Supportstugor

Fråga	Svar
Kan man/kommer det finnas möjlighet att söka fram en grupp utifrån personnummer på samma sätt som med referensnummer?	Nej
Kommer det gå att lägga in stipendier på flera studenter samtidigt, t ex på samma sätt som Masshantera skick faktura/hel inbetalning?	Inget som är planerat just nu.
Kommer den ”gamla” studieavgiftsfunktionen att finnas kvar, och om ja hur länge?	Ja, den tidigare hanteringen kommer att finnas kvar tills vidare. Något beslut om hur länge har ännu inte fattats.
Är det möjligt att i fakturan ändra rubrikerna under Education och Description? T ex är Instalment ett ord som kan leda till förvirring eftersom studenterna även kan göra flera mindre instalments på en och samma faktura (mycket vanligt om de betalar med kort och har en maxgräns per överföring).	Vi har ändrat i fakturan så uppgift om delbetalning inte längre visas, i stället så visar vi omfattningen (hp) för studieavgiftsperioden, dvs omfattningen för fakturan.
Om en student har delbetalat, kan vi avisera resterande belopp på något sätt via Ladok?	Nej, inte i nuläget.
Kommer nya studieavgiftshanteringen att fungera på individuella tillfällen (ifall man utgår från en kurs som är aktiverad)? Jag får det inte att funka nu.
Ni får gärna ge exempel på när man använder funktionen ”Ny studieavgiftsperiod” för en specifik kurs. Är det bara när uppgiften saknas eller vad är er tanke med denna funktion?	Hanteringen föreslår 1 faktura/termin, vill man dela upp betalningen och ha fler fakturor så måste man lägga in ny studieavgiftsperiod manuellt. De första 30 hp på utbildningen (oftast termin 1) går inte att dela upp i fler fakturor.
Man kan ändra alla uppgifter förutom beloppet på den studieperiod som redan är inlagd. Om man manuellt lagt till studieperiod då kurstillfället var i status ”Påbörjad” ändras de manuellt inlagda uppgifterna när man sätter tillfället i komplett, ska det vara så?	Ja, om informationen ändras i utbildningsinformation så kommer uppgifterna i studieavgiftshanteringen ändras, oavsett status. Dock sker ingen ändring om det finns antagna studenter på tillfället.
Varför ändras inte tillståndet på kursen då man lagt in ”Återbetalt” på hela beloppet (för en termin)?	Återbetalning kan göras av olika skäl, därför måste handläggaren själv fatta beslut om övriga åtgärder t.ex lägga in avbrott, studieuppehåll osv, vilket kommer att speglas i kurstillfällets tillstånd.
Det händer att en student betalar in ett för litet belopp (t.ex. en eller några hundralappar), men att vi ändå vill godta detta och registrera studieavgiften som betald. Går det att på ngt sätt registrera studieavgiften(fakturan) som betald utan att behöva knappa in fel summa på inbetalt belopp?	Ja, det går att markera en faktura med åtgärden ’Hel inbetalning’ för att lyfta studieavgiftsspärren. Det är samtidigt möjligt att göra en anteckning om inbetalningen.
I dagsläget så tillåter vi delbetalning av studieavgift för en del studenter från och med termin två och framåt. Till exempel om en studentens termin är uppdelad i två block(de läser 15p under första blocket och 15 i andra blocket). De betalar halva studieavgiften innan block 1 börjar och nästa halva innan block 2 börjar. Har ni några tips på hur vi kan hantera detta upplägg i den nya hanteringen?	Då behöver ni korrigera studieavgiftsperioderna i vyn ’Aktivering av utbildningstillfällen’. Observera att detta måste ske innan det finns antagna studenter på det yttersta utbildningstillfället, och att den första fakturan måste ha en omfattning på minst 30 hp.
Hur funkar det när det gäller omregistrering på en kurs som en student redan har betalat för, kommer det att vara möjligt för en student att omregistrera sig på samma kurskod utan att vi behöver lägga in undantag?	Ja, studenten kommer att kunna registrera sig utan att ni behöver göra något.
Skulle det komma en spärr som gör att student inte kan få in Betald på mer hp än den faktiskt betalat för? (om student på något sätt får in mer än förväntat antal hp i sin programtillfällesstruktur)	Ja, vi arbetar med en omfattningsbegränsning. Beräknas att komma

Fråga	Svar
Vad är bra att tänka på inför MASTERHT24 och IKHT24?	Aktivera utbildningstillfällen och gör inställningar innan de antagna studenterna överförs från NyA till Ladok. Lathundar finns på Ladokkonsortiet.se En tid framöver kan det vara klokt att varje dag undersöka om det finns fakturor att skicka. MASTERHT24 förs över till Ladok 21 mars och personnummerbyten som görs av UHR ska vara klara senast 4 april. IKHT24 förs över till Ladok 11 april och personnummerbyten som görs av UHR ska vara klara senast 24 april.
Hur kan lärosätet hantera studenter som mitt under termin vill läsa fler kurser än programmets 30 hp?	I början av terminen kan studenten registrera sig på de antal hp som den betalda fakturan täcker När studenten mitt under terminen vill läsa fler kurser kan lärosätet: skapa en faktura utanför Ladok och den vägen få betalning öka omfattningen på programterminens faktura lägg till kurs inom programmet (i detta fall Mathematics I, 15hp) låta studenten registrera sig utan att det finns något hinder på grund av studieavgift
Finns det någon statistik för de fakturor som täcker studier VT2024?	Antal skapade fakturor var 15 000 (HT23 var det 13 000) Betalningskravet uppnåddes på 18% av dessa (HT23 uppnåddes det på 26%) Totalt inbetald studieavgift 155 miljoner (HT23 betalades 160 miljoner)
Hur ska studenten kunna se alla transaktioner som rör en faktura?	På Ladok för studenter och på betalningsbekräftelsen kommer alla transaktioner och transaktionsdatum (inbetalning, stipendium, återbetalning) samt beslut om hel inbetalning och beslut om undantag att visas.
Hur ska lärosätet kunna se innehållet i de e-postaviseringar som skickas till studenten?	Ändringslogg e-postaviserngar kommer att visa aviseringsdatum mejlinnehåll Ämnesrad till vilken e-postadress mejlet har skickats

