Strax före jul lanserades den nya översiktssidan för pågående rapportering i Ladok. Översiktssidan är tillgänglig för alla lärosäten och syftet med den är att administratörer och ansvariga för utbildningen ska ha möjlighet att enkelt få en överblick över de resultat som inte är hanterade. Genom att tidigare hitta resultat som inte attesterats av examinator kan man fånga upp och snabbare göra resultatet tillgängligt för studenten.

Annika Björklund, dåvarande verksamhetsexpert i Ladokkonsortiet, berättar att önskemål kring att kunna hålla koll på vilka resultat som attesterats inkommit till Ladokkonsortiet. När utvecklingsteamet tog sig an önskemålet så undersökte man behovet tillsammans med ansvariga och användare på konsortiets pilotlärosäten. Utifrån den analysen togs den nya överssiktssidan fram, med överblick över status för resultat men också möjligheten att avisera examinator på nytt. Sidan ligger som en ny flik under rapportering av kurstillfällen.

”Vi har fått i princip genomgående positiv respons, det är en mycket uppskattad funktionalitet” berättar Thomas Arnqvist som är lokal kontaktperson för Ladok på Uppsala universitet, ett av pilotlärosätena. ”Det är till stor hjälp för att kunna fullgöra myndighetsutövningen, ett mejl eller annan avisering är lätt att missa och då är det bra att det går att påminna på nytt. Det är även lätt att missa att avisera en examinator när klarmarkeringen görs och nu är det möjligt att följa upp och eventuellt avisera. Inför brytdatum för årsredovisning kan institutionen även följa upp resultatrapporteringen så att så mycket som möjligt är attesterat i tid.”

Efter att den nya sidan blev tillgänglig i systemet har återkoppling samlats in från användarna på pilotlärosätena och synpunkter kommit in i form av supportärenden från lärosätena. Med utgångspunkt från den har förbättringar gjorts, som nådde användarna i version 1.67 som var klar i mitten av maj.

”Att leverera, låta funktionen användas en period, lyssna in med användare och sedan göra justeringar är ett sätt att arbeta som fungerat bra” säger Annika Björklund.

Thomas Arnqvist berättar att ”Det har varit positivt att delta som pilotlärosäte. Vi deltog i aktiviteter under hösten då vi kunde testa en prototyp och lämna synpunkter. Vi har även haft möjlighet att tillsammans med några av våra slutanvändare träffa utvecklare för att diskutera förslag och alternativa lösningar för en vidareutveckling och förbättring efter att funktionen infördes i produktionsmiljön.”

Läs mer om hur konsortiet arbetar med pilotlärosäten
Lathund som beskriver översiktssidan för pågående resultatrapportering

Den 21 april deltog lärosätenas lokala kontaktpersoner på en träff som arrangerades av Ladokkonsortiet. Uppslutningen var stor och det fanns utrymme för både information och diskussion deltagarna emellan.

Det var stort intresse för informationen som verksamhetsexperter Moa Eriksson och Jan Winkle gav om hur konsortiet jobbar med digital analys av användning av Ladok. Med hjälp av mätpunkter på relevanta ställen i systemet kan utvecklingsteamen följa hur många användare som når en viss funktion, hur man navigerar i systemet och hur funktionerna används. Ett exempel var mätning av hur många användare som når attesteringsfunktionen för resultat via den genväg som finns på startsidan. Utvecklingsteamet kan sedan använda mätdatat till att förbättra systemet så att de avsedda effekterna uppnås.

Mari Sandin, lokal kontaktperson för Örebro universitet, konstaterar att mätningarna även är intressanta för lärosätenas eget arbete med sina användare av systemet:
– Informationen om mätningarna i Ladok väckte nog många tankar och önskemål hos de flesta av oss. Det finns otroligt mycket vi både skulle vilja veta och även behöva veta om hur våra användare faktiskt jobbar i Ladok. Vi tror säkert en hel del som inte alls stämmer. Jättespännande, och jag hoppas vi får ta del av mer resultat av olika mätningar längre fram.

Deltagarna hade flera uppslag till hur mätningar kan användas på olika sätt. Många önskade att ta del av mätdata för det egna lärosätet. Idag görs dock ingen lärosätesspecifik mätning utan mätningarna är aggregerade för alla lärosätens användare. Mätdata kan också bidra på ett tydligare sätt till den övergripande prioriteringen av vad som är i fokus i utvecklingen av Ladok.

Håkan Fasth, lokal kontaktperson från Högskolan i Halmstad, hoppas att det kommer bli möjligt att ta del av mätdata för det egna lärosätet:
– Jag hoppas såklart på användarstatistik på lärosätesnivå, så att vi kan arbeta mer med att få till bättre processer lokalt. Statistik är alltid bra att använda som motivering till varför översyn kan behövas.

