Levererat till Ladok

Nyheter inom studiedeltagande

Det finns nu ett nytt tillstånd för deltagande på kurspaketering: Ej pågående, p.g.a. inaktivitet. Tillståndet går inte att lägga in manuellt utan visas automatiskt när studenten:

• Tidigare har varit registrerad inom ett program
• Inte är registrerad på en kurs som pågår nu (eller i framtiden)
• Inte har något annat tillstånd på programmet (till exempel spärr, uppehåll, avbrott eller avklarad)

Syftet är att kunna hålla reda på och söka fram de studenter som någon gång påbörjat ett program men inte längre är aktiva på det, och lärosätet inte har fått någon information om varför.

När det finns ny information om deltagande på programmet visas inte längre tillståndet.

Nyheter inom studieavgifter

Vyn som tidigare hette ”Studieavgiftsskyldiga studenter” byter namn till ”Fakturor” och får fler möjligheter att söka fram och filtrera fakturor. Exempelvis finns det fält för typ av stipendium, inställda tillfällen och utbildningstyp.

I faktura-fliken samlas åtgärderna i en utfällbar meny istället för som knappar. Där tillkommer valet ”Helt fakturabelopp”, som sätter inbetalt belopp till fakturabelopp och ger möjlighet att lägga in datum. Detta gäller även om flera fakturor hanteras samtidigt. Det tidigare funktionaliteten att lägga in hel betalning (utan summa och transaktionsdatum) finns kvar och heter nu ”Beslut helt betald”.

Det går nu att inaktivera eller återaktivera flera fakturor samtidigt samt lägga in en anteckning för dessa.

Nyheter inom tillgodoräknande

När ett tillgodoräknandeärende tilldelas någon annan än den inloggade användaren så är det nu förvalt att den användaren ska aviseras.

Nytt inom medarbetarrättigheter

Sidorna för hantering av medarbetarrättigheter har fått ett nytt utseende och ny funktionalitet:

• De två flikarna ”Attesteringsrättigheter” och ”Rapporteringsrättigheter” har slagits ihop till en flik där alla medarbetarrättigheter kan hanteras.
• Det går nu att skapa medarbetarrättigheter för flera kurser samtidigt (men det går inte att specificera rättigheten att bara gälla vissa delar av kurserna).
• Det går fortfarande att skapa medarbetarrättigheter för en specifik kurs eller organisationsenhet. Dessa kan skapas både för rapportering och attestering samtidigt. Dessutom kan du skapa det för flera organisationsenheter samtidigt.
• Det finns fler sökparametrar när du söker fram befintliga medarbetarrättigheter. Det går också att välja att visa mer information i tabellen via knappen ”Visa kolumner”.

Den nya hanteringen beskrivs i filmen här:

Nytt för studenter

Nu är det möjligt för studenter att dela information om bevis över genomförd utbildning (till exempel kursbevis), exempelvis med en arbetsgivare. Det görs på samma sätt som för examensbevis. Information om det har lagts till på den informationsbilaga som skapas när bevisdokumentet e-stämplas.

På de lärosäten som kräver säkerhetsnivån SWAMID AL2 för alla användare är det nu möjligt för studenter med aktiverade fakturor att logga in i Ladok för studenter utan att ha den säkerhetsnivån. De ser då en begränsad version av gränssnittet där de enbart kan se fakturor och ”Mina uppgifter”.

Vid ansökan om examen visas avklarade kurser nu i omvänd kronologisk ordning, med senast avklarade kurs först. Sorteringen blir därmed samma som i studentens andra vyer.

Nytt inom tillgodoräknande

På sidan för handläggning av tillgodoräknande finns nu tre olika knappar för att lägga till grunder, mål och bilagor i ärendet. Tidigare gjordes valen via en gemensam knapp.

Alla som har rättighet att skicka meddelande till student har nu möjlighet att ta bort meddelanden som skickats till studenten. Eventuella bifogade bilagor tas inte bort, men visas inte längre för studenten.

