Skip to content

NUAK 2019 i Göteborg – anmälan öppen

NUAK i samarbete med Göteborgs universitet och Chalmers

I höst arrangeras NUAK av UHR och Ladokkonsortiet tillsammans med Göteborgs universitet och Chalmers och det blir som vanligt en blandning av gemensamma föreläsningar och parallella seminarier med både djup och bredd. Konferensen startar 24 september och den 25 september blir det fler seminarium och sen avslutning.

Nytt för i år är att konferensen smygstartar redan på kvällen den 23 september med mingel. Passa på att träffa både nya och gamla kollegor inom den studieadministrativa sektorn. Om du vill delta i minglet så anger du det i din anmälan.
Vi ses i Göteborg!

Anmälan och mer information

Anmälningslänk och mer information om programmet för NUAK 2019 finns på UHR:s webb.

Så utvecklas Ladok

Hallå där Catherine Zetterqvist, kan du kort beskriva hur utvecklingen styrs?

– Den övergripande planeringen av vad som ligger på tur för att utvecklas utgår från konsortiets verksamhetsplan som fastställs av styrelsen. Utifrån verksamhetsplanen skapar jag en grovplan som sedan i sin tur utgör grunden när en sprint planeras. Alla lärosäten har också möjlighet att rapportera fel, angelägna förbättringar och  önskemål via ärendehanteringssystemet Jira.  När en sprint planeras är målsättningen att balansera förbättringsområden som finns i grovplanen med nödvändiga rättningar, tekniska förbättringar och andra kritiska förbättringar. Under en pågående sprint säkerställer respektive utvecklingsteam att de genomför sitt åtagande hela vägen från detaljering av krav, utveckling, test, dokumentation och material som riktar sig till användarna. Det är ett stort och komplext system där vi ännu har en hel del kvar att göra innan vi kan ägna tid åt saker som vore önskvärda och trevliga att förbättra.

Catherine Zetterqvist är produktägare för Ladok. Produktägarens uppgift är att säkerställa så att Ladok ger ett ändamålsenligt stöd för lärosätena.

Hur fungerar prioriteringsgruppen?

– Sedan drygt ett år tillbaka tar jag stöd i prioriteringsfrågor av en prioriteringsgrupp med deltagare från olika lärosäten. Eftersom det är viktigt att lyssna in vad lärosätena behöver, samtidigt som det är svårt att föra dialog med så många parter, startade vi prioriteringsgruppen som ett försök att fortsätta på ett likartat sätt som under projekttiden men med skillnaden att inte bara lyssna på behoven och diskutera med ett enda lärosäte.  Försöket slog väl ut så prioriteringsgruppen kommer att fortsätta att agera som stöd i prioriteringsarbetet. För att gruppen ska fortsätta att vara dynamisk är det viktigt att gruppen kontinuerligt förnyas och att vi får input från flera olika håll. Några deltagare ställer sina platser till förfogande inför nästa år så att alla lärosäten ska kunna nominera nya intresserade medarbetare som är beredda att representera sektorn.

Vad är viktigast och svårast för en produktägare?

– Det viktigaste är att skapa förbättringar i systemet som hjälper användarna i vardagen. En produktägares uppgift är att kunna förstå och formulera behoven som lärosäten och användare har samtidigt som vi måste göra hårda prioriteringar då de tekniska förutsättningarna också behöver få utrymme. Det handlar mycket om att vara uppmärksam på de behov vi får in från lärosätena och samtidigt vara tillgänglig för frågor från utvecklingsteamen.

Hur mycket inflytande har lärosätena?

– På en övergripande nivå så har de stort inflytande genom styrningen av Ladokkonsortiet via stämma och styrelse. Vidare så deltar representanter för lärosätena i arbetet med att ta fram Verksamhetsplanen och i det löpande arbetet finns prioriteringsgruppen. Under utvecklingsarbetet när ett område ska vidareutvecklas eller förbättras genomförs ofta någon form av användarstudier eller användarträffar för att få belyst hur olika lärosäten med olika förutsättningar ska ges stöd. Inte så sällan framkommer delvis skilda behov så det är en balansgång mellan förbättringar som ger en väsentlig effektivisering för en stor mängd användare eller ett stöd för ett speciellt kritiskt behov, oavsett antalet berörda användare.

