Stockholms universitet har utsetts till mållärosäte 2 för projektet Gemensamt stöd för utbildningsplanering.

Innan 2023-06-30 ska Stockholms universitet använda Ladok för utbildningsplanering. Samarbetet påbörjas i slutet av april och det första steget är att identifiera vilken funktionalitet lärosätet behöver ha på plats och när.

Mållärosätets uppgift är att  stödja projektet med prioritering av de krav som finns på systemet. Läs mer om projektet här.

Delning av examen
Nu släpps en funktionalitet i Ladok som gör det möjligt att dela information om sin examen med valfri mottagare (t.ex. en arbetsgivare). Delningen görs genom att en kontrollkod hämtas och förmedlas till mottagaren, som med hjälp av koden kan komma åt uppgifter om examen och dess innehåll.

Uppgifterna om examen är det centrala
Det är i Ladok som beslut om examen finns dokumenterat och kontroll av examen sker direkt mot uppgifterna som finns i Ladok. I funktionaliteten är inget bevisdokument inblandat. ”Jag ser fram emot att se hur den här nya möjligheten för studenter att dela uppgifter om sin examen kommer att användas. Vi hoppas på att det kommer att bli mycket smidigare för både studenten och mottagaren – tex. skulle studenten kunna skicka en kontrollkod till en arbetsgivare redan i samband med ansökan och arbetsgivaren kan då kontrollera uppgifterna direkt. Över huvud taget ser jag detta som ett steg i riktningen mot att fokusera mer på själva uppgifterna om examen i Ladok i stället för på ett dokument.” berättar Anna Sandberg Telléus, teamproduktansvarig i teamet som arbetar med examen i Ladokkonsortiet.

Användartester har varit givande
I samband med utvecklingen har teamet gjort ett grundligt förankringsarbete och genom användartester med potentiella slutanvändare har de verkliga behoven synliggjorts. Att användartesta funktionaliteten innan produktionssättning har varit otroligt givande när det gäller att förstå sig på hur slutanvändaren kommer använda sig av funktionen. ”Vi ser fram emot att äntligen få göra den nya funktionen tillgänglig. I arbetet har vi genomfört användartester med studenter och workshop med arbetsgivare från såväl privat som offentlig sektor. Vår förhoppning är att den nya funktionen ska minska förfrågningar till lärosäten som gäller att kontrollera examen samt beställning av vidimerade kopior. Vårt mål är också att det ska vara enklare för studenter/alumner att dela med sig av information om sin(a) examen till arbetsgivare och att arbetsgivarna kan kontrollera examen på ett smidigt och tillförlitligt sätt. Det ska bli spännande att få veta vad användarna tycker.” säger Madelene Bergström, verksamhetsexpert i teamet.

Önskvärt med återkoppling från slutanvändarna
Vad teamet hoppas på nu är att få in återkoppling från slutanvändarna. Ladokkonsortiet arbetar agilt och genom återkoppling från slutanvändarna kring hur användandet upplevs kan finjusteringar göras framöver. Återkoppling är en förutsättning för att så många som möjligt ska bli så nöjda som möjligt med slutresultatet. ”Vi hoppas få in mycket återkoppling på funktionaliteten genom de återkopplingsformulär som publicerats i anslutning till användandet av funktionaliteten. Det blir genom dessa som vi huvudsakligen kommer få in återkoppling på slutprodukten och utifrån det kommer vi kunna vidareutveckla funktionen enligt användarnas önskemål.” säger Anna Lindgren, verksamhetsexpert i teamet.

En del av en nationell helhetslösning för digitala examensbevis
Funktionaliteten delning av examen är en del i Ladokkonsortiets arbete med att utforma en nationell helhetslösning för digitala examensbevis. Med funktionaliteten som nu släpps löses två identifierade behov i helhetslösningen:

• Studenter behöver kunna förmedla sin examen till externa mottagare (tex arbetsgivare, lärosäten)
• Externa parter behöver kunna kontrollera att en student har en examen

Förhoppningen är att funktionaliteten kommer leverera stor effekt eftersom alla som har en examen dokumenterad i Ladok kan använda sig av funktionen (om lärosätet som utfärdat examen har anslutit sig till funktionen). Dessutom läggs mycket tid på att hantera verifieringsförfrågningar ute på lärosätena och med denna funktionalitet kommer vi se en effektivisering även på det området. ”Det känns roligt och inspirerande att utveckla en digital lösning som underlättar för såväl studenter som arbetsgivare. Det finns såklart mycket mer att göra inom digitalisering av examen och examenshandläggning men det här är ett första steg och vi är glada över att äntligen få släppa det till våra användare!” berättar Tomas Rimbark, scrum master i teamet.