Verksamhetsexpert Matz-Ola Cajdert berättade om vad som är nytt inom den nationella hanteringen av lärosätesgemensamt data samt vissa rutiner och rekommendationer. Ett förtydligande av vägledningen kring hantering av felaktigt inlagda avbrott på kurs kopplat till rutinerna hos CSN efterfrågades, vilket Matz-Ola tog med sig tillbaka till dialogen med CSN. Vidare berättade verksamhetsexpert Gunnar Råhlén om vad som pågår i arbetet med LIS-adaptern som kan användas för lärosätenas integrationer med Ladok.

Deltagarna diskuterade också i grupper om och hur man i så fall skulle önska utökade nätverksträffar mellan lärosätenas lokala Ladok-förvaltningar. Grupperna kom fram till att nätverkande är viktigt och nyttigt och att det finns ett behov av att träffas mer. Flera lärosäten ingår redan nu i olika nätverk som initierats av de medverkande parterna, men man ser ändå att det skulle vara hjälpsamt om konsortiet kunde hjälpa till i uppstarten av fler nätverk. Jan Winkle från konsortiet har ett särskilt uppdrag att bidra i det arbetet.

Mari och Håkan konstaterar båda att just utbytet av erfarenheter mellan lärosätena är mycket värdefullt. Mari säger att:
– Just den här typen av träff handlar ju mycket om information, men det är jättebra när vi även bryts ut i mindre grupper. Då får vi chansen att prata och utbyta arbetssätt, idéer och erfarenheter. Även om våra organisationer skiljer sig lite och vi jobbar olika ibland, så är det alltid bra att bara kunna höra ”hur gör ni?”.

Du hittar material från träffen på Ladok Vägledning (kräver inloggning).

Nästa träff för lokala kontaktpersoner planeras till efter sommarsemestern.

Den 12 april hölls en tematräff på Zoom kring användningen av Ladok för att hantera forskarutbildning. Inbjudna till träffen var lärosätenas lokala kontaktpersoner för Ladok, som i sin tur även bjöd in ytterligare deltagare med intresse för temat. Över 80 personer deltog vilket får tolkas som att det finns ett tydligt behov av att prata om just hanteringen av forskarutbildning.

Under träffen berättade verksamhetsexperter från Ladokkonsortiet om flera av de förbättringar som gjorts i systemet under senaste år, samt var det går att hitta ytterligare information om funktionaliteten. Deltagarna hade också fått möjlighet att ta upp frågor både inför och under träffen, vilket många också gjorde. Flest frågor rörde studiedeltagande och resultatrapportering för forskarutbildning. Konsortiets verksamhetsexperter besvarade dessa men lärosätenas deltagare kunde också hjälpa varandra genom att berätta om hur man gör på det egna lärosätet.

– Jag inser hur lite jag kan om Ladok, konstaterar Carina Gyllberg, som är utbildnings- och forskningshandläggare på BTH.

Hon fortsätter att berätta:
– Jag tar med mig att vi ska titta närmare på moduler vid registrering av forskningsarbete och på om forskarstudenten själv ska registrera sig i Ladok.

Träffen avslutades med en diskussion om hur prestationer från andra lärosäten dokumenteras för doktorander. Linnéuniversitetets deltagare på träffen lyfte ett önskemål om att alla lärosäten bör dokumentera de prestationer som en doktorand genomfört på lärosätet direkt i Ladok. På så vis hoppas man underlätta för alla genom att minska hantering av pappersintyg som skickas mellan lärosätena. Många uttryckte att de höll med och diskussionen fortsätter på Ladokforum för att följa upp och sprida budskapet till fler (inloggning krävs för att läsa tråden i forumet).

Carina Gyllberg säger:
– Allt under träffen var intressant men genomgången av inskickade frågor var mycket givande.

Träffen spelades in och finns tillgänglig på https://ladokkonsortiet.se/moten/tematraffar tillsammans med materialet som presenterades under träffen.

Torsdagen den 27 maj är det dags för årets Ladokstämma. Precis som förra året, kommer den att hållas på Zoom.

På dagordningen står bland annat det nya konsortialavtalet för 2022. Avtalet har varit ute på remiss till alla lärosäten och du kan nu läsa de remissvar som kommit in.

• Dagordning, svar på remissen  och övriga relaterade handlingar inför stämman finns här

På tisdag 1/6 kl 11-12 informerar projektet Gemensamt stöd för utbildningsplanering om pågående utveckling och planen framöver, se agenda och plats här.

Läs gärna mer om projektet här.

Mötet kommer att spelas in.

Välkomna!

