Närmare 600 000 studenter har skickats in i nya Ladok av Stockholms universitet. Att vara ute i väldigt god tid, men också ha mycket information och utbildning är några av framgångsfaktorerna till den lyckade produktionssättningen, säger projektledaren Erik Wallenberg.

– Just nu är vi rätt trötta allihopa. Det märks att det var mycket anspänningar som släppte igår då vi hade ett klart och färdigt beslut, berättar Erik Wallenberg när vi talas vid dagen efter att Stockholms universitet slutfört produktionssättningen av nya Ladok. 

Med tanke på lärosätets storlek har det också varit många involverade. Utöver tolv personer i den lokala Ladokgruppen har alla på it och ett antal informatörer varit med och jobbat i projektet.

I och med Stockholms universitets produktionssättning har antalet studenter och alumner i nya Ladok nästan fördubblats till över 1,2 miljoner.

– Det är lite häftigt. Samtidigt är det här slutet på början. På måndag öppnar vi systemet för användare och studenter, vi kopplar in integrationer, lägger in användare och gör andra förberedelser.

Hur länge har ni förberett er?
– Vi hade folk redan i uppstarten av projektet för 10 år sedan. Här på SU började vi med registervård 2013 och i samma veva började vårt interna projekt. Vi har haft it-personal som jobbat två år med att förbereda.

Vilka har varit nyckelfaktorerna för er?
– Vi har haft en väldigt bra grupp. It, kommunikation och Ladokgruppen har vi hjälpts åt och stöttat varandra kompetensmässigt. Vi har också haft bra stöd från våra chefer och har fått ta in extra resurser till utbildning och såna saker. Sen har vi satsat hårt på utbildning och information, något som lätt glöms bort i sådana här projekt.

Det är viktigt att utbilda lärarna och att informera, informera och informera en gång till. Institutionerna i sig ska ju känna sig trygga, prefekten och cheferna ska känna sig trygga med att de har system som fungerar. Känner sig institutionspersonalen trygga kan de hjälpa lärarna också. Man lägger en bra grund för att systemet ska tas emot på ett bra sätt på hela universitetet, förklarar Erik Wallenberg.

Tidsaspekten är också a och o för lyckas med produktionssättningen.

– Mycket tar mer tid än man tror. Vi var väldigt tidigt ute med våra integrationer och även med utbildningarna. Ska man gå in 2018 och ännu inte funderat på utbildning och integrationer, då är man nog lite sent ute. Även om man tycker att det är ett år bort, går ett år väldigt fort, säger han och tillägger:

– En annan framgångsfaktor är produktionssättningsteamet och Malin Zingmark framförallt, som med fast men vänlig hand fört oss framåt. Alla de testomgångar vi fått göra har varit ohyggligt viktiga och har gjort att det gick bra den här veckan. Vi har träna på allting, har provat, vi har fått leta problem och reda ut dem i lugn och ro.

IK-körningarna var det stora orosmomentet inför själva utrullningen med tanke på lärosätets stora volym. Då de tagit upp till 18 timmar, fick några jobba extra under helgen innan produktionssättningen, för att lösa det, säger Erik Wallenberg.

– Sedan kom vi igång en timme senare, vilket var lite otur eftersom jag tvingat hit alla tidigt i gryningen. Annars flöt det faktiskt på bra under produktionssättningsdagen.

Hur ser du på skillnaden mellan gamla och nya Ladok?
– Nu ska lärarna in och jobba i ett nytt gränssnitt, så det kommer nog ta ett tag innan de känner sig hemma. Det blir till att lära om, så det blir en uppstartssträcka. Lärarna ser en stor fördel med att inte behöva skicka papper fram och tillbaka, utan istället ta tiden till att rätta tentor. Sedan är det ju ett modernare gränssnitt och hanteringen av doktorander har blivit smidigare bland annat.

Slutligen, vad har ni fått för reaktioner på utrullningen av nya Ladok?
– Det har varit mycket frågor. Många verkar nyfikna och lärarna tycker nog att det var lite dags att vi får ett så här system också. Inte så mycket negativa känslor faktiskt, utan mer stilla nyfikenhet.

