Levererat till Ladok

Nytt inom tillgodoräknande

Det går nu att koppla bilagor till ett specifikt beslutsunderlag. Bilagorna behöver laddas upp i ärendet av personal eller studenter först, sedan kan de kopplas till ett eller flera beslutsunderlag. Genom att koppla bilagorna blir det enklare för dig och dina kollegor att se var bilagorna hör till.

Tre begrepp har bytt benämning:

• ”Grund” byter till ”Meriter för tillgodoräknande”
• ”Mål” byter till ”Tillgodoräknas som”
• ”Annan specifikation” byter till ”Annan motsvarande utbildning”

Några förändringar i layouten:

• Det finns nu bara en knapp för att lägga till uppgifter i ett beslutsunderlag.
• Det går att fälla ut raden för en merit för att se mer information. Tidigare visades informationen under ett informations-i, vilket resulterade i att du bara kunde se information om en merit i taget.
• Knappen för att lämna återkoppling till Ladokkonsortiet finns nu överst i ärendet, istället för i tidslinjen.

Det går nu att ange ”Successiv fördjupning” när ”Annan motsvarande utbildning” läggs till i ett tillgodoräknande. Informationen visas i tillgodoräknandet, i bevisärenden och i vyn för det utfärdade beviset.

Studenter aviseras nu endast en gång per ärende när det attesteras. Tidigare gick det ut flera aviseringar om det fanns flera beslutsunderlag i ärendet.

I översikten av beslutade tillgodoräknanden visas nu vilket ärendenummer de kommer ifrån.

Nytt inom examen

Det går nu att rätta/ändra följande:

• Studentens namn i beviset (kräver att du får behörighet specifikt för det)
• Omfattning

Vid ändring av utfärdat bevis kommer aktuellt lärosätesnamn och layout av bevisdokumentet användas. Om dessa har ändrats mellan utfärdande och ändring av ett bevis, så uppdateras bevisdokumentet enligt den dokumentkonfiguration som gäller vid tidpunkten för ändringen. Tänk på att lärosätesnamnet inte ändras automatiskt i bevisdokumentet, det behöver ändras/rättas manuellt i bevistexterna.

När en student får ett nytt eller rättat/ändrat bevis visas information om detta på deras startsida och på sidan ”Examen och bevis”. Gäller bara för de händelser som lärosätet valt att skicka ut aviseringar om.

Nytt inom studieavgifter

Det är nu möjligt att söka fram fakturor genom att söka på period för sista betalningsdag eller tillfälleskod. Tänk på att du kan behöva välja att visa fälten under ”Visa sökfält”.

Det går inte längre att skicka en inaktiverad faktura med åtgärden ”Masshantera skicka faktura”.

Mejlavisering om delbetald faktura skickas inte längre när fakturan är i läge ”Skickad till student – Nej”

Mejlavisering om första faktura har utökats med information om hur studenter som tidigare studerat i Sverige loggar in i Ladok.

Uppgraderingen kommer ta längre tid än vanligt på onsdag. Räkna med att Ladok är otillgängligt ca. 4:00 – 9:30.

Nytt och förbättrat inom tillgodoräknande

Det går nu att handlägga och besluta om flera tillgodoräknanden i samma ärende. I ärendet för tillgodoräknande skapar du olika beslutsunderlag med grund och mål. När ärendet attesteras fattas beslut om alla tillgodoräknanden i ärendet. De kan sedan användas separat i examensbevisen. Det går inte att dela upp ett tillgodoräknande efter ärendet är attesterat.

Kort film som beskriver det nya flödet:

I vyn för beslutade tillgodoräknanden finns det nu en tidslinje där du kan följa vilka ändringar som gjorts efter tillgodoräknandet beslutades (till exempel rättningar och borttag av beslut). Där finns även en länk till det ärende där beslutet fattades.

När studenter ansöker om tillgodoräknande i Ladok för studenter finns det nu ett obligatoriskt steg där de behöver kontrollera att de har rätt e-postadress i Ladok.

Enklare att justera studentens namn i bevisärenden

Det går nu att justera studentens namn direkt i ett bevisärende. Justeringen påverkar bara beviset som utfärdas i det aktuella ärendet och inte andra bevis eller delar av Ladok. För att göra namnjusteringen behöver du få behörighet för det.

Den tidigare hanteringen (som krävde nationell behörighet) är borttagen.

Enklare vid omregistrering

När du omregistrerar en student föreslår Ladok nu studentens återstående högskolepoäng på kursen som omfattning. Du kan fortfarande ändra till en annan omfattning.

Detta gäller bara kurstillfällen med en studieperiod.

Tydligare information i resultathanteringen

• När deltagare läggs till på aktivitetstillfällen visas nu information om finansieringsform för kurstillfället de går.
• I vyerna för rapportering och attestering finns det nu ett informations-i som beskriver vad examinationsdatum innebär.

