Ett mål i Ladoks verksamhetsplan är att förbättra användbarheten för lärare. Som en del av detta arbete kommer vi att förändra vyerna för rapportering och attestering (för kurs- och aktivitetstillfälle). De uppdaterade vyerna är planerade att levereras i uppgraderingen till version 1.74.0, den 15 september.

Varför ändrar vi vyerna?
Det senaste halvåret har konsortiet arbetat med en uppdatering av den tekniska grund som Ladok vilar på. I samband med att vi ändå behövde arbeta om koden bakom vyerna för rapportering och attestering passar vi på att genomföra en del efterfrågade användbarhetsförbättringar. Målet med detta är att göra vyerna mer lättöverskådliga och tydliga och i förlängningen göra Ladok till ett mer användarvänligt system. Förslagen till förändringar har tagits fram via enkäter, användarstudier och intervjuer, d.v.s. i dialog med dem som rapporterar och attesterar betyg till vardags.

Hur kommer vyerna att ändras?
På det stora hela kommer hanteringen för lärare vara sig lik. Den största förändringen är att betyg anges på ett nytt sätt, men det finns också en hel del mindre förändringar. De stora flödena för att rapportera och attestera ska fungera som vanligt.

Tidsplan

26 maj – Pilottest inleddes på BTH
Under maj påbörjades pilottestning av de förändrade vyerna på BTH. Testet kommer att pågå hela sommaren, fram tills dess att vyerna släpps för samtliga lärosäten. Syftet med testerna är att låta lärare rapportera och attestera i de nya vyerna och lösa eventuella problem innan lanseringen till samtliga lärosäten.

12 augusti – Tematräff och utbildningsmaterial
Den 12 augusti kommer vi hålla en tematräff för samtliga lärosäten. Under träffen ni kommer få mer information om vyerna, demo av dem samt ges tillfälle att ställa frågor. Träffen riktar sig främst till lokala kontaktpersoner och personer som jobbar med att utbilda lärare i systemet.

• Datum och tid: 12 augusti, 14:00 – 15:30
• Plats: Länk till zoomrum

Mötet spelas in och finns tillgängligt i efterhand.

Skicka gärna in frågor och funderingar i förväg så att vi kan anpassa träffen efter detta. Skicka dem till utbildning@ladokkonsortiet.se senast måndag den 9 augusti.

I samband med detta kommer även visst utbildningsmaterial att publiceras för att lärosätena ska kunna börja informera sina användare om de kommande förändringarna. Här finns utbildningsmaterial för de kommande förändringarna.

15 september – Leverans av förändrade vyer för rapportering och attestering
Vid sprintuppgraderingen den 15 september (version 1.74.0) planerar vi att leverera de förbättrade vyerna till samtliga lärosäten.

Den 13 september uppdateras utbildningsmaterialet för:

• Rapportera resultat
• Attestera resultat
• Administrera resultatrapporteringen

Den 27 maj deltog lärosätenas lokala tekniska kontaktpersoner på en träff som arrangerades av Ladokkonsortiet. Uppslutningen var god och det fanns utrymme för både information och frågor från deltagarna. Mötet inleddes med att Staffan Ekstedt presenterade statistik från driften av Ladok. Intressant var kurvorna som visar användningen över dagen. Där kunde man tydligt se en förändring av användandet under pandemin jämfört med tidigare år. Man arbetar lite längre och de tydliga kafferasterna på för- och eftermiddagarna har försvunnit. Statistiken över vilka webbläsare som används tyckte många också var spännande då den även skulle kunna appliceras på de olika lokala systemen vid lärosätena. En statistik som efterfrågades var en bild över hur de lokala integrationerna arbetade mot Ladok. Här pågår ett arbete inom Ladok för att tillgängliggöra denna statistik för respektive lärosäte.

Därefter berättade Ladoks arkitekt, Mattias Sällström, om pågående och kommande tekniskt arbetet med Ladok. Övergripande så fortsätter arbetet med att anpassa Ladok mot framtida driftsmiljöer och mer specifikt anpassas behörighetssystemet till den nya funktionen för utbildningsplanering. När det gäller Ladoks API fortgår arbetet med att förbättra dokumentation med mera. Vidare kommer API’et att delas upp i en intern och en extern del. Den externa är den del som alla lokala integrationer använder. Uppdelningen kommer att innebära ett antal fördelar för lokala integrationer, bland annat kommer både API’et och leveranser av ändringar att bättre kunna anpassas till lärosätenas behov. En referensgrupp med representanter från lärosätena kommer att skapas för att diskutera vilka ändringar som skall genomföras. Mer information om gruppen kommer under hösten.

