Hoppa till innehållet

Ladokkonsortiet

Utökat stöd för att administrera utbildningssamarbeten

Ett av målen i Ladokkonsortiets verksamhetsplan för 2020 är att identifiera behoven kring utbildningssamarbeten då funktionaliteten behöver utökas. I september samlades representanter från ett antal lärosäten för att få en bild av behoven. Flera av de behov som kom fram har även framförts i andra processer, exempelvis för utbildning på forskarnivå. De behov som lyftes fram för hantering av utbildningssamarbeten var:

Utannonsering

För anmälningsalternativ som berör flera lärosäten, men där ett lärosäte ansvarar för administrationen, behöver det framgå för de sökande att utbildningen ges i samarbete mellan flera lärosäten. Behovet framförs till UHR.

Antagning

Samtliga berörda lärosäten behöver information om studenters antagning till samarbetstillfället och uppgifter kring studenterna, bland annat studieavgiftsskyldighet. Informationen ska kunna tas emot av Ladok från NyA. Behovet framförs till UHR.

Deltagande

Att studenten deltar i utbildningssamarbete behöver framgå på samtliga berörda lärosäten, inte bara på det lärosätet där aktuellt kurstillfällesdeltagande finns.

Resultat

Medrättande lärare som inte finns vid lärosätet behöver kunna dokumenteras.

Examen

Man önskar en digital process för hela handläggningen av examen som ska utfärdas gemensamt av två eller flera svenska lärosäten. Det finns behov att hämta in utländska meriter direkt i Ladok som underlag för tillgodoräknande. Hantering av ärenden behöver stödja process för gemensam examen. Underlätta för handläggare att ta fram underlag för beslut.

Intyg

Det ska kunna framgå att utbildningen sker inom ett samarbete.

Utdata/Uppföljning

I alla relevanta vyer ska det framgå att ett utbildningstillfälle avser ett utbildningssamarbete och att en student deltar i ett sådant tillfälle. Det ska gå att ta fram vilka utbildningssamarbeten lärosätet medverkar i. Information om gemensam examen ska framgå i utdata och uppföljning.

Grunddata

Dela upp grunddata för lärosätes interna samarbeten respektive samarbeten mellan lärosäten. Det ska gå att ta fram vilka utbildningssamarbeten lärosätet medverkar i.

Tvärfunktionellt

Tillgång till övriga medverkande lärosätens information rörande ett utbildningssamarbete och dess deltagare. Hantera ärenden gemensamt mellan lärosäten.

Dokumentation/vägledning

Beskrivning av hur Ladok kan användas för att hantera utbildningssamarbeten.

Under 2021 kommer utveckling att ske för att förbättra stödet för utbildningssamarbeten, även om inte alla punkter ovan kommer att hinnas med. De områden som ligger först i prioriteringen är deltagande, intyg och dokumentation. Förbättringar inom examen, utdata och uppföljning är också högt prioriterade.

 

 

Utökat uppdrag för lärosätena

Under 2020 har universitets- och högskolesektorn fått utökat uppdrag och tilldelats extra utbildningsplatser med anledning av pandemin. Lärosätena har framfört frågor om ladokkonsortiet gör några speciella insatser eller ser att något behöver utvecklas för att stötta lärosätenas hantering av det.

SUHF kommer att hålla två seminarier i frågan under hösten. Vid det första seminariet gavs en introduktion och aktuell lägesbild där planeringschefsnätverket vid universiteten gavs möjlighet att diskuterar olika tolkningar och lösningar.  På kommande seminarium kommer mer konkreta tips på olika sätt att avräkna medlen, beroende på de olika förutsättningar som finns vid lärosätena. Representanter från ladokkonsortiet kommer att delta på båda seminarierna.

Ladokkonsortiet följer frågan och avvaktar det arbete som pågår inom SUHF samt vad som kommer att stå i Regleringsbrevet. Först efter det andra seminariet som kommer att hållas i  vecka 48 blir det mer tydligt om ladokkonsortiet behöver utveckla något eller se på andra åtgärder.

Verksamhetsplan 2021, var befinner vi oss nu?