Fråga	Svar
Historiken ser märklig ut för tillfällen som startade HT2022!	Numera går det att skapa blandad hantering (vissa terminer med tidigare hantering och andra med ny hantering) för utbildningstillfällen som tidigast startade HT2022. De ca 50 raderna i Historiken, på ett tillfälle med start HT2022 beror på migreringar som gjordes då ny studieavgiftshantering inte var färdigutvecklad och levererad ännu. Dessa rader går inte att ta bort. OBS! om en student i kullen från HT2022 ska byta till en senare kull kommer det nya programtillfällets alla fakturor att visas mycket långt ner på sidan. Glöm inte att skrolla dit!
Går det att skriva en generell anteckning på en faktura som har tidigare hantering (se bild i förra frågan)?	Nej, inte i nuläget, men idén tas med till framtida förbättringsförslag.
Hur gör vi med studenter som började studera tidigare än HT2022, men som av någon anledning inte betalat alla sina terminer (pga uppehåll till exempel)?	När en student kommer tillbaka från studieuppehåll, avbrott, avstängning, status avskiljd eller något annat som temporärt har hindrat studentens studier är det viktigt att… kontrollera hur många högskolepoäng på programmet som studenten redan har betalt och registrerat sig på. göra ett tillfällesbyte på programmet i fråga. Alternativt låta studenten vara kvar på sitt ursprungliga programtillfälle och manuellt lägga till fakturor för de studier som ska bedrivas efter programtillfällets slutdatum. justera studentens fakturor, om det programtillfälle som studenten byter till har ny studieavgiftshantering, genom att: eventuellt justera omfattning och studieavgift på fakturor som behöver täcka färre än 30 hp på grund av omregistrering. Det är kurser med förstagångsregistrering som studenten ska betala för. I ny studieavgiftshantering finns inget studieavgiftshinder vid omregistrering. inaktivera de fakturor som tidsmässigt inte är aktuella för just denna student. eventuellt lägga till fakturor manuellt om studenten behöver studera efter att tillfället tidsmässigt är passerat.
Skickar Ladok automatiskt ett aviseringsmejl till studieavgiftsskyldiga studenter som blir antagna?	Nej, en sådan automatisk mejlavisering finns inte. Men det finns andra typer av automatiska mejlaviseringar som lärosätet kan välja att använda sig av eller välja bort. Detta gör man i Studiedokumentation > Avancerat > Studieavgiftshantering > Inställningar. Ett exempel på en sådan avisering är information till studenten om att fakturan är tillgänglig på Ladok för studenter. Den aviseringen skickas samtidigt som handläggaren trycker på knappen ”Skicka faktura” eller ”Masshantera skicka faktura”. För att studenten ska kunna se menyn ”Studieavgifter” i Ladok för studenter behöver systembehörigheten ”Student-studieavgifter: Läsa information” läggas till i studentens behörighetsprofil. behöver aktivering göras av ”Menyval : Studieavgifter” i systemadministration > Konfiguration > Tjänstekonfigurationen > Ladok för studenter. För att det ska gå ut en automatisk avisering behöver aktivering göras av ”Avisering till studenter – studieavgifter” i systemadministration > Konfiguration > Tjänstekonfigurationen > Ladok för personal.
Hur påverkas uppföljning när en studieavgiftsskyldig students kurstillfälle flyttas i studieplan?	Var försiktig och flytta helst inte registrerade kurser! Den som gör flytten av kurs behöver kommunicera med den som arbetar med studieavgifter. Ett varningsmeddelande visas för den som gör flytten: ” För att studieavgiften ska hanteras korrekt behöver du kontakta den som är ansvarig för studieavgiftshantering”. Den som ansvarar för hanteringen av studieavgifter: Före registrering på kurs Om kurstillfället som flyttas har status betald/stipendium/undantag behöver informationen om status eventuellt flyttas till en annan faktura. Efter registrering på kurs påverkas underlaget till rapporter i uppföljning. Risk för dubbel ersättning Det är fakturans status som avgör vilket underlag det blir i uppföljningsrapporter. Om den registrerade kursen som flyttades hörde till en faktura med status betald eller stipendium betyder det att lärosätet fått studieavgift från studenten eller stipendiemedel för studenten. Om den registrerade kursen hamnar under en ny faktura som inte har status betald eller stipendium kommer det att utgå statlig ersättning för kursen, det vill säga lärosätet får därmed dubbelt betalt för kursen. Det viktiga är att flytta informationen om betalning/stipendium till den faktura som kursen numera hör till. Risk för ingen ersättning alls Det är fakturans status som avgör vilket underlag det blir i uppföljningsrapporter. Om den registrerade kursen som flyttades hörde till en faktura med status undantag betyder det att lärosätet förväntar sig att få statlig ersättning för kursen. Om den registrerade kursen hamnar under en ny faktura som har status ej betald, betald eller stipendium kommer det inte att utgå statlig ersättning för kursen, det vill säga lärosätet får ingen ersättning alls för kursen. Det viktiga är att flytta informationen om undantag till den faktura som kursen numera hör till.
Hur gör vi om en studieavgiftsskyldig student ska bedriva sina utbytesstudier utanför sitt program?	Numera finns uppdaterade nationella mallar för utbytesstudier Attribut som är möjliga att lägga till i lokal mall Studietakt Studieavgifter: Total avgift Studieavgifter: Första delbetalning Vilka Utbildningsmallar? 2007UATTF Individuellt tillfälle för utbytesåtagande, utresande 2007UATTFR Tillfälle för utbytesåtagande, utresande 2007UTFU Utbytestillfälle, utresande

Fråga	Svar
Hur ska vi hantera en studieavgiftsskyldig som åker på utbyte utanför sitt program? OBS – det har inte hänt men det skulle nog kunna hända.	Vi håller på att undersöka olika typer av lösningar.
Vi har en student som sökt en kurs och fått faktura, sedan har vi lagt återbud med orsak uteblev då betalning inte inkommit. Fakturan togs då bort. Sedan sökte studenten samma kurs igen och antogs på nytt. Då återskapades den ursprungliga fakturan med det gamla sista betalningsdatumet. Vi ser inte hur vi ska kunna avisera studenten på nytt, går det?	Nej, det går inte att avisera studenten igen via Ladok. Det går inte heller ut några påminnelseaviseringar när det nya sista betalningsdatumet börjar närma sig. Då en faktura automatiskt återskapas är alla värden exakt så som de var när den automatiskt togs bort vilket innebär att den troligen visas som skickad och med ett redan passerat sista betalningsdatum. Möjlig handläggningsprocess: För att handläggaren ska kunna fånga upp ett sådant här fall kommer det under hösten att skapas ett varningsmeddelande om ”Återantagning” som visas i sökvyn för fakturor. När handläggaren ser meddelandet kan sista betalningsdag på fakturan flyttas fram till lämpligt datum och studenten kan meddelas via mejl att det nu går att se det nya sista betalningsdatumet på Ladok för studenter.
Vi ser inte att de studenter som vi masshanterat återbud på dyker upp när vi söker fram under Utdata: Ny studieavgiftsbetalning. vid ej betald studieavgift, sista betalningsdag lägger vi återbud – orsak uteblev via masshanteringsfunktionen. Hur många har fått återbud på detta sätt? Vilka studenter har fått återbud på detta sätt?	I Utdata > Ny studieavgiftsbetalning går det att söka fram och se återbudsorsak för ingående kurser om den yttersta kurspaketeringen är i läge Ej påbörjad eller Pågående. Så fort återbud noteras på den yttersta kurspaketeringen kommer vyn inte att visa någon information om kurspaketeringens ingående kurser. Alla återbud visas däremot i Utdata > Deltagande kurspaketering och i Utdata > Deltagande kurs, men utsökningen visas inte med detaljer kring vem som är Avgiftsskyldig/Ej avgiftsskyldig. Återbudsorsaken ”Meddelat av studenten” och ”Uteblev utan att meddela återbud” visas inte heller. Vill man få fram endast de återbud som lagts via masshantering måste man göra en utsökning i sökvyn för fakturor och sedan exportera den till CSV innan masshantering av återbud genomförs. De återbud som inte gick igenom, kanske på grund av ett framflyttat sista betalningsdatum, får sedan rensas bort ur exceldokumentet.
När en student får återbetalt studieavgift väljer vi Välj åtgärd och Återbetalning samt lägger in återbetalt belopp, enligt er rutin. Vår fråga är ska vi också välja Ta bort Betalning? Annars står ju status Betald kvar på fakturan?	Återbetalning kan göras av olika skäl. Status Betald betyder att fakturans betalningskrav vid något tillfälle har blivit uppfyllt. Kravet kan uppfyllas via transaktioner och/eller beslut. Vad som har skett senare i tid gällande studentens studier och eventuella återbetalningar påverkar inte status Betald. Studenten ska studera under studieavgiftsperioden: Återbetalning kan ske t.ex. pga för stor inbetalning där fakturan är på 80 000 kr men studenten har betalat 85 000 kr. I detta fall kan status Betald inte tas bort i samband med noteringen om återbetalning, för så fort status Betald tas bort hindras studenten från att registrera sig på alla ingående kurser som finns inom fakturans datumspann. Studenten ska inte studera under studieavgiftsperioden: I de fall studenten inte ska kunna registrera sig på ingående kurser efter att en återbetalning har noterats måste handläggaren se till att orsaken till de uteblivna studierna noteras, t.ex som återbud/avbrott, studieuppehåll osv. Det är orsaken till återbetalningen som ska hindra studenten från att registrera sig.
Funkar ny studieavgiftshantering för studenter som läser program på olika lärosäten genom olika konsortier, dvs att de inte söker via antagning.se?	Det går att anta dem manuellt direkt i Ladok. Om utbildningstillfället är aktiverat med ny hantering och om studenten är studieavgiftsskyldig kommer det att skapas fakturor i Ladok.
Hur fungerar generell anteckning?	Generell anteckning innebär att du kan skapa en anteckning utan att göra någon ytterligare åtgärd samtidigt.
Man ser historik per faktura, går det även att se för samtliga fakturor?	Ändringslogg för samtliga fakturor ser man via Studentuppgifter > Ändringslogg studieavgifter.
Kommer det en funktion för att byta till egna referensnummer för flera studenter samtidigt?	Hittills har inget lärosäte uttryckt ett sådant behov. Om det behovet finns behöver en jira skrivas. Några lärosäten som använder Raindance har ett projekt kring integration mot Ladok och frågan kommer säkert att hanteras i och med det.
Kommer det en funktion för att söka fram borttagna fakturor?	Det är ett av de förbättringsförslag som kommit in och som finns med i listan över sådant som ska vägas mot andra viktiga förbättringsförslag.
När man flyttar en kurs som har tidigare hantring från program med ny hantering till fristående kurs blir studieavgiftsbetalningsvärdet på kursen fel.	När den studieavgiftsskyldige studentens kurs flyttas i studieplanen, framför allt om det redan finns en registrering på kursen, behöver den som flyttar kursen ha kontakt med den som ansvarar för studieavgiftshanteringen. Ett varningsmeddelande om detta kommer att skapas under hösten. Med leveransen av sprint 2.26 kommer en uppgradering så att Ladok automatiskt gör en omberäkning av den flyttade kursens studieavgiftsbetalningsvärde.
Varför skapas studieavgiftsperioder redan när utbildningstillfället går från status utkast till status påbörjad? Borde det inte vara när tillfället går till status komplett?	Studieavgiftsperioder är att likna vid en mall som ligger till grund för de fakturor som skapas om det skulle vara så att en studieavgiftsskyldig student senare i processen blir antagen till just detta tillfälle. Mallen anger bland annat vad tillfället kostar, som hämtas från Utbildningsinformation ”Studieavgifter första delbetalning”, och hur många studieavgiftsperioder som betalningen ska delas upp i. Varför skapas studieavgiftsperioder redan vid status Påbörjad? Det kan ta tid att arbeta med studieavgiftsperioderna för lärosätets alla utbildningstillfällen och därför kan mallen göras i ordning redan då tillfället är i status Påbörjad och ligga klar inför framtida antagningar till tillfället. Eftersom ”Studieavgifter första delbetalning” publiceras på Antagning.se och Universityadmissions.se redan då tillfället är i status Påbörjad är det lämpligt att det går att arbeta med studieavgiftsperioderna inför denna publicering. Notera att det, i Ladok, inte går att anta en student till ett tillfälle som ännu inte har nått status Komplett.

