Hoppa till innehållet

Ladokkonsortiet

Mållärosäte 2 för utbildningsplanering blir Stockholms universitet

Stockholms universitet har utsetts till mållärosäte 2 för projektet Gemensamt stöd för utbildningsplanering.

Innan 2023-06-30 ska Stockholms universitet använda Ladok för utbildningsplanering. Samarbetet påbörjas i slutet av april och det första steget är att identifiera vilken funktionalitet lärosätet behöver ha på plats och när.

Mållärosätets uppgift är att  stödja projektet med prioritering av de krav som finns på systemet. Läs mer om projektet här.

Ny funktionalitet för delning och kontroll av examen

Delning av examen
Nu släpps en funktionalitet i Ladok som gör det möjligt att dela information om sin examen med valfri mottagare (t.ex. en arbetsgivare). Delningen görs genom att en kontrollkod hämtas och förmedlas till mottagaren, som med hjälp av koden kan komma åt uppgifter om examen och dess innehåll.

Uppgifterna om examen är det centrala
Det är i Ladok som beslut om examen finns dokumenterat och kontroll av examen sker direkt mot uppgifterna som finns i Ladok. I funktionaliteten är inget bevisdokument inblandat. ”Jag ser fram emot att se hur den här nya möjligheten för studenter att dela uppgifter om sin examen kommer att användas. Vi hoppas på att det kommer att bli mycket smidigare för både studenten och mottagaren – tex. skulle studenten kunna skicka en kontrollkod till en arbetsgivare redan i samband med ansökan och arbetsgivaren kan då kontrollera uppgifterna direkt. Över huvud taget ser jag detta som ett steg i riktningen mot att fokusera mer på själva uppgifterna om examen i Ladok i stället för på ett dokument.” berättar Anna Sandberg Telléus, teamproduktansvarig i teamet som arbetar med examen i Ladokkonsortiet.

Användartester har varit givande
I samband med utvecklingen har teamet gjort ett grundligt förankringsarbete och genom användartester med potentiella slutanvändare har de verkliga behoven synliggjorts. Att användartesta funktionaliteten innan produktionssättning har varit otroligt givande när det gäller att förstå sig på hur slutanvändaren kommer använda sig av funktionen. ”Vi ser fram emot att äntligen få göra den nya funktionen tillgänglig. I arbetet har vi genomfört användartester med studenter och workshop med arbetsgivare från såväl privat som offentlig sektor. Vår förhoppning är att den nya funktionen ska minska förfrågningar till lärosäten som gäller att kontrollera examen samt beställning av vidimerade kopior. Vårt mål är också att det ska vara enklare för studenter/alumner att dela med sig av information om sin(a) examen till arbetsgivare och att arbetsgivarna kan kontrollera examen på ett smidigt och tillförlitligt sätt. Det ska bli spännande att få veta vad användarna tycker.” säger Madelene Bergström, verksamhetsexpert i teamet.

Önskvärt med återkoppling från slutanvändarna
Vad teamet hoppas på nu är att få in återkoppling från slutanvändarna. Ladokkonsortiet arbetar agilt och genom återkoppling från slutanvändarna kring hur användandet upplevs kan finjusteringar göras framöver. Återkoppling är en förutsättning för att så många som möjligt ska bli så nöjda som möjligt med slutresultatet. ”Vi hoppas få in mycket återkoppling på funktionaliteten genom de återkopplingsformulär som publicerats i anslutning till användandet av funktionaliteten. Det blir genom dessa som vi huvudsakligen kommer få in återkoppling på slutprodukten och utifrån det kommer vi kunna vidareutveckla funktionen enligt användarnas önskemål.” säger Anna Lindgren, verksamhetsexpert i teamet.

En del av en nationell helhetslösning för digitala examensbevis
Funktionaliteten delning av examen är en del i Ladokkonsortiets arbete med att utforma en nationell helhetslösning för digitala examensbevis. Med funktionaliteten som nu släpps löses två identifierade behov i helhetslösningen:

  • Studenter behöver kunna förmedla sin examen till externa mottagare (tex arbetsgivare, lärosäten)
  • Externa parter behöver kunna kontrollera att en student har en examen

Förhoppningen är att funktionaliteten kommer leverera stor effekt eftersom alla som har en examen dokumenterad i Ladok kan använda sig av funktionen (om lärosätet som utfärdat examen har anslutit sig till funktionen). Dessutom läggs mycket tid på att hantera verifieringsförfrågningar ute på lärosätena och med denna funktionalitet kommer vi se en effektivisering även på det området. ”Det känns roligt och inspirerande att utveckla en digital lösning som underlättar för såväl studenter som arbetsgivare. Det finns såklart mycket mer att göra inom digitalisering av examen och examenshandläggning men det här är ett första steg och vi är glada över att äntligen få släppa det till våra användare!” berättar Tomas Rimbark, scrum master i teamet.