Något på gång just nu?

– Jag kan nämna två saker.

  1. För att säkerställa att vi arbetar med rätt saker inom utvecklingen av Ladok så har vi precis skickat ut en enkät till alla lärosäten där vi ber dem att lista vilka fem utvecklingsområden som de tycker är viktigast för sitt lärosäte just nu och hur angelägna dessa områden är under 2019-2020.
  2. Ett av målen i verksamhetsplanen för 2019 är att kartlägga behovet av förbättringar till studentgränssnittet och det arbetet kommer att utföras i höst. Vi kommer att intervjua studenter, studievägledare och andra som möter studenter för att fånga in behoven. Vi går i samband med detta även igenom inkomna ändringsbehov. De behov som identifieras kommer att prioriteras med övrigt utvecklingsarbete. I samband med kartläggningen kommer även en översyn av tillgängligheten i de mest använda delarna av studentgränssnittet att göras.

 

Länk till verksamhetsplanen.

 

Stämma med firande

Lärosätenas insatser i Ladok3-projektet firades

Ladokstämman hölls igår, den 23 maj 13.00–16.00 i Westmanska palatsets konferenslokaler. På dagordningen stod bland annat verksamhetsberättelse och balans- och resultaträkning för 2018, återrapportering från arbetet med att ta fram ett ledningsinformationssystem för IT- och informationssäkerhet, Ann Fust presenterade sin rapport av det framtida ägandet och styrningen av Ladok, strategin för Ladok 2019–2024  och verksamhetsinriktningen 2020–2022 med mål och ekonomiska ramar för 2020 samt avgifter för 2020.

Ladokstyrelsen hade skickat ut en inbjudan till samling efter stämman för att uppmärksamma alla som varit engagerade i Ladok3-projektet på olika sätt och ett femtiotal personer som på olika sätt har varit engagerade i införandet produktionssättningarna kom för att fira prestationerna. Ladok används idag av omkring 20 000 administratörer och lärare och cirka 234 000 studenter har tillgång till systemet.

Styrelsen för Ladokkonsortiet.

Johan Sjödin, huvudprojektledare för Ladok3-projektet.

Mauritz Danielsson, konsortiechef.

Mingel.

Premiärmöte för lokala tekniska kontaktpersoner

Igår, den 8 maj hölls det första mötet för lärosätenas lokala tekniska kontaktpersoner. Rollen är ny och blir konsortiets kontakt på lärosätena när det handlar om integrationer och teknik.

Alla lärosäten har utsett en kontaktperson och 25 av dessa deltog på mötet där den nya rollen diskuterades närmare. Från konsortiet deltog Mauritz Danielsson, konsortiechef, Staffan Ekstedt, driftsansvarig, Malin Zingmark, utredare, och Mattias Sällström, systemutvecklare för Ladok.

Under dagen diskuterades ansvar och förväntningar på rollen som lokal teknisk kontaktperson, supportvägar, Ladoks arkitektur, integrationer och API, produktionsmiljön och övriga miljöer.

– Vi har saknat den här kontaktytan, sa Staffan Ekstedt, driftsansvarig för Lakok. Tidigare har våra kontaktvägar varit lokal kontaktperson och lokal objektägare men det har varit svårt att nå ut med rätt information till rätt målgrupp. Det har funnits nätverk där det har diskuterats teknik fast i mer informell form och inte alla lärosäten har ingått. Nu har vi lyft de tekniska frågorna och skapat en formell roll där konsortiet och lärosätena har tydliga kontaktvägar. Vi har också behov av att diskutera tekniska frågeställningar och förstå vilken lösning som passar lärosätet bäst. Det blir kanon!

Bilder och röster från dagen

Mattias Sällström, systemarkitekt för Ladoksystemet.