För mer information om funktionaliteten, se: https://ladokkonsortiet.se/student/delning-av-examen
För övriga frågor, kontakta: anna.lindgren@chalmers.se

Ladokkonsortiet har i uppdrag att utreda möjligheter och nytta med att införa stöd för individuella studieplaner på forskarnivå i Ladok. Vi har påbörjat en nulägesinventering och behovskartläggning av detta. Målet är att förstudien ska vara klar före sommaren 2022. Styrelsen kommer sedan ta ställning till en eventuell fortsättning.

En referensgrupp har satts ihop med representanter från lärosätena, som består av:

Hannah Pelikan, doktorand på Linköpings universitet
Helena Nilsson, systemförvaltare vid Göteborgs universitet
Jan Mårtensson, professor vid Högskolan i Jönköping
Olof Landin, systemansvarig vid KTH
Sara Lind, utbildningsledare vid Uppsala universitet

Under vintern har ärendehanteringen i Ladok för personal förbättrats på flera sätt. Elisabeth Larsson, verksamhetsexpert i konsortiet, berättar att ”Syftet med förändringarna har varit att underlätta effektiv handläggning genom att öka överblicken och minska antalet klick som krävs för att hantera ärenden. Ärendehanteringen har också utökats med bättre stöd för vissa typer av ärenden och tilldelningen av ärenden till handläggare.”

”Vi är mycket nöjda med den utveckling som skett gällande ärendehanteringen” berättar Lotten Hultgren Viklund, gruppledare för examenshandläggarna vid Stockholms universitet. ”Till synes små saker kan göra stor skillnad i det dagliga arbetet för handläggarna och det kontinuerliga arbetet med förbättringar är mycket uppskattat.”

När förändringar görs i delar av Ladok som används ofta och av många användare så görs alltid en grundlig utredning av de faktiska behoven som användare har. Oskar Landfors arbetar med användbarhetsfrågor i teamet som ansvarar för just ärendehantering. Han berättar att ”När arbetet började hade våra verksamhetsexperter gjort en sammanställning av de förbättringsförslag som lärosätena skickat in kring ärendehanteringen. Det materialet, plus en workshop med användare, var vår grund för arbetet. Vi skickade också ut en enkät till våra pilotlärosäten för att dels få insikt i hur vi skulle prioritera förbättringsförslagen vi hade och om det var något annat de saknade.”

I nästa steg tog teamet fram prototyper som testades på en grupp användare från pilotlärosätena. Många bra insikter kom under användningstesterna och lösningen uppdaterades för att sedan implementeras i själva systemet.

Flera förändringar är gjorda för att öka överblicken i ärendevyn och i visningen av ärenden på Ladoks startsida. Bland annat kan flera uppgifter visas i kolumner direkt i ärendelistan och användaren kan själv anpassa vilka den vill ha synliga. Det ärende som är markerat i listan synliggörs med en gul färg för att underlätta för användaren att hitta rätt med blicken. ”Något som överraskade oss är att vi fått höra i efterhand att något så litet som en tydligare bakgrundsfärg när man har musen på en tabellrad, har gjort en så stor skillnad för våra användare.” säger Oskar Landfors. Lotten Hultgren Viklund lyfter också fram just den här förbättringen och säger ”Färgmarkeringen både i listan och via muspekaren underlättar mycket för skärmtrötta ögon.”

I samband med de synliga förbättringarna för användarna har teamet också sett över hur behörigheter kan tilldelas till användarna av ärendehanteringen. Martin Edlund är systemutvecklare i konsortiet och han berättar att ”Det som överraskat är att behörighetsstyrningen för ärendehantering har varit så snårig. Det har varit svårt att förstå vilka systemaktiviteter som påverkar vad. Det finns vissa mönster men det finns lika många avvikelser. Det har dock sin förklaring i att ärendestödet hanterar 13 olika ärendetyper. De har tillkommit under olika perioder och implementerats av olika team. Det har fått följder i form av att varje ärendetyp på något sätt satt sin prägel på ärendehantering. En justering av denna var tvungen att göras och första steget har genomförts. Detta jobb med att omarbeta behörighetsstyrningen var inte på tapeten när vi först gick in i arbetet med att förbättra ärendehantering.”

Förbättringarna av ärendehanteringen fortsätter och Elisabeth Larsson berättar att bland annat kommer möjligheter att få ut statistik om ärenden, som handläggningstider och antal inkomna ärenden. Framöver ska det också skapas möjlighet att lägga mer preciserad status när man avslutar ett ärende, vilket innebär att man kan skilja på ärenden som avslutats av olika skäl. Lotten Hultgren Viklund avslutar med att bekräfta att ”Vi ser fram emot att kunna lägga till preciserad status samt statistik och utdata. Något som saknas i ärendehantering är datum då ärende avslutats samt möjligheten att söka ut baserat på datum.”