Nytt inom examen

Nu är det möjligt att rätta eller ändra uppgifter på ”Annat resultat” som ingår i bevis. För att det ska vara möjligt att göra rättningen/ändringen i beviset måste det först rättas/ändras i det andra resultatet.

Nytt inom aktivitetstillfällen

Fältet för att ange prefix är nu tomt när man skapar ett nytt aktivitetstillfälle och kommer inte längre automatiskt fyllas i med det senast använda prefixet.

Nytt i studentens ansökan om tillgodoräknande

I ansökan om tillgodoräknande kan studenten nu välja kurser att tillgodoräkna sig genom att söka och välja bland lärosätets kurser. Tidigare skrevs kurser in i fritextfält.

När studenten lagt till en kurs i sin ansökan kan handläggaren enkelt lägga in kursen i tillgodoräknandet genom valet ”Lägg till innehåll i beslutsunderlaget – Från ansökan”.

Varje lärosäte väljer om de vill aktivera valmöjligheten för sina studenter.

Digitalt flöde för bevis över genomförd utbildning

Bevis över genomförd utbildning (till exempel kursbevis) kan utfärdas nu via det digitala flödet. Studenten får alltså en mejlavisering när beviset utfärdas och kan sedan hämta sitt bevis i Ladok för studenter. Beviset är e-stämplat och kan verifieras via sidan: Verifiera dokument.

Det digitala flödet gäller för:

• Bevis som utfärdas i ett bevisärende på en student, om lärosätet valt att beslut fattas i systemet
• Alla massutfärdade kursbevis (utfärdas via fliken ”Resultatuppföljning” på kursen).

Nytt sätt att lägga till tillfällen i studieplan

I fliken ”Studieplan” läggs numera nya kurstillfällen in via en dialogruta istället för en utfällbar panel. Välj ”Lägg till i struktur” för att söka och lägga in kurstillfällen.

Glad sommar!

Detta är det sista utskicket innan sommarsemestern. Vi är tillbaka igen den 26 augusti.

Ny logotyp

Ladoks nya logotyp finns nu även i det nationella resultatintyget och e-stämplingsbilagan för examensbevis.

Nyheter i rapporteringen på aktivitetstillfällen

Vid rapportering på aktivitetstillfälle är filtreringen ”Obehandlade” bytt till ”Utan resultat”.

Filtreringen innebär att endast studenter som inte har resultat med samma examinationsdatum som aktivitetstillfället genomfördes visas. Det hjälper dig att inte råka rapportera in resultat en gång till på studenter med underkänt betyg via aktivitetstillfället.

Nyheter i medarbetarrättigheter

Nu går det att ta bort flera medarbetarrättigheter samtidigt. Sök fram medarbetarrättigheter – Markera några rader – Välj ”Ta bort”.

Nyheter i tillgodoräknande

Knappen för att lägga till innehåll i ett beslutsunderlag har nu texten ”Lägg till innehåll i underlaget” och är ljusblå för att synas tydligare. Via knappen lägger du in grund, mål och kopplar bilagor.

”Ärendesammanfattningen” innehåller nu information om alla grunder och mål i ärendet. Det innebär att du kan söka på dessa i vyn ”Studentärenden”.

Ny logotyp i Ladok

Ladoks nya logotyp visas nu i systemet samt på kontrollsidorna för bevis och intyg.

Logotypen i nationella resultatintyget och e-stämplingsbilagan i de digitala examensbevisen är inte ändrad än (görs preliminärt i version 2.45.0).

Nytt inom tillgodoräknande

Nu kan du välja att bli aviserad när ett ärende avslutas. Till exempel kan du aktivera aviseringen när du klarmarkerar ett ärende och lämnar över det till attestanten, när hen sedan har attesterat ärendet kommer du få ett mejl om det.

Tänk på! Visas inte valet har du inte fått behörighet att använda funktionen ännu.

I funktionen ”Meddelande/Bilaga till student” går det nu att skicka bilagor som redan är uppladdade i ärendet. Tidigare gick det endast att skicka nya bilagor.

I samma funktion som ovan kan nu både personal och studenter ladda upp flera filer samtidigt, i samma komplettering/meddelande.