– En bra och konstruktiv dialog är A och O för att det ska bli bra. Målet nu är att hitta tydliga vägar inte bara för information utan också kommunikation. Konsortiet håller på att ta fram ett Ladokforum på webben för lärosätena och jag har stora förhoppningar att forumet kan bidra till hjälp till självhjälp.

Johanna Belzacq, systemansvarig vid Stockholms universitet tillsammans med Caroline Johansson, It-tjänsteansvarig vid Göteborgs universitet.

– Det här känns väldigt bra.Det finns mycket att diskutera och självklart löser vi inte alla problem på vårt första möte men det känns tryggt att ha detta nätverk att luta sig mot. Jag är nyfiken på hur det kommer att utveckla sig, sa Johanna.

– Jag har ingen lång erfarenhet av tekniska Ladokfrågor eftersom jag är relativt ny på min position så att vi nu tillsammans skapar gemensamma former för samverkan och kommunikation mellan lärosätena känns mycket bra, poängterade Johanna.

Carl Johan Berglund tillträder snart som studierektor vid Enskilda högskolan.

– Som studierektor vid Enskilda högskolan så kommer jag att få ansvar för många tekniska system så för mig som är ny så är det här mötet och nätverket otroligt värdefullt. Jag får reda på vilka problem som kan dyka upp och får möjlighet att diskutera frågor med andra i samma situation. Det känns bra att vi träffades fysiskt idag för då etableras en första kontakt som underlättar vår fortsatta samverkan i olika fora. Ett nätverk med webbforum låter bättre än att skicka e-post som blir alldeles för rörigt.

Gruppdiskussioner

Uppskattat nätverkande på Ladokträffen

Lokalen var i fullsatt under Ladokträffen 10 april. Dagen inleddes med information från konsortiet som informerade om nuläget, strategin och styrningen framåt, den kommande utvecklingen av Ladok, aktuella nyheter från drift och senaste nytt från verksamhetsstöd. Vi fick också höra hur teamen inom verksamhetsstödet arbetar idag och att en ny beställningsportal i Jira ersätter SDPlus.

Olika lärosäten delade också med sig av sina erfarenheter. Jan Johansson, Högskolan i Jönköping, Stellan Englén, Chalmers och Karin Nordgren, Göteborgs universitet hade punkten ”Retro från årsredovisningen. Annika Björklund, Uppsala universitet och Per Auster, Lunds universitet talade om utbytesstudier. Under eftermiddagen fanns tre diskussionspass att välja mellan.

Presentationerna från dagen

Programmet och alla presentationer som visade under dagen återfinns under Möten – Ladokträffar.

Bilder från Ladokträffen


Över 120 personer kom till gårdagens Ladokträff i Stockholm. 

Malin Zingmark berättar om utredningen av en gemensam utbildningsdatabas.


Retro från årsredovisningen med Jan Johansson, Högskolan i Jönköping, Stellan Englén, Chalmers och Karin Nordgren, Göteborgs universitet.

Per Auster, Lunds universitet och Annika Björklund, Uppsala universitet talar om utbytesstudier.
Diskussionspass 1 handlade om Vägledning, utbildning och systemdokumentation. På bilden Jenny Sandqvist från supporten, Klara Nordström som arbetar med utbildning och Margita Westin som arbetar med systemdokumentation.
Hans Persson ledde diskussionspasset som handlade om personnummer, identitetshantering och kommande utveckling.
Diskussionerna kring erfarenhetsutbyte med andra lärosäten, tips & trix & förbättringsförslag var så populärt att man fick byta till en större lokal.
Mingel i pausen.
Karina Bellbrant från Sophiahemmets högskola, Emma Wallmark och Maria Valtersson från gemensam support.
Nätverkande och diskussioner.
Mauritz Danielsson, konsortiechef, sammanfattar dagen.

Hallå där Emma Wallmark!

Hur många arbetar i supporten?

– I dagsläget är vi 6 personer som arbetar hel- eller deltid i 2:a linjen support. Jag (Incident manager/samordning), Maria Valtersson, Jenny Sandqvist, Jonas Lilja, Lars Hansson och Eva Lundströmer-Simu).

