgruppen har vi hjälpts åt och stöttat varandra kompetensmässigt. Vi har också haft bra stöd från våra chefer och har fått ta in extra resurser till utbildning och såna saker. Sen har vi satsat hårt på utbildning och information, något som lätt glöms bort i sådana här projekt.

Det är viktigt att utbilda lärarna och att informera, informera och informera en gång till. Institutionerna i sig ska ju känna sig trygga, prefekten och cheferna ska känna sig trygga med att de har system som fungerar. Känner sig institutionspersonalen trygga kan de hjälpa lärarna också. Man lägger en bra grund för att systemet ska tas emot på ett bra sätt på hela universitetet, förklarar Erik Wallenberg.

Tidsaspekten är också a och o för lyckas med produktionssättningen.

– Mycket tar mer tid än man tror. Vi var väldigt tidigt ute med våra integrationer och även med utbildningarna. Ska man gå in 2018 och ännu inte funderat på utbildning och integrationer, då är man nog lite sent ute. Även om man tycker att det är ett år bort, går ett år väldigt fort, säger han och tillägger:

– En annan framgångsfaktor är produktionssättningsteamet och Malin Zingmark framförallt, som med fast men vänlig hand fört oss framåt. Alla de testomgångar vi fått göra har varit ohyggligt viktiga och har gjort att det gick bra den här veckan. Vi har träna på allting, har provat, vi har fått leta problem och reda ut dem i lugn och ro.

IK-körningarna var det stora orosmomentet inför själva utrullningen med tanke på lärosätets stora volym. Då de tagit upp till 18 timmar, fick några jobba extra under helgen innan produktionssättningen, för att lösa det, säger Erik Wallenberg.

– Sedan kom vi igång en timme senare, vilket var lite otur eftersom jag tvingat hit alla tidigt i gryningen. Annars flöt det faktiskt på bra under produktionssättningsdagen.

Hur ser du på skillnaden mellan gamla och nya Ladok?
– Nu ska lärarna in och jobba i ett nytt gränssnitt, så det kommer nog ta ett tag innan de känner sig hemma. Det blir till att lära om, så det blir en uppstartssträcka. Lärarna ser en stor fördel med att inte behöva skicka papper fram och tillbaka, utan istället ta tiden till att rätta tentor. Sedan är det ju ett modernare gränssnitt och hanteringen av doktorander har blivit smidigare bland annat.

Slutligen, vad har ni fått för reaktioner på utrullningen av nya Ladok?
– Det har varit mycket frågor. Många verkar nyfikna och lärarna tycker nog att det var lite dags att vi får ett så här system också. Inte så mycket negativa känslor faktiskt, utan mer stilla nyfikenhet.

Tips till andra lärosäten:

  • Börja i god tid
  • Se till att ha en bra grupp med medarbetare
  • Glöm inte bort utbildning och information
  • Ta testomgångarna på största allvar, förbered er och ta till vara på dem

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser som produktionssatts under hösten:
Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”

”Att stötta varandra är himla viktigt”

Lisa Eliasson har jobbat med Ladok i 18 år, de fyra senaste lokalt på Högskolan Dalarna. ”Ladoks själ” ser hon som en viktig del i arbetet framåt – det gäller att lärosätena fortsätter samarbeta.
– Att dela med sig och stötta varandra är himla viktigt, säger hon.

– När jag räknade efter häromdagen hade jag jobbat med det i 7 år, 8 månader och 14 dagar. Det känns det lite tomt eftersom jag jobbat länge med nya Ladok, och även varit med i det stora projektet, svarar Lisa Eliasson på frågan hur det känns så här några dagar efter införandet av nya Ladok på Högskolan Dalarna.

Totalt har hon varit systemförvaltare för Ladok på Högskolan Dalarna i 18 år, drivit införandeprojektet lokalt i fyra år och jobbat med alltifrån processkartläggning, som projektmedarbetare och testledare.