Fråga	Svar
Vi skulle vilja ha samma sista betalningsdag för faktura två och framåt för alla våra utbildningstillfällen på lärosätet. Hur kan vi göra det?	Konfiguration av standarddatum Varje lärosäte kan själv välja vilka fyra standarddatum som ska användas när Ladok automatiskt skapar studieavgiftsperioder till ett utbildningstillfälle. Inställningarna är förifyllda med utgångsläge i datum som passar de internationella antagningsomgångarna MASTER och IK, eftersom de flesta studieavgiftsskyldiga studenter antas i dessa antagningsomgångar. De förifyllda datumen kan ändras. Ändringen påverkar alla utbildningstillfällen som skapas efter denna ändring. Masshantera ändra sista betalningsdag Det går att ändra sista betalningsdag för ett utbildningstillfälles alla studieavgiftsperioder antingen per utbildningstillfälle eller som masshantering. Ändringen kommer att påverka alla ej skickade fakturor men även skickade fakturor om det nya datumet är senare än den skickade fakturans sista betalningsdag.
Vad händer efter 1 juni för studenter som ej betalt fakturan? Syns den som inaktiv för studenten?	En faktura där sista betalningsdag har passerat blir inte per automatik inaktiv, dvs. dold för studenten. Om återbud läggs tas alla fakturor automatiskt bort* och varken handläggaren eller studenten ser dem längre. Återbud kan tidigast göras tre dagar efter sista betalningsdag via masshanteringen. *se fråga nedan för mer detaljerat svar om manuellt och automatiskt borttag av faktura vid återbud.
Vi har gjort ett massåterbud. Vilka fakturor får varningsmeddelandet ”Återbud/tidigt avbrott finns”? Behöver vi manuellt inaktivera dessa fakturor som blir kvar?	Vilka fakturor får varningsmeddelandet ”Återbud/tidigt avbrott finns”? Om ett återbud läggs och det inte finns någon transaktion eller något beslut på #1 fakturan kommer utbildningstillfällets alla fakturor att automatiskt tas bort. Detta sker oavsett om återbudet har lagts in via NyA av studenten själv, via Ladok av studenten eller av en utbildningsadministratör eller via Ladok av en studieavgiftshandläggare som använder masshanteringsfunktionen. Om det finns en transaktion eller beslut på #1 fakturan kommer den inte automatiskt att tas bort när återbud läggs för studentens utbildning. Meddelandet ”Återbud/tidigt avbrott finns” visas i studieavgiftshandläggarens vy för att hjälpa handläggaren att fånga upp dessa ärenden. T.ex kan: Stipendium ges till någon annan student Återbetalning göras Behöver vi manuellt inaktivera dessa fakturor som blir kvar? Det finns två val, ta bort faktura eller inaktivera faktura. Ta bort faktura Handläggaren och studenten ser inte längre fakturan. Alla transaktioner eller beslut måste rensas från faktura #1. Om lärosätet vill ha en notering om att pengar återbetalats måste detta skrivas som en anteckning i historiken eller som en anteckning när transaktion eller beslut tas bort. När fakturan är tom kan den manuellt tas bort av handläggaren. Händelseloggen kopplad till studentens fakturor kan nu endast ses genom att gå in på student > studentuppgifter > ändringslogg studieavgifter. Inaktivera faktura Studenten ser inte längre fakturan men handläggaren vill ha kvar fakturavyn med Historiken lätt åtkomlig.
Kan vi skapa egna stipendietyper i graunddata?	Ja, det går att skapa egna lärosätesspecifika stipendietyper i grunddata. Lärosätet kan dessutom välja att dölja de två nationella stipendietyperna om behov finns för egna mer precisa benämningar, t.ex. UHR 100% och UHR 50 % osv. Se mer om hur man gör inställningar i grunddata genom att gå till Ladok – Vägledning > Ny studieavgiftshantering > Inställningar i grunddata.

Fråga	Svar
Vi har på en faktura lyckats lägga både beslut om hel inbetalning och uppgift om inbetalning med specifik summa. Vad händer då?	Det enda som händer är att en handläggare skulle kunna tolka fakturavyn som att både hel inbetalning och inbetalning med specifik summa har inkommit. I själva verket har endast en inbetalning kommit till lärosätet men den har noterats i Ladok på två olika sätt av två olika handläggare. Numera finns det ett hinder som gör att handläggaren inte kan lägga till en inbetalning eller ett stipendium om det redan finns beslut om hel inbetalning. På så sätt förhindras dubbelnotering av betalningen. Om det är så att studenten först betalar och sedan får ett stipendium kan handläggaren: ta bort beslut om hel inbetalning eller ta bort notering om inbetalningen notera återbetalt belopp om lärosätet väljer att göra en återbetalning notera stipendium
Hur blir det för redan antagna programstudenter när vi nu aktiverar ny hantering på allt kursutbud för höstterminen 2023?	Den fråga man först måste ställa sig är om utbildningstillfället/kurstillfället är ytterst eller inte Utbildningstillfället ligger som yttersta paketering (dvs. fristående kurs) för studenten Tillfället har tidigare hantering = inga fakturor skapas Tillfället har ny hantering = Alla studenter som är studieavgiftsskyldiga och antas till utbildningstillfället får en faktura Utbildningstillfället ligger inte som yttersta paketering Tillfället ligger inom ett program med tidigare hantering = ingen faktura skapas Tillfället ligger inom ett program med ny hantering = studenten behöver betala fakturan för programmets termin. Om den fakturan betalas kommer alla kurser som startar inom terminen och som ryms inom fakturans omfattning (hp) att betraktas som betalda.

