Under 2022 har Ladokkonsortiet börjat arbeta mer fokuserat med användarstöd. Bakgrunden är att det i användarkontakter har kommit fram att det är svårt för våra användare att hitta och förstå hur de ska använda både ny och gammal funktionalitet som skulle kunna underlätta arbetet. Det har också kommit signaler från lärosätenas egen Ladoksupport om att det är svårt att nå ut till användarna med information om nyheter och tips. Tanken bakom arbetet med användarstöd är att Ladokkonsortiet ska ta ett större ansvar än tidigare för att hjälpa användarna få så mycket nytta av Ladok som möjligt. Arbetet smög igång under sommaren och hösten i och med lanseringen av sidhjälp i systemet och Ladokpodden. Det har släppts åtta poddavsnitt under 2022, som behandlar allt ifrån hur Ladokkonsortiet styrs till praktiska tips om hur du kan använda systemet mer effektivt.

En viktig del i uppstarten av arbetet skedde på NUAK i oktober 2022, då konsortiets medarbetare Klara Nordström och Moa Eriksson höll i ett interaktivt pass om användarstöd på NUAK. Huvudsyftet var att ha en dialog med deltagarna om användarstöd och att berätta mer om konsortiets tankar kring hur användarna ska få bättre stöd. Ett hundratal personer deltog och svarade på frågor kring sitt eget systemanvändande och syn på användarstöd.

Efter en inledande frågeomgång var det tydligt att i princip samtliga närvarande arbetade i Ladok dagligen, själva arbetade med någon typ stöd till användare och hade kommit till passet för att utbyta erfarenheter och lära sig mer om Ladok. En fråga om hur de själva arbetar med stöd till användare visar att videomöte är vanligt vid sidan av telefonsupport, manualer, utbildningar och framför allt mejlkontakt. Kanske är det en positiv lärdom efter pandemin som lever kvar? Deltagarna på passet fick också en fråga vad de lägger för betydelse i ordet ”användarstöd”. Här nämns allt ifrån skriftligt material och support mer känslobaserade svar om trygghet och guidning. Flera nämnde också hjälp, exempelvis skrev en deltagare: ”Hjälpa användare att göra rätt och förstå möjligheterna med systemet”.

Som en sista fråga på passet fick deltagarna svara på en fråga om hur de hoppas att Ladoks framtida användarstöd ska se ut. Här hade deltagarna idéer om allt ifrån AI-stöd till mer nationellt material som kan anpassas lokalt. Ett återkommande förslag var tanken om inbyggt stöd i systemet och möjligheten till support via chatt. Under 2023 kommer arbetet med användarstöd att trappas upp, bland annat genom att mer personalresurser avsätts inom konsortiet för att kunna prioritera dessa frågor tillsammans med lärosätenas personal.

Samverkansgruppen för Ladok utgör ett viktigt stöd i utvecklingen och förbättringen av Ladoks tjänster. Den är ett nav för samverkan mellan konsortiet och lärosätena.

Frågor som behandlas är hantering av information om större förändringar i systemet, annan information till lärosätena, förankring av vissa lösningsförslag, förändringskrav och förslag till kommande förändringar till produkten.

Gruppen består av lokala kontaktpersoner och lokala tekniska kontaktpersoner där hälften av deltagarna byts ut varje år.

Från och med 2023 är följande representanter för lärosätena nya i gruppen:

• Camilla Jönsson, Lunds universitet
• Thomas Arnqvist, Uppsala universitet
• Johanna Isaksson, Högskolan i Jönköping
• Fredrike Wagnsgård, Linköpings universitet

Årets nationella utbildningsadministrativa konferens (NUAK) genomfördes 26-27 oktober, som vanligt arrangerad av Ladokkonsortiet tillsammans med Universitets- och högskolerådet (UHR). Under de två dagarna hölls pass för att inspirera och informera i frågor som rör antagning, studiedokumentation och examen.