– Vi är bara tre stycken i Ladokfunktionen och vi har jobbat både med projektet och skött den dagliga verksamheten. Från och till har vi haft hjälp från studieadministrationen och examen. Och som tur var har vi jätteduktiga systemutvecklare på IT som jobbat med integrationerna, förklarar Lisa Eliasson och tillägger:

– Nu när vi har kommit i mål öppnar vi en ny bok – framför mig ser jag mycket arbete. Vi kommer att fortsätta med projektet fram till att studenterna registrerat sig själva hösten 2018. Vidareutvecklingen av integrationerna kommer att göras tillsammans med IT.

Inför själva produktionssättningen har det lokala teamet jobbat mycket med att sätta sig in i den dokumentation som finns. Och självklart prioriterat registervården.

– En annan sak är Ladoks själ. Vi som jobbar med Ladok i Sverige är ju en rätt så liten grupp som många gånger arbetar över lärosätesgränserna. Att dela med sig och stötta varandra är himla viktigt.
Liksom för flera andra lärosäten som rullat ut nya Ladok dök det upp en del oförutsedda händelser i sista minuten.

– Tentamenstillfälle och -anmälan skulle inte med, vilket vi trott, så det var en informationsmiss. Bara med en vecka kvar till produktionssättning blev vi också tvungna att besluta att stänga ner tidigare än vi informerat studenter och användare om, vilket ställde till det på vissa sätt för oss även om vi förstår varför det behövdes göras.

Vilka är de främsta skillnaderna mellan gamla och nya Ladok?
– Det finns ingen terminsregistrering i nya Ladok, vilket vi saknar. Däremot finns det ärendehantering och när vi får riktig fart på det kommer mycket av handläggningen att bli enklare. Det är även enklare gränssnitt och de som fått nya Ladok tycker att det är bra.

Bland de främsta utmaningarna att föra in ett nytt som Ladok är att få in lärare, som ibland tycker att nya Ladok innebär nya arbetsuppgifter. Men framförallt handlar det om att förändra verksamheten, påpekar Lisa Eliasson.

– Vi är ju så få i projektteamet, så det är en tung bit som vi inte kommit i mål med. Men vi går i drift nu som vi har det och inför förändringar framåt.

För att utbilda personalen på lärosätet informerar Ladokteamet lärare på avdelningsmöten och liknande, och uppmanar de som behöver hjälp att höra av sig, förklarar Lisa Eliasson.

– Vi håller dem gärna i handen så att säga. Vi har kört resultatleveransen sedan 2015 och har märkt att de flesta lärare har klarat bra sig med manualer. Övrig personal började vi utbilda i våras och håller nu på att vi på att utbilda i deras specialområden. På måndag eftermiddag samlar vi alla studieadministratörer och fångar upp de första frågorna som dykt upp i skarp drift.

Du lyfter fram förändring av verksamheten som en av de viktigaste delarna framåt. Hur arbetar ni med det?
– Via styrgruppen jobbar vi med verksamhetsfrågorna. Exempelvis delegeras beslutsrätten för examen till examenshandläggarna. Men det finns många styrdokument som ska revideras. Nya Ladok ger möjligheter till verksamhetsförändringar som vi kanske inte hunnit se ännu.

Högskolan Dalarnas främsta tips:
”För det första är det viktigt att stänga ute användarna tidigt. Jag förstår varför vi fick problem, även om det löste sig till slut. Vi fick bra stöd av Gunnar som varit vår produktionssättningskoordinator och även av IK-teamet.”

”Det är viktigt att jobba på med själva produktionssättningen och inte göra klart för mycket av det andra innan själva produktionssättningen. Manualer och sånt kan ni göra efteråt, särskilt om ni är en liten projektgrupp.”

”Det är viktigt att få alla att förstå att allt kommer ta lite mer tid några veckor framöver. Som administratör får man tänka på att studenterna ofta kan vänta någon dag till.”

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser som produktionssatts under hösten:
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”

”Först nu är det på riktigt”

Efter fyra år av verksamhetsanpassning och registervård var det äntligen dags för Röda Korsets Högskola att göra själva införandet. Förutom att få betydligt fler användare och mer slimmade processer, gör nya Ladok organisationen mindre sårbar.

