Under våren utannonserades en tjänst som strategisk produktägare i ladokkonsortiet och nu är det klart vem som har fått tjänsten. Den 1 september tillträder Magnus Mörck. Vi bad honom svara på några snabba frågor för att lära känna honom lite bättre.

Vem är du och vad har du gjort tidigare?

-Jag kommer ursprungligen från Skåne och har pluggat i Linköping och Göteborg. I Stockholm har jag bott sen 1998. Min senaste arbetsplats är Konstfack där jag har varit chef för forsknings- och utbildningsadministrativa avdelningen i nio år. Dessförinnan har jag jobbat på Södertörns högskola och på Lärarhögskolan i Stockholm. Jag har jobbat med högskoleadministration i drygt 20 år.

Varför sökte du jobbet och vad ser du som viktiga frågor att ta tag i?

-Jag trivdes i min roll på Konstfack, men jag var sugen på att göra något annat. Och rollen som strategisk produktägare är verkligen det. Jag tycker att det är viktigt att vi tillsammans sätter ladoks målgrupper i fokus. Ladok används på så många olika sätt av studenter, lärare, administratörer och centrala studentavdelningar.  Men ladok används även av planeringsavdelningar för att skapa underlag för universitetsledningen.

Vad gör du när du inte jobbar?

Jag är en person som gillar att träna, läsa och på sommaren fjällvandrar jag gärna. Förutom det sjunger jag i kör och det är något som jag varmt kan rekommendera.

 

Onsdagen den 12 augusti hölls ett möte mellan prioriteringsrådet, produktägaren och några fler personer från konsortiet. Mötesdeltagarna fanns på plats både i Stockholm och via zoom.

Under mötet diskuterades områden som är viktiga att jobba vidare med inför det fortsatta arbetet med VP 2021. Bland ett 70-tal förslag, som kräver olika stora insatser,  kunde man efter diskussioner få fram en indikation på vad som är viktigast.

Camilla Gustafsson från Mälardalens högskola är en av representanterna i prioriteringsrådet. Hon sammanfattar dagen så här.

-Det är kul att vara med i processen kring verksamhetsplaneringen, man får en ökad förståelse för produkten Ladok och hur olika verksamheter, funktioner och integrationer hänger ihop och påverkar utvecklingen. Samtidigt är det svårt att planera för 2021 eftersom Ladok kontinuerligt uppdateras med nya funktioner och rättningar. Man vet inte hur ladok ser ut i slutet av 2020 i och med den agila utvecklingen. I arbetet måste man släppa sitt lärosätestänk och kunna se nyttan i funktioner som kanske inte vårt lärosäte har nytta av men skulle gynna många andra lärosäten.

Prioriteringsrådet ger produktägaren och konsortiet råd i löpande prioriteringar som rör utvecklingen av Ladoks funktionalitet och i förekommande fall frågor som rör tjänsterna drift och support av systemet.

Ladokkonsortiet har beslutat att åtkomst till versionsinformationen av säkerhetsskäl ska läggas bakom lösenordsskydd. Ändringen genomförs den 1 september.

Alla som idag har åtkomst till Ladok systemdokumentation via Confluence kommer även fortsättningsvis att nå versionsinformationen. Om fler personer på lärosätet behöver åtkomst till versionsinformationen kan man ansöka om det via den lokala kontaktpersonen vid lärosätet.

• Ansökan om åtkomst till systemdokumentation eller andra dokumentationsytor  (kräver behörighet för att lägga beställningar till gemensamma ladoksupporten)

Vid ansökan om behörigheter till Ladoksupporten i JIRA  för nya användare, kommer behörighet till såväl systemdokumentation som versionsinformation också att tilldelas användaren. Lärosätets användare av Ladoksupporten i JIRA tillhör främst lärosätets egen 1:a linjes support. Ansökan om behörighet till den gemensamma supporten görs via mallen

• Ansökan om behörighet till ladoksupport  (kräver behörighet för att lägga beställningar till gemensamma ladoksupporten)

Nya ansökningar behöver lämnas in senast den 24 augusti för hantering innan lösenordsskyddet slås på den 1september.

/Gemensamma ladoksupporten

Den 3 juni hölls ett webbmöte med senaste nytt kring Ladok. Du hittar presentationen och inspelningen här.

• Ladokinformation och webbmöte

Agenda:

• Återkoppling från stämman (Mauritz Danielsson)
• Enkät om konsortiets verksamhetsstöd (Anna Åhnberg)
• Supportinformation (Emma Wallmark)
• Vilka webbläsare stödjer vi (Staffan Ekstedt)
• Leveranser i samband med terminsstart Staffan Ekstedt)
• Statusutveckling av Ladok
  • Intygen (Matz-Ola Cajdert)
  • Studentgränssnittet (Klara Nordström)
  • Mina grupper (Karin Schelen)
• Pilotlärosäten (Anders Stenebo)

Torsdagen den 28 maj var det dags för årets Ladokstämma. Den hölls för första gången via zoom.

På dagordningen stod bland annat verksamhetsberättelse och balans- och resultaträkning för 2019, framtida ägande och styrning av Ladok samt gemensamt stöd för utbildningsplanering och verksamhetsinriktningen 2021–2023.

Det nuvarande avtalet som gäller ägande och styrning går ut vid årsskiftet 2020-2021. Stämman fattade beslut om att förlänga avtalet ytterligare ett år.

Dessutom fattade stämman beslut om att konsortiet utvecklar ett gemensamt stöd för utbildningsplanering enligt det förslag som förstudien har kommit fram till.

Maria Strand, Högskolan i Gävle valdes in som ny styrelseledamot.

 

• Dagordning och relaterade handlingar från stämman finns här

Ladokstämman 2019 beslutade om verksamhetsinriktning 2020-2022 med mål och ekonomiska ramar för 2020 och inriktning för 2021 och 2022.

Nu är kvartal ett passerat och det är dags för en delrapport. Här kan ni läsa en sammanfattning av hur vi ligger till mot verksamhetsplanen:

• Uppföljning av verksamhetsplan kvartal 1

Den 28 april träffades Ladoks konsortieledningen  SUHF:s VP-grupp.  Syftet med mötet var att starta arbetet med verksamhetsplanen för 2021 och att fånga upp de viktigaste utvecklingområdena för Ladok.

Några områden som lyftes upp inför 2021 är:

• Förbättringar vad gäller sena förändringar och registervård
• Fortsätta förbättringar till administration av forskarutbildningar
• Förbättra API:er och integrationer till Ladok
• Rättningar och förbättringar till redan levererad funktionalitet
• Resultatrapportering

 

Verksamhetsplanen för 2019 beslutades av styrelsen 2018-12-13. Den består av fyra delar: utveckling av Ladok, verksamhetsstöd för Ladok, drift av Ladok och prioriterade områden.

Här kan man läsa en sammanfattning av vad som har gjorts inom de olika områdena under 2019.

Utveckling av Ladok

Utvecklingsarbetet under 2019 har följt verksamhetsplanen men rättningar och övrigt prioriterade mindre insatser har också genomförts löpande. Det fanns vissa mindre brister i studentgränssnittet med avseende på tillgänglighet. Några förbättringar är redan gjorda. Bland annat har det blivit lättare för användaren att navigera med hjälp av tangentbord. Förbättringsarbetet fortsätter nu under 2020.

En rad förbättringar är genomförda för att underlätta för ladokanvändare på lärosätena, till exempel möjligheten att styra vilka rättigheter en specifik användare ska ha. Det har gjorts förbättringar i ärendefördelning av inkomna examensansökningar och den effektiviseringen har även gynnat övriga ärendetyper.

En efterfrågad förbättring kom på plats under 2019, HST (helårsstudenter) och HPR (helårsprestationer) presenteras nu i samma rapport.

Verksamhetsstöd för Ladok

Informationen om pågående och planerad utveckling har förbättrats kontinuerligt. Nu publiceras versionsinformation inför varje ny uppdatering av systemet och uppdateringarna demonstreras för intresserade via webbmöte. En mer övergripande och lättillgänglig information om innehållet finns också tillgänglig på ladok.se.

I början av 2019 lanserades Ladok Vägledning. Där finns fördjupade beskrivningar av hur systemet kan användas i verksamheten.  Målgruppen är de lokala förvaltarna på lärosätena. I samband med lanseringen gjordes en översikt av det material som konsortiet erbjuder – utbildningsmaterial, systemdokumentation och innehåll i vägledningen. I dagsläget finns inga stora behov av nytt material.

Antalet gemensamma supportärenden har minskat med cirka 10 procent jämfört med föregående år och trenden ser ut att fortsätta nedåt. En stor del kan förklaras med att många beställningar gjordes i samband med lärosätenas produktionssättningar av det nya systemet under 2017 och 2018. Minskningen har inneburit att konsortiet kunnat minska bemanningen i supporten motsvarande cirka en heltidstjänst.

En ny webbtjänst har införts,  Ladok Forum.  Där kan lärosätenas lokala förvaltningar ställa frågor och hjälpa varandra framåt i sitt arbete med Ladok.

Drift av Ladok

Under året har arbete genomförts med att minska störningarna i Ladok. En ny rutin för att driftsätta rättningar, utan stänga ned systemet, har haft en positiv effekt på tillgängligheten.  Den genomsnittliga tillgängligheten för 2019 blev 99,5 procent.

Dagens nivå på övervakning och beredskap anses vara tillräcklig vid normala driftförhållanden. I samband med terminsstart är dock beredskapen utökad under helger och fredagskvällar.

Möjligheterna till samverkan och kontakt angående integrationer och tekniska frågor har utvecklats avsevärt. Ny lokal teknisk kontaktperson har utsetts vid alla lärosäten, med ansvar för att hantera tekniska frågor mellan lärosätet och konsortiet.

Prioriterade områden

Utredning om gemensam utbildningsdatabas i Ladok

För att kartlägga lärosätenas nuläge kring utbildningsdatabaser gjordes en nyttoanalys som beskrev olika alternativ för en gemensam lösning. De alternativ som utvärderades var att bygga en helt ny lösning, att bygga ut Ladok med stöd för utbildningsplanering eller att anpassa en befintlig lösning som finns på ett lärosäte till en gemensam lösning. Styrelsen beslutade att en förstudie skulle genomföras och den påbörjades under 2019.

Studentgränssnittet
Under året genomfördes ett antal studentintervjuer och lärosätenas lämnad in krav och önskemål på studentgränssnitt. Resultatet är en prioriterad lista över förbättringar som ligger till grund för utveckling av studentgränssnittet under 2020.

Bevarandefrågor
Under året har en dialog med SUHF:s arkivarienätverk påbörjats om hur Ladok på sikt kan tillhandahålla bevarandesystem med underlag.

Ledningssystem för IT- och informationssäkerhet

För att säkerställa att systemet ständigt utvecklas inom området har ett Ledningssystem för IT-säkerhet (LIS) implementerats under 2019. Målet för arbetet med informationssäkerhet är att skydda informationstillgångar mot hot samt skapa effektiva rutiner som säkerställer att system och information omfattas av säkerhetsaspekterna konfidentialitet, tillgänglighet samt riktighet.