Totalt hölls 16 programpunkter, varav 5 specifikt om Ladok. Uppemot 300 personer deltog på de mest välbesökta passen. Under dagarna hölls flera dragningar parallellt där deltagarna kunde fördjupa sig i olika ämnen, vilket var mycket uppskattat av deltagarna. Efter NUAK gjordes en utvärdering där deltagarna kunde ge återkoppling på vad man tyckte om konferensen. Några kommenterade där att man ville gå på pass som gavs samtidigt, och föreslog t.ex. inspelning eller att hålla NUAK under fler dagar så passen inte hölls parallellt. Särskilt uppskattade deltagarna dragningen om rättshaveristiskt beteende (Jakob Carlander) och Överklagandenämnden för högskolans (ÖNH) två pass som uppfattades som väldigt intressanta och givande.

Precis som under förra årets NUAK var passet om utbildningsplanering i Ladok ett av de mest populära. I år hölls passet av Annica Kaljevic och Mattias Öredal (Sveriges lantbruksuniversitet) som berättade om sina erfarenheter kring införandet av nya Utbildningsplanering. En viktig sak de ville framföra var ”Det är mycket jobb men det är enklare än man tror och att man inte behöver vara orolig för att gå över.” de tillägger också att ”Många är intresserade. Att få ett gemensamt system för hantering av utbildningsplanering har varit på tal i 15 år. Att vi nu äntligen är där är positivt!”.

I år var andra året som NUAK hölls helt digitalt. En stor skillnad mot när konferensen hölls fysiskt är att antalet deltagare nästan dubblerats, på årets NUAK var närmare 1000 deltagare anmälda.  Det är många som uppskattar att konferensen hålls digitalt. Anette Karlsson (Högskolan i Väst) har deltagit i NUAK både när det hållits fysiskt på plats och när det hållits digitalt. Hon säger så här: ”Jag tycker att det funkar ypperligt med digitalt format på denna konferens när det är så många deltagare. Det blir väldigt lättillgängligt och jag som inte tycker om att resa i tjänsten slipper.”. Även i utvärderingen märks det att många uppskattar att kunna delta digitalt, man uppskattar flexibiliteten det för med sig. Man önskar dock mer möjlighet till interaktion mellan deltagarna. Några exempel är önskemål om att kunna ha längre frågestunder efter passen med möjlighet till att ha samtal med deltagare och presentatör. En annan tydlig förändring är att det är en bredare målgrupp som kan delta i NUAK när det hålls digitalt. Nu ryms både expertanvändare och administratörer som inte gått på NUAK tidigare. Man önskar därför en tydlighet i vem programpunkten riktar sig till, så att man går på pass som är relevanta för en själv.

Planeringen av nästa års NUAK drar igång på allvar i början av 2023. Precis som inför årets konferens kommer man både hämta förslag från den utvärdering som gjordes efter årets NUAK och från vilka frågor det är som är aktuella hösten 2023.

På frågan om hur NUAK kommer se ut i framtiden svarar Mauritz Danielsson (konsortiechef på Ladokkonsoritet): ”Jag tror att vi kan använda NUAK till att lyfta blicken. Att ställa oss frågan vad är det som börjar vara mer övergripande och vad berör alla de studieadministrativa processerna. Vi på Ladokkonsortiet har redan flera forum att nå ut med funktionalitet och information om systemet. Genom att lyfta blicken kan vi få ett forum där vi kan lyfta de större frågorna som vi har gemensamt, vi kan se vad som är på gång på längre sikt.”

Presentationer

Presentationer från årets NUAK hittar du här: https://www.uhr.se/om-uhr/Konferenser/genomforda-konferenser/nuak-2022/

Inför den extra insatta stämman den 13 december finns nu en sammanställning av de svar på remissen till nytt konsortialavtal för 2023-2025 som kommit in.

Du hittar sammanställningen här.

Kallelse, agenda och övriga handlingar hittar du här.

Parterna i Ladokkonsortiet kallas till extra stämma tisdagen den 13 december 2022 kl 16.00 – 17.00.

Stämman kommer att hållas via Zoom.

Styrelsen kallar till extra stämma för att behandla ärendet om konsortialavtal med tillhörande personuppgiftsavtal och personuppgiftsbiträdesavtal.

Dagordning och underlag hittar du här.

2022 börjar på att gå mot sitt slut och ett nytt år med nya möjligheter och naturligtvis nya utmaningar närmar sig. Året som varit har varit spännande och jag tycker att mycket positivt har hänt. En riktigt bra händelse skedde den 13 december då Ladokkonsortiet hade en extra stämma. Där beslutades om ett nytt konsortialavtal tillsammans med ett avtal för gemensamt personuppgiftsansvar och ett personuppgiftsbiträdesavtal med Umeå universitet. Det nya konsortialavtalet gäller till utgången av 2025.