För mer information om funktionaliteten, se: https://ladokkonsortiet.se/student/delning-av-examen
För övriga frågor, kontakta: anna.lindgren@chalmers.se

Förstudie ISP

Ladokkonsortiet har i uppdrag att utreda möjligheter och nytta med att införa stöd för individuella studieplaner på forskarnivå i Ladok. Vi har påbörjat en nulägesinventering och behovskartläggning av detta. Målet är att förstudien ska vara klar före sommaren 2022. Styrelsen kommer sedan ta ställning till en eventuell fortsättning.

En referensgrupp har satts ihop med representanter från lärosätena, som består av:

Hannah Pelikan, doktorand på Linköpings universitet
Helena Nilsson, systemförvaltare vid Göteborgs universitet
Jan Mårtensson, professor vid Högskolan i Jönköping
Olof Landin, systemansvarig vid KTH
Sara Lind, utbildningsledare vid Uppsala universitet

Uppskattade förbättringar i ärendehanteringen i Ladok

Under vintern har ärendehanteringen i Ladok för personal förbättrats på flera sätt. Elisabeth Larsson, verksamhetsexpert i konsortiet, berättar att ”Syftet med förändringarna har varit att underlätta effektiv handläggning genom att öka överblicken och minska antalet klick som krävs för att hantera ärenden. Ärendehanteringen har också utökats med bättre stöd för vissa typer av ärenden och tilldelningen av ärenden till handläggare.”

”Vi är mycket nöjda med den utveckling som skett gällande ärendehanteringen” berättar Lotten Hultgren Viklund, gruppledare för examenshandläggarna vid Stockholms universitet. ”Till synes små saker kan göra stor skillnad i det dagliga arbetet för handläggarna och det kontinuerliga arbetet med förbättringar är mycket uppskattat.”

När förändringar görs i delar av Ladok som används ofta och av många användare så görs alltid en grundlig utredning av de faktiska behoven som användare har. Oskar Landfors arbetar med användbarhetsfrågor i teamet som ansvarar för just ärendehantering. Han berättar att ”När arbetet började hade våra verksamhetsexperter gjort en sammanställning av de förbättringsförslag som lärosätena skickat in kring ärendehanteringen. Det materialet, plus en workshop med användare, var vår grund för arbetet. Vi skickade också ut en enkät till våra pilotlärosäten för att dels få insikt i hur vi skulle prioritera förbättringsförslagen vi hade och om det var något annat de saknade.”

I nästa steg tog teamet fram prototyper som testades på en grupp användare från pilotlärosätena. Många bra insikter kom under användningstesterna och lösningen uppdaterades för att sedan implementeras i själva systemet.

Flera förändringar är gjorda för att öka överblicken i ärendevyn och i visningen av ärenden på Ladoks startsida. Bland annat kan flera uppgifter visas i kolumner direkt i ärendelistan och användaren kan själv anpassa vilka den vill ha synliga. Det ärende som är markerat i listan synliggörs med en gul färg för att underlätta för användaren att hitta rätt med blicken. ”Något som överraskade oss är att vi fått höra i efterhand att något så litet som en tydligare bakgrundsfärg när man har musen på en tabellrad, har gjort en så stor skillnad för våra användare.” säger Oskar Landfors. Lotten Hultgren Viklund lyfter också fram just den här förbättringen och säger ”Färgmarkeringen både i listan och via muspekaren underlättar mycket för skärmtrötta ögon.”

I samband med de synliga förbättringarna för användarna har teamet också sett över hur behörigheter kan tilldelas till användarna av ärendehanteringen. Martin Edlund är systemutvecklare i konsortiet och han berättar att ”Det som överraskat är att behörighetsstyrningen för ärendehantering har varit så snårig. Det har varit svårt att förstå vilka systemaktiviteter som påverkar vad. Det finns vissa mönster men det finns lika många avvikelser. Det har dock sin förklaring i att ärendestödet hanterar 13 olika ärendetyper. De har tillkommit under olika perioder och implementerats av olika team. Det har fått följder i form av att varje ärendetyp på något sätt satt sin prägel på ärendehantering. En justering av denna var tvungen att göras och första steget har genomförts. Detta jobb med att omarbeta behörighetsstyrningen var inte på tapeten när vi först gick in i arbetet med att förbättra ärendehantering.”