Vid Ladoks stämma i maj i år anslöt tre nya lärosäten till Ladokkonsortiet. Ett av dem är Newmaninstitutet, som efter stämman jobbat intensivt och lyckats börja använda Ladok för sin utbildningsadministration i och med höstterminens start.

”Genom att gå med i Ladok hoppas vi underlätta och effektivisera central planering och studieadministration” säger Anna Hornström, högskoledirektör för Newmaninstitutet. ”Ladok är också viktigt för att kunna erbjuda en god service till våra studenter som enklare kan följa sin egen studieprestation och samla sina resultat från oss tillsammans med resultat från andra universitet och högskolor.”

Newmaninstitutet är en högskola som vilar på den katolska utbildningstraditionen och som ger kurser inom områdena filosofi, teologi och kulturstudier. Här finns möjlighet att läsa en kandidatexamen i filosofi och teologi samt, sedan hösten 2021, även en masterutbilding i teologi. Newmaninstitutet ligger i Uppsala och har idag ca 250 registrerade studenter per år.

Kursadministratör Ann-Ida Fehn på Newmaninstitutet har med stöd av verksamhetsexperterna Gunnar Råhlén och Jan Winkle från Ladokkonsortiet gjort merparten av uppstartsjobbet för att gå från de tidigare egna studentregistren in i Ladok. ”Efter ett första informationsmöte med ledningen för Ladok har vi sedan arbetat med Jan och Gunnar för att systematiskt bygga upp vårt Ladok med all väsentlig information och lära oss hur man använder systemet” berättar Ann-Ida. ”Vi har skapat våra utbildningsprogram samt håller på att kontinuerligt föra in både kurser, tillfällen och studenter med deras resultat. Det är alltså registrering och resultatrapportering som är huvuddelen för oss i nuläget.”

Gunnar och Jan berättar att deras roll har varit att lotsa Newmaninstitutet in i Ladok med allt vad det innebär i interna kontakter inom Ladok och externa kontakter med myndigheter som till exempel CSN och UHR. ”Samarbetet med Newmaninstitutet har fungerat mycket bra eftersom vi snabbt fick en gemensam målbild och väg framåt.” berättar Gunnar. Jan fyller i att ”Viktigt att tänka på för ett nytt lärosäte är att inte greppa för stor del av Ladok direkt. Ladok har otroligt mycket funktionalitet och det är viktigt att sortera ut vad som behövs just här och nu och sen bygga vidare utifrån det. Detta lyckades vi bra med när det gäller Newmaninstitutet eftersom tidpunkten då vi påbörjade arbetet var så tydligt fokuserad på antagningen till hösten vilket gjorde att detta blev en naturlig avgränsning.”

Anna Hornström är nöjd med samarbetet med medarbetarna från Ladokkonsortiet: ”Vi har bemötts mycket positivt av Ladokkonsortiets medarbetare både inför ansökan och under uppstartprocessen. Alltid med stor lyhördhet för de utmaningar vi har som en mindre högskola och med stor kompetens avseende hur systemet kan byggas upp för att vara väl anpassat till våra behov och förutsättningar.” Ann-Ida Fehn beskriver samarbetet som ”utmärkt” och berättar också att studenternas reaktioner på att Newmaninstitutet gått in i Ladok har varit mycket positiva.

Mauritz Danielsson, chef för Ladokkonsortiet, välkomnar Newmaninstitutet in i konsortiet och i Ladok. ”Jag tycker det är väldigt roligt att få välkomna nya parter i Ladokkonsortiet. Det betyder att fler och fler studenter i Sverige får ett enhetligt sätt att hantera uppgifter om sina studier och det känns väldigt bra.” säger Mauritz.

Ett intensivt arbete pågår för att färdigställa det Konstfack behöver för att använda Ladok för utbildningsplanering nu i höst. Samtidigt identifierar vi funktionalitet som mållärosäte 1, Sveriges lantbruksuniversitet, behöver innan sommaren 2022.

Genom våra referensgrupper lyssnar vi också på andra lärosätens behov för att bygga en bred lösning. Det var tänkt att mållärosäte 2, som ska använda Ladok för utbildningsplanering sommaren 2023, skulle fastställas nu under hösten. För att få klarhet i vilka krav vi ska ställa på mållärosäte 2 behöver vi komma lite längre i utvecklingen, därför har projektets styrgrupp beslutat att skjuta på beslut om mållärosäte 2 till våren 2022.