Tänk på! Visas inte valet för att skicka ”Meddelande/bilaga till student” har lärosätet inte aktiverat funktionaliteten ännu.

När du skapar nya ”Andra meriter” i ett tillgodoräknande sparas valet av extern part, så du inte behöver göra valet för alla meriter du skapar i samma ärende.

Nytt inom examen

Det går nu att dokumentera rättelser av bevis som har beslutats utanför systemet och dokumenterats i nuvarande Ladok. Det går att göra samma typer av rättelser som för bevis som beslutats i Ladok. Det går inte att ändra dem.

För användare som har behörighet att ta fram bevisdokument framgår det nu tydligare vilket ursprung beviset har (om det är ett migrerat beslut, dokumenterat bevis osv.). Klicka på märkningen som visas för att se mer information om vad som kan göras med beviset (till exempel ta bort, rätta eller ändra beslutet, samt vad som bör beaktas i samband med detta).

Nytt inom tillgodoräknande

Det går nu att koppla bilagor till ett specifikt beslutsunderlag. Bilagorna behöver laddas upp i ärendet av personal eller studenter först, sedan kan de kopplas till ett eller flera beslutsunderlag. Genom att koppla bilagorna blir det enklare för dig och dina kollegor att se var bilagorna hör till.

Tre begrepp har bytt benämning:

• ”Grund” byter till ”Meriter för tillgodoräknande”
• ”Mål” byter till ”Tillgodoräknas som”
• ”Annan specifikation” byter till ”Annan motsvarande utbildning”

Några förändringar i layouten:

• Det finns nu bara en knapp för att lägga till uppgifter i ett beslutsunderlag.
• Det går att fälla ut raden för en merit för att se mer information. Tidigare visades informationen under ett informations-i, vilket resulterade i att du bara kunde se information om en merit i taget.
• Knappen för att lämna återkoppling till Ladokkonsortiet finns nu överst i ärendet, istället för i tidslinjen.

Det går nu att ange ”Successiv fördjupning” när ”Annan motsvarande utbildning” läggs till i ett tillgodoräknande. Informationen visas i tillgodoräknandet, i bevisärenden och i vyn för det utfärdade beviset.

Studenter aviseras nu endast en gång per ärende när det attesteras. Tidigare gick det ut flera aviseringar om det fanns flera beslutsunderlag i ärendet.

I översikten av beslutade tillgodoräknanden visas nu vilket ärendenummer de kommer ifrån.

Nytt inom examen

Det går nu att rätta/ändra följande:

• Studentens namn i beviset (kräver att du får behörighet specifikt för det)
• Omfattning

Vid ändring av utfärdat bevis kommer aktuellt lärosätesnamn och layout av bevisdokumentet användas. Om dessa har ändrats mellan utfärdande och ändring av ett bevis, så uppdateras bevisdokumentet enligt den dokumentkonfiguration som gäller vid tidpunkten för ändringen. Tänk på att lärosätesnamnet inte ändras automatiskt i bevisdokumentet, det behöver ändras/rättas manuellt i bevistexterna.

När en student får ett nytt eller rättat/ändrat bevis visas information om detta på deras startsida och på sidan ”Examen och bevis”. Gäller bara för de händelser som lärosätet valt att skicka ut aviseringar om.

Nytt inom studieavgifter

Det är nu möjligt att söka fram fakturor genom att söka på period för sista betalningsdag eller tillfälleskod. Tänk på att du kan behöva välja att visa fälten under ”Visa sökfält”.

Det går inte längre att skicka en inaktiverad faktura med åtgärden ”Masshantera skicka faktura”.

Mejlavisering om delbetald faktura skickas inte längre när fakturan är i läge ”Skickad till student – Nej”

Mejlavisering om första faktura har utökats med information om hur studenter som tidigare studerat i Sverige loggar in i Ladok.

Uppgraderingen kommer ta längre tid än vanligt på onsdag. Räkna med att Ladok är otillgängligt ca. 4:00 – 9:30.