Förbättringarna av ärendehanteringen fortsätter och Elisabeth Larsson berättar att bland annat kommer möjligheter att få ut statistik om ärenden, som handläggningstider och antal inkomna ärenden. Framöver ska det också skapas möjlighet att lägga mer preciserad status när man avslutar ett ärende, vilket innebär att man kan skilja på ärenden som avslutats av olika skäl. Lotten Hultgren Viklund avslutar med att bekräfta att ”Vi ser fram emot att kunna lägga till preciserad status samt statistik och utdata. Något som saknas i ärendehantering är datum då ärende avslutats samt möjligheten att söka ut baserat på datum.”

Vill du arbeta med oss?

Vi i Ladokkonsortiet söker ständigt nya kompetenta medarbetare till vår verksamhet. Inom kort kommer vi att annonsera om nya uppdrag som du som lärosätesanställd kan söka, men även om det inte finns något ledigt uppdrag som passar dig just nu tar vi gärna emot din intresseanmälan.

Nu finns både möjlighet att prenumerera på lediga uppdrag i konsortiet och också att skicka in en intresseanmälan via formulär på Ladok.se

Ett år som produktägare för Ladok

 

Hej Magnus!

Du har nu varit strategisk produktägare för Ladok i ett år.
Ja, över ett år. Tiden går fort!

Vad tycker du känns bäst för dig just nu?
Jag tycker att det känns som att vi är på väg åt rätt håll med utvecklingen av Ladok.

Vad känns mindre bra?
Att jag på grund av pandemin varken har hunnit träffa alla medarbetare i konsortiet, eller våra lokala kontaktpersoner med flera ute på lärosätena. Jag hoppas att det snart blir annorlunda nu.

Vad skulle du helst vilja ändra på framöver?
Jag vill att vi i konsortiet kommer ännu närmare systemets användare. Det kan göras på många sätt, inte bara genom personliga möten utan också att vi på andra sätt lär oss mer om hur systemet används dagligen.

Vad var dina första intryck när du började jobba i konsortiet?
Att det är en organisation som befolkas av väldigt många kompetenta och engagerade medarbetare.
Att det finns en mycket väletablerad organisation av arbetet genom agila scrum-team.
Att Ladok är ett väldigt komplext system med många olika sorters användare.

Hur går det till att arbeta som strategisk produktägare?
Haha, bra fråga. Många tror att jag har en färdig idé om hur Ladok ska se ut och fungera i framtiden och att det jag gör är att se till så att vi kommer dit. Snarare är min roll att skapa engagemang och förståelse kring användares behov och se till att våra olika prioriteringar och strategiska val hänger ihop på kort- och lång sikt. .

Berätta om vilka förändringar i det strategiska arbetet som skett under din tid i konsortiet!
Det ska kanske egentligen någon annan svara på, men om jag ska lyfta fram två saker så är det att vi nu har en gemensam produktbacklog/produktplan och att allt utvecklingsarbete utgår från nyttan för våra användare. De här sakerna hänger ihop. Ett tydligt fokus på nyttan för våra användare gör det enklare att prioritera mellan utvecklingsinsatser inom olika delar av systemet. En gemensam produktplan hjälper oss att synliggöra och därmed också ifrågasätta våra prioriteringar. För mig är det viktigt att vi vågar ifrågasätta om våra prioriteringar på kort sikt hänger ihop med hur systemet behöver förändras på lång sikt.

Vad är viktigast i ditt arbete?
Det är att hela tiden kommunicera internt med alla våra team och externt med våra användare och andra intressenter. Just nu försöker jag att systematisera och kanske ”cyklisera” detta för mig själv. Det är lätt att det blir väldigt många möten och alldeles för många powerpoint-presentationer. Så det är lika viktigt för mig att hitta en balans i mitt arbete, som det är att vi hittar en balans mellan olika användares behov i systemet.

Vad händer den närmaste tiden i Ladok?
Mina topp sex i systemet före jul?
– En gemensam lösning för digital verifiering av examensbevis är nu under test.
– Studieperiod utan omfattningsvärde kommer att lösa mycket problem med hantering av både forskarutbildning och utbildningssamarbeten.
– Den förbättrade ärendehanteringen är ett steg mot att skapa större överblick och bättre funktionalitet för våra ”ofta-användare” i systemet.
– Vi håller på att ta ett större grepp kring hantering av aktivitetstillfällen som inte används i den utsträckning som den skulle kunna. Det är egentligen en ganska genial funktionalitet som vi nu undersöker hur vi kan användaranpassa bättre, så att den verkligen börjar användas för att lösa mer än bara tentahantering.
– Stödet för utbildningsplanering blir bättre och mer nytänkande än vad jag hade hoppats. Jag är så nyfiken på om fler håller med mig nu när fler lärosäten kommer att börja testa det.
– Att arbetet med studieavgifter nu äntligen kommer igång på riktigt.

