Sedan ett halvår tillbaka arbetar en grupp av utvecklare och användbarhetsexperter på konsortiet med att ta fram ett designsystem för Ladok för personal. En av dessa personer är användbarhetsexperten Kristina Nordström Janssen som svarar så här på frågan om varför vi arbetar med designsystemet på Ladok:
”Ladok är ett stort system som under de år det har varit igång har vidareutvecklats och utvidgats. För att underlätta fortsatt utveckling av systemets gränssnitt och för att göra det lättare att bygga ett system där man som användare upplever att det ser och fungerar lika i olika delar av systemet har vi nu börjat införa ett nytt designsystem där vi använder färdiga komponenter från ett designramverk”.

Utifrån användarens perspektiv

Designsystemsarbetet är stort och förändringarna kommer därför att införas under en längre period. I takt med att förändringarna införs kommer användarna att märka att systemet delvis kommer att se lite annorlunda ut än tidigare – ett arbete som redan har påbörjats. Förändringarna har stegvis förts in sedan början av våren och kan till exempel ses i vyn för att söka aktivitetstillfällen. Kristina Nordström Janssen berättar:
”Vårt fokus är att man som användare inte ska känna av någon större skillnad, men man kan märka av detta arbete genom att vissa detaljer skiljer sig från sida till sida, till exempel färger, utseende på knappar, ikoner och mindre justeringar av placering av knappar och så vidare. Slutmålet är att man som användare ska uppleva att det blir ett enhetligare system det vill säga att det ser ut och fungerar så lika som möjligt i hela systemet”.

Snabbare och säkrare utveckling

En annan tanke bakom att införa ett designsystem är att det ska kunna spara tid när ny funktionalitet ska tas fram, eftersom varje komponent då inte behöver kravställas och utformas i detalj varje gång. Ett designsystem minskar också risken för missförstånd mellan användare, kravställare och utvecklare eftersom alla kan hänvisa till designsystemet för terminologi och generella designelement. Med gemensamma designkomponenter går det också lättare och snabbare att utveckla Ladoks gränssnitt.

Magnus Mörck, strategisk produktägare för Ladok, välkomnar införandet av ett designsystem och säger att ”Med ett designsystem ökar vi igenkänningen och användbarheten för våra användare, samtidigt som vi frigör tid i vårt utvecklingsarbete som vi kan använda för att bli ännu bättre på att undersöka och förstå våra användares behov.”

Hej Magnus!

Du har nu varit strategisk produktägare för Ladok i ett år.
Ja, över ett år. Tiden går fort!

Vad tycker du känns bäst för dig just nu?
Jag tycker att det känns som att vi är på väg åt rätt håll med utvecklingen av Ladok.

Vad känns mindre bra?
Att jag på grund av pandemin varken har hunnit träffa alla medarbetare i konsortiet, eller våra lokala kontaktpersoner med flera ute på lärosätena. Jag hoppas att det snart blir annorlunda nu.

Vad skulle du helst vilja ändra på framöver?
Jag vill att vi i konsortiet kommer ännu närmare systemets användare. Det kan göras på många sätt, inte bara genom personliga möten utan också att vi på andra sätt lär oss mer om hur systemet används dagligen.

Vad var dina första intryck när du började jobba i konsortiet?
Att det är en organisation som befolkas av väldigt många kompetenta och engagerade medarbetare.
Att det finns en mycket väletablerad organisation av arbetet genom agila scrum-team.
Att Ladok är ett väldigt komplext system med många olika sorters användare.

Hur går det till att arbeta som strategisk produktägare?
Haha, bra fråga. Många tror att jag har en färdig idé om hur Ladok ska se ut och fungera i framtiden och att det jag gör är att se till så att vi kommer dit. Snarare är min roll att skapa engagemang och förståelse kring användares behov och se till att våra olika prioriteringar och strategiska val hänger ihop på kort- och lång sikt. .

Berätta om vilka förändringar i det strategiska arbetet som skett under din tid i konsortiet!
Det ska kanske egentligen någon annan svara på, men om jag ska lyfta fram två saker så är det att vi nu har en gemensam produktbacklog/produktplan och att allt utvecklingsarbete utgår från nyttan för våra användare. De här sakerna hänger ihop. Ett tydligt fokus på nyttan för våra användare gör det enklare att prioritera mellan utvecklingsinsatser inom olika delar av systemet. En gemensam produktplan hjälper oss att synliggöra och därmed också ifrågasätta våra prioriteringar. För mig är det viktigt att vi vågar ifrågasätta om våra prioriteringar på kort sikt hänger ihop med hur systemet behöver förändras på lång sikt.

Vad är viktigast i ditt arbete?
Det är att hela tiden kommunicera internt med alla våra team och externt med våra användare och andra intressenter. Just nu försöker jag att systematisera och kanske ”cyklisera” detta för mig själv. Det är lätt att det blir väldigt många möten och alldeles för många powerpoint-presentationer. Så det är lika viktigt för mig att hitta en balans i mitt arbete, som det är att vi hittar en balans mellan olika användares behov i systemet.