Supportstugor

2024-03-18

2024-03-04

2023-12-04

2023-10-23

2023-08-28

2023-06-19

2023-06-07

2023-05-29

2023-05-15

2023-05-08

2023-04-24

2023-04-17

2023-04-03

2023-03-27

2023-03-20

2023-03-13

2023-03-06

2023-02-27

2023-02-20

Supportstuga 2023-02-12

2023-02-01

Fråga	Svar
Vi har under fliken inställningar valt att aktivera ”Betalningsbekräftelse till student”. Går det då automatiskt ut ett mejl till studenten med bekräftelse om gjord betalning?	Nej. Inställningen vid ”Betalningsbekräftesle till student” styr om studenten ska ha möjlighet att se och ladda ner en betalningsbekräftelse i PDF på Ladok för studenter En mejlavisering till studenten då studieavgiften är uppnådd finns inte att välja i dagsläget, men är under utveckling.

Fråga	Svar
Har Migrationsverket fått information om nya studieavgiftshanteringen? Eftersom vi bara har aktiverat ett fåtal program så kan betalningsmärkningen se olika ut för olika studenter/olika program och vi känner oss inte säkra på att Migrationsverket är medvetna om detta.	MiV har fått veta att den nya studieavgiftshanteringen innebär att markeringen enbart ligger på program och inte på ingående kurser. Det passar dem bra. De har också fått information om att den tidigare hanteringen kommer att finnas kvar under en lång period enligt nedan: Den ”gamla” hanteringen av studieavgiftsbetalning kommer att finnas kvar parallellt under minst två år, p.g.a. olika rutiner vid lärosätena. För den ”gamla” hanteringen kommer betalningen fortsatt ligga på kurserna, och ev. återbud kommer i de fallen också att finnas på kurserna. För den nya hanteringen får ni betalningen enbart på programmet och ev. återbud på program leder också till återbud på underliggande kurser. Såvitt vi kan se, får ni då både återbud på programmet och på underliggande kurser. Har ni bara fått uppgift om betalt program (i enlighet med den nya hanteringen), kan ni bortse från återbuden på kurserna. (Om personen också ha betalat för en kurs utanför programmet, och inte lämnar återbud på den, så fortsätter den betalningen att gälla.)
En student som har lämnat återbud borde väl få sina fakturor automatiskt borttagna av systemet? Nu har vi hittat en student där detta inte har skett automatiskt.	Om det finns en transaktion eller ett beslut på en faktura tas fakturan inte automatiskt bort vid ett återbud utan måste hanteras manuellt. I detta fall fanns det en uppgift om stipendium på programmets första faktura. Gör så här: Ta bort stipendiet, undantaget eller transaktionen som finns på fakturan Välj sedan åtgärd Ta bort faktura. För att ha möjlighet att fånga upp denna typ av händelse behöver man med jämna mellanrum: söka fram skickade/aktuella fakturor scrolla igenom kolumnen Mer information reagera på och åtgärda meddelanden som ges där (i detta fall visas meddelandet ”Återbud/tidigt avbrott finns”) För mer information se sida 2 i Lathunden Studieavgifter: Skicka faktura
Behöver tillfälleskod läggas till som attribut i utbildningsmallen för individuellt kurstillfälle?	Nej, tillfälleskod är inte nödvändig att lägga till som attribut i den lokala utbildningsmallen för individuellt kurstillfälle för att ny studieavgiftshantering ska fungera. För mer information om uppdatering av lokal utbildningsmall se Ladok – Vägledning > Ny studieavgiftshantering > Uppdatera utbildningsmall för individuella kurstillfällen
Är det möjligt att få information om studentens ”Spärr på kurspaketeringstillfälle” när man söker fram fakturor?	Ja, från och med onsdag 10 maj finns ett varningsmeddelande ”Spärr finns på tillfällesstruktur” som gör att studieavgiftshandläggaren inte kan skicka nästa faktura på programmet till studenten förrän spärren tas bort. Om studenten istället ska läsa andra kurser utanför programmets struktur måste dessa läggas som fristående kurs eller som individuellt kurstillfälle. Kontrollera i så fall att dessa kurser verkligen är aktiverade med ny hantering innan studenten antas till dessa kurser, annars skapar Ladok ingen faktura för kurserna och lärosätet måste ordna med faktura via annat system.

Kommer det att komma några möjligheter att göra lokala anpassningar av ”fakturan”? T.ex. tydligare placering av referensnummer?	Just nu är inga lokala anpassningar eller ändringar inplanerade. Framtiden får utvisa om behovet kvarstår.
På ”fakturan” skrivs utbildningens benämning ut men benämning på ev. inriktning verkar inte komma med. Jag tycker det vore bra om även inriktningen skrevs ut så det blir tydligt vilken utbildning det gäller.	Vi tar med oss frågan och utreder om önskemålet går att tillgodose
När studenterna får mailet med ”Avisering av första faktura” så funderar vi om de kommer att förstå att de ska klicka på nedersta alternativet vid inloggningen. Går det att förtydliga i mailet vilken de ska klicka på?	Ja, vi förtydligar texten i mejlet till studenten så att det finns på plats i produktion innan 30 mars
När kommer urvalet för MasterHT23 till Ladok?	MASTERHT23 = 30 mars IKHT23 = 5 april VIFYHT23 = 21 april ST2023 = 25 april HT2023 = 26 juli
Vi har för avsikt att ha ett tidigare datum för sista betaldag för första betalning: ändras datum för sista betaldag i mejlet utifrån vad vi har lagt in för datum som sista betaldag i Ladok?	Det som visas som sista betalningsdag i studentens avisering är: det datum som är noterat under fliken ”Aktivering av utbildningstillfällen” om fakturan skickas minst 10 dagar före sista betalningsdag datum 10 dagar efter datum för skickad faktura om åtgärden skicka faktura sker 9 dagar före uppgett datum i fliken ”Aktivering av utbildningstillfällen” eller efter detta datum (vanligt vid reservantagning).
Jag flyttar in en betalda fristående kurs så den ligger inom kurspaketeringen (som inte är betald). Kursen förvandlas till obetald. Går inte att registrera på kursen pga. obetald faktura. Flyttar ut kursen till fristående igen och betalningen kommer tillbaka. Går att registrera.	Kursen ”förvandlas” inte till obetald. När kursen flyttas så flyttas den till en annan faktura. En faktura är alltid bärare av betalningsinformationen och fungerar som en tom behållare. Kursen flyttas därmed från en betald faktura till en obetald faktura, men notera att informationen om betalningen inte försvinner. Handläggning En administratör (som flyttar kursen) och en studieavgiftshandläggare (som hanterar fakturorna) måste kommunicera. Båda två får varningar, se nedan: Information om betalning för den kurs som tidigare var fristående finns kvar, men studieavgiftshandläggaren behöver agera, se förslag nedan: Handläggaren behöver ta reda på om studenten ska läsa 45 hp första terminen (fristående kursen 15 hp + programmet 30 hp). Om det är fallet måste betalning och registrering på kursen ske innan den flyttas in i programmet. Även betalning och registrering på programterminens kurser om 30 hp behöver göras innan fristående kursen flyttas in i programmet annars slår omfattningsbegränsningen till. Om endast 30 hp ska läsas måste betalningen för den inflyttade kursen manuellt noteras på programfakturan med hänvisning till det fakturanummer som pengarna inkom via. Dessutom måste resten av fakturasumman för programmets termin betalas och några av de ingående kurserna i programmet läggas återbud på så att totalen blir 30 hp
Jag flyttar ut en av de betalda kurserna i ett program så den ligger som fristående. Kursen förvandlas till obetald. Går inte att registrera pga. obetald faktura. Flyttar in kursen inom kurspaketeringen igen och betalningen kommer tillbaka. Går att registrera.	Fakturan, som är bärare av betalningsinformationen, fungerar som en tom behållare för vanligtvis 30 hp. Vilka kurser som helst om totalt 30 hp som placeras inom den programterminen räknas som betalda så länge som de ligger kvar inom programterminen. Administratör på programmet och studieavgiftshandläggare måste kommunicera i ett sådant här fall. Tyvärr finns det ingen varning för studieavgiftshandläggaren i dagsläget. Det kan hända att denna funktion kommer så småningom.
Kommer det att finnas möjlighet att endast lägga undantag på fakturans studieavgiftsperiod och inte på hela utbildningen som nu?	Ja, inom kort lanseras två varianter av funktionen för undantag Undantag på faktura och Undantag på utbildning Hur SUHF:s rekommendationer ska tolkas avgörs på det egna lärosätet.