Utöver resurserna i 2:a linjen deltar både utveckling, verksamhetsstöd och drift i supportarbetet.

Hur kontaktar man supporten?

– I första hand vill vi att man lägger ett ärende i Jira och i andra hand ringer till oss. Information om våra kontaktvägar och vilka som kan kontakta oss finns på ladok.se. Inom kort flyttar vi in vår Beställningsportal till Jira och får då en väg in för all support. Vi kommer berätta mer om det på Ladokträffen.

Hur ser en vanlig dag ut i supporten?

– Vi skannar löpande av vilka ärenden som kommer in och fördelar i första hand ut dem i 2:a linjen. Varje morgon har vi ett stå-uppmöte där vi följer upp hur det går och vid behov diskuterar vi lösningar och delar ut ärenden om de inte redan fått en handläggare.

Supportärenden i Jira, till exempel felanmälan och frågor prioriteras i första hand och huvuddelen av dagen ägnas åt återskapande av fel och felsökning, dialog med verksamhetsexperter, utvecklare och drift kring lösningar på problem och svar på frågor. Alla hjälps åt med hantering av beställningar, till exempel nationella behörigheter, åtkomster och behörigheter till support- och dokumentationsytor etc.

Varje resurs i 2:a linjen följer ett team och är mer specialiserade mot de tjänster i Ladok som teamet hanterar. Supportresurserna deltar därför också i sitt teams återkommande möten för att hålla sig uppdaterade om vad som utvecklas och kunna lyfta frågor med teamet.

Om det dyker upp något akut drar vi igång den så kallade Incidentprocessen. Det innebär bland annat att vi lägger ut driftsinformation så snabbt som möjligt, direkt försöker återskapa felet och lyfter upp ärendet för snabb prioritering. De utvecklings- eller driftresurser som behövs involveras och vi jobbar löpande med information kring incidenten.

Vad är de vanligaste frågorna?

– De flesta ärenden rör Resultat och Studiedeltagande.

Vad är den största utmaningen?

– När det händer många akuta saker samtidigt så måste vi prioritera och se till att vi inte tappar någon boll. Det är också en utmaning att nå ut med korrekt, tillräckligt bra och snabb information vid akuta incidenter. Nu när alla produktionssättningar är klara och alla lärosäten har funnits i Ladok en tid, ser vi en positiv utveckling där vi har färre incidenter, vilket ger oss en mer hållbar situation.

När vänder ni er till 3:e linjens support?

– När 2:a linjen inte själva har svaret/lösningen på en fråga eller ett problem tar vi hjälp av våra verksamhetsexperter inom verksamhetsstöd, utvecklare i teamen och drifttekniker. Antingen tar de över ärendet och svarar, eller så får vi input och underlag till svaret.

Några tips till de som tar kontakt med supporten?

– Beskriv ärendet så tydligt som möjligt och skicka gärna med exempel – det underlättar mycket och gör att vi snabbare kan ge ett bra svar.

Vad är roligast med ditt arbete?

– Det är väldigt varierande och händer mycket varje dag. Det är också väldigt roligt när vi har löst en incident eller ett problem och får positiv feedback från lärosätena.

Något som är aktuellt just nu?

– Vi har nyligen börjat hantera kopiering av meriter, vilket är en helt ny uppgift för 2:a linjen. Vi har arbetat mycket med rutinerna för det den närmsta tiden, för att säkerställa att allt blir rätt.

Vi kommer inom kort byta ut vår beställningshantering i ServiceDeskPlus och gå över till ett särskilt projekt i Jira för det. Vi tror det kommer bli jättebra. Det blir tydligare med en ingång till oss och enklare att arbeta i ett verktyg i stället för två olika. Vi kommer berätta mer om det på Ladokträffen den 10 april.

Lyssna på Emma Wallmark på Ladokträffen den 10 april.
Läs mer om träffen här.

Hallå där Jan Winkle!

Vad gör team 2?

– Sedan en tid tillbaka har verksamhetsstödet delats upp i tre team och jag ingår i team 2. Vi jobbar med frågor som berör uppföljning, studiedeltagande och utbildningsinformation. Förutom det så har vi också andra roller i konsortiet där vår respektive kompetens behövs.

Hur fungerar det att arbeta i team?

– För att utveckla systemet och skapa förutsättningar för en hållbar verksamhet är team den enda arbetsformen som fungerar. Vi i teamet anser nämligen att det inte är möjligt att en person har all kontroll, utan det handlar om att sprida kunskaperna och riskerna.

Hur samarbetar de tre teamen?

– Oftast genom olika kanaler i verktyget Slack. Förutom det så träffas vi fysiskt i olika sammanhang. Vi försöker också bygga liknande förhållningssätt och kontaktar och pratar med varandra ofta.

Hur arbetar ni gentemot utvecklarna?

– Än så länge är det TPÄ (teamproduktägare) Karin Schelen samt Katja Taavo som har mest kontakt med utvecklarna. I framtiden kanske vi andra kan bistå lite mer men tanken är att teamproduktägare kommer att vara den kontaktytan.

Hur samarbetar ni med lärosätena?

– På flera sätt. Informationsdagar, nätverk, supportärenden och direktkontakt via telefon och mail.

Vad har du arbetat med tidigare?

– Ett urval av roller genom de 20 år jag jobbat med studieadministration är; enhetschef i 4 år för Studieadministration på Malmö universitet (Mau). Koordinator (studieadministration Mau), systemägare, systemförvaltare för studieadministrativa system, antagningshandläggare, Förvaltningsråd (NyA), Produktionsråd (NyA), Ordförande Kursinfo Styrgrupp 1 år, produktionsättningskoordinator Ladok.

Vad är det bästa med att arbeta för konsortiet?

– Jag gillar det snabba tempot med många intressenter och den nationella tanken, att vi strävar efter att göra det enklare och bättre för alla lärosäten.

Vilka utmaningar finns det?

– Att prioritera för att nå så stor verksamhetsnytta som möjligt. Förutom det är det viktigt att få ihop ett hållbart arbetssätt när kollegorna sitter utspridda över hela landet.

Jan Winkle deltar på Ladokträffen den 10 april och håller i diskussionspass 3 som handlar om erfarenhetsutbyte mellan lärosäten, tips & trix & förbättringsförslag.
Läs mer och anmäl dig till Ladokträffen här.

 

Faktaruta

De tre verksamhetsteamen inom Verksamhetsstöd:

Team 1 – Examen, Resultat, Studentgränssnittet
Teammedlemmar: Gunnar Råhlén (BTH), Anna Sandberg Telléus (GU), Elisabeth Larsson (KI), Anette Eriksson (KAU)

Team 2 – Utbildningsinformation, Studiedeltagande, Uppföljning
Teammedlemmar; Jan Winkle (MAU), Karin Schelén (LTU), Katja Taavo (KI), Jan Johansson (HJ), Victor Claesson (MDH)

Team 3 – Externa integrationer, Studentinformation, Kataloginformation 
Teammedlemmar; Linda Strand Lundberg (KAU), Carina Ytterström (KTH), Matz-Ola Cajdert (ORU), Hans Persson (LU)

 

Guide till övergången, Diploma Supplement

Guide för att hantera övergången till de nya nationella texterna i Diploma Supplement

Nu finns en guide tillgänglig som beskriver hur lärosätet kan hantera övergången i Ladok till de nya fördefinierade texterna för bilagan till examensbevis (Diploma Supplement).

Guiden hittar ni här: https://ladokkonsortiet.se/utbildning/utbildningsmaterial/arendehantering-bevis-och-tillgodoraknande/bevisforberedelser

De nya fördefinierade texterna för Diploma Supplement läggs in Ladok genom en ny dokumentmall (med tillhörande dokumentkonfiguration). Den nya dokumentmallen finns tillgänglig för lärosätet den 12 mars i testmiljön (test.ladok.se) och den 14 mars i produktionsmiljön (start.ladok.se). Några saker kommer att behöva korrigeras av nationell administratör under torsdag förmiddag, så börja inte arbeta med de nya mallarna förrän på torsdag eftermiddag den 14 mars.