Vad händer den närmaste tiden i Ladok?
Mina topp sex i systemet före jul?
– En gemensam lösning för digital verifiering av examensbevis är nu under test.
– Studieperiod utan omfattningsvärde kommer att lösa mycket problem med hantering av både forskarutbildning och utbildningssamarbeten.
– Den förbättrade ärendehanteringen är ett steg mot att skapa större överblick och bättre funktionalitet för våra ”ofta-användare” i systemet.
– Vi håller på att ta ett större grepp kring hantering av aktivitetstillfällen som inte används i den utsträckning som den skulle kunna. Det är egentligen en ganska genial funktionalitet som vi nu undersöker hur vi kan användaranpassa bättre, så att den verkligen börjar användas för att lösa mer än bara tentahantering.
– Stödet för utbildningsplanering blir bättre och mer nytänkande än vad jag hade hoppats. Jag är så nyfiken på om fler håller med mig nu när fler lärosäten kommer att börja testa det.
– Att arbetet med studieavgifter nu äntligen kommer igång på riktigt.

Sista veckan i oktober gick den Nationella utbildningsadministrativa konferensen (NUAK) av stapeln, som vanligt arrangerad av Ladokkonsortiet tillsammans med Universitets- och högskolerådet (UHR). Konferensen hålls normalt en gång per år, men förra året ställdes den in på grund av pandemin. I år hölls NUAK, för första gången, istället digitalt och lockade rekordstor publik – nästan 1000 personer deltog via Zoom. Programmet delades upp på fyra dagar, med utrymme både före och efter respektive dag för reflektion eller att hålla sig ajour med det ordinarie arbete.

Bland deltagarna fanns Andrea Idbäck Wikström och Emelie Wennersand, både från Chalmers tekniska högskola. Andrea berättar att ”NUAK är det årliga tillfälle man kan få en samlad bild av utbildningssverige. Man kan ta chansen att lyssna på pass med teman man kanske annars inte kommer i kontakt med. Men också sånt man jobbar med dagligen men på NUAK har en möjlighet att göra en djupdykning i.”

Konferensen innehöll 35 olika pass varav 10 inom spåret Ladok och de var alla välbesökta. Konsortiechef Mauritz Danielsson konstaterar att ”Det har funnits ett stort engagemang hos deltagarna även fast det var digitalt. Jag har både hållit i egna seminarium och varit seminarievärd på flera och det har alltid varit många frågor och kommentarer. Jättekul!”

”Jag tycker att de gemensamma föreläsningarna var väldigt intressanta och kompetensbreddande. Andra pass jag vill lyfta fram är Vitnemålsportalen, Norsk infrastruktur for delning av data om kompetenser och Nationell helhetslösning för digitala examensbevis. Jag är examenshandläggare så detta är väldigt intressant och vi följer nyfiket utvecklingen kring digitala examensbevis.” berättar Emelie Wennersand.

Andrea Idbäck Wikström, som på Chalmers jobbar centralt på lärosätet med Ladok, säger att ”Jag deltog i alla gemensamma pass och valde oftast Ladokspåret på de skilda passen. De gemensamma passen är alltid intressanta, just för att de kanske inte alltid handlar om det man direkt arbetar med utan har ett helikopterperspektiv på utbildningsfrågor, med infallsvinklar man inte alltid tänker på. Den gemensamma avslutningsföreläsningen [Svante Randlert föreläste om ”DRÖMARBETSGIVAREN EFTER PANDEMIN – tänk om vi måste TÄNKA OM, för det som tagit oss HIT, kommer inte ta oss DIT”) är alltid tankeväckande och ofta rolig, så även detta år. De två passen om tips och trix i Ladok var bra input för mig, som arbetar med support och utbildning till användare i Ladok.”

Verksamhetsexperterna Janne Johansson och Mattias Renehed från Ladokkonsortiet höll i ett pass om verktyget Bak- och framgrund, som utvecklas av Ladokkonsortiet tillsammans med Statistiska centralbyrån (SCB). Med hjälp av Bak- och framgrund kan man följa upp studenter innan, under och efter sina studier i och med att Ladokdata kombineras med relevant annan data från SCB i verktyget. Passet drog över hundra deltagare och Janne och Mattias konstaterar att ”Vi lyckades nog förmedla en del intresse för vi fick in många nya användare efter konferensen”.

Ett pass som drog ännu fler deltagare var det om stödet för utbildningsplanering som nu byggs in i Ladok. Verksamhetsexpert Rickard Johansson, som föredrog det kommande processtödet i utbildningsplanering, berättar att ”Vi fick som grupp ett flertal frågor och hejarop under passet. Vi fick återkoppling på att visad funktionalitet såg intressant ut. Det ställdes också en del frågor som vi ska ta vidare och fundera mer över.”

Utvärderingen visade att många uppskattade det här formatet på konferensen, men det finns också en längtan efter att kunna träffas fysiskt för att nätverka och umgås. Emelie Wennersands perspektiv som deltagare är att ”NUAK digitalt gör att fler kan delta vilket naturligtvis är väldigt bra. Jag upplever det också som fördelaktigt vad gäller alla frågor som ställs i chattarna, tror det är lättare att skriva sin fråga än att säga den. Det jag och mina kollegor saknar av att ha NUAK i fysisk form är möjligheten till intressanta möten mellan passen och på kvällen som annars sker så naturligt på plats.”

Att det finns en plats för en utbildningsadministrativ konferens är uppenbart och snart börjar planeringen för nästa år. ”Vi har nu haft konferensen 12 gånger och jag tror att vi tillsammans med representanter från lärosätena behöver fundera över hur NUAK ska se ut framåt. Det är så lätt att hamna i samma gamla hjulspår. Men jag vet att NUAK är en viktig konferens för de som jobbar med utbildningsadministration och jag är övertygad om att NUAK behövs.” säger Mauritz Danielsson och avslutar med

”Vi hörs och ses på NUAK 2022!”.