Hur länge har du arbetat inom Ladokkonsortiet?

–  Jag började arbeta åt konsortiet i början av 2012, då man sökte någon med kunskaper rörande antagning och NyA, dels i förberedelseprojektet för Ladok3 och dels inom samarbetsprojekt med NyA i ordinarie förvaltningen i ”gamla” Ladok.

Vad arbetade du med innan du började arbeta inom konsortiet?

– Innan jag hoppade på uppdragen åt konsortiet hade jag en tjänst som antagningssamordnare på Karlstads universitet. Genom åren har såväl uppdraget som omfattningen inom konsortiet varierat.

Du arbetar med verksamhetsstöd i team 3, kan du berätta mer?

– Inom vårt team arbetar vi mycket med externa integrationer, vilket förutsätter dialog med andra myndigheter såsom CSN och UHR. Vi ansvarar också för studentinformation, en hel del grunddata och nationell administration som rör dessa områden. Precis som övriga verksamhetsteam (vs-team) svarar vi på lärosätens frågor och ändringsbehov i tredje linjens support, vi kommer att planera och genomföra utbildningar och försöka arbeta för att funktionaliteten och flödena såväl inom Ladok som gentemot externa integrationer fungerar så bra som möjligt.

Finns det fördelar eller nackdelar att arbeta i team?

– Många bitar har fallit på plats genom den nya teamindelningen. Nu finns en självklar gruppering av lagom storlek där vi kan diskutera ”våra frågor” och få input från människor med olika bakgrund. Vi strävar efter att inte vara lika personberoende som tidigare. Kunskapsöverföring och möjlighet till avlastning och samarbete blir en självklarhet i denna typ av team.

Det har flaggats för att uppdelningen i mindre team kan leda till att verksamhetsexperterna blir lite smalare i sina kompetenser än tidigare, då vi främst fokuserar på ett utvecklingsteam. Dock har vi även tidigare varit uppdelade i olika konstellationer, så att vi nu har en ny teamindelning är egentligen inget nytt. Kunde vi samarbeta tidigare bör vi därför kunna göra det även i framtiden!

Hur samarbetar de olika teamen?

Vi teamkoordinatorer har förutom regelbundna möten en löpande kontakt i olika frågor. Det samma gäller teamproduktägarna. Utöver det träffas medlemmar av olika team i diverse konstellationer, såsom gruppen som arbetar med nationell administration och när det hålls supportstugor och utbildningstillfällen eller skapas olika former av material riktat till lärosäten. Genom att vi alla i konsortiet använder oss av Slack är kontaktvägarna väldigt korta. Majoriteten av verksamhetsexperterna för dialog, hjälper varann och svarar på frågor i de olika kanalerna och intrycket är att ”alla känner alla”. Chattklienten innebär också att kommunikationsvägarna gentemot övriga delar av konsortiet, vare sig det handlar om konsortieledningen eller utvecklare blir kort och ofta spontan. Eftersom vi sitter så spridda över landet behöver vi denna möjlighet för spontana samtal och snabba frågor.

Hur arbetar ni gentemot utvecklarna?

– Vi försöker se utvecklarna och verksamhetsexperterna som olika delar i ett större team, där vi arbetar tillsammans, men har ansvar för olika bitar. Vår teamproduktägare, Carina, ansvarar för backloggen och är den som har kontakter med utvecklarna på daglig basis, men vi har också gemensamma träffar där alla deltar. I våra avstämningar och samarbetsforum med andra myndigheter och intressenter representeras vi oftast av såväl utvecklare som verksamhetsexperter. Givetvis är våra kommunikationsverktyg som Slack och Zoom en viktig del även i kommunikationen med utvecklarna. Många frågor kan uppstå som behöver snabba svar och genom att vi nu är flera som kan svara på frågor är möjligheten större att någon har tid att svara.

Hur samarbetar ni med lärosätena?

Samarbetet med lärosätena sker på flera sätt. Då några av oss har varit involverade i produktionssättningarna finns det sedan tidigare personliga kontakter. Den vanligaste kontaktytan med lärosätena är annars genom de supportärenden som inkommer, vilket alla i vs-teamet ansvarar för att besvara. Vi har hållit någon workshop och vill gärna träffa lärosätes-representanter på det sättet fler gånger, eftersom det är ett bra sätt att snabbt få överblick över lärosätenas behov när det gäller vidareutveckling av systemet. Genom att vi försöker delta på konferenser, såsom Nuak, informationsträffar och utbildningar träffar vi alla regelbundet lärosätes-representanter både fysiskt och via Zoom. Ofta är personliga kontakter, kanske genom ett samtal i en paus på en fysisk träff, viktiga för att upprätthålla ett bra samarbete. Vi kommer ju alla själva från lärosäten och ser vikten av att det vi gör kommer lärosätena till godo. En viktig del i det är att ha en bra kommunikation med representanter för lärosätena. Kanske kan vi framöver utarbeta nya kontaktytor?

Vad är roligast och vilka utmaningar ligger det i att arbeta för konsortiet?

–  Som inhyrda medarbetare från olika lärosäten skiljer sig våra förutsättningar åt mycket. Vissa av oss arbetar heltid åt konsortiet, medan andra har ett deltidsuppdrag. Att kombinera ett uppdrag åt konsortiet med arbetsuppgifter på lärosätet kan ibland vara en väldigt stor utmaning, samtidigt som det i många fall är en fördel att vara ”en vanlig användare i systemet”. Vilka krav och förväntningar som finns på hemmaplan varierar, liksom löner, kontorsmiljöer och mycket annat. Det är viktigt att ha en förstående chef på hemlärosätet för att det ska fungera.

Vad är roligast med att arbeta i konsortiet?

Att svara endast en sak är omöjligt. Som inhyrd medarbetare i Ladokkonsortiet har man möjlighet att träffa människor från olika lärosäten, andra myndigheter och utvecklare. Arbetet i verksamhetsteamen är enormt varierande och kan handla om allt från att svara på enkla supportärenden till att ansvara för en större utredning med tillhörande workshoppar. En röd tråd inom konsortiet har varit förändring och att testa nya vägar, vilket gör att det aldrig hinner bli tråkigt eller enformigt.

Vilka frågor tycker du är de viktigaste vad gäller Ladok under den närmaste framtiden?

Eftersom vi precis inlett ett arbete tillsammans med NyA angående vilka beröringspunkter som finns mellan systemen som vi kan arbeta med efter att alla produktionssättningar är klara är detta något jag personligen brinner lite extra för just nu. I dagsläget är många av våra gemensamma processer baserade på hur det fungerade mot gamla Ladok. I framtiden kan vi tänka nytt och försöka maximera verksamhetsnyttan för såväl studenter som personer som använder båda systemen i sitt arbete. När det gäller själva Ladok och utvecklingen i systemet tror jag att många användare väntar på små förbättringar som kan minimera antalet klick i systemet och därmed förbättra arbetsmiljön. Det viktigaste när man arbetar i konsortiet är våra användare ute på lärosätena. Det är ju för deras skull vi gör detta!

Här kan du läsa mer om Ladokträffen den 10 april.