En aktuell fråga på lärosätena just nu är breddad rekrytering, det vill säga målet att studentprofilen på våra lärosäten ska motsvara befolkningen i Sverige. Hur ser fördelningen ut mellan män och kvinnor?  Hur många studenter har utländsk bakgrund och hur stor andel av studenterna har högskoleutbildade föräldrar? För att svara på dessa frågor har Ladokkonsortiet tillsammans med universitets- och högskolerådet (UHR) tagit fram ett underlag för att underlätta för lärosätena att ta fram statistik och sätta upp mätbara mål för breddad rekrytering. Mer om detta finns att läsa på UHR:s webbsida på länken nedan. 

Modellen använder databasen Bak- och framgrund – ett verktyg som innehåller data från Ladok och SCB. Databasen togs fram år 2011 och innehåller data som sträcker sig tjugo år bakåt i tiden. Bak- och framgrund förvaltas av Ladokkonsortiet som utvecklar, utbildar och marknadsför systemet.

Verksamhetsexperten Mattias Renehed, verksamhetsexpert på Ladokkonsortiet, hjälper lärosäten att komma i gång med att använda databasen, ofta genom att hålla digitala utbildningar för berörd personal. Mattias förklarar:

Data från Bak-och framgrund är mycket slagkraftiga och ger lärosätena möjlighet att se hur det verkligen ser ut på deras utbildningar, från enskilda program, institutioner, fakulteter, lärosäten eller för Sverige i stort

Flera lärosäten använder idag Bak- och framgrund, och ser både utmaningar och fördelar. Ett av dessa lärosäten är Malmö universitet där verksamhetscontrollern Marianne Hedstigen arbetar. Hon berättar:

Det är inget enkelt system, men det innehåller otroligt mycket intressant information! Konsortiets hjälp är ovärderlig i detta sammanhang. Det tar tid att lära sig verktyget, men när man väl trängt igenom så finns det oanade möjligheter. Häng inte heller upp er på det som inte går att ta fram, utan koncentrera er på det som faktiskt finns.

Kim Bolton på Högskolan i Borås beskriver så här om när de började använda Bak- och framgrund:

 Jag började använda Bak- och framgrund efter att UKÄ rekommenderade att lärosäten skulle använda verktyget i arbetet med breddad rekrytering och breddat deltagande. Jag tog kontakt med Mattias som hjälpte mig att komma igång, och sedan sökte jag relevant information för Högskolan i Borås.

Bak- och framgrund är fritt att använda för alla anställda på lärosäten, men kräver en särskild inloggning. Via länken nedan kan du läsa mer om hur du får tillgång till verktyget och se exempel på hur det kan användas.

När vi närmar oss slutet av detta år vill jag ta tillfället i akt att framföra en hjärtlig julhälsning till er alla. Det har varit ett innehållsrikt år fyllt av många nya förbättringar i Ladok

Under 2023 har vi uppnått betydande milstolpar då vi har levererat studieavgifter, utbildningsplanering, digitala ISP:er för forskarutbildningen och nu vid årsskiftet digital examen. Dessutom har vi som vanligt arbetat med både mindre och större förbättringar av Ladok och vi hoppas att detta märks för er som använder systemet.

Den 12 december hade Ladok styrelsen sitt sista möte för året och där togs beslut om verksamhetsinriktningen och budgeten för 2024. Dessutom antogs också en ny informationssäkerhetspolicy. Handlingarna från mötet finns att läsa på vår nya hemsida. https://ladokkonsortiet.se/om-oss/ladokkonsortiets-styrning/stamma-och-styrelse/styrelseprotokoll

Under hösten har NUAK gått av stapeln och det märktes att det fanns ett behov av att träffas och få utbyta erfarenheter. Det är glädjande att det verkar som vi denna gång lyckades med programmet, då utvärderingen gav programpunkterna ett medelvärde på 8,1 på en 10-gradig skala. Nu ser vi fram emot NUAK 2024, som blir online.