 

Rekordstort deltagarantal på årets NUAK

Sista veckan i oktober gick den Nationella utbildningsadministrativa konferensen (NUAK) av stapeln, som vanligt arrangerad av Ladokkonsortiet tillsammans med Universitets- och högskolerådet (UHR). Konferensen hålls normalt en gång per år, men förra året ställdes den in på grund av pandemin. I år hölls NUAK, för första gången, istället digitalt och lockade rekordstor publik – nästan 1000 personer deltog via Zoom. Programmet delades upp på fyra dagar, med utrymme både före och efter respektive dag för reflektion eller att hålla sig ajour med det ordinarie arbete.

Bland deltagarna fanns Andrea Idbäck Wikström och Emelie Wennersand, både från Chalmers tekniska högskola. Andrea berättar att ”NUAK är det årliga tillfälle man kan få en samlad bild av utbildningssverige. Man kan ta chansen att lyssna på pass med teman man kanske annars inte kommer i kontakt med. Men också sånt man jobbar med dagligen men på NUAK har en möjlighet att göra en djupdykning i.”

Konferensen innehöll 35 olika pass varav 10 inom spåret Ladok och de var alla välbesökta. Konsortiechef Mauritz Danielsson konstaterar att ”Det har funnits ett stort engagemang hos deltagarna även fast det var digitalt. Jag har både hållit i egna seminarium och varit seminarievärd på flera och det har alltid varit många frågor och kommentarer. Jättekul!”

”Jag tycker att de gemensamma föreläsningarna var väldigt intressanta och kompetensbreddande. Andra pass jag vill lyfta fram är Vitnemålsportalen, Norsk infrastruktur for delning av data om kompetenser och Nationell helhetslösning för digitala examensbevis. Jag är examenshandläggare så detta är väldigt intressant och vi följer nyfiket utvecklingen kring digitala examensbevis.” berättar Emelie Wennersand.

Andrea Idbäck Wikström, som på Chalmers jobbar centralt på lärosätet med Ladok, säger att ”Jag deltog i alla gemensamma pass och valde oftast Ladokspåret på de skilda passen. De gemensamma passen är alltid intressanta, just för att de kanske inte alltid handlar om det man direkt arbetar med utan har ett helikopterperspektiv på utbildningsfrågor, med infallsvinklar man inte alltid tänker på. Den gemensamma avslutningsföreläsningen [Svante Randlert föreläste om ”DRÖMARBETSGIVAREN EFTER PANDEMIN – tänk om vi måste TÄNKA OM, för det som tagit oss HIT, kommer inte ta oss DIT”) är alltid tankeväckande och ofta rolig, så även detta år. De två passen om tips och trix i Ladok var bra input för mig, som arbetar med support och utbildning till användare i Ladok.”

Verksamhetsexperterna Janne Johansson och Mattias Renehed från Ladokkonsortiet höll i ett pass om verktyget Bak- och framgrund, som utvecklas av Ladokkonsortiet tillsammans med Statistiska centralbyrån (SCB). Med hjälp av Bak- och framgrund kan man följa upp studenter innan, under och efter sina studier i och med att Ladokdata kombineras med relevant annan data från SCB i verktyget. Passet drog över hundra deltagare och Janne och Mattias konstaterar att ”Vi lyckades nog förmedla en del intresse för vi fick in många nya användare efter konferensen”.

Ett pass som drog ännu fler deltagare var det om stödet för utbildningsplanering som nu byggs in i Ladok. Verksamhetsexpert Rickard Johansson, som föredrog det kommande processtödet i utbildningsplanering, berättar att ”Vi fick som grupp ett flertal frågor och hejarop under passet. Vi fick återkoppling på att visad funktionalitet såg intressant ut. Det ställdes också en del frågor som vi ska ta vidare och fundera mer över.”

Utvärderingen visade att många uppskattade det här formatet på konferensen, men det finns också en längtan efter att kunna träffas fysiskt för att nätverka och umgås. Emelie Wennersands perspektiv som deltagare är att ”NUAK digitalt gör att fler kan delta vilket naturligtvis är väldigt bra. Jag upplever det också som fördelaktigt vad gäller alla frågor som ställs i chattarna, tror det är lättare att skriva sin fråga än att säga den. Det jag och mina kollegor saknar av att ha NUAK i fysisk form är möjligheten till intressanta möten mellan passen och på kvällen som annars sker så naturligt på plats.”