Nytt Ladok för studenter

Under höstterminen har utveckling av ett nytt Ladok för studenter pågått. Målsättningen är att ta fram ett gränssnitt med samma funktionalitet i ”ny kostym”. Studenterna ska alltså kunna använda samma funktioner som idag, men med ett annat utseende. Det nya gränssnittet ska, förutom att bättre möta studenternas behov, även fungera smidigare i mobiltelefoner och leva upp till tillgänglighetsstandarden WCAG på nivå AA.

Vi planerar att leverera det nya Ladok för studenter i version 1.61.0 (17 feb i produktionsmiljön). Efter leveransen kan lärosätena styra när de börjar använda det nya Ladok för studenter.

Informationsmöten

Inför övergången bjuder vi in till två informationsmöten:

• Demo av nya Ladok för studenter och information inför leverans
  Inspelning av presentationen
• Information inför leverans och frågestund
  Inspelning av presentationen

Utbildningsmaterial

Lathundar och filmer finns på utbildningssidan för Ladok för studenter.

Välkommen till tematräff om fotnotshantering i bevis

I samband med att det nu införts nya automatiska fotnoter i bevishanteringen vill vi bjuda in till en tematräff kring detta. Träffen riktar sig främst till examenshandläggare och vi kommer att gå in mer i detalj på hur fotnoterna fungerar och hur fotnotstexterna kan läggas upp. Det kommer även finnas utrymme för att diskutera hur användningen kan se ut utifrån era behov.

Datum och tid: Torsdagen den 25 februari klockan 13.00-14.00
Plats: Länk till zoomrum
Mötet spelas in och finns tillgängligt i efterhand.

Skicka in frågor senast 23 februari

Skicka gärna in frågor och funderingar i förväg så att vi kan anpassa träffen efter detta. Skicka dem till anna.sandberg.telleus@gu.se senast tisdagen den 23 februari.

Tematräffar

Tematräffar är en ny typ av träff som Ladokkonsortiet erbjuder. Här ses vi om visst ämne relaterat till Ladok. Beroende på ämne kan mötet bestå av t.ex. demonstrationer, information eller frågestunder. De ersätter de tidigare utbildningstillfällena och supportstugorna.

Tidigare tematräffar hittar du här.

Nu påbörjas projektet för att utveckla ett gemensamt stöd för utbildningsplanering i Ladok enligt beslut på stämman våren 2020. Den tänkta lösningen finns beskriven i resultatet från den förstudie som gjordes under 2020.

Vi söker ett mållärosäte (mållärosäte 1) som är intresserat av att tidigt börja använda det nya, gemensamma stödet för utbildningsplanering som ska byggas i Ladok. Mållärosätet har idag en befintlig lösning för utbildningsplanering, utbildningar på grund- o avancerad nivå samt både generella examen och yrkesexamen som ger en bredd i kravbilden. Lärosätets uppgift blir att stödja Ladokkonsortiet och projektet med prioritering av de krav som finns på systemet. Tillsammans med projektet ska lärosätet säkerställa att mållärosätet senast 2022-06-30 använder Ladok för utbildningsplanering. Det kan innebära tuffa prioriteringar och att viss önskad funktionalitet inte finns tillgänglig förrän en tid efter att lärosätet börjat använda systemet. Under förstudien togs ett grovt förslag fram på vilken funktionalitet som ska tas fram under fas 1, dvs till mållärosäte 1 börjar använda Ladok. Se bilaga 1 i förstudierapporten.

Införandet på lärosätet planeras tillsammans med projektet och lärosätet får mer stöd än övriga lärosäten vad gäller frågor om planering av införandet, integrationer och hantering av befintliga kurs- och utbildningsplaner. Lärosätet får möjlighet att påverka den lösning som utvecklas genom att t ex delta i användningstester.

Vi kommer också att arbeta med ett lärosäte som idag inte har något stöd för utbildningsplanering med målet att lärosätet använder Ladok för utbildningsplanering hösten 2021, information kommer separat till de lärosäten detta berör. Detta för att vi tidigt ska få feedback på den funktionalitet som utvecklas.

Lite längre fram kommer vi att annonsera efter ytterligare ett mållärosäte (mållärosäte 2) som har större krav på funktionaliteten inom utbildningsplanering. Målet är att lärosätet senast 2023-06-30 använder Ladok för utbildningsplanering.

Anmäl intresse för att vara mållärosäte 1 till info@ladok.se senast 2021-02-12. Därefter kommer vi att intervjua några kandidater och meddela vilket mållärosäte 1 blir i mitten av mars 2021.

Förfrågan om intresseanmälan har gått ut till Ladokkonsortiets kontaktpersoner på lärosätena: Lokal objektägare, lokal kontaktperson och lokal teknisk kontaktperson.

Vill du veta mer om vad det innebär att vara mållärosäte? Kontakta Malin Zingmark på malin.zingmark@ladok.se eller telefon 070-3322006.