Hallå där Victor Claesson!

Vilken roll har du på Ladokkonsortiet?

– Jag är en av flera nationella administratörer som hanterar den data i Ladok som är gemensam för alla lärosäten. Exempel är utbildningsmallar, grunddata och bevisinformation där jag fokuserar främst på utbildningsmallar. Jag är också samordnande för ett fördjupningsmaterial kring användningen av Ladok, Ladokvägledningen. Vägledningen rör funktionalitet och tillämpning, samt rekommendationer, beskrivningar och annat material som stödjer lärosätena i den lokala förvaltningen.

Hur länge har du arbetat vid konsortiet?

– Jag började i februari 2018.

Vad gjorde du innan?

– Innan jag började på konsortiet deltog jag i det lokala införandeprojektet för nya Ladok på Mälardalens högskola (MDH) vilket innebar förändringar på flera områden för oss. Det var både utmanande och ibland svårt men också stimulerande och jag kände att jag ville fortsätta att arbeta med detta.

I och med produktionssättningen av nya Ladok reflekterade vi mycket kring hur vi har arbetat hittills och hur vi skulle vilja arbeta. Det finns stora möjligheter att förbättra den studieadministrativa verksamheten och med mitt arbete med vägledningen till Ladok hoppas jag kunna underlätta för fler lärosäten att hitta de processer som passar dem.

I grunden är jag utbildad systemutvecklare och har arbetat både inom det privata näringslivet och inom högskolevärlden. Jag var i flera år teamledare för en supportverksamhet vilket gör att jag utgår från användarens perspektiv.

Vad är roligast och vilka utmaningar ligger det i att arbeta för konsortiet?

– Det roligaste är att det händer saker hela tiden och att man får jobba nära mycket kompetenta medarbetare som är experter inom sitt område. Jag lär mig hela tiden nya saker. Utmaningen ligger i att utveckla förmågan att se saker ur flera perspektiv, att inte bara utgå ifrån mitt eget lärosätes behov och önskningar utan lösningarna som vi tar fram ska fungera för alla.

Vad är aktuellt just nu?

– Vi har nyligen lanserat sidan som vi kallar Ladok Vägledning, en sida som gör det enklare att hitta till rätt delar i systemdokumentationen och som länkar vidare till vårt övriga material som inspelade utbildningar, guider och lathundar. Vägledningen gör att det blir tydligt vad som finns idag och det blir lättare att upptäcka vad som saknas. Lärosätena har kommit in med flera önskemål om till exempel bättre dokumentation och vägledning i de frågor som upplevs som oklara, vilket är bra och hela tanken med sidan som ska vara levande.

Här hittar du Ladok vägledning. 
Observera att sidan kräver inloggning.

Victor Claesson är en av flera medarbetare från Ladokonsortiet som deltar på Ladokträffen den 10 april.
Läs mer och anmäl dig till Ladokträffen här.

 

Ladok Play är här

Ladok Play – alla filmer på ett ställe

Nu byter vi plattform för alla våra inspelningar och filmer, inklusive de utbildningsfilmer som finns länkade eller inbäddade på ladok.se. Ladok Play samlar alla våra filmer och inspelningar och filmerna kommer du att hitta länkade eller inbäddade på ladok.se precis som vanligt, men länkningen sker från Ladok Play istället för från YouTube.

Bytet av plattform medför bland annat att vi nu kan lägga upp nya versioner av filmerna men bibehålla samma länk som tidigare. Filmerna kommer alltså kunna hållas uppdaterade utan att eventuella länkningar som du gör till lärosätets användare bryts vid uppdateringen.

Filmer på YouTube tas bort 1 mars

De filmer som idag finns på YouTube kommer tas bort den 1 mars. Detta gäller alla utbildningsfilmer som tidigare har funnits länkade på ladok.se  som till exempel filmerna om studentgränssnittet, kurstillfällesbyten, forskarnivån och utbytesstudier.

Om ni vid ert lärosäte har spridit länkar från YouTube till era användare behöver länken alltså bytas ut före 1 mars.

Här hittar du Ladok Play.