Att det finns en plats för en utbildningsadministrativ konferens är uppenbart och snart börjar planeringen för nästa år. ”Vi har nu haft konferensen 12 gånger och jag tror att vi tillsammans med representanter från lärosätena behöver fundera över hur NUAK ska se ut framåt. Det är så lätt att hamna i samma gamla hjulspår. Men jag vet att NUAK är en viktig konferens för de som jobbar med utbildningsadministration och jag är övertygad om att NUAK behövs.” säger Mauritz Danielsson och avslutar med

”Vi hörs och ses på NUAK 2022!”.

Konstfack igång med utbildningsplanering

Konstfack är först ut att börja använda Ladok för utbildningsplanering! De har nu skapat ett par kursplaner i Ladok. Nästa steg är att skapa utbildningsplaner och därefter med hjälp av processtödet skapa ny kurs och kursplan. Läs mer om när funktionaliteten släpps här.

Newmaninstitutet är nu inne i Ladok

Vid Ladoks stämma i maj i år anslöt tre nya lärosäten till Ladokkonsortiet. Ett av dem är Newmaninstitutet, som efter stämman jobbat intensivt och lyckats börja använda Ladok för sin utbildningsadministration i och med höstterminens start.

”Genom att gå med i Ladok hoppas vi underlätta och effektivisera central planering och studieadministration” säger Anna Hornström, högskoledirektör för Newmaninstitutet. ”Ladok är också viktigt för att kunna erbjuda en god service till våra studenter som enklare kan följa sin egen studieprestation och samla sina resultat från oss tillsammans med resultat från andra universitet och högskolor.”

Newmaninstitutet är en högskola som vilar på den katolska utbildningstraditionen och som ger kurser inom områdena filosofi, teologi och kulturstudier. Här finns möjlighet att läsa en kandidatexamen i filosofi och teologi samt, sedan hösten 2021, även en masterutbilding i teologi. Newmaninstitutet ligger i Uppsala och har idag ca 250 registrerade studenter per år.

Kursadministratör Ann-Ida Fehn på Newmaninstitutet har med stöd av verksamhetsexperterna Gunnar Råhlén och Jan Winkle från Ladokkonsortiet gjort merparten av uppstartsjobbet för att gå från de tidigare egna studentregistren in i Ladok. ”Efter ett första informationsmöte med ledningen för Ladok har vi sedan arbetat med Jan och Gunnar för att systematiskt bygga upp vårt Ladok med all väsentlig information och lära oss hur man använder systemet” berättar Ann-Ida. ”Vi har skapat våra utbildningsprogram samt håller på att kontinuerligt föra in både kurser, tillfällen och studenter med deras resultat. Det är alltså registrering och resultatrapportering som är huvuddelen för oss i nuläget.”

Gunnar och Jan berättar att deras roll har varit att lotsa Newmaninstitutet in i Ladok med allt vad det innebär i interna kontakter inom Ladok och externa kontakter med myndigheter som till exempel CSN och UHR. ”Samarbetet med Newmaninstitutet har fungerat mycket bra eftersom vi snabbt fick en gemensam målbild och väg framåt.” berättar Gunnar. Jan fyller i att ”Viktigt att tänka på för ett nytt lärosäte är att inte greppa för stor del av Ladok direkt. Ladok har otroligt mycket funktionalitet och det är viktigt att sortera ut vad som behövs just här och nu och sen bygga vidare utifrån det. Detta lyckades vi bra med när det gäller Newmaninstitutet eftersom tidpunkten då vi påbörjade arbetet var så tydligt fokuserad på antagningen till hösten vilket gjorde att detta blev en naturlig avgränsning.”

Anna Hornström är nöjd med samarbetet med medarbetarna från Ladokkonsortiet: ”Vi har bemötts mycket positivt av Ladokkonsortiets medarbetare både inför ansökan och under uppstartprocessen. Alltid med stor lyhördhet för de utmaningar vi har som en mindre högskola och med stor kompetens avseende hur systemet kan byggas upp för att vara väl anpassat till våra behov och förutsättningar.” Ann-Ida Fehn beskriver samarbetet som ”utmärkt” och berättar också att studenternas reaktioner på att Newmaninstitutet gått in i Ladok har varit mycket positiva.

Mauritz Danielsson, chef för Ladokkonsortiet, välkomnar Newmaninstitutet in i konsortiet och i Ladok. ”Jag tycker det är väldigt roligt att få välkomna nya parter i Ladokkonsortiet. Det betyder att fler och fler studenter i Sverige får ett enhetligt sätt att hantera uppgifter om sina studier och det känns väldigt bra.” säger Mauritz.