Under hösten arbetar vi intensivt med att ta fram en verksamhetsplan för nästa år. Verksamhetsplanen visar främst vad vi vill utveckla under det kommande året och är ett slags samlat åtagande från konsortiet i relation till den budget som sätts till vårt förfogande.
Arbetet bygger dels på input från lärosätena och olika användargrupper, dels på vad vi inom konsortiet ser behöver utvecklas så att systemet fungerar ännu bättre framöver.
I augusti hade vi ett möte med prioriteringsrådet om vilka punkter de ville lyfta till kommande år. Därefter har våra utvecklings-, operations och tech-team fått lyfta fram vad de ser som viktigast. Just nu håller vi internt på att försöka få ihop alla dessa olika förslag till ett väl avvägt förslag som vi också tror är genomförbart. Det förslaget kommer sen att diskuteras med en grupp bestående av SA-chefer, IT-chefer och lokala Ladok-kontaktpersoner. I slutet av november presenterar vi sen ett förslag till ny verksamhetsplan för Ladoks styrelse. Därefter bryter vi internt ner målen i verksamhetsplanen till mer mätbara delmål. Verksamhetsplanen för 2021 kommer att publiceras på ladok.se så fort den är fastställd av styrelsen.

Vi har gjort en uppföljning av årets verksamhetsplan efter det tredje kvartalet och vi bedömer att vi har eller kommer att uppfylla minst 23 av 26 mål i verksamhetsplanen innan årets slut. Vi siktar mot att de återstående målen i årets verksamhetsplan kommer att vara uppfyllda i början av 2021.

Om ni har frågor om arbetet med verksamhetsplanen, kontakta Magnus Mörck eller Malin Zingmark.

Pilotlärosäten hösten 2020

För att nå ett bra resultat i utvecklingsarbetet av studentgränssnittet jobbar ladokkonsortiet med pilotlärosäten.

 Att vara pilotlärosäte innebär att delta i dialoger med användbarhetsexperter, verksamhetsexperter och utvecklare inför utveckling av ny eller ändrad funktionalitet. Som pilotlärosäte får man funktionalitet levererad i Ladok-produktionsmiljö före de andra lärosätena. Det görs enkätundersökningar och förs en dialog med  lärosätena för att kunna göra förbättringar innan leveransen går ut till samtliga lärosäten. 

Under sommaren gick en intresseanmälan ut och nu är det klart att LNU, BTH och UU kommer att delta i höstens pilotarbete.

Under hösten kommer arbetet att handla om:

  • Resultatnotering
  • Fotnotshantering
  • Översikt Pågående resultatrapportering
  • Bättre rapporteringsstöd
  • Mina grupper
  • Lägga till flera studieperioder

 

Digitalisering på lärosätena

Utredningen har initierats utifrån den fastställda strategin för Ladok 2019-2024.

I utredningen finns förslag på hur Ladok kan främja  digitaliseringen och effektivisera stödet för utbildningsadministration. Ett av målen i strategin är att Ladok ska underlätta digitaliseringsarbetet på lärosätena.

Tanken var att samla in input från lärosätena och träffa representanter från lärosätena för att diskutera förslagen och enas om en prioriterad lista. Under 2020 har det varit svårt att genomföra det fullt ut på grund av den rådande pandemin. Resultatet av utredningen är ett antal förslag som kan tas med i planering av kommande utveckling av Ladok. När det återigen är möjligt att samlas i större grupper kommer vi att ta resultatet från utredningen vidare och diskutera det med representanter från lärosätena.

I strategin står bland annat att Ladok ska vara ett effektivt, tillförlitligt och användbart stöd. Ladok ska också möjliggöra krav på uppföljning och informationsutbyte från regering och centrala myndigheter samt vara standard som system nationellt och en intressant samarbetspartner internationellt för utbyte av studentdata.

Hallå där Magnus Mörck

Under våren utannonserades en tjänst som strategisk produktägare i ladokkonsortiet och nu är det klart vem som har fått tjänsten. Den 1 september tillträder Magnus Mörck. Vi bad honom svara på några snabba frågor för att lära känna honom lite bättre.

Vem är du och vad har du gjort tidigare?

-Jag kommer ursprungligen från Skåne och har pluggat i Linköping och Göteborg. I Stockholm har jag bott sen 1998. Min senaste arbetsplats är Konstfack där jag har varit chef för forsknings- och utbildningsadministrativa avdelningen i nio år. Dessförinnan har jag jobbat på Södertörns högskola och på Lärarhögskolan i Stockholm. Jag har jobbat med högskoleadministration i drygt 20 år.