Förbättringar i digital examen

Följande förbättringar gäller bara på de lärosäten som använder digital examen.

• Det går nu att lägga in standardformuleringar för ”Beslut och motivering”. Formuleringarna kan återanvändas när man fattar beslut om rättelse/ändring av utfärdat bevis, för att slippa skriva in samma formulering flera gånger i olika ärenden. Det går att redigera texten vid beslutsfattandet för att anpassa den till studentens fall.

• Vid rättelse/ändring av kurspaketering visas nu även utbildningskoden för kurspaketeringen.
• I bevisdokumentets e-stämplingsbilaga framgår det nu att e-stämpeln är giltig i två år.

Information om avstängning i studieavgiftsvyn

Nu visas information om avstängning på de fakturor som sammanfaller med studentens avstängningsperiod. Det hindrar även mot att skicka ut fakturan.

Tillgodoräknande

I fliken ”Ärenden/Beslut” leder nu länkarna för beslutade tillgodoräknanden till en beslutsvy med information om mål och grund, istället för att leda till tillgodoräknandeärendet. För att ändra eller ta bort beslut behöver du klicka in på beslutsvyn. Även borttagna tillgodoräknanden visas i översikten.

uUtseendet för ärenden har justerats för att ge bättre översikt och nyttja hela skärmen. Panelen ”Bilagor” har tagits bort, eftersom bilagor kan läggas till och öppnas i panelen ”Tidslinje”.

Aviseringen som kan skickas till den handläggare som tilldelas ett ärende innehåller nu information om att hen hittar ärendet på sin startsida.

Studenter ser inte längre vilken handläggare som är tilldelad ärendet och vem som skrivit ett meddelande i det. Information om beslutsfattare (attestanten) visas dock fortfarande.

Studieavgifter

I sökvyn för fakturor visas nu eventuella anteckningar som lagts in på en faktura, dock bara anteckningar som skapas från och med 27 mars 2024. Välj att visa kolumnen ”Anteckningar” för att se inlagda anteckningar.

Det går nu att lägga till ett prefix för fakturornas referensnummer. Prefixet läggs till på alla fakturor vars studieavgiftsperiod inte startat och som inte har skickats till studenter än.

Examen

Det går nu att styra vilka typer av rättelser/ändringar av bevis som studenter får en avisering om. Gäller bara för de lärosäten som börjat använda digital examen.

Ny ändringslogg för e-postaviseringar till studenter

Nu finns en logg för de aviseringar som skickas till en student angående resultat, studieavgifter, tillgodoräknanden och besvisärenden. Loggen hittas på studentens översikt under Studentuppgifter/Ändringslogg e-postaviseringar.

I loggen framgår tidpunkt, kategori och ämne för aviseringen samt till vilken e-postadress aviseringen skickats. Endast aviseringar skickade efter 2024-03-13 kan visas.

I loggen går det också att se innehållet i de aviseringar som skickats genom att klicka på raden för aviseringen

Nyheter inom bevis/examen

Det är nu möjligt att rätta/ändra bevisbenämning och precisering i utfärdade bevis.

I aviseringen till student angående utfärdande av bevis finns nu omfattningsvärde och hänvisning till ärendet.

Nyheter inom tillgodoräknande

Nu går det även att välja tidigare kursversioner som mål för tillgodoräknanden, inte bara den senaste.

Nyheter inom Ladok för studenter

Ett obligatoriskt steg har införts i bevisansökan där studenten behöver kontrollera sin e-postadress innan ansökan kan skickas in. Texten som visas på sidan kan ändras av lärosätena.

Studenter kan nu se understatus för tillgodoräknandeärenden och bevisärenden. Det innebär att studenten t ex kan se om ett tillgodoräknandeärende har avslutats med bifall.

I tillgodoräknandeärenden kan studenter nu se borttagna tillgodoräknanden och eventuell anteckning som har lagts in vid borttagning.

Nyheter inom studieavgifter

Studenter kan nu se all information om summor för transaktioner och transaktionsdatum i Ladok för studenter och på betalningsbekräftelsen.

Det är möjligt att lägga till transaktionsdatum och ören i inbetalningar. Detta har införts framför allt för att underlätta för integrationer mot ekonomisystem.

Nytt inom tillgodoräknande

Nu blir det enklare att lägga till kurser som grund för ett tillgodoräknande. När du väljer kurs som grund kan du:

• Söka med fler parametrar (utbildningskod, benämning, utbildningstyp och organisationsenhet)
• Välja flera kurser utan att behöva öppna väljaren på nytt

Det blir också enklare att upptäcka om studenter som ansökt om tillgodoräknande saknar e-postadress i Ladok.