– Det känns både omtumlande och bra. Måndag till onsdag var det väldigt lugnt, men dagen efter att produktionssättningen var klar drog det verkligen igång när vi skulle introducera nya Ladok för våra administratörer. Att testa i utbildningsmiljöer är en sak, men det är först nu det är på riktigt, säger Johan Olofsson som tillsammans med Eva Clausen utgör Ladokteamet på Röda Korsets Högskola.

Enligt Eva Clausen har responsen från personalen varit positivt, de har till och med hunnit saknat det nya systemet.

– När de väl lärt sig hitta uppfattas systemet som rätt så enkelt. Nu när resultatleveransen varit avstängd inför produktionssättningen har våra lärare faktiskt saknat det. De märkte skillnaden när de fick gå tillbaka till att använda listor under några dagar och säger att de längtat efter nya Ladok, säger hon.

En mycket viktig del i förberedelserna inför införandet av nya Ladok är verifieringstesterna.

– De har varit extremt givande eftersom man kunnat se vad som händer under en produktionssättning. Jag var faktiskt mer nervös inför första verifieringstestet än själva produktionssättningen, påpekar Johan Olofsson och tillägger:

– Vi är självklart glada att produktionssättningen är i hamn. Nu är det förvaltning som gäller, även om det vissa funktioner som behöver läggas till, säger Johan.

På Röda Korsets högskola har man jobbat med verksamhetsanpassning under drygt fyra års tid inför införandet. Visst har det varit lite upp och ner, det har ju länge varit långt kvar. Nu på sluttampen har det känts större än tidigare, men vi kände oss samtidigt ganska säkra, tillägger Eva Clausen.

Är det något ni saknat?
– Ibland har det varit svårt att veta var man ska leta efter systeminformationen och hjälptexterna. Däremot har nätverken varit väldigt bra och vi har fått bra hjälp när vi behövt det.

En av de främsta skillnaderna i och med införandet av nya Ladok är att systemet får betydligt fler användare – till dryga 30 från tidigare fem. Det är framförallt lärare som tillkommit, men högskolan har även andra som kan använda nya Ladok, såsom ekonomi för att göra uppföljning och studieplatssamordnare. Samtidigt kommer de kunna slimma andra processer runtomkring genom att mer data finns i en och samma källa.

– Nya Ladok gör också att vår organisation inte blir lika sårbar eftersom nya Ladok ger nya möjligheter. Sedan har vi studentgränssnittet där studenten nu kan hitta sina intyg. 90 procent av ärendena vi får in idag handlar om intyg och de slipper vi nu när de kan göra det själva, säger Eva.

Röda Korsets Högskolas hetaste tips:
”Det är viktigt att vara delaktig i verifieringstesterna och ta det på allvar. Avsätt tid och lär känna systemet för när ni väl produktionssatt ska man veta var man hittar allt. Det gäller också att inte vänta till sista stund med rättningar och ändringar.”

”Vi stängde ute användarna i god tid. En vecka innan produktionssättningen stängde vi av resultatleveransen och attestera några dagar efter. Från torsdag stängde vi ute alla. Det var ganska skönt att veta att det var en hel helg före då det inte hände något med datan.”

Fler artiklar:
”Tipsen som hjälper dig att lyckas med nya Ladok”
”Nya Ladok känns framförallt fräscht”
Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok

”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”

När det väl var dags för GIH att rulla ut nya Ladok samtidigt som Dalarna fick de vänta ytterligare en dag. Ändå är GIH:s lokala projektledare Fredrik Nilsson glatt överraskad.
–  Det här gick ju tämligen smärtfritt att rulla in, säger han.

Ladokteamet på Gymnastik- och idrottshögskolan, GIH, var helt inställda på att driftsätta samtidigt som Högskolan Dalarna, men en driftstörning hos LDC i Lund satte stopp för planerna. Istället blev de tvungna att vänta en dag för att de skulle kunna fixa sin miljö. Fast när vi väl kunde sätta igång rullade det på utan några bekymmer, berättar projektledaren Fredrik Nilsson.