Varför sökte du jobbet och vad ser du som viktiga frågor att ta tag i?

-Jag trivdes i min roll på Konstfack, men jag var sugen på att göra något annat. Och rollen som strategisk produktägare är verkligen det. Jag tycker att det är viktigt att vi tillsammans sätter ladoks målgrupper i fokus. Ladok används på så många olika sätt av studenter, lärare, administratörer och centrala studentavdelningar.  Men ladok används även av planeringsavdelningar för att skapa underlag för universitetsledningen.

Vad gör du när du inte jobbar?

Jag är en person som gillar att träna, läsa och på sommaren fjällvandrar jag gärna. Förutom det sjunger jag i kör och det är något som jag varmt kan rekommendera.

 

Prioriteringsrådets möte

Onsdagen den 12 augusti hölls ett möte mellan prioriteringsrådet, produktägaren och några fler personer från konsortiet. Mötesdeltagarna fanns på plats både i Stockholm och via zoom.

Under mötet diskuterades områden som är viktiga att jobba vidare med inför det fortsatta arbetet med VP 2021. Bland ett 70-tal förslag, som kräver olika stora insatser,  kunde man efter diskussioner få fram en indikation på vad som är viktigast.

Camilla Gustafsson från Mälardalens högskola är en av representanterna i prioriteringsrådet. Hon sammanfattar dagen så här.

-Det är kul att vara med i processen kring verksamhetsplaneringen, man får en ökad förståelse för produkten Ladok och hur olika verksamheter, funktioner och integrationer hänger ihop och påverkar utvecklingen. Samtidigt är det svårt att planera för 2021 eftersom Ladok kontinuerligt uppdateras med nya funktioner och rättningar. Man vet inte hur ladok ser ut i slutet av 2020 i och med den agila utvecklingen. I arbetet måste man släppa sitt lärosätestänk och kunna se nyttan i funktioner som kanske inte vårt lärosäte har nytta av men skulle gynna många andra lärosäten.

Prioriteringsrådet ger produktägaren och konsortiet råd i löpande prioriteringar som rör utvecklingen av Ladoks funktionalitet och i förekommande fall frågor som rör tjänsterna drift och support av systemet.

Ladokinformation

Välkommen till ett möte med uppdaterad information om Ladok.

Tid: Onsdagen den 18 november klockan 11.00-12.00

Länk till zoom-rum

Agenda

  • Inledning
  • VP 2020/2021
  • Aktuellt från produktägaren
  • Studentgränssnittet
  • Nyheter dokumentation
  • LIS-adaptern
  • Uppstart projektet utbildningsplanering
  • Digitaliseringsutredningen
  • Nya mallar i Ladokbeställning

 

Versionsinformationen lösenordsskyddas

Ladokkonsortiet har beslutat att åtkomst till versionsinformationen av säkerhetsskäl ska läggas bakom lösenordsskydd. Ändringen genomförs den 1 september.

Alla som idag har åtkomst till Ladok systemdokumentation via Confluence kommer även fortsättningsvis att nå versionsinformationen. Om fler personer på lärosätet behöver åtkomst till versionsinformationen kan man ansöka om det via den lokala kontaktpersonen vid lärosätet.

Vid ansökan om behörigheter till Ladoksupporten i JIRA  för nya användare, kommer behörighet till såväl systemdokumentation som versionsinformation också att tilldelas användaren. Lärosätets användare av Ladoksupporten i JIRA tillhör främst lärosätets egen 1:a linjes support. Ansökan om behörighet till den gemensamma supporten görs via mallen

Nya ansökningar behöver lämnas in senast den 24 augusti för hantering innan lösenordsskyddet slås på den 1september.

/Gemensamma ladoksupporten

Lathundar för planerad funktionalitet

Nu finns en ny sida på ladok.se där vi samlar lathundar med funktionalitet som planeras att införas i Ladok.

Lathundarna visar funktionaliteten så som den är trolig att fungera när den införs i Ladok, men kan fortfarande komma att ändras något (t.ex. efter återkoppling från pilottester). Syftet med lathundarna är att låta samtliga lärosäten se vad som är på gång och påbörja planering av information till användarna.

Här hittar du sidan med lathundar för planerad funktionalitet.