En annan punkt på mötet var LIS och Edu-API. Här pågår mycket arbete. Genom LIS-adaptern erbjuds ett antal möjligheter att integrera med olika system. Integrationen mot Canvas är sedan länge etablerad och används av ett flertal lärosäten. Arbete pågår dock även med integrationer mot system för hantering av praktikplatser (VFU), Studentmobilitet och schemaläggning. Edu-API är en ny, kommande standard för integration med system inom sektorn. Här deltar Ladok för att påverka arbetet i en fördelaktig riktning.

Slutligen fanns en önskan från deltagarna om en ökad mötesfrekvens. gärna 2 – 3 gånger per år.

NUAK – Nationell utbildningsadministrativ konferens – arrangeras av Ladokkonsortiet tillsammans med Universitets- och högskolerådet och utgör en arena för kompetensutveckling och omvärldsbevakning för utbildningsadministrativ personal på landets lärosäten.

Hösten 2021 blir konferensen digital, med valbara programpunkter under ett antal teman.

Konferensen utgör en arena för kunskaps- och erfarenhetsutbyte för dig som arbetar med utbildningsadministration i olika roller. Under konferensen ges utrymme för reflektioner kring hur de administrativa insatserna påverkas av det omgivande samhällets förändringar och förväntningar.

Konferensen riktar sig till verksamma inom utbildningsadministration vid universitet och högskolor såsom handläggare, funktionsansvariga och chefer och brukar locka över 500 deltagare. Även andra grupper, till exempel utredare med ansvar för planerings- och uppföljningsfrågor och systemutvecklare, har utbyte av att delta.

Mer information samt program kommer att finnas på https://www.uhr.se/om-uhr/Konferenser/nuak/.

Anmälan till årets NUAK är nu stängd.

Tidigare i år genomfördes en enkät med användarna av uppföljningsdatabasen. I den framkom behov av utbildning på olika nivåer kring hur man kan ta fram information med hjälp av SQL. Konsortiet planerar därför en serie av workshops med start i höst. De kommer att genomföras via Zoom och första tillfället riktar sig till dem som behöver grundläggande kunskaper om detta. Varje workshop kommer att ha utrymme för både undervisning med konsortiets systemutvecklare som lärare, samt uppgifter att lösa med hjälp av övriga deltagare och lärarna.

För dig som är intresserad av att delta på någon av dessa workshop tipsar vi redan nu om att se över att du har en fungerande uppkoppling mot ditt lärosätes uppföljningsdatabas. Den kommer nämligen att användas för övningarna under workshopen.

Mer information om datum och anmälan kommer efter sommaruppehållet.

Den 27 maj hölls, för andra året i rad, Ladokstämman digitalt och besluten fattades via omröstning i Zoom. Deltagarna fick en uppdatering av pågående arbete med utbildningsplanering, studieavgifter och hantering av digitala examensbevis. Verksamhetsberättelse, balans- och resultaträkning för 2020 godkändes och beslut om att styrelsen fullgjort sina åligganden för förra året fattades.

Tre nya parter till Ladokkonsortiet välkomnades genom enhälligt beslut av stämman: Akademi för ledarskap och teologi, Johannelunds teologiska högskola samt Newman Institutet.

Konsortialavtal för perioden 2022-01-01—2022-12-31 beslutades liksom verksamhetsinriktning för 2022-2024 och mål, ekonomiska ramar och avgifter för 2022 och deltagare i styrelsen.

Om mötet blir fysiskt eller digitalt nästa vår återstår att se, men flera deltagare uttryckte önskemål om att fortsätta hålla stämman digitalt.