– Nya Ladok har ju diskuterats i många år, men det här gick ju tämligen smärtfritt att rulla in.

Hur förberedde ni er inför produktionssättningen?
– Vi har gjort rigorösa tester och jobbat mycket med registervård, vilket pågått ett bra tag.  Vi gick in i MIT-IK redan under våren och har sedan kört verifiering -1 och verifiering-2, så många tester gjordes under resan. Vi har också haft en bra dialog med produktionssättningsteamet hos Ladokkonsortiet och Gunnar Råhlén hela tiden.

Enligt Fredrik Nilsson ger nya Ladok framförallt minskad pappershantering och en modern it-miljö. Samtidigt tar GIH det stegvis och väntar lite med att koppla på studenttjänster.

–  Vi tänker att vi gör det på sikt och vill ta en dialog med KMH för att kika lite på deras lösning. Vi har också ett antal integrationsprojekt där vi nu har koppling till vårt alumnisystem från Mira Network.

Bland dessa projekt har vi har VFU-portalen från SU där integrationen är igång samtidigt som vi tillsammans med KMH utvecklar system för skapandet av studentdatakonton och distributionslistor med mera i en separat integration med Ladok3, förklarar han vidare.

– Det som på sikt kommer är KursInfo när vi på GIH är redo att kliva in i koppling mot nya Ladok. Än så länge är det en del av ett internt förändringsprojekt som inte är i skarp produktion ännu.

Vilka är de främsta skillnaderna mellan gamla och nya Ladok?
– Ibland kan resultathantering på papperslistor vara svårtolkade ”kråkfötter”. Nu blir det ju lättare att läsa och ge betyg, vilket också borde göra det mer rättssäkert om man minskar den mänskliga pappershanteringen av betyg. I nya Ladok är ju allt elektroniskt där examinatorn också verifierar att rätt betyg är satt, vilket är bra ut en rättssäkerhetssynpunkt.

Hur ser ni på utmaningarna i att införa ett nytt system som Ladok?
– En utmaning är själva utbildningsinsatsen. När det är något nytt system som införs, vill ju användarna av systemet känna sig trygga. Därför har vi haft ett extra utbildningstillfälle tillsammans med de andra mindre lärosätena i Stockholm, där deltagarna kunde ställa frågor och få svar. Man vill ju gärna ha någon lokal att fråga ”alla de dumma frågorna”.

Slutligen, vilka tips har du till andra lärosäten?
– Registervården är otroligt viktig. Nu är ju GIH inte så stort lärosäte, men vi har haft en duktig person som jobbat med registervården – Anna-Clara Kjellman som ska ha all eloge för den insatsen. Risken är annars att man som lärosäte snabbt får problem med IK-körningarna och där rättningar måste till. Alla processer under införandet har ju mognat fram, så det gäller också att ha ett levande arbetssätt med ett lokalt team som hjälper varandra.

Av: Rebecka Guzmán

Fler artiklar:
”Öppet hur lyckat koncept i Borås”
”Först nu är det på riktigt”
”Tipsen som hjälper dig att lyckas med nya Ladok”
”Nya Ladok känns framförallt fräscht”
Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok

Öppet hus lyckat koncept i Borås

Bara en dryg månad innan införandet av nya Ladok på Högskolan i Borås kastades Anna Dahlén in i arbetet som projektledare.
– Det har varit mycket att sätta sig in i, men det känns verkligen skönt att vi är igång, säger hon.

I slutet av september var det slutligen dags för produktionssättning på Högskolan i Borås. Med en ny projektledare på plats drygt fyra veckor före att det var dags stod teamet inför lite nya utmaningar, men de tycker ändå införandet gick bra.

– Det har varit mycket att sätta sig in i, men det känns verkligen skönt att vi är igång. Vi får rätt så många frågor nu när produktionssättningen är klar, samtidigt rullar det på och folk har tålamod, berättar Anna Dahlén.