Jag vill personligen tacka er för ert engagemang och era insatser under året som gått. Låt oss gå in i det nya året med förnyad energi och fortsätta att arbeta tillsammans. Jag ser fram emot ett nytt och spännande 2024.

Önskar er alla en fridfull jul och ett gott nytt år!

Med vänliga hälsningar,

Mauritz Danielsson
Konsortiechef

Inloggning med Freja eID+ eller BankID

Studenter utan aktivt studentkonto kan nu logga in i en begränsad version av Ladok för studenter: Ladok för alumner. Inloggningen sker genom att besöka www.student.ladok.se och välja Ladok för alumner. Där går det sedan tidigare att logga in med Freja eID+, och från och med 6 december kan studenten även logga in med med BankID. De nya inloggningsmetoderna ger tillgång till en begränsad version av systemet där studenten bland annat kan hämta intyg och ansöka om examen. Det kommer också bli möjligt att hämta sitt examensbevis där när lärosätet väljer att börja använda den funktionaliteten. Så länge som studenten har ett aktivt studentkonto ska denne logga in med det kontot till Ladok för studenter. Inloggning med studentkonto ger tillgång till all funktionalitet som finns i Ladok för studenter, inklusive att hämta intyg och ansöka om examen.

Ingen inloggning för studenter utan svenskt personnummer eller studentkonto

För studenter utan svenskt personnummer finns för tillfället ingen möjlighet att logga in i Ladok när studentkontot inte längre är aktivt. För dessa studenter gäller att de fortfarande behöver kontakta sitt lärosäte i den här typen av ärenden. Vissa studenter har ett användarkonto på Antagning.se med sitt interimspersonnummer. Dessa kan fortsätta logga in i Ladok med konto från Antagning.se så länge det finns kvar. Gallring sker normalt 10 år efter senaste ansökan.

Steg mot ökad säkerhet i inloggningen

Ladokkonsortiet arbetar kontinuerligt med säkerhetsarbete. En viktig del i det arbetet är att säkerställa att de som loggar in i Ladok är de som de utger sig för att vara. Under 2023 infördes krav på att alla användare i Ladok för personal måste ha bekräftat sin identitet för att få tillgång till systemet, en säkerhetsnivå kallad SWAMID AL2. Under 2024 påbörjas arbetet med att införa säkerhetsnivån även i Ladok för studenter. Studenter kan vända sig till sitt lärosäte för mer information om när och hur bekräftelse av konto ska ske.

Den 13 december lanseras vår nya hemsida: Ladokkonsortiet.se. Där kommer du hitta information om Ladok och Ladokkonsortiet till exempel information om pågående utveckling, utbildningsmaterial, kontaktuppgifter, driftsinformation och information om Ladokkonsortiets styrning. I stora drag är det samma information som finns på Ladok.se idag, men med en ny adress och med en ny menystruktur.

För att tydliggöra vem informationen är tänkt för kommer vissa sidor flytta till Ladok Vägledning i Confluence (som kräver inloggning). Vi kommer meddela vilka sidor det gäller i samband med att hemsidan lanseras.

Vår gamla adress Ladok.se kommer leda till en portal där besökaren kan välja att antingen logga in på Ladok eller gå vidare till Ladokkonsortiets nya hemsida.

Befintliga länkar kommer att fungera

Länkar som idag går till Ladok.se ska dirigeras om och leda till motsvarande plats på Ladokkonsortiet.se. Det gäller både länkar till sidor på hemsidan och länkar till pdf-dokument (till exempel lathundar).

Eftersom vi kommer flytta och rensa en del gamla sidor kan vi inte garantera att alla länkar kommer att fungera felfritt direkt efter övergången den 13 december. De länkar som eventuellt bryts kommer vi manuellt länka om, det kan därför dröja någon dag innan innan alla länkar går rätt. Om ni har problem att komma åt några sidor eller lathundar så är ni välkomna att höra av er så fixar vi det så fort som möjligt!

Prenumerationer påverkas inte

Dina nuvarande prenumerationer kommer inte att påverkas av denna förändring. Du kommer fortfarande att få de e-postutskick du prenumererar på idag, precis som vanligt.

Frågor?

Kontakta webmaster@ladok.se.

Stockholms universitet har nyligen börjat använda utbildningsplanering i Ladok. För att lyfta de frågor och utmaningar som kan uppstå under övergången har vi intervjuat Mia Jörstål (Tf Avdelningschef Studentavdelningen, SU) och Johanna Belzacq (Systemförvaltare, SU). Frågorna handlade om hur de hanterade införandet och vilka rekommendationer de har till de lärosäten som planerar att börja använda utbildningsplanering.

Hur har ni organiserat införandeprojektet?

”Projektet ägdes och drevs av Studentavdelningen. Vi valde att även tillsätta en delprojektledare från IT-avdelningen för att lättare kunna driva gemensamma frågor kring utveckling av nya, och anpassning av redan befintliga, integrationer mot Ladok och den lokalt utvecklade utbildningsdatabasen SISU. Vi knöt även referenspersoner från verksamheten samt arkivfunktionen till projektet.”

Vad har varit svårast?

”Det svåraste har varit att arbeta mot rörligt mål när det gäller information till verksamheten, utbildning av användare samt utveckling och anpassning av lokala integrationer.”

Har ni några tips till de lärosäten som planerar sina införanden av utbildningsplanering nu?

”Involvera berörda delar av den akademiska verksamheten såsom administratörer, studierektorer, antagningshandläggare, handläggare på fakulteterna eller motsvarande, samt IT-avdelningen och Kommunikationsavdelningen tidigt i arbetet och under hela projektet.

Kartlägg vilka processer som finns idag på lärosätet och fundera på om de ska vara desamma i Ladok eller om de ska förändras. Fundera även på om förändringar i så fall eventuellt påverkar regelverk, rutiner, roller och behörighetsprofiler samt utbildningsmallar i Ladok jämfört med hur arbetet görs idag.

Fånga tidigt upp om det finns beroenden till andra system på lärosätet, exempelvis webbkatalog eller integrationer mot Ladok som påverkas, och involvera dem vid testning med mera.”

Hur lång tid innan övergången påbörjade ni arbetet lokalt?

”Vi påbörjade en hel del av arbetet under våren 2021, medan projektet formellt startade hösten 2021 med planerat avslut november 2022. I samband med att vi blev tillfrågade om att vara det nationella projektets mållärosäte 2 förlängde vi det lokala projektet till juni 2023.”

Hur har ni organiserat stödet till användarna?

”I och med att systemförvaltningen arbetade i projektet fanns en bra grund för att ge support till användarna från början. Vi utbildade användarna under våren 2023 där fokus låg på att användarna skulle lära känna gränssnittet i Ladok och att förstå processerna genom att öva på att genomföra de olika processflöden de behöver för att skapa ny och revidera kurs/program och skapa tillfällen i Ladok. Vi har även haft informationsträffar och workshopar samt samverkat med fakulteter och antagningen.”

Vad är mottagandet av den nya lösningen i organisationen?

”Ett systembyte innebär alltid en förändring som påverkar användarnas arbetssätt men i stort sett har utbildningsplaneringen i Ladok tagits emot positivt. Flera användare har varit nyfikna och började använda utbildningsplanering från dag ett.”

Hur stor budget har ni avsatt för införandet i pengar och personalresurser?

”IT-resurser (delprojektledning och utvecklarresurser) uppgick till knappt 6.400 timmar. Studentavdelningen förstärktes med en resurs för projektledning. Projektgruppen utgjordes av de medarbetare som ingår i gruppen Systemförvaltning Ladok/SISU och arbetet inom projektet pågick parallellt med det ordinarie arbetet inom gruppen.”