Tips till andra lärosäten:

• Börja i god tid
• Se till att ha en bra grupp med medarbetare
• Glöm inte bort utbildning och information
• Ta testomgångarna på största allvar, förbered er och ta till vara på dem

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser som produktionssatts under hösten:
Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”

Efter fyra år av verksamhetsanpassning och registervård var det äntligen dags för Röda Korsets Högskola att göra själva införandet. Förutom att få betydligt fler användare och mer slimmade processer, gör nya Ladok organisationen mindre sårbar.

– Det känns både omtumlande och bra. Måndag till onsdag var det väldigt lugnt, men dagen efter att produktionssättningen var klar drog det verkligen igång när vi skulle introducera nya Ladok för våra administratörer. Att testa i utbildningsmiljöer är en sak, men det är först nu det är på riktigt, säger Johan Olofsson som tillsammans med Eva Clausen utgör Ladokteamet på Röda Korsets Högskola.

Enligt Eva Clausen har responsen från personalen varit positivt, de har till och med hunnit saknat det nya systemet.

– När de väl lärt sig hitta uppfattas systemet som rätt så enkelt. Nu när resultatleveransen varit avstängd inför produktionssättningen har våra lärare faktiskt saknat det. De märkte skillnaden när de fick gå tillbaka till att använda listor under några dagar och säger att de längtat efter nya Ladok, säger hon.

En mycket viktig del i förberedelserna inför införandet av nya Ladok är verifieringstesterna.

– De har varit extremt givande eftersom man kunnat se vad som händer under en produktionssättning. Jag var faktiskt mer nervös inför första verifieringstestet än själva produktionssättningen, påpekar Johan Olofsson och tillägger:

– Vi är självklart glada att produktionssättningen är i hamn. Nu är det förvaltning som gäller, även om det vissa funktioner som behöver läggas till, säger Johan.

På Röda Korsets högskola har man jobbat med verksamhetsanpassning under drygt fyra års tid inför införandet. Visst har det varit lite upp och ner, det har ju länge varit långt kvar. Nu på sluttampen har det känts större än tidigare, men vi kände oss samtidigt ganska säkra, tillägger Eva Clausen.

Är det något ni saknat?
– Ibland har det varit svårt att veta var man ska leta efter systeminformationen och hjälptexterna. Däremot har nätverken varit väldigt bra och vi har fått bra hjälp när vi behövt det.

En av de främsta skillnaderna i och med införandet av nya Ladok är att systemet får betydligt fler användare – till dryga 30 från tidigare fem. Det är framförallt lärare som tillkommit, men högskolan har även andra som kan använda nya Ladok, såsom ekonomi för att göra uppföljning och studieplatssamordnare. Samtidigt kommer de kunna slimma andra processer runtomkring genom att mer data finns i en och samma källa.

– Nya Ladok gör också att vår organisation inte blir lika sårbar eftersom nya Ladok ger nya möjligheter. Sedan har vi studentgränssnittet där studenten nu kan hitta sina intyg. 90 procent av ärendena vi får in idag handlar om intyg och de slipper vi nu när de kan göra det själva, säger Eva.

Röda Korsets Högskolas hetaste tips:
”Det är viktigt att vara delaktig i verifieringstesterna och ta det på allvar. Avsätt tid och lär känna systemet för när ni väl produktionssatt ska man veta var man hittar allt. Det gäller också att inte vänta till sista stund med rättningar och ändringar.”

”Vi stängde ute användarna i god tid. En vecka innan produktionssättningen stängde vi av resultatleveransen och attestera några dagar efter. Från torsdag stängde vi ute alla. Det var ganska skönt att veta att det var en hel helg före då det inte hände något med datan.”

Fler artiklar:
”Tipsen som hjälper dig att lyckas med nya Ladok”
”Nya Ladok känns framförallt fräscht”
Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok

När det väl var dags för GIH att rulla ut nya Ladok samtidigt som Dalarna fick de vänta ytterligare en dag. Ändå är GIH:s lokala projektledare Fredrik Nilsson glatt överraskad.
–  Det här gick ju tämligen smärtfritt att rulla in, säger han.

Ladokteamet på Gymnastik- och idrottshögskolan, GIH, var helt inställda på att driftsätta samtidigt som Högskolan Dalarna, men en driftstörning hos LDC i Lund satte stopp för planerna. Istället blev de tvungna att vänta en dag för att de skulle kunna fixa sin miljö. Fast när vi väl kunde sätta igång rullade det på utan några bekymmer, berättar projektledaren Fredrik Nilsson.

– Nya Ladok har ju diskuterats i många år, men det här gick ju tämligen smärtfritt att rulla in.

Hur förberedde ni er inför produktionssättningen?
– Vi har gjort rigorösa tester och jobbat mycket med registervård, vilket pågått ett bra tag.  Vi gick in i MIT-IK redan under våren och har sedan kört verifiering -1 och verifiering-2, så många tester gjordes under resan. Vi har också haft en bra dialog med produktionssättningsteamet hos Ladokkonsortiet och Gunnar Råhlén hela tiden.

Enligt Fredrik Nilsson ger nya Ladok framförallt minskad pappershantering och en modern it-miljö. Samtidigt tar GIH det stegvis och väntar lite med att koppla på studenttjänster.

–  Vi tänker att vi gör det på sikt och vill ta en dialog med KMH för att kika lite på deras lösning. Vi har också ett antal integrationsprojekt där vi nu har koppling till vårt alumnisystem från Mira Network.

Bland dessa projekt har vi har VFU-portalen från SU där integrationen är igång samtidigt som vi tillsammans med KMH utvecklar system för skapandet av studentdatakonton och distributionslistor med mera i en separat integration med Ladok3, förklarar han vidare.

– Det som på sikt kommer är KursInfo när vi på GIH är redo att kliva in i koppling mot nya Ladok. Än så länge är det en del av ett internt förändringsprojekt som inte är i skarp produktion ännu.

Vilka är de främsta skillnaderna mellan gamla och nya Ladok?
– Ibland kan resultathantering på papperslistor vara svårtolkade ”kråkfötter”. Nu blir det ju lättare att läsa och ge betyg, vilket också borde göra det mer rättssäkert om man minskar den mänskliga pappershanteringen av betyg. I nya Ladok är ju allt elektroniskt där examinatorn också verifierar att rätt betyg är satt, vilket är bra ut en rättssäkerhetssynpunkt.

Hur ser ni på utmaningarna i att införa ett nytt system som Ladok?
– En utmaning är själva utbildningsinsatsen. När det är något nytt system som införs, vill ju användarna av systemet känna sig trygga. Därför har vi haft ett extra utbildningstillfälle tillsammans med de andra mindre lärosätena i Stockholm, där deltagarna kunde ställa frågor och få svar. Man vill ju gärna ha någon lokal att fråga ”alla de dumma frågorna”.

Slutligen, vilka tips har du till andra lärosäten?
– Registervården är otroligt viktig. Nu är ju GIH inte så stort lärosäte, men vi har haft en duktig person som jobbat med registervården – Anna-Clara Kjellman som ska ha all eloge för den insatsen. Risken är annars att man som lärosäte snabbt får problem med IK-körningarna och där rättningar måste till. Alla processer under införandet har ju mognat fram, så det gäller också att ha ett levande arbetssätt med ett lokalt team som hjälper varandra.

Av: Rebecka Guzmán

Fler artiklar:
”Öppet hur lyckat koncept i Borås”
”Först nu är det på riktigt”
”Tipsen som hjälper dig att lyckas med nya Ladok”
”Nya Ladok känns framförallt fräscht”
Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok

Bara en dryg månad innan införandet av nya Ladok på Högskolan i Borås kastades Anna Dahlén in i arbetet som projektledare.
– Det har varit mycket att sätta sig in i, men det känns verkligen skönt att vi är igång, säger hon.