Hur har ni förberett er?
–  Jag skulle säga registervård och åter registervård. Vi valde att gå in med resultathanteringen redan våren 2016 i en pilot, så redan hösten 2016 började vi få in våra lärare, som var en helt ny användargrupp i nya Ladok. Sedan dess har vi haft flera utbildningstillfällen och inspelade instruktionsfilmer för dem och även flera visningstillfällen för administratörer och handläggare.

Enligt Erica Andrén, lokal kontaktperson på Högskolan i Borås, har visningstillfällena varit ett bra tillfälle att kunna förankra nya Ladok bland personalen.

– Nu när vi produktionsatt har vi öppet hus, inledningsvis ett par gånger i veckan, där våra projektmedlemmar som är mer insatta i nya Ladok kan svara på administratörernas frågor och alla hjälps åt att se hur man smartast hanterar saker i det nya systemet. Hittills har det varit väldigt lyckat och är verkligen ett tips vi vill skicka vidare till andra lärosäten som ska gå in i nya Ladok, tillägger hon.

Inte helt oväntat inträffade det en del händelser både under verifieringen och produktionssättningen som de inte räknat med. En sådan var att det var svårare än de tänkt att få ut användarna ur systemet.

– Vi valde att ta ut administratörerna på fredagen kl.13 före produktionssättningen, men det var inte fullt så enkelt som vi trodde, utan tog några timmar att genomföra. Vi följde instruktionen, men det visade sig att de användare som var inne i systemet kunde fortsätta arbeta trots att vi stängde ner, så vi fick lägga några timmar på att manuellt stänga ner dessa användare och byta lösenord på dem för att de inte skulle kunna gå in igen, säger Erica Andrén.

Var det något ni saknade såsom instruktioner eller systemstöd?
– Vi upplever det svårt att hitta dokumentationen på Confluence och veta om det är allt som finns när man väl finner den eller om informationen ligger spridd på flera ställen, säger Anna Dahlén.

Det finns flera skillnader mellan gamla och nya Ladok. Framförallt är nya Ladok mycket mer modernt och användarvänligt, påpekar Erica Andrén.

– På sikt hoppas vi självklart på fler finesser och funktioner. Nya Ladok innebär också att man kan hantera alla utbildningar på samma sätt till skillnad från förut. Nu utgår man från samma system och får all data i en samlad vy.

Högskolan i Borås tips till andra lärosäten

”Se över bemanning i projektet tidigt. Här med lärosäten som redan gått över var man behöver förstärka.”

”Se till att ha backup för alla nyckelroller. Annars går det inte att genomföra verifiering och produktionssättning om man har otur.”

”Det är jätteviktigt att inte underskatta resurser vid verifiering. Vi hade tillgång till verifieringsmiljön en vecka efter testomgång 1 och 2, lägg mycket tid på att verifiera data och genomföra verksamhetstester då. ”

”Ta reda på vilka data som inte går över och hur ni gör med dem.”

”Ligg i fas med registernivån och ha resurser att ta hand om IK:n. Den kräver handpåläggning hela vägen. IK:n stannade för oss i samband med produktionssättningen på grund av ett annat lärosäte bytte personnummer på en aliasstudent. Men nu är ju en rutin införd för att det här ska undvikas.”

”Ta ut era användare några dagar innan produktionssättning, eftersom de ju också kan påverka data.”

Fler artiklar:
”Först nu är det på riktigt”
”Tipsen som hjälper dig att lyckas med nya Ladok”
”Nya Ladok känns framförallt fräscht”
Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok

”Tipsen som hjälper dig att lyckas med nya Ladok”

Efter midsommarhelgen var det MDH och HiG:s tur att sjösätta nya Ladok.
– Vi förberedde oss genom att skapa fokus på det absolut viktigaste, säger Johan Andersson på MDH.

Både för Mälardalens högskola (MDH) och Högskolan i Gävle (HiG) hade arbetet inför produktionssättningen pågått en längre tid. Enligt Mona Åkerman, systemansvarig på HiG gick produktionssättningen bra och själva produktionssättningsveckan var faktiskt den ”lugnaste på länge”.