Fråga	Svar
Vi tänker att vi ska lägga meddelande i NyA gällande att studenterna kommer att få en mejlavisering, och då behöver vi veta vilken adress som mejlaviseringen kommer ifrån.	no-reply@ladok.se
Kan ni förtydliga vad som händer när man aktiverar program men väljer att inte skicka några fakturor. 1) När och hur aktiveras studentingången? När/hur ser avgiftsskyldig student informationen i studentgränssnittet, loggar de in med unversityadmissions eller behöver de skapa konto? 2) Vad kan studenten se i Ladok?	Svar fråga 1 Studenten loggar in med uppgifterna från universityadmissions.se/antagning.se inget konto behövs för dessa studenter, men dock för studenter som direktantas via Ladok. Information om studieavgifter öppnas i Ladok för studenter när antagna studenter överförs till Ladok om… Menyval: Studieavgifter är aktiverat i tjänstekonfigurationen för Ladok för studenter Systemaktiviteten (Student-Studieavgifter: Läsa information) är tillagd i behörighetsprofilen för studenter Svar fråga 2 Inte se information som har med studieavgifter att göra: Aktivera inte tjänstekonfiguration Menyval: Studieavgifter Tilldela inte studenten systemaktiviteten (Student-Studieavgifter: Läsa information) Se information som har med studieavgifter att göra: Aktivera tjänstekonfiguration Menyval: Studieavgifter Tilldela studenten systemaktiviteten (Student-Studieavgifter: Läsa information) Det tillfälle som studenten är antagen till visas om det är aktiverat med ny hantering Handläggarens vy kontra visning i studentens vy Faktura som inte skickas i handläggarens vy syns som ”Not available” i studentens vy tills handläggaren noterar betalning på fakturan, då visas den som ”Paid” eller ”Scholarship”. Not available Reference number och Sent finns det ingen information om. Knappen ”Payment details” går inte att använda och därmed kan studenten inte ladda ner pdf-version av fakturan. Paid eller Scholarship Studenten har betalat på annat sätt än via Ladoks fakturor, eller fått stipendium som handläggaren har noterat i Ladok för personal. Knappen ”Confirmation of payment” visas (om lärosätet har valt att i inställningar aktivera Betalningsbekräftelse). Inaktiverad faktura = dold för student Om studenten inte ska se någon information alls om sina fakturor eller betalningar måste en handläggare i Ladok för personal inaktivera de fakturor som ska döljas för studenten (tidskrävande och inte att rekommendera för alla studenter på ett program) Exempel: fakturan för studieavgiftsperioden 2023-01-16 till 2023-06-04 inaktiveras av handläggare och därmed döljs den helt i Ladok för studenter.
Är det möjligt att få information om ”Spärr på tillfällesstruktur” i listan i Studiedokumentation -> Avancerat -> Studieavgiftshantering? Spärren kan sättas på studentens program i studiedeltagande, och i de fallen vill man inte skicka ut en faktura.	Arbete med information om spärr pågår
När det gäller ”gamla” studenter, kan bekräftelse på betalning skickas ut till dessa via ladok eller behöver det fortfarande ske utanför systemet? Kan de se bekräftelse på studentsidan?	Studenter på utbildningstillfällen med tidigare hantering (dvs. ny hantering är inte aktiverad) ser inget om sin utbildning och de fakturor som hör till den under menyvalet ”Studieavgifter” i Ladok för studenter.
Måste man skapa faktura för att kunna sätta Betald? (Vi vill nog helst inte att SI-stipendiaterna ska få någon fakura)	Ladok skapar automatiskt fakturor om ny hantering är aktiverad för utbildningstillfället. Om handläggaren noterar ett SI-stipendium för en student som täcker hela fakturans studieavgift finns det inget kvar för studenten själv att betala och därmed kommer det inte att skickas någon avisering om att studenten ska gå in på Ladok för studenter och betala för sina studier. Om studenten ändå går in i Ladok för studenter för att se information kommer fakturan att vara markerad med status ”Scholarship”. I de fall lärosätet inte vill att studenten ska se denna information måste den fakturan som täcks av 100% stipendium även inaktiveras, då ser studenten ingen information alls om just den fakturan.
När kommer funktionaliteten för Omfattningsbegränsning?	Onsdag 29 mars

Fråga	Svar
I dokumentkonfigurationen kan man bara välja en logotyp. Kommer det att komma så man kan välja både svensk och engelsk (som det är i de andra dokumentkonfigurationerna)?	Detta kommer under våren.
Vid vilken tidpunkt skickas uppgifter om studentens betalning till Migrationsverket? Är det när fakturan är markerad som betald i Ladok eller är det när betalning läggs in på kurserna?	I ny studieavgiftshantering skapas fakturor för den yttersta kurspaketeringen (dvs. Program). Migrationsverket får uppgifter från Ladok så fort fakturan är reglerad via betalning eller stipendium eller undantag. I ny studieavgiftshantering finns ingen manuell hantering av kurser inom ett program. Registreringsspärren som har med studieavgiften att göra lyfts automatiskt så fort fakturan är reglerad för de kurser som har startdatum inom fakturans studieavgiftsperiod. Om student efter reglerad faktura kan registrera sig eller ej beror på om det finns andra registreringshinder och om lärosätet har öppnat för registrering.
Student kan ju få in antagning till program i Ladok (utan att bli antagen till några kurser). När studenten betalar fakturan för sitt ”tomma” program – går det information om betalningen till Migrationsverket då eller väntar Ladok på kursantagningarna innan informationen går iväg?	Migrationsverket får uppgifter från Ladok så fort fakturan är reglerad via betalning eller stipendium eller undantag, även om programmet inte innehåller några ingående kurser och är ”tomt”.
om vi kommer på att vi vill ändra inställningarna för mailavisering (dvs klicka i eller ur någon plopp eller ändra antal dagar någonstans) – var slår den nya inställningen igenom? Påverkar det… 1) alla ”aktiva” fakturor 2) bara fakturor som skapas efter ändringen 3) bara utbildningstillfällen som aktiveras efter ändringen? 4) eller…?	Alternativ 4 är rätt svar. I samma stund som ändring av avisering görs gäller ändringen både för aktiva och inaktiva fakturor. Ändringen gäller bara fakturor med studieavgiftsperiod som inte är passerad. När det gäller inaktiva fakturor: Visserligen skickas inte aviseringar till inaktiva fakturor, men om en faktura återaktiveras kommer den ändring som gjordes i ”Inställningar” att gälla även för en sådan återaktiverad faktura. Däremot kan det för en viss faktura bara gå ut en avisering av varje typ, t.ex. kommer ”Påminnelse före sista betalningsdag” bara skickas en gång och då med de inställningar som gällde när den aviseringen skickades ut.
Om önskemål finns att använda andra ref nr på fakturan än de som genereras i Ladok, hur får vi in dem på resp faktura?	Idag kan en handläggare bara ändra manuellt per faktura. Om behov finns så får vi titta på en smidigare lösning för detta.
Vi testade att göra ett tillfällesbyte på program, både efter uppehåll och efter att kommit tillbaka från avbrott. Funkar bra och ett ”block” till med studieavgifter för det nya programtillfället kommer upp både för personal och student. Vore det inte bra om det senaste kommer överst? Eftersom det är mest aktuellt och det därmed är de fakturorna som studenten inte får missa och handläggaren ska lägga betalningsnoteringar på.	Ordningen som detta visas är kronologisk med tidigare längst upp och nyare längre ner. Detta kommer att gälla framöver, men vi har noterat ert förslag och tar med oss det i framtida utvecklingsarbete.
Innehåller IO/BI objekt information om nya studieavgiftsbetalningen?
Kan ni ta det igen, vilka deadline som gäller för kommande fakturor, dvs faktura 2,3, osv	10 januari inför studier en vårtermin 10 augusti inför studier en hösttermin
Hur ser man att en faktura är inaktiverad?	I vyn för studieavgiftshantering per student blir en faktura grå när den inaktiveras I studieavgiftshantering – hantera flera (dvs. sökvyn för fakturor) kan sökparametern ”Inaktiva fakturor” användas
Vilken sorts support kan man få efter att systemstödet gått live?	Supportstugor är planerade för tre måndagar framöver kl.13-14: 20 mars, 27 mars, 3 april. Efter påsk blir det troligen fler supportstugor.
Vad händer om en student antas manuellt av institutionen, skapas en faktura då?	Ja, det skapas faktura/fakturor om: det är den yttersta kurspaketeringen kurspaketeringen är studieavgiftsbelagd lärosätet har aktiverat ny hantering innan studenten antas det är 2007 års studieordning studenten vid kurspaketeringens startdatum är studieavgiftsskyldig
Hur gör man vid manuell antagning i Ladok till vissa program om man INTE vill att fakturor ska skapas till just dessa?	Om utbildningstillfället är ytterst och ny hantering är inaktiverat då antagningen sker kommer Ladok inte att skapa faktura/fakturor

