Nästan tre månader har gått sedan Linnéuniversitetet gick in i nya Ladok.
– Överlag tycker kollegorna att det fungerar bra, men det är jobbigt att Ladok utvecklas hela tiden, säger projektledaren Jirina Fahlén Jonsson.

Det var den 8 december som Linnéuniversitetet produktionssatte samtidigt som Högskolan i Halmstad. Den gick egentligen problemfritt, men med vissa missöden som vi hoppas att den nationella supporten ska hjälpa oss med, säger Jirina Fahlén Jonsson.

– Annars är systemet fantastiskt, vi är så nöjda med nya Ladok så det är inte klokt. Vilken skillnad är mot det gamla!

Under hela hösten informerade de om att nya Ladok kommer vecka 50 och att det innebär stora förändringar. Trots det blev bytet en större förändringsprocess än hon väntat sig.

Vad säger dina kollegor som jobbar i systemet?
– Överlag tycker de att det fungerar bra, det är jobbigt med att det utvecklas hela tiden, att det kommer ny funktionalitet, att vi får ändra våra arbetsprocesser och rutiner, men samtidigt så har alla ett extremt tålamod i vår verksamhet, de kämpar på och vi löser bit för bit gemensamt.

Även studenter kommer med synpunkter och klagar på studentgränssnittet, men det beror på att det skiljer sig från Ladok på webb som vi hade förut. Jag tror inte alla nya studenter som kommer nu kommer att ha några synpunkter, för de har ju inte sett något annat, förklarar Jirina Fahlén Jonsson.

Har supportbehovet varit som ni väntat er?
– Det har nog varit lite mer än jag väntat mig, och jag hade inte trott att de skulle ställa de här ”hela havet stormar”-frågorna, vi har stora o små frågor, kluriga, lätta och svåra frågor att besvara. Vi har snittat på mellan 70–75 till 100 ärenden om dagen.

För att möta behovet har Ladokgruppen support på Adobe Connect i 45 minuter varje morgon. Under de två första veckorna hade de support två gånger per dag, både för- och eftermiddag.

– Det är fullt med folk och frågor konstant. Vi valde att göra så för att slippa få frågor på supportmejlen. Om man går in hör man ju varandras frågor och svar, och man kan samarbete kring lösningarna och komma fram till den bästa vägen att gå. Vi alla är ju nya och det är inte alltid vi på Ladok har svaret och det är ovant för alla i organisationen, det är också ett nytt arbetssätt att förhålla sig till.

En av de främsta skillnaderna med nya Ladok är att du ser studiedeltagandet på ett helt annat sätt, framförallt genom att du får en överblick över studentens gång. Nu syns det jättetydligt om en student gått ett program en termin utan att ta några poäng, förklarar Jirina Fahlén Jonsson.

– Vi har också märkt tydligt att även verksamheten ser det. Nu helt plötsligt vill de ändra saker som kanske varit fel i flera terminer, men de har inte upptäckt det. Du ser kurser, innehåll, program, kurser de inte avslutat, avbrott, kurser de aldrig börjat på och poäng inom program exempelvis på ett mycket enklare sätt, säger hon och fortsätter:

– Gränssnittet är än så länge, även om det är en hel del kvar att göra, mycket, mycket bättre än det gamla. Det går inte att jämföra. Det var ju också tanken med ett nytt Ladok. Jag tycker även att strukturen i nya Ladok, vilka kurser som ingår i vilka program är så bra. När jag såg den blev jag överlycklig och visade alla administratörer. De högg direkt och sa att det här ville de göra i nya Ladok.

Visst är det några saker de saknar, såsom vissa funktioner som Linnéuniversitetet hade där. Men det handlar mest om mindre saker som administratörerna påpekar, såsom utskriftsfunktion från deltagarlistor.

– De tycker att utskrifterna inte ser kloka ut nu. Men jag tycker att det är en process, bara ett annat sätt att jobba på. Visst utdata saknas också, vi får många förfrågningar om diverse utsökningar som är svåra att ta fram i nya Ladok.