I slutet av september var det slutligen dags för produktionssättning på Högskolan i Borås. Med en ny projektledare på plats drygt fyra veckor före att det var dags stod teamet inför lite nya utmaningar, men de tycker ändå införandet gick bra.

– Det har varit mycket att sätta sig in i, men det känns verkligen skönt att vi är igång. Vi får rätt så många frågor nu när produktionssättningen är klar, samtidigt rullar det på och folk har tålamod, berättar Anna Dahlén.

Hur har ni förberett er?
–  Jag skulle säga registervård och åter registervård. Vi valde att gå in med resultathanteringen redan våren 2016 i en pilot, så redan hösten 2016 började vi få in våra lärare, som var en helt ny användargrupp i nya Ladok. Sedan dess har vi haft flera utbildningstillfällen och inspelade instruktionsfilmer för dem och även flera visningstillfällen för administratörer och handläggare.

Enligt Erica Andrén, lokal kontaktperson på Högskolan i Borås, har visningstillfällena varit ett bra tillfälle att kunna förankra nya Ladok bland personalen.

– Nu när vi produktionsatt har vi öppet hus, inledningsvis ett par gånger i veckan, där våra projektmedlemmar som är mer insatta i nya Ladok kan svara på administratörernas frågor och alla hjälps åt att se hur man smartast hanterar saker i det nya systemet. Hittills har det varit väldigt lyckat och är verkligen ett tips vi vill skicka vidare till andra lärosäten som ska gå in i nya Ladok, tillägger hon.

Inte helt oväntat inträffade det en del händelser både under verifieringen och produktionssättningen som de inte räknat med. En sådan var att det var svårare än de tänkt att få ut användarna ur systemet.

– Vi valde att ta ut administratörerna på fredagen kl.13 före produktionssättningen, men det var inte fullt så enkelt som vi trodde, utan tog några timmar att genomföra. Vi följde instruktionen, men det visade sig att de användare som var inne i systemet kunde fortsätta arbeta trots att vi stängde ner, så vi fick lägga några timmar på att manuellt stänga ner dessa användare och byta lösenord på dem för att de inte skulle kunna gå in igen, säger Erica Andrén.

Var det något ni saknade såsom instruktioner eller systemstöd?
– Vi upplever det svårt att hitta dokumentationen på Confluence och veta om det är allt som finns när man väl finner den eller om informationen ligger spridd på flera ställen, säger Anna Dahlén.

Det finns flera skillnader mellan gamla och nya Ladok. Framförallt är nya Ladok mycket mer modernt och användarvänligt, påpekar Erica Andrén.

– På sikt hoppas vi självklart på fler finesser och funktioner. Nya Ladok innebär också att man kan hantera alla utbildningar på samma sätt till skillnad från förut. Nu utgår man från samma system och får all data i en samlad vy.

Högskolan i Borås tips till andra lärosäten

”Se över bemanning i projektet tidigt. Här med lärosäten som redan gått över var man behöver förstärka.”

”Se till att ha backup för alla nyckelroller. Annars går det inte att genomföra verifiering och produktionssättning om man har otur.”

”Det är jätteviktigt att inte underskatta resurser vid verifiering. Vi hade tillgång till verifieringsmiljön en vecka efter testomgång 1 och 2, lägg mycket tid på att verifiera data och genomföra verksamhetstester då. ”

”Ta reda på vilka data som inte går över och hur ni gör med dem.”

”Ligg i fas med registernivån och ha resurser att ta hand om IK:n. Den kräver handpåläggning hela vägen. IK:n stannade för oss i samband med produktionssättningen på grund av ett annat lärosäte bytte personnummer på en aliasstudent. Men nu är ju en rutin införd för att det här ska undvikas.”

”Ta ut era användare några dagar innan produktionssättning, eftersom de ju också kan påverka data.”

Fler artiklar:
”Först nu är det på riktigt”
”Tipsen som hjälper dig att lyckas med nya Ladok”
”Nya Ladok känns framförallt fräscht”
Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok