Verksamhetsplanen för 2019 beslutades av styrelsen 2018-12-13. Den består av fyra delar: utveckling av Ladok, verksamhetsstöd för Ladok, drift av Ladok och prioriterade områden.
Här kan man läsa en sammanfattning av vad som har gjorts inom de olika områdena under 2019.
Utveckling av Ladok
Utvecklingsarbetet under 2019 har följt verksamhetsplanen men rättningar och övrigt prioriterade mindre insatser har också genomförts löpande. Det fanns vissa mindre brister i studentgränssnittet med avseende på tillgänglighet. Några förbättringar är redan gjorda. Bland annat har det blivit lättare för användaren att navigera med hjälp av tangentbord. Förbättringsarbetet fortsätter nu under 2020.
En rad förbättringar är genomförda för att underlätta för ladokanvändare på lärosätena, till exempel möjligheten att styra vilka rättigheter en specifik användare ska ha. Det har gjorts förbättringar i ärendefördelning av inkomna examensansökningar och den effektiviseringen har även gynnat övriga ärendetyper.
En efterfrågad förbättring kom på plats under 2019, HST (helårsstudenter) och HPR (helårsprestationer) presenteras nu i samma rapport.
Verksamhetsstöd för Ladok
Informationen om pågående och planerad utveckling har förbättrats kontinuerligt. Nu publiceras versionsinformation inför varje ny uppdatering av systemet och uppdateringarna demonstreras för intresserade via webbmöte. En mer övergripande och lättillgänglig information om innehållet finns också tillgänglig på ladok.se.
I början av 2019 lanserades Ladok Vägledning. Där finns fördjupade beskrivningar av hur systemet kan användas i verksamheten. Målgruppen är de lokala förvaltarna på lärosätena. I samband med lanseringen gjordes en översikt av det material som konsortiet erbjuder – utbildningsmaterial, systemdokumentation och innehåll i vägledningen. I dagsläget finns inga stora behov av nytt material.
Antalet gemensamma supportärenden har minskat med cirka 10 procent jämfört med föregående år och trenden ser ut att fortsätta nedåt. En stor del kan förklaras med att många beställningar gjordes i samband med lärosätenas produktionssättningar av det nya systemet under 2017 och 2018. Minskningen har inneburit att konsortiet kunnat minska bemanningen i supporten motsvarande cirka en heltidstjänst.
En ny webbtjänst har införts, Ladok Forum. Där kan lärosätenas lokala förvaltningar ställa frågor och hjälpa varandra framåt i sitt arbete med Ladok.
Drift av Ladok
Under året har arbete genomförts med att minska störningarna i Ladok. En ny rutin för att driftsätta rättningar, utan stänga ned systemet, har haft en positiv effekt på tillgängligheten. Den genomsnittliga tillgängligheten för 2019 blev 99,5 procent.
Dagens nivå på övervakning och beredskap anses vara tillräcklig vid normala driftförhållanden. I samband med terminsstart är dock beredskapen utökad under helger och fredagskvällar.
Möjligheterna till samverkan och kontakt angående integrationer och tekniska frågor har utvecklats avsevärt. Ny lokal teknisk kontaktperson har utsetts vid alla lärosäten, med ansvar för att hantera tekniska frågor mellan lärosätet och konsortiet.
Prioriterade områden
Utredning om gemensam utbildningsdatabas i Ladok
För att kartlägga lärosätenas nuläge kring utbildningsdatabaser gjordes en nyttoanalys som beskrev olika alternativ för en gemensam lösning. De alternativ som utvärderades var att bygga en helt ny lösning, att bygga ut Ladok med stöd för utbildningsplanering eller att anpassa en befintlig lösning som finns på ett lärosäte till en gemensam lösning. Styrelsen beslutade att en förstudie skulle genomföras och den påbörjades under 2019.
Studentgränssnittet
Under året genomfördes ett antal studentintervjuer och lärosätenas lämnad in krav och önskemål på studentgränssnitt. Resultatet är en prioriterad lista över förbättringar som ligger till grund för utveckling av studentgränssnittet under 2020.
Bevarandefrågor
Under året har en dialog med SUHF:s arkivarienätverk påbörjats om hur Ladok på sikt kan tillhandahålla bevarandesystem med underlag.
Ledningssystem för IT- och informationssäkerhet
För att säkerställa att systemet ständigt utvecklas inom området har ett Ledningssystem för IT-säkerhet (LIS) implementerats under 2019. Målet för arbetet med informationssäkerhet är att skydda informationstillgångar mot hot samt skapa effektiva rutiner som säkerställer att system och information omfattas av säkerhetsaspekterna konfidentialitet, tillgänglighet samt riktighet.