Unikt för Linnéuniversitetet är att de var först ut med att införa ett helt digitalt examensbevis. Den mesta responsen har varit positiv, endast någon enstaka student har hört av sig och varit orolig eller missnöjd med att inte få ett pappersbevis, berättar Ulrika Ehrenstråhle, examensansvarig.

– En rolig sak är att flera studenter som redan hade fått sitt pappersbevis faktiskt har hört av sig och sagt att de skulle vilja ha ett digitalt bevis istället. Det är tyvärr inte möjligt, men kul ändå att efterfrågan bekräftar att vi gjort rätt val.

Av: Rebecka Guzmán

FAKTA 

Digitala examensbevis

Fördelar 

• Leveranstiden (från dess att beviset lämnar handläggare tills dessa att det anländer till studenten) har minskat från ibland upp till flera veckor till ett par sekunder.
• Om studenten ”tappar bort” sitt bevis kan de få originalet skickat till sig igen. Det är ju svårt att tappa bort ett digitalt dokument – men om mailen blir hackad samtidigt som datorn kraschar…
• Äkthet verifierbart direkt i dokumentet (endast med e-signatur).
• Vi skriver inte ut ett enda papper i examenshanteringen längre. Enda pappershanteringen är inkomna pappersansökningar – något vi ska arbeta bort under 2018.
• Det har varit kul att reformera och vi har träffats mycket på fysiska möten i examengruppen (vi arbetar på två orter).

Utmaningar:

• Studenter tror ibland att de behöver ett lösenord för att öppna filen. Detta beror på deras egna inställningar på datorn eller att de öppnar filen i fel program.
• Det kan bli många fönster man behöver ha öppna samtidigt. Så i början är det lite klurigt, men med tiden blir det rutin vilken ordning man öppnar vad för program osv, ta flera bevis per ”omgång” osv.
• ALLA kommer inte alltid vara nöjda, självklart har vi några studenter som hört av sig och vill ha papper – men färre än vad som hörde av sig tidgare och ville ha digitalt skickat/inskannat osv.

Källa: Ulrika Ehrenstråhle, examensansvarig, Linnéuniversitetet

 

I början av oktober förra året gick Högskolan Dalarna in i nya Ladok och efter det har det varit full fart. Kanske borde vi gått in senare, men nu är vi här, på andra sidan, säger projektledaren Lisa Eliasson.

–  Före jul var det helt galet. Allt hände samtidigt, alla skulle utbildas i det vi inte riktigt hade haft koll på innan. Sånt som vi helt plötsligt blev varse om, både vi och användarna, och som inte gick att testa innan i någon testmiljö, berättar hon om första tiden efter produktionssättningen.

Att det var så mycket att göra när nya Ladok väl rullats ut var varken Lisa Eliasson eller hennes kollegor riktigt beredda på. Men det är de inte ensamma om – de andra lärosätena som också gått över delar samma känsla, konstaterar hon.

Var det något ni hade kunnat göra annorlunda?
–  Egentligen var det inte så mycket vi kunnat göra eftersom vi inte haft så hög bemanning i projektet. Vi har fått lägga krut på registervård och själva driftsättningen. Mycket av funktionaliteten fick vi ta efter. Det har varit svårt att ta reda på hur de som utvecklat systemet tänkt. Men det har bara varit att jobba på, allt vad det går.

Visst har supportbehovet varit stort, fast överlag har det varit i linje med vad det lokala Ladokteamet förväntat sig. En grupp som har haft större behov än väntat är studieadministratörerna, vilket kan förklaras genom att flera arbetsuppgifter blivit krångligare för dem att lösa tills de lärt sig hur det fungerar.

Över fyra månader efter produktionssättningen är läget fortfarande hektiskt. Efter jul kom också nya utmaningar, såsom det här med CSN, så det staplas lite på varandra, påpekar Lisa Eliasson.