Mållärosäte 1 i projektet utbildningsplanering, Sveriges Lantbruksuniversitet, har börjat att använda funktionaliteten fullt ut från och med juni 2022. I och med det så har nu fokus blivit att prioritera så att mållärosäte 2, Stockholms universitet, ska använda systemet vid halvårsskiftet 2023. Arbetet med studieavgifter och arbetet med digitala examen har pågått under året och under 2023 kommer båda dessa att lanseras. Utvecklingen av individuella studieplaner för forskarutbildningsnivån har påbörjats och beräknas också levereras under 2023.

Så året som ligger framför kommer att bli väldigt intressant och jag ser speciellt fram emot resultatet av den utredning som UKÄ påbörjat av förordningen SFS 93:1153. Den förordningen beskriver bland annat hur och till vilka lärosätena får lämna ut material från Ladok.

Nu så här några dagar före jul så kanske du håller på att trappa ner eller så har du fortfarande en massa saker som ligger kvar på din to-do lista innan jul. Hur som helst så hoppas jag att du får några dagar av avkoppling och chans att ladda batterierna inför det nya året. Tack från oss på Ladokkonsortiet för gott samarbetet under året som gått.

Ha nu en riktigt God Jul och ett Gott Nytt år!

Mauritz Danielsson
Konsortiechef

Snart kommer en förbättrad hantering av moduler i Ladok som innebär:

• Ett nytt och förbättrat gränssnitt
• Möjlighet att släppa in en ny kategori av användare som enbart kan arbeta med moduluppsättningar
• Översikt över moduluppsättningar

Funktionaliteten, i form av en ny flik ”Moduluppsättning”, är tillgänglig i version 2.4 som finns i produktionsmiljön 9/11. Den finns redan ute hos de lärosäten som hjälper oss att testa nya funktioner för utbildningsplanering. På sikt kommer den nya fliken att ersätta fliken ”Ingående delar”. Mer information kommer i samband med version 2.4.

Läs gärna lathunden.

Idag släpps tre nya avsnitt av Ladokpodden. Den här gången handlar det om användarstudier och tillfällesbyten.

Lyssna här: Ladokpodden

Tillfällesbyten

I avsnitt 6 pratar vi om en av de vanligaste frågorna som skickas in till lärosätenas support: Tillfällesbyten. Vi har med oss Maria Bek som är systemadministratör på Umeå universitet. Tillsammans hjälps vi åt att reda ut vad det är som gör tillfällesbyten svåra och hur man kan tänka för att få rätsida på det.

Användarkontakt i teori och praktik

I avsnitt 7 och 8 pratar vi om användarkontakt tillsammans med användbarhetsexperten Anna Nylander.

Vi pratar om hur Ladokkonsortiet arbetar med användarkontakt – hur ser kontakten ut? Hur gör vi för att se till att användarna får nytta av det som utvecklas? och vem kan få vara med och påverka Ladok?

Under hösten har det kommit en hel del förändringar rörande aktivitetstillfällen, och fler är på väg. Men hur har vi kommit fram till vad som ska utvecklas? Hur har det konkret gått till? och varför det kommer många små förändringar – istället för en stor?

Tack för den här terminen!

Detta är de sista avsnitten som släpps under höstterminen. Skriv gärna till oss på utbildning@ladok.se om du har feedback på podden eller önskemål om andra ämnen att ta upp.

Inom Ladokkonsortiet arbetar vi agilt och har en gemensam prioritering av pågående utvecklingsarbete i form av en produktplan. Produktplanen uppdateras varje kvartal, eller tätare om behov finns. Nu kan ni höra Magnus Mörck, strategisk produktägare för Ladok, berätta om prioriteringen av arbetet med att utveckla Ladok under fjärde kvartalet 2022.

Se inspelningen här:
https://play.konstfack.se/media/PBL+22Q4_externpresentation/0_i7amjts3

Eller se en kortare version (ca 2,5 min) här:
https://play.konstfack.se/media/PBL+22Q4_externpresentation_snabbversionen/0_wjzklk4x