• Studenter som ansöker om tillgodoräknande i Ladok för studenter får upp ett meddelande efter de skickat sin ansökan som uppmanar dem att lägga in en e-postadress.
• Attestanten får information om att studenten saknar e-postadress innan de attesterar.
• På lärosäten som aktiverat möjligheten att skicka meddelanden till studenter (se uppgraderingen 14 februari) får handläggaren upp information att studenten saknar e-postadress innan de skriver in meddelande till studenten.

Nytt inom tillgodoräknande

Det är nu möjligt att för lärosätet att aktivera funktionalitet för att handläggare och student ska kunna kommunicera med varandra i ett (ej avslutat) tillgodoräknandeärende. Med den funktionaliteten kan studenter och handläggare skicka bilagor och meddelanden som visas både i Ladok för personal och Ladok för studenter.

Noteringfältet ersätts med en tidslinje för ärendet som innehåller information om noteringar, meddelanden, bilagor och systemhändelser. Bilagorna i ett ärende kan nås både via tidslinjen och fältet ”Bilagor”. Via knappen ”Lämna återkoppling” kan du som användare ge feedback på tidslinjen till oss i Ladokkonsortiet.

Nytt i tillgodoräknanden är också att om en grund för tillgodoräknande (exempelvis en viss kurs) har använts tidigare så visas det ut i handläggarens vy. Genom att klicka på texten ”Tidigare beslut på XX” (XX=lärosätet) kan handläggaren också se målet som användes och får en länk till det tidigare ärendet. Om samma student har använt samma grund tidigare visas detta med texten ”Samma student”

Ändring inom aktivitetstillfällen

När en administratör lägger till studenter på ett aktivitetstillfälle går det nu endast att lägga till studenter från kurstillfälle. Möjligheten att lägga till från grupper på krus eller program har tagits bort.

Nytt inom studieavgifter

Nya statusar på fakturor

Nu finns fem nya betalstatusar på fakturor. De visas på fakturan och kan användas för att söka fram fakturor.

• Helt betald: Fakturan har reglerats med inbetalningar eller valet ”hel inbetalning”
• Helt stipendium: Fakturan har reglerats med stipendium
• Betald och stipendium: Fakturan har reglerats med både inbetalningar och stipendium
• Undantag på faktura
• Undantag på utbildning

Tydligare information på fakturor och betalningsbekräftelse

Studentens personnummer har lagts till i sidhuvudet på fakturor och betalningsbekräftelser. Lärosätets namn har tagits bort från raden under loggan, eftersom lärosätets namn ofta ingår i loggan.

Betalningsinformationen visas samlad i en ruta på fakturan, så det framgår tydligare.

Ny funktionalitet för att utfärda och hämta digital examen

Från och med version 2.33 av Ladok finns det möjlighet för lärosäten att aktivera funktionalitet för att utfärda digital examen. Med den funktionaliteten skapas det också möjlighet för studenten att själv hämta en PDF med en representation av det digitala beslutet. För mer information se informationssidan på ladokkonsortiet.se

Nytt inom tillgodoräknande

Studenterna har nu fått en länk till beslutet om tillgodoräknande från ärendesidan i Ladok för studenter. Länken finns under rubriken ”Beslut”. Via länken blir det smidigare för studenten att ta del av beslutet kring tillgodoräknande.

Nytt inom studieavgifter

Nu går det att skicka fakturor till studenter som har en spärr inlagd på tillfällesstrukturen. För att skicka behöver du gå via studentens fakturaöversikt, det går inte att masshantera utskick till studenter med spärr på tillfället.

Nu finns det en tydligare beskrivning av vilka konsekvenser en avstängning får får studenten i det mejl som kan skickas till studenter som riskerar att bli avstängda på grund av utebliven betalning.

Studenter kan logga in med BankID

Studenter kan nu logga in i Ladok för alumner med BankID. Tidigare har det bara varit möjligt att logga in med Freja eID.

Nytt inom tillgodoräknande

Nu går det att se och skriva ut studentens ursprungliga ansökan. Personal kan skriva ut ansökan genom att gå in i tillgodoräknandeärendet och välja ”Visa ansökan”. Studenter går till sidan ”Tillgodoräknande” och klickar in på sitt ärende. Detta gäller endast för de ansökningar som skickas in från och med 6 december 2023.

När studenten har gjort en ansökan i Ladok för studenter där de valt en kurs eller del av kurs som grund, kan personal se information om kurstillfället också. Klicka på informations-iet för att se informationen. Det går både att se för kurser på det egna lärosätet eller andra lärosäten i Ladok.

Förbättrad sökning i studentärenden

Det går nu att välja vilka sökparametrar som visas via valet ”Visa sökfält”.

Ett nytt sökfält har lagts till: Inkommet datum. Avgränsa på en datumperiod för att se ärenden som kommit in inom det, eller skriv bara in ett från-datum för att se ärenden som skickats in från och med det (eller vice versa).