–  Vi upptäckte att allt på Antagning.se försvann för att vår utbildningsdatabas var inställd på ett sånt sätt som den inte fick vara. Som tur var har vi en helt otrolig systemutvecklare som fixade det där och vi fick stöd från Umeå.

Vilka har de främsta svårigheterna varit sedan ni sjösatte?
– Att hålla användarna informerade och framförallt hålla lärarna under armarna. Det här med resultatnoteringarna tog väldigt mycket energi. Dels att komma på vad det var och dels att se hur vi skulle informera om det innan vi visste vad det handlade om.  Det hände när resultathanteringen försvann från utbildningsdatabaserna. Men där jobbade vi ihop med de andra lärosätena som var driftsatta för att lösa problemet.

Samarbetet mellan lärosätena har varit a och o för att kunna föra arbetet framåt. Och det har fungerat bra, anser Lisa Eliasson.

–  Alla stöter ju på samma problem. För att kunna hjälpas åt har produktionssatta lärosätten möten en gång i veckan och man är med om man har tid. Där har vi kunnat lära varandra en del.

Finns det någon funktionalitet ni saknar?
– Det vi verkligen saknar är att kunna göra individuella studieplaner för studenter. Även programhanteringen med inriktningar och sånt är alldeles för krångligt, det uppfyller inte riktigt våra behov.

Vad säger användarna om nya Ladok?
– Det man hör är att de saknar listor och sånt, eftersom utdatafunktionaliteten är ganska rudimentär, men vi försöker lösa det åt dem. Samtidigt är det många som tycker att Ladok är jättebra, det är lätt att jobba och känns nytt och fräscht. En uppskattad funktion är att man inte längre behöver skriva ut de där listorna som ska skrivas under.

Av: Rebecka Guzmán

Läs mer:
Intervju med Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
Intervjuer med andra produktionssatta lärosäten

På Högskolan i Halmstad valde man att gå in i resultatleveransen fullt ut från start.
– Sedan dess har vi varit ute och sett till att alla lärare har rapporterat i det nya Ladok, säger den lokala projektledaren Håkan Fasth och konstaterar att det gett ett mycket gott resultat.

Vi har haft en införandeprojektgrupp på sex personer. Några personer har  bytts ut under resans gång, och några till har ju varit inblandade utöver det. Sedan har it-bitarna legat utanför den här gruppen. För vår del har det handlat mer om verksamhetsprocesser, berättar Håkan Fasth när han beskriver det lokala Ladokteamets konstellation.

– Den stora fördelen med nya Ladok är att lärare kan rapportera själva. Det är där det effektiva ligger, allt det andra är lite plus och lite minus.  Verksamhetssidan ligger på plus, eftersom nya Ladok är enklare att jobba i  jämfört med gamla Ladok, säger han och fortsätter:

– Framförallt på it-sidan är det minus, vi är ju ett mindre eller medelstort lärosäte, så vi har inte en utvecklingsavdelning. Nu måste vi ha mer resurser omkring för att hänga med och kunna integrera med andra system.

En märkbar skillnad för Högskolan i Halmstad är att de kommer fortsätta lägga ner resurser på it-sidan eftersom lärosätet behöver ha någon som följer Ladok och ser till att integrationsplattformen frågar efter rätt saker och att det inte kommer brytande uppdateringar. Det har vi inte behövt göra tidigare på den nivån, påpekar Håkan Fasth.

Hur förberedde ni er inför produktionssättningen?
– Vi gick in med resultatleveransen direkt när vi fick den. Sedan dess har vi varit ute och sett till att alla lärare rapporterat i nya Ladok. Utöver det, har det varit som för alla andra, registervård och brottats med otillgängligheten av MIT-IK. Och med att försöka förstå systemet när det inte finns någon direkt dokumentation kring hur det ska användas. Vi saknar arbetsflöden och hur det är tänkt att man ska arbeta. Kring resultatdelen finns en klar gång, men det saknas en slags helhetsbeskrivning på mycket annat.