– Vi är litet team, så det har varit rätt mycket att göra. Projektet har ju pågått rätt länge, men det är först sista året som vi har behövt jobba fokuserat, säger hon.

Ladokteamet på MDH däremot stötte på ett oväntat hinder men kunde rätt så snabbt dra en lättnadens suck, förklarar projektledaren Johan Andersson.

–  Under produktionssättningen visade sig att det smugit in en bugg i uppföljningen som gjorde att rapporter visade fel siffror. Tack vare snabb utredning av konsortiet så konstaterades att det var en bugg som kunde rättas och att det inte var fel på vårat data, berättar han.

Hur känns det så här efter produktionssättningen?
–  Det känns faktiskt lite konstigt att faktiskt vara gång, men kul! Både produktionssättningen och efterarbetet har gått bra och nu har vi en vecka på oss att komplettera det som saknas innan vi går på semester.

Var det något ni saknade, i form av exempelvis instruktioner eller systemstöd?
–  Nej egentligen inte, men fram till Malmö och efter det har ju produkten ändrats mycket, så det har varit en utmaning att hänga med kring funktionaliteten. All information som behövs finns nog men det är inte helt lätt att hitta och komma ihåg i vilket forum en viss information givits.

Hur förberedde ni er för produktionssättningen?
– Vi förberedde oss genom att skapa fokus på det absolut viktigaste. Vi bestämde vad som måste fungera när vi kommer igång med nya Ladok, vad som kunde hantera manuellt och vad vi kunde klara oss helt utan. Hade vi inte gjort det hade vi inte klarat en så tidig produktionssättning. Det som inte är gjort nu kommer vi att göra färdigt under hösten.

Skillnader mellan nya och gamla Ladok

Det finns åtskilliga skillnader mellan gamla och nya Ladok påpekar båda de nyligen produktionssatta högskolorna.

– Jag tycker att gränssnittet är den stora skillnaden. Den tidigare var fruktansvärd, men nu är den riktigt bra, säger Mona Åkerman.

En viktig fördel är att lärarna får tillgång till mer information om sina kurser och sina studenter i nya Ladok, vilket Johan Andersson hoppas ska förenkla vardagen för lärarna.

– En stor fördel är att de nu kan rapportera och attestera digitalt oberoende av tid och plats i stort sett. Det blir också enklare för studenterna eftersom de får de vanligaste tjänsterna får via det nationella studentgrässnittet i nya Ladok. Det gör att vi på MDH istället kan fokusera på att utveckla nya tjänster. En annan aspekt är att nya Ladok är också mer lättillgängligt och intuitivt för nya användare. Det går lättare att lista ut saker själv vilket var svårare i gamla Ladok, säger han.


Tips till andra lärosäten

MDH:

– Gå igenom vad som måste vara färdigt och vad som ska hanteras manuellt eller tas bort. Ifrågasätt varför vissa funktioner ska finnas och om arbetssätt kan förändras.
– Ha ett gott stöd genom en lokal styrgrupp som hjälper till med prioritering bland tjänster och rutiner. På så sätt kan man ha ett stegvis införande.
– Ha en så liten projektgrupp för att få god överblick och korta ledtider. Ha kontinuerliga korta avstämningsmöten istället för arbetsmöten.
– Utbilda studieadministratörer i grunderna i ett tidigt skede och inför resultathantering för lärare tidigt för att avlasta efter införandet.
– Vi vill också tipsa/betona om registervården – att jobba noga och länge med det är avgörande!

HIG:
– Det första är registervård, det andra är registervård och det tredje är registervård. Det måste du verkligen göra innan du går in, det sparar så oerhört mycket tid.
– Det andra är informera, det är a och o. Vi ger generell information hela tiden, det går inte att informera för mycket.

Av: Rebecka Guzmán

Mer läsning:

”Nya Ladok känns framförallt fräscht”

”Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok”

 

”Nya Ladok känns framförallt fräscht”

Efter att tre högskolor rullat ut nya Ladok var det THS och SKH:s tur. Efter några intensiva dagar kunde både Marianne Källberg, studierektor på THS och Henrik Jacobsson, Ladokansvarig på SKH, pusta ut.