Reflektioner från några deltagare:

Hur fungerade det att mötas digitalt och fatta beslut på Ladokstämman?
Karin Cardell, högskoledirektör Mälardalens högskola: Efter drygt ett år av distansarbete har vi alla stor vana att mötas digitalt. Formen för dagens Ladokstämma fungerade väl och vi kommer säkert att överväga fler digitala stämmor. Samtidigt tänker jag att digitala möten kan ha en tendens att begränsa brett utbyte och diskussion, kanske särskilt som form för ”sällanmöten”. Stämma har vi ju bara en gång per år numera så visst ser jag också stort värde i att framgent kunna träffas fysiskt.

Charlotta Törmä, Ladokansvarig Röda Korsets Högskola: Det gick bra att mötas digitalt och att fatta beslut. Kanske börjar vi vänja oss vid distansmöten?

Vilken fråga är viktig för dig i Ladokkonsortiets arbete framöver?
Karin Cardell, högskoledirektör Mälardalens högskola: Konsortiets arbete är på många sätt möjliggörare och pådrivande i verksamhetsutveckling där verksamhetens behov av funktionalitet, digitala lösningar, effektivitet, rättssäkerhet och tillgänglighet är självklara ramar. Det pågående arbetet för gemensamt stöd för utbildningsplanering drivs i samma anda – bra.

Charlotta Törmä, Ladokansvarig Röda Korsets Högskola: Jag tycker att det är viktigt att konsortiet fortsätter det välfungerande arbetet med att lyssna på och hjälpa både små och stora lärosäten. Just nu är det extra spännande att få följa och att vara en del av projektet Gemensamt stöd för utbildningsplanering!

Här finns presentationen från stämman.

Protokoll från stämman kommer att publiceras på ladok.se

Strax före jul lanserades den nya översiktssidan för pågående rapportering i Ladok. Översiktssidan är tillgänglig för alla lärosäten och syftet med den är att administratörer och ansvariga för utbildningen ska ha möjlighet att enkelt få en överblick över de resultat som inte är hanterade. Genom att tidigare hitta resultat som inte attesterats av examinator kan man fånga upp och snabbare göra resultatet tillgängligt för studenten.

Annika Björklund, dåvarande verksamhetsexpert i Ladokkonsortiet, berättar att önskemål kring att kunna hålla koll på vilka resultat som attesterats inkommit till Ladokkonsortiet. När utvecklingsteamet tog sig an önskemålet så undersökte man behovet tillsammans med ansvariga och användare på konsortiets pilotlärosäten. Utifrån den analysen togs den nya överssiktssidan fram, med överblick över status för resultat men också möjligheten att avisera examinator på nytt. Sidan ligger som en ny flik under rapportering av kurstillfällen.

”Vi har fått i princip genomgående positiv respons, det är en mycket uppskattad funktionalitet” berättar Thomas Arnqvist som är lokal kontaktperson för Ladok på Uppsala universitet, ett av pilotlärosätena. ”Det är till stor hjälp för att kunna fullgöra myndighetsutövningen, ett mejl eller annan avisering är lätt att missa och då är det bra att det går att påminna på nytt. Det är även lätt att missa att avisera en examinator när klarmarkeringen görs och nu är det möjligt att följa upp och eventuellt avisera. Inför brytdatum för årsredovisning kan institutionen även följa upp resultatrapporteringen så att så mycket som möjligt är attesterat i tid.”

Efter att den nya sidan blev tillgänglig i systemet har återkoppling samlats in från användarna på pilotlärosätena och synpunkter kommit in i form av supportärenden från lärosätena. Med utgångspunkt från den har förbättringar gjorts, som nådde användarna i version 1.67 som var klar i mitten av maj.

”Att leverera, låta funktionen användas en period, lyssna in med användare och sedan göra justeringar är ett sätt att arbeta som fungerat bra” säger Annika Björklund.

Thomas Arnqvist berättar att ”Det har varit positivt att delta som pilotlärosäte. Vi deltog i aktiviteter under hösten då vi kunde testa en prototyp och lämna synpunkter. Vi har även haft möjlighet att tillsammans med några av våra slutanvändare träffa utvecklare för att diskutera förslag och alternativa lösningar för en vidareutveckling och förbättring efter att funktionen infördes i produktionsmiljön.”

Läs mer om hur konsortiet arbetar med pilotlärosäten
Lathund som beskriver översiktssidan för pågående resultatrapportering