Nytt och förbättrat inom tillgodoräknande

Det går nu att handlägga och besluta om flera tillgodoräknanden i samma ärende. I ärendet för tillgodoräknande skapar du olika beslutsunderlag med grund och mål. När ärendet attesteras fattas beslut om alla tillgodoräknanden i ärendet. De kan sedan användas separat i examensbevisen. Det går inte att dela upp ett tillgodoräknande efter ärendet är attesterat.

Kort film som beskriver det nya flödet:

I vyn för beslutade tillgodoräknanden finns det nu en tidslinje där du kan följa vilka ändringar som gjorts efter tillgodoräknandet beslutades (till exempel rättningar och borttag av beslut). Där finns även en länk till det ärende där beslutet fattades.

När studenter ansöker om tillgodoräknande i Ladok för studenter finns det nu ett obligatoriskt steg där de behöver kontrollera att de har rätt e-postadress i Ladok.

Enklare att justera studentens namn i bevisärenden

Det går nu att justera studentens namn direkt i ett bevisärende. Justeringen påverkar bara beviset som utfärdas i det aktuella ärendet och inte andra bevis eller delar av Ladok. För att göra namnjusteringen behöver du få behörighet för det.

Den tidigare hanteringen (som krävde nationell behörighet) är borttagen.

Enklare vid omregistrering

När du omregistrerar en student föreslår Ladok nu studentens återstående högskolepoäng på kursen som omfattning. Du kan fortfarande ändra till en annan omfattning.

Detta gäller bara kurstillfällen med en studieperiod.

Tydligare information i resultathanteringen

• När deltagare läggs till på aktivitetstillfällen visas nu information om finansieringsform för kurstillfället de går.
• I vyerna för rapportering och attestering finns det nu ett informations-i som beskriver vad examinationsdatum innebär.

Förbättringar i digital examen

Följande förbättringar gäller bara på de lärosäten som använder digital examen.

• Det går nu att lägga in standardformuleringar för ”Beslut och motivering”. Formuleringarna kan återanvändas när man fattar beslut om rättelse/ändring av utfärdat bevis, för att slippa skriva in samma formulering flera gånger i olika ärenden. Det går att redigera texten vid beslutsfattandet för att anpassa den till studentens fall.

• Vid rättelse/ändring av kurspaketering visas nu även utbildningskoden för kurspaketeringen.
• I bevisdokumentets e-stämplingsbilaga framgår det nu att e-stämpeln är giltig i två år.

Information om avstängning i studieavgiftsvyn

Nu visas information om avstängning på de fakturor som sammanfaller med studentens avstängningsperiod. Det hindrar även mot att skicka ut fakturan.

Tillgodoräknande

I fliken ”Ärenden/Beslut” leder nu länkarna för beslutade tillgodoräknanden till en beslutsvy med information om mål och grund, istället för att leda till tillgodoräknandeärendet. För att ändra eller ta bort beslut behöver du klicka in på beslutsvyn. Även borttagna tillgodoräknanden visas i översikten.

uUtseendet för ärenden har justerats för att ge bättre översikt och nyttja hela skärmen. Panelen ”Bilagor” har tagits bort, eftersom bilagor kan läggas till och öppnas i panelen ”Tidslinje”.

Aviseringen som kan skickas till den handläggare som tilldelas ett ärende innehåller nu information om att hen hittar ärendet på sin startsida.

Studenter ser inte längre vilken handläggare som är tilldelad ärendet och vem som skrivit ett meddelande i det. Information om beslutsfattare (attestanten) visas dock fortfarande.

Studieavgifter

I sökvyn för fakturor visas nu eventuella anteckningar som lagts in på en faktura, dock bara anteckningar som skapas från och med 27 mars 2024. Välj att visa kolumnen ”Anteckningar” för att se inlagda anteckningar.

Det går nu att lägga till ett prefix för fakturornas referensnummer. Prefixet läggs till på alla fakturor vars studieavgiftsperiod inte startat och som inte har skickats till studenter än.

Examen

Det går nu att styra vilka typer av rättelser/ändringar av bevis som studenter får en avisering om. Gäller bara för de lärosäten som börjat använda digital examen.