Hur har ni kommit runt det när ni saknat dokumentation?
– När det inte funnits någon beskrivning kring hur verksamheten ska fungera i det nya systemet har vi testat och gissat oss fram. Vi har bl a haft flera workshops. Vi har tittat på hur man gör saker i systemet, hur det påverkar våra processer och om behöver vi göra om dem. Egentligen hade vi velat ha någon slags processkarta för att se vilka av våra processer som passar in och vilka som behöver göras om.

Eftersom Högskolan i Halmstad, med 10 000 studenter varav mellan 5000 till 6000 helårsstudenter, har haft lärarna inne i drygt ett års tid, är det främst administratörerna som påverkats införandemässigt av nya Ladok.

– Jag vet inte riktigt vad lärarna tycker om systemet, men jag skulle bli mycket förvånad om de tycker det är sämre, för standarden är mycket högre och utseendet är bättre och rappare än det gamla Ladok, kommenterar Håkan Fasth om hur lärarna tagit emot nya Ladok.

Hur gick produktionssättningen?
– Det enda som hände var att en körning havererade. Det var ett ganska litet fel men med en ganska stor följd eftersom vi förlorade en dag som vi skulle ha haft till att koppla in integrationer. Det påverkade hela lärosätet att vi blev en dag sena. Vilket är något att tänka på för andra, att man behöver marginal i båda ändar. Vi hade räknat med att produktionssättningen skulle ta en vecka, men man får nog räkna med två veckor, vilket är en väldigt lång tid.

Hur ser ni på utmaningarna i att införa ett nytt system som Ladok?
– Det ligger i förberedelsearbetet, att förankra och se till att processerna fungerar. Vi har förankrat genom styrgruppsmöten och informationsmöten i samband med andra träffar. Eftersom vi redan hade resultatleveransen har vi inte behövt informera lärarna. Däremot blir det en mycket stor påverkan på administrationen, så det har vi fokuserat mest på.

Vilka tips har ni till andra lärosäten?
– Mitt råd är att gå in i resultatleveransen först och göra det fullt ut. Annars är risken att du får ett ”big bang-införande” och det är mycket jobbigare, eftersom du får alla frågor till gruppen som ansvarar för införandet. Ju mer du kan dela upp ett införande desto bättre.

– Involvera också alla användare, framförallt handläggare. Låt dem testa och bli bekanta med nya Ladok. Ge dem full tillgång till testmiljön och låt dem testa allting, så att de är bekväma innan ni väl går in. På så sätt får de samma kunskap som själva projektgruppen har. Handläggarna har också fått vara med och utforma våra arbetssätt.

Vad tror du hade hänt om ni inte gått in i resultatleveransen först?
– Det hade varit jättejobbigt, för dels är det snart julledighet och dessutom ska årsredovisningen vara inne senast den 15 januari. Att inom den korta perioden hinna med att lära alla lärare att de ska attestera i ett system istället för på ett papper, det är stort. Det är svårt att samla dem och motivera flera av dem om varför. Lärare gillar att debattera också, och man måste ta den debatten.

Här kan du läsa andra lärosätens berättelser som produktionssatts under 2017

Av: Rebecka Guzmán

På Högskolan Väst sitter de fyra personer som utgör Ladokteamets kärna i ett och samma rum.
– Det känns som en framgångsfaktor, säger Anette Karlsson, lokal projektledare, om att ha arbetskamraterna nära.

I det rum som hon delar med Annelie Södermyr, David Skalsky och Charlotta Andersson Jonsson, står följande citat på tavlan: ”Ladok kändes härligt”.

– Det var en studievägledare som sa det. Vi blev tvungna att skriva upp det, för det är inte ofta man säger så om ett datasystem, säger Annelie Södermyr, varpå Anette Karlsson flikar in:

– Att vi sitter nära varandra, faktiskt i samma rum, känns som en framgångsfaktor. Vi pratar igenom – vad gör vi först, vad gör vi sen och sedan skriver upp allting.

Utmaningarna är flera när man inför ett nytt system som Ladok. Framförallt handlar det om att klara av den tidspress man utsätts för.

– Sedