Välkommen till ett möte med uppdaterad information om Ladok.
Tid: Onsdagen den 18 november klockan 11.00-12.00
Ladokkonsortiet har beslutat att åtkomst till versionsinformationen av säkerhetsskäl ska läggas bakom lösenordsskydd. Ändringen genomförs den 1 september.
Alla som idag har åtkomst till Ladok systemdokumentation via Confluence kommer även fortsättningsvis att nå versionsinformationen. Om fler personer på lärosätet behöver åtkomst till versionsinformationen kan man ansöka om det via den lokala kontaktpersonen vid lärosätet.
Vid ansökan om behörigheter till Ladoksupporten i JIRA för nya användare, kommer behörighet till såväl systemdokumentation som versionsinformation också att tilldelas användaren. Lärosätets användare av Ladoksupporten i JIRA tillhör främst lärosätets egen 1:a linjes support. Ansökan om behörighet till den gemensamma supporten görs via mallen
Nya ansökningar behöver lämnas in senast den 24 augusti för hantering innan lösenordsskyddet slås på den 1september.
/Gemensamma ladoksupporten
Den 3 juni hölls ett webbmöte med senaste nytt kring Ladok. Du hittar presentationen och inspelningen här.
Torsdagen den 28 maj var det dags för årets Ladokstämma. Den hölls för första gången via zoom.
På dagordningen stod bland annat verksamhetsberättelse och balans- och resultaträkning för 2019, framtida ägande och styrning av Ladok samt gemensamt stöd för utbildningsplanering och verksamhetsinriktningen 2021–2023.
Det nuvarande avtalet som gäller ägande och styrning går ut vid årsskiftet 2020-2021. Stämman fattade beslut om att förlänga avtalet ytterligare ett år.
Dessutom fattade stämman beslut om att konsortiet utvecklar ett gemensamt stöd för utbildningsplanering enligt det förslag som förstudien har kommit fram till.
Maria Strand, Högskolan i Gävle valdes in som ny styrelseledamot.
Ladokstämman 2019 beslutade om verksamhetsinriktning 2020-2022 med mål och ekonomiska ramar för 2020 och inriktning för 2021 och 2022.
Nu är kvartal ett passerat och det är dags för en delrapport. Här kan ni läsa en sammanfattning av hur vi ligger till mot verksamhetsplanen:
Den 28 april träffades Ladoks konsortieledningen SUHF:s VP-grupp. Syftet med mötet var att starta arbetet med verksamhetsplanen för 2021 och att fånga upp de viktigaste utvecklingområdena för Ladok.
Några områden som lyftes upp inför 2021 är:
Under perioden 13 till 29 juli hanteras endast ärenden som gäller akuta incidenter och driftproblem. Rapportera sådana genom att lägga ett ärende i JIRA eller ring vårt supportnummer. Övriga ärenden som rapporteras i JIRA mellan dessa datum hanteras så snart som möjligt efter 29 juli.
Under perioden 13-29 juli hanteras inte några ärenden av våra nationella administratörer, till exempel identitetshantering, grunddata eller utbildningsmallar. Ärenden som kommer in under den perioden hanteras så snart som möjligt efter 29 juli.
Under perioden 13-31 juli hanteras inga beställningsärenden. Under perioden 29 juni-12 juli är våra olika beställningstjänster som till exempel certifikat, nationella behörigheter, kopiera meriter etc inte tillgängliga via Ladokbeställning i samma utsträckning som normalt. Beställningsärenden som läggs under dessa perioder kommer att hanteras med någon veckas fördröjning, så var ute i god tid.
Trevlig sommar!
Hälsningar från Ladoksupporten
Nu har svaren kommit in från lärosätena angående ett gemensam stöd för utbildningsplanering i Ladok. Här redovisas de kommentarer som bedömts relevanta för beslut om den gemensamma lösningen ska utvecklas eller inte.
Övriga synpunkter har sammanställts och kommer att gås igenom av projektgruppen inför utveckling av den gemensamma lösningen, om beslutet blir att gå vidare och utveckla lösningen.
Verksamhetsplanen för 2019 beslutades av styrelsen 2018-12-13. Den består av fyra delar: utveckling av Ladok, verksamhetsstöd för Ladok, drift av Ladok och prioriterade områden.
Här kan man läsa en sammanfattning av vad som har gjorts inom de olika områdena under 2019.
Utvecklingsarbetet under 2019 har följt verksamhetsplanen men rättningar och övrigt prioriterade mindre insatser har också genomförts löpande. Det fanns vissa mindre brister i studentgränssnittet med avseende på tillgänglighet. Några förbättringar är redan gjorda. Bland annat har det blivit lättare för användaren att navigera med hjälp av tangentbord. Förbättringsarbetet fortsätter nu under 2020.
En rad förbättringar är genomförda för att underlätta för ladokanvändare på lärosätena, till exempel möjligheten att styra vilka rättigheter en specifik användare ska ha. Det har gjorts förbättringar i ärendefördelning av inkomna examensansökningar och den effektiviseringen har även gynnat övriga ärendetyper.