Både är påtagligt nöjda över hur själva produktionssättningen gått, även om de stötte på några små hinder på vägen.

– Ja, jag är lite urlakad, det har varit något av en anspänning att produktionssätta. Vi upptäckte att vi hade missat en sak i verifieringen och fick reda upp det i slutet, svarar Henrik Jacobsson på frågan om hur det känns nu när nya Ladok äntligen sjösatts på SKH.

Med den erfarenheten, är det något du hade gjort annorlunda när ni förberedde er?
– Det som tog mest tid var att utveckla en metod för verifieringen av data. Vi jobbade i två perioder med verifieringen, men hade samtidigt hade en hel del annat att göra. Om det är något vi hade gjort annorlunda hade det varit att lägga mer tid på själva verifieringen.

Men det är också mycket som Henrik Jacobsson är nöjd över om man ser till hur SKH jobbat inför produktionssättningen.  Framförallt tycker han att de verkligen lyckats med att nå ut till både nuvarande och presumtiva användare med nya Ladok.

– Visst, man kan göra det på olika sätt, antingen försiktigt introducera det eller göra det väldigt tydligt att nu är det nya Ladok som gäller. Och vi har använt en rak metod där vi uppmanat medarbetarna att börja använda det nya systemet.

För Marianne Källbergs del tycker hon att det flöt på bra. Förutom något programtillfälle som THS saknade mot antagningssytemet NyA, gick det faktiskt som vi förväntat oss, förklarar hon.

– Förberedelsen inför det här har pågått i några år. Dels utvecklingen av nya Ladok, men vi har också arbetat med registervården, rättat och anpassat den. Sedan gick ju vi på THS in i Ladok 2012, vilket nog underlättat, det är nog mer att göra för de som haft Ladok längre.

Utöver registervård har personalen på THS lärt och satt in sig konkret i utbildningsmallar och dokumentmallar, tillägger Marianne Källberg.

– Ja vi har hört mycket om mallar, men det har inte varit så svårt ändå. Först nu ska våra lärare sätta sig in i Ladok, men alla som gått utbildningen hittills har faktiskt varit positiva.

Vilka är de stora skillnaderna mellan att jobba med nya Ladok jämfört med det tidigare?
– För våra administratörer innebär det ju en del ändrade arbetsuppgifter. Tidigare har de skrivit intyg till studenter exempelvis, men det är ju något som försvinner i och med att studenterna nu kan ta ut intyg själva. Och betygen kommer ju lärarna att skriva in själva i nya Ladok, vilket de inte gjort tidigare. Samtidigt ska all information som ska in i NyA även in i Ladok, där blir det en hel del för administratörerna att jobba med.

Vad ser du för utmaningar med att byta system?
– Det är alltid en utmaning i att lära nytt. I och för sig bytte vi ju senast 2012 och många av de som var med då är ju fortfarande kvar. Det är ju också olika vilken beredskap man har som individ för att ta till sig ny teknik. Vi har ju inte direkt tekniker och ingenjörer här, men jag är ändå positivt överraskad över hur bra det gått.

Henrik Jacobsson påpekar att den nya designen av Ladok ger systemet ett rejält lyft.

– Om man jämför gamla och nya Ladok tycker jag framförallt att det känns fräscht. När jag ska lära upp ny personal känns Ladok Nouveau, som har ett gränssnitt från 90-talet, lite sunkigt.

Vad har du för tips för de lärosäten som ska produktionssätta efter er?
– För er som ska in efter oss, hör gärna av er, framförallt kan vi berätta om vad vi lärde oss kring verifieringen av data. Och sedan, när ni hittar något ni inte förstår – stå på er och se till att få svar. Det är viktigt att både vi som använder systemet och de som utvecklar det försöker förstå varandra.

Något som också varit avgörande för den lyckade produktionssättningen är det stöd som THS fått, påpekar Marianne Källberg.