Fråga	Svar
Finns det några planer för att utveckla utdatan av studieavgifter och i så fall vad? Vi vill gärna kunna använda den för att göra utfördelning av studieavgifter på ett smidigt sätt	Arbete med utdata pågår.
Kommer det att synas skäl till återbudet i Ladok? Dvs ”ej betalat” eller liknande.	Skälet vid masshantering av återbud blir ”Uteblev”
Om det bara står ”återbud” i NyA så får inte sökande korrekt info om varför de är strukna. Handläggare på Contact Center eller u/h ser i så fall inte heller det riktiga skälet till strykningen.	Om återbud läggs genom masshantering i Ladok har studenten fått mejl om att de ska logga in i Ladok för studenter. I det mejlet har studenten fått information om hur de kan betala sin studieavgift så att de inte förlorar sin plats på utbildningen, och de har troligen även fått ett påminnelsemejl om att de fortfarande inte har betalat sin studieavgift. För studenten är det då naturligt att ta kontakt med lärosätet vid eventuella frågor.
Hur ser vi vilka mejl som skickats ut (till studenterna) med Avisering av första faktura/följande faktura, Påminnelse före sista betalningsdag samt Påminnelse efter sista betalningsdag med ny sista betalningsdag före avstängning? Och hur ser vi när mejlen skickats ut?	I historikloggen visas: vilken avisering som har skickats vid vilken tidpunkt handläggaren har valt att skicka aviseringen till vilken e-postadress aviseringen har skickats
Och gällande mejlet om ”Påminnelse med ny sista betalningsdag före avstängning” – skickas det till studenter som aldrig påbörjat utbildning vid lärosätet? Är det i så fall rätt att kalla det avstängning (om de aldrig påbörjat)?	Denna avisering går endast ut till studenter som har påbörjat sin utbildning, dvs. om skickad faktura inte är helt betald och om den skickade fakturan är faktura #2 eller framåt.
Vem står som avsändare i aviseringarna? Kan det anpassas och i så fall hur?	Exempel på avisering till student: https://ladok.se/utbildning/utbildningsmaterial/hantera-studier/studieavgifter/studieavgift-mejlavisering-till-student Både i ämnesraden och i mejltexten framgår lärosätets namn I dagsläget kan aviseringarna inte anpassas.
Finns det möjlighet till utskick av fakturor genom oberoende mailserver (Outlook) istället för att studenter får det från no-reply@ladok.se Studenter använder sig flitigt av reply funktionen, även längre in i sina studier. Vi bifogar info och dokument nu.	Nej, vi har inte några sådana planer.
Hur lätt är det att lägga upp och ta bort information på studentsidan i länkar etc.?	Information kan läggas upp i Ladok för studenter via ”Lokala texter”. Prata med lokal kontaktperson på ditt lärosäte om detta. (Det är inte särskilt svårt.)
I Ladok för studenter: Hur funkar det för student som antagits med villkor till flera lärosäten? Kan hen då den loggar in i Ladok student växla mellan lärosäten i högermenyn?	Ja, studenten kan växla mellan lärosäten i menyn.
Hur ser det ut för en sådan student, är det ändå tydligt vilket lärosätes sida den är inne på då hen tittar på fakturor och information? Vore intressant att se hur det ser ut/veta hur det funkar.	I Ladok för studenter finns alltid lärosätets logotyp längst upp. Dessutom finns lärosätets uppgifter på fakturan och betalningsbekräftelsen.
Fakturanummer: Varför förekommer olika begrepp i Ladok student? I själva fakturan står Reference no., men i översikten/vyn där studenten ser samtliga fakturor står Invoice no. Bör det inte vara samma benämning på dessa? Viktigt (vid t ex återbetalning) att fakturanummer inte dyker upp igen, utan är unika. Fundering kring varför de är så korta? Är dessa bara exempel, kommer de vara längre/annorlunda i produktion?	Vi kommer att rätta till reference number. Varje fakturanummer är unikt och det är därför de första som skapas har 4 siffror. Om 20 år kommer numren att vara längre. Vi har medvetet valt att inte börja löpnummerserien på för långa nummer då det i framtiden skulle kunna bli väldigt långa nummer.
Finns det planer på att lärosätet ska kunna ändra hur referensen ser ut på fakturorna tex att vi vill att referensen ska börja med HS och sedan ett löpnummer?	Idag kan ni bara ändra manuellt per faktura. Om behov finns så får vi titta på en smidigare lösning för detta.
Återbetalning: Varför ändras inte status på fakturan till återbetald? (Inte heller i lista/vid utsökning) Ser studenten något om återbetalning? Kommer status att ändras?	Studenten ser inget om återbetalning i Ladok för studenter. Det beslutet måste lärosätet hantera utanför Ladok i dagsläget. Återbetalning kan göras av olika skäl och lärosätet vill ibland att studenten ska kunna registrera sig på kurser trots att återbetalning har gjorts (t.ex. pga för stor inbetalning). I de fall studenten INTE ska kunna registrera sig vid en återbetalning måste handläggaren se till att det finns ett avbrott, studieuppehåll osv, som visas i Ladok för studenter.
Uppföljning gällande återbetalning, det går alltså inte söka ut alla som fått en återbetalning? Det går ju idag och används frekvent	Vi jobbar med frågan om återbetalning och uppföljning, är ju viktigt att det blir korrekt där.
Går det att få med anteckning/notering i exporterad csv-fil? Går det att få med organisation som kolumn i översikten av studieavgiftsskyldiga studenter?	Nej, inte i dagsläget. Beskriv gärna behovet Nej, inte i dagsläget. Beskriv gärna behovet
Skulle det komma en spärr som gör att student inte kan få in Betald på mer hp än den faktiskt betalat för? (om student på något sätt får in mer än förväntat antal hp i sin programtillfällesstruktur)	Ja, arbete med omfattningsbegränsning pågår och kommer inom kort.
Är det möjligt att begränsa så att fliken ”Studieavgifter” bara visas för berörda/”dessa” studenter? I Ladok vägledning står att: *”Systemaktivitet för studentbehörighetsprofil* För att studenterna ska kunna se informationen i fliken för studieavgifter behöver systemaktiviteten Student-studieavgifter: Läsa information läggas till i behörighetsprofilen för dessa studenter.” https://confluence.its.umu.se/confluence/pages/viewpage.action?pageId=549454465 Vi har en behörighetsprofil som är samma för alla studenter.	Nej, begränsning är inte gjord. Vi visar all information för alla studenter, men de som inte är betalningsskyldiga kommer inte att se några fakturor
Om man väljer åtgärden Hel inbetalning så blir det så här i loggen: (Inbetald summa 0) Varför står det 0 på inbetald summa? Borde vara 67 000 kr eftersom hela är inbetald?	Åtgärden Hel inbetalning är ett beslut som lärosätet fattar om att fakturan är betald. Exakt uppgift om hur mycket som är betalt finns inte i Ladok utan bara i Ekonomisystemet. Exempel: Studieavgiften är 67 000. Studenten har betalat in 66 600 och lärosätet anser att det är okej med en differans på +-500 för att hela studieavgiften ska anses vara betald. Lärosätet väljer då att notera beslut om hel inbetalning. Hinder mot registrering på grund av obetald studieavgift tas därmed bort för studieavgiftsperioden.
Om man däremot väjer åtgärden Inbetalning och skriver in ett belopp så blir det så här i loggen: (Inbetald summa 67 000) Termerna ”summa” och ”belopp” är för mig synonymer… Inbetald summa = totalt inbetalt på denna faktura (summering av ev. delbetalningar) Inbetalt belopp = det som betalats in i aktuell post	Åtgärden Inbetalning gör det möjligt för handläggaren att i Ladok notera de exakta belopp som studenten betalar in. Flera inbetalningar kan göras för att täcka studieavgiften för en och samma faktura (30 000 dag 1; 30 000 dag 2; 7 000 dag 3). Varje inbetalning visas i loggen som en egen händelse. Dag 1 är Inbetalt belopp 30 000 och Inbetald summa 30 000. Dag 2 är Inbetalt belopp 30 000 och Inbetald summa 60 000. Dag 3 är Inbetalt belopp 7 000 och inbetald summa 67 000 Hinder mot registrering på grund av obetald studieavgift tas inte bort förrän inbetald summa har uppgått till minst 67 000.
När man har en faktura och loggar in i Ladok för studenter så ser det ut så här: (Check your tuition fee) När fakturan är betald så försvinner den länken så de handlar ju bara om fakturan. Borde det stå något om ”invoice” istället? Det är nog det studenterna letar efter….	Rubriken ”Check your tuition fee” är avsiktligt generell eftersom vissa lärosäten kanske väljer att inte kalla fakturan för ”invoice”
Gäller förfallodatum 1 juni och 1 dec för alla studenter som antas till studier (nya och befintliga)?	För nybörjare: 1 juni och 1 december, om studentens antagning kommer till Ladok minst 10 dagar före dessa datum (t.ex. via antagningsomgång MASTERHT/VT eller IKHT/VT eller ST). Om studentens antagning kommer till Ladok 9 dagar före dessa datum eller efter dessa datum (t.ex. vid reservantagning eller via antagningsomgång HT eller VT eller någon lokal omgång) blir sista betalningsdag 10 dagar från datum för skickad faktura. För ”fortsättare”: Sista betalningsdag blir 10 augusti eller 10 januari om lärosätet skickar ut dessa fakturor minst 10 dagar före dessa datum, annars blir det 10 dagar från datum för skickad faktura Exempel: Antagningsomgången är ST2023 och har urval 24 april 2023. Utbildningstillfällets studieavgiftsperiod #1 startar 10 juli 2023, varken under HT eller VT och sista betalningsdag kommer då att räknas fram utifrån höstterminen. Man får då 1 juni 2023 som sista betalningsdag i ’Aktivering av utbildningstillfällen’. Antagningsomgången är HT2023 och urval 2 sker 25 juli 2023. Utbildningstillfällets studieavgiftsperiod #1 startar 28 augusti 2023, dvs. inom HT och sista betalningsdag kommer då att räknas fram utifrån höstterminen. Man får då 1 juni 2023 som sista betalningsdag i ’Aktivering av utbildningstillfällen’. Eftersom 1 juni 2023 har passerat när antagningarna överförs till Ladok blir sista betalningsdag för den enskilda studentens faktura 10 dagar framåt i tiden från datum för skickad faktura. Om fakturan skickas till student 27 juli kommer sista betalningsdag bli 6 augusti 2023 på studentens faktura.
Är det samma förfallodatum för studenter som antagits till fristående kurser som för programstudenter?	Ja
Om en student har antagits till fristående kurser som söktes fel och borde egentligen ha sökts inom programmet, hur gör man om fakturan så att studenten istället för att få t.ex. 3 kursfakturor, får 1 programfaktura? Det händer då och då med våra befintliga studenter att de söker kurserna de ska gå fel.	Om studenten är antagen till ett program så finns fakturor skapade för alla terminer för det programmet. Skulle ingående kurser sökas som fristående så skapas fakturor för fristående kurs. Då kan kurserna flyttas in i programmets struktur av en administratör på lärosätet. I samband med att de fristående kurserna flyttas in i plan tas de tillhörande fakturorna automatiskt bort eftersom kursen inte längre är ytterst.
När är det lämpligt att ta bort faktura och när är det lämpligt att inaktivera en faktura?	Ta bort faktura: behöver användas ytterst sällan innebär att fakturan är borta och den kan inte återskapas på annat sätt än att en ny antagning till senare del görs innebär att studenten KAN registrera sig på utbildning utan att behöva betala under fakturans studieavgiftsperiod fakturan syns inte längre för studenten i Ladok för studenter Den nya hanteringen tar oftast automatiskt bort de fakturor som inte längre är relevanta. Manuell åtgärd ”Ta bort faktura” behöver användas ytterst sällan och bara då en transaktion finns på fakturan och där studentens antagning eller studenten själv inte längre är aktiv t.ex. återbud på utbildning. Transaktionen behöver tas bort innan åtgärden ”Ta bort faktura” kan väljas. Inaktivera faktura: innebär att fakturan inte per default kommer med vid en utsökning. Handläggaren har nytta av detta eftersom risken försvinner att fakturor som inte borde skickas slinker med vid massutskick. innebär att studenten INTE kan registrera sig på utbildning under fakturans studieavgiftsperiod fakturan syns inte längre för studenten i Ladok för studenter. ”Inaktivera faktura” behöver användas då det är osäkert när/om studenten kommer att bli aktiv igen, t.ex. vid avbrott och studieuppehåll. Dessutom behöver ”inaktivera faktura” användas vid ett tillfällesbyte så att studieavgiftsperioder/fakturor inte ligger dubbelt på det gamla och det nya tillfället.
Vad visas i Ladok för studenter när faktura tas bort eller när den inaktiveras?	Fakturan visas inte i Ladok för studenter när handläggaren i sin vy har valt att ta bort fakturan eller har valt att inaktivera fakturan

Fråga	Svar
Stämmer det att det är endast möjligt att lägga in en anteckning under åtgärd och att det sedan visar sig under Historik?	Nej, det finns nu också möjlighet att lägga in en generell anteckning
Finns det nån annan möjlighet till att skriva anteckningar?	Det finns nu möjlighet att lägga in en generell anteckning
Hur många tecken kan man skriva i en anteckning?	1000 tecken
På vårt lärosäte får programstudent göra tidigt avbrott på en ingående kurs och byta till en annan ingående kurs. Men om bytet sker så sent att det blir tal om avbrott måste studenten betala både för kurs med avbrott och den kurs som studenten byter till.	Byte av ingående kurs kommer att kunna hanteras med hjälp av det takvärde för registrering som nu utvecklas för att förhindra att en student betalar för en viss studieavgiftsperiod och i den perioden registrerar sig på fler hp än vad perioden omfattar. Till takvärdet räknas kurs med avbrott, men inte kurs med tidigt avbrott/återbud/omregistrering.
Hur aktiverar man ny hantering på en utbildning med omfattning 30 hp som går på 50% över två terminer?	Om utbildningstillfället är 30 högskolepoäng (hp) eller mindre måste ”studieavgifter första delbetalning” ha samma belopp som ”studieavgifter total avgift” oavsett utbildningstillfällets takt. Om utbildningstillfället överstiger 30 hp och lärosätet väljer att ta betalt genom flera delbetalningar, ska ”studieavgifter första delbetalning” ha ett belopp som minst omfattar utbildningstillfällets första 30 hp. ”Studieavgifter första delbetalning” ska ha samma pris per hp som ”studieavgifter total avgift”. Se två exempel nedan: Exempel 1 Magister i språkvetenskap, 60 hp, 50%, 87 000 kr Om studieavgiften är angiven enligt ovan beskrivning kommer det i ”Aktivering av utbildningstillfällen” att skapas tre studieavgiftsperioder. Den första kommer att omfatta 30 hp och kosta 43 500 kr. De två efterföljande kommer att omfatta det antal hp per termin som takten anger och kosta 21 750 kr vardera. Exempel 2 Masterprogram i artificiell intelligens, 120 hp, 100%, 280 000 kr Om studieavgiften är angiven enligt ovan beskrivning kommer det i ”Aktivering av utbildningstillfällen” att skapas fyra studieavgiftsperioder. Alla perioder kommer att omfatta 30 hp och kosta 70 000 kr.
Finns det nån funktion för att skicka notifikationer till studenter när det skett nån uppdatering av deras fakturor eller studentsida?	I dagsläget nej, däremot ser studenten ev ändringar på sin faktura i Ladok för studenter.
Läggs avstängning in automatiskt när en student inte betalar innan förfallodatum i Ladok?	Nej, det är ett beslut om avstängning är ett beslut som fattas utanför Ladok.
Går det att ta fram en lista (statistik) som inkluderar studenter som antagits, betalat sin studieavgift och registrerat sig i det nya systemstödet? Vilka funktioner finns det att ta fram statistik? Är det också möjligt att ta fram en lista som inkluderar förutbildningsland i det nya systemstödet?	Vi arbetar med utdata och statistik just nu, mer information om detta kommer. Nu går det att ta fram en csv (excel) ur sökvyn), ytterligare funktionalitet kommer. Förutbildningsland kommer inte att tas med.
Finns det en sökfunktion för att ta fram en lista på alla studenter som har skickats/inte skickats påminnelse att betala fakturan? Kan man söka detta på datum?	Idag kan ni söka ut alla fakturor som skickats om ni har aktiverat påminnelseavisering går den ut automatiskt default 7 dagar före sista betalningsdag
Är det möjligt att få en notifikation när en student lägger återbud? Eller behöver man dra ut en lista på alla studenter som lagt återbud? Hur drar man ut den listan i sådana fall?	Ja, ett meddelande läggs in som handläggaren kan se i den vy där man söker fram fakturor
Vad händer om en student antas och läggs in manuellt i Ladok av institutionen? Skapas en faktura automatiskt när kurserna läggs in i Ladok eller behöver vi skapa en faktura manuellt till den studenten? Hur gör vi det i sådana fall?	Fakturor skapas om ni aktiverat utbildningen för ny hantering oavsett om student antas i Ladok eller i NyA.
Har det utvecklats nån funktion eller planeras det utvecklas en funktion för ökad kommunikation mellan Ladok och Migrationsverket? T.ex. så ska vi rapportera till MV när en student lagt återbud. Är det nåt som MV kan gå in och se själva i det nya systemstödet?	Ett meddelande från Migrationsverket om vad de kan läsa kommer inom kort gå ut till lokala kontaktpersoner.