En efterfrågad förbättring kom på plats under 2019, HST (helårsstudenter) och HPR (helårsprestationer) presenteras nu i samma rapport.
Informationen om pågående och planerad utveckling har förbättrats kontinuerligt. Nu publiceras versionsinformation inför varje ny uppdatering av systemet och uppdateringarna demonstreras för intresserade via webbmöte. En mer övergripande och lättillgänglig information om innehållet finns också tillgänglig på ladok.se.
I början av 2019 lanserades Ladok Vägledning. Där finns fördjupade beskrivningar av hur systemet kan användas i verksamheten. Målgruppen är de lokala förvaltarna på lärosätena. I samband med lanseringen gjordes en översikt av det material som konsortiet erbjuder – utbildningsmaterial, systemdokumentation och innehåll i vägledningen. I dagsläget finns inga stora behov av nytt material.
Antalet gemensamma supportärenden har minskat med cirka 10 procent jämfört med föregående år och trenden ser ut att fortsätta nedåt. En stor del kan förklaras med att många beställningar gjordes i samband med lärosätenas produktionssättningar av det nya systemet under 2017 och 2018. Minskningen har inneburit att konsortiet kunnat minska bemanningen i supporten motsvarande cirka en heltidstjänst.
En ny webbtjänst har införts, Ladok Forum. Där kan lärosätenas lokala förvaltningar ställa frågor och hjälpa varandra framåt i sitt arbete med Ladok.
Under året har arbete genomförts med att minska störningarna i Ladok. En ny rutin för att driftsätta rättningar, utan stänga ned systemet, har haft en positiv effekt på tillgängligheten. Den genomsnittliga tillgängligheten för 2019 blev 99,5 procent.
Dagens nivå på övervakning och beredskap anses vara tillräcklig vid normala driftförhållanden. I samband med terminsstart är dock beredskapen utökad under helger och fredagskvällar.
Möjligheterna till samverkan och kontakt angående integrationer och tekniska frågor har utvecklats avsevärt. Ny lokal teknisk kontaktperson har utsetts vid alla lärosäten, med ansvar för att hantera tekniska frågor mellan lärosätet och konsortiet.
Utredning om gemensam utbildningsdatabas i Ladok
För att kartlägga lärosätenas nuläge kring utbildningsdatabaser gjordes en nyttoanalys som beskrev olika alternativ för en gemensam lösning. De alternativ som utvärderades var att bygga en helt ny lösning, att bygga ut Ladok med stöd för utbildningsplanering eller att anpassa en befintlig lösning som finns på ett lärosäte till en gemensam lösning. Styrelsen beslutade att en förstudie skulle genomföras och den påbörjades under 2019.
Studentgränssnittet
Under året genomfördes ett antal studentintervjuer och lärosätenas lämnad in krav och önskemål på studentgränssnitt. Resultatet är en prioriterad lista över förbättringar som ligger till grund för utveckling av studentgränssnittet under 2020.
Bevarandefrågor
Under året har en dialog med SUHF:s arkivarienätverk påbörjats om hur Ladok på sikt kan tillhandahålla bevarandesystem med underlag.
Ledningssystem för IT- och informationssäkerhet
För att säkerställa att systemet ständigt utvecklas inom området har ett Ledningssystem för IT-säkerhet (LIS) implementerats under 2019. Målet för arbetet med informationssäkerhet är att skydda informationstillgångar mot hot samt skapa effektiva rutiner som säkerställer att system och information omfattas av säkerhetsaspekterna konfidentialitet, tillgänglighet samt riktighet.
Mot bakgrund av utbrottet av Covid19 har UHR och Ladokkonsortiet beslutat att ställa in årets konferens. Den skulle ägt rum i Stockholm den 23-24 september i år. Det är ett beklagligt beslut eftersom konferensen är uppskattad och håller en hög kvalitet.
Bedömningen är att konferensen inte är verksamhetskritisk och att fokus hos UHR framöver behöver finnas på kontinuitetshanteringen av den samordnade antagningen.
De nuvarande rekommendationerna från Folkhälsomyndigheten att inte fler än 50 personer får samlas på samma ställe försvårar också planeringen av konferensen som brukar samla ca 500 deltagare. Det är i nuläget inte möjligt att bedöma om rekommendationerna kvarstår eller inte i september.
För att inte tappa fart till NUAK2021 kommer planeringsgruppen att ha fortsatt kontakt och kontinuerligt stämma av möjliga idéer till nästa år.
Vi välkomnar intresseanmälningar för uppdrag i konsortiet.
Ladokkonsortiet drivs av medarbetare som hyrs in från våra partslärosäten. Framför oss har vi ett behov av fler verksamhetsexperter som arbetar med underlag för utveckling av Ladok, support till våra lärosäten, utredningar samt nationell administration av gemensamt data i systemet.
Har du erfarenhet av studieadministration och är intresserad av att jobba nationellt i en dynamisk miljö i team med engagerade och kunniga kollegor, så skicka in en intresseanmälan till ansvarig för verksamhetsstöd, anna.ahnberg@ladok.se.
Läs mer här om hur det fungerar att arbeta i Ladokkonsortiet.