– Jag är väldigt tacksam för den goda hjälp som vi fått från projektet – i synnerhet under det sista intensiva halvåret av förberedelser. Det har varit många som har gett råd och hjälp på olika sätt – och de har gjort det på ett väldigt positivt sätt, avslutar hon.

Av: Rebecka Guzmán

Läs mer: Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok

 

Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok

Efter över ett år av förberedelser och några intensiva dagars arbete fick Malmö högskola, som första mellanstora lärosäte, slutligen ut nya Ladok i bruk.

– Det har varit mycket upp och ner och en del problem som har lösts allt eftersom. Produktionssättningen har gått bra, men det är ju nu som jobbet börjar, säger Annika Andersson, projektsamordnare på Malmö högskola om sjösättningen av nya Ladok som slutfördes i början av veckan.

Under ett drygt år har högskolan jobbat mycket med att lägga upp, planera och organisera. En viktig del har varit att ha flera involverade för att göra projektet mindre sårbart. Därför har de delat upp arbetet i sex delprojekt med en ansvarig per del.

– Vi har haft en projektledare, medan Jan och jag har varit projektsamordnare här på plats. Totalt är vi tolv som jobbat i projektgruppen. Vi har också haft en styrgrupp inför införandet som haft till uppgift att fatta beslut och se till att vi har tillräckligt med resurser. Dessutom har vi haft mycket stöd från Ladok3-projektet och produktionssättningsteamet. Det har gjort att vi känt oss trygga, förklarar Annika Andersson.

Är det något ni saknat?
– Testmiljöerna har varit lite jobbiga, vilket gjort det svårt att greppa funktionaliteten. Det hade varit bra att få användbara och stabila miljöer i tid. Idealiskt hade varit att ha det sex månader innan, eller i alla fall tre till fyra. Vi hade bara ett par veckor på oss att testa i miljö med full funktionalitet innan produktionssättningen. Däremot kommer ju de lärosäten som kommer efter oss ha mer tid på sig och bättre miljöer att testa i.

Vilka är de främsta skillnaderna mellan gamla och nya Ladok?
– Vi upplever att nya Ladok både är bättre och har ett mer användarvänligt gränssnitt. Den tidigare versionen av Ladok har också en krångligare inloggning. Det här är mer intuitivt och enklare för en sällananvändare. Sedan får du mer hjälp och instruktioner i det nya systemet.

Andra skillnader är att nya Ladok även är tillgängligt för lärare, som de både kan attestera betyg och rapportera i systemet. På Malmö högskola har de haft användargrupper bland lärare som testat de båda funktionerna. I det stora hela tycker de flesta att det är rätt enkelt, sedan finns det alltid de som gör motstånd mot förändringar, tillägger Annika Andersson.

– En del anser också att det här innebär nya administrativa uppgifter som läggs på dem, men som vi ser det är det bara ett nytt arbetssätt. Tidigare rapporterade man också, bara att man gjorde det på en papperslapp eller i Excel.

Visst finns det en del utmaningar med att införa ett nytt system. Det gäller både att se över arbetssätt och processer, såsom betygshanteringen som lärarna nu attesterar i systemet, påpekar Annika Andersson.

– Tidigare var det mycket manuell hantering. Men vi upplever att det blir en säkrare hantering, nu när det ska göras i Ladok.

Slutligen, vilka tips har ni till andra lärosäten som har den här resan framför sig?
– Börja tidigt att tänka igenom arbetssätt och processer. En annan fråga är hur man ska hantera nedstängningen av Ladok under produktionssättningen och hur man ska informera om det. Det kan vara bra att ha förstärkt support kring systemet efter produktionssättningen och tänka över hur man ska göra med utbildning i nya Ladok mot olika grupper. Glöm inte heller att se till att ni har tillräckligt med resurser så att organisationen inte blir sårbar, tipsar Annika Andersson och fortsätter:

– Det är också viktigt att göra registervård och verifiera data i god tid. Lär er hur data mappas över från gamla Ladok och var man hittar informationen i nya Ladok genom att titta i detalj på några få studenter.

Av: Rebecka Guzmán