Fråga	Svar
Nu finns det ingen integration mellan Ladok och ekonomisystem. Hur löser vi den manuella ”synkningen” nu i april om vi skickar ut ett stort antal fakturor (1500-2000 st) från Ladok och hur gör vi matcha dessa inbetalningar i Agresso när de väl kommer in? Att lägga in en kundprofil i Agresso en och en låtet hopplöst omständigt. Hur görs detta på ett effektivt sätt? Kan man ta ut listor?	Möjlighet att ta ut listor via CSV (excel) är på gång inom kort
Kan vi följa upp alla registrerade betalmärkningar? Vi behöver kunna få ut listor om vilka kategoriera av studenterna som betalat. Alltså se om de har status: faktura, SI, andra stipendier, etc? Går det att göra?	Går att se via sök faktura och kunna tas ut via CSV (inom kort).
Hur görs själva inlogget i Ladok innan studenten fått konto vid lärosätet? Är det kontot på universityadmissions som används?	Studenten loggar in sig i Ladok med samma användaruppgifter som vid inloggning på universityadmissions.
Hur funkar det med inlogg för de antagna studenterna? Har de tillgång till allt eller bara en lite del? Och hur mycket kan de göra, exempelvis gällande återbud?	Studenten har tillgång till allt i Ladok, även återbud (om lärosätet har valt att tillåta det via Ladoks gränssnitt).
I dagsläget ”ägs” en stor andel av kontona på universityadmissions av agenter/ombud	Vi har svårt att se att eventuella problem som uppstår med det skiljer sig från de problem som kan uppstå idag.
Går det att masshantera ändring av sista datum för betalning? Vi vill gärna kunna styra detta per antagningsomgång.	I aktivering av utbildningstillfällen: Det går att ändra sista betalningsdag per utbildningutbildstillfälle, men inte per antagningsomgång. Nuvarande schablondatum skulle kunna anpassas om Migrationsverkets handläggningstider visar sig kräva tidigare sista betalningsdag.
Kan vi lägga till någon information på fakturan eller betalningsbekräftelsen? Vi märkte också att det skiljer sig i informationen på betalningsbekräftelsen om vi förhandsgranskar den under Grunddata – Dokumentkonfiguration och under Studieavgiftshantering – Inställningar. Vi tyckte texten under Dokumentkonfiguration var bra, med tillägget om villkor för studieavgift.	Nej, texten går inte att ändra. Text på betalningsbekräftelse är i nuläget så enkel och ren som möjligt för att den ska kunna passa alla lärosäten.
Går det ut en avisering till studenten gällande betalningsbekräftelse eller syns den bara i Ladok för studenter?	Nej, någon sådan avisering går inte ut. Betalningsbekräftelse syns i Ladok för studenter när fakturan är helt betald, studenten får hitta till den vyn på egen hand utan att bli aviserad.
Om återbud via masshantering görs inne i studieavgift. Går den informationen tillbaka till Nya?	Ja, om just det förväntade deltagandet inkom från NyA.

Fråga	Svar
Sparas sökparametrarna eller nollställs de?	Ja, de sparas i vyn ’Studieavgiftsskyldiga studenter’
Ta ut csv?	Ja, möjlighet att ta ut csv från vyn *Studieavgiftsskyldiga studenter’ kommer inom kort
Om studenten behöver ha sin faktura i annan valuta än SEK, kan det skickas ut?	Nej
Kan vi lägga in information på fakturan, t ex vad som gäller vid ev återbetalning?	Nej, men ni lägga in information om detta i Ladok för studenter, antingen som text eller en länk till information på lärosätets hemsida.
Kan man reducera fakturan för nästa termin med dom 400 kr som överbetalats?	Ja, det möjligt, men det sker inte automatiskt.
Ser studenten ifråga att det är överbetalt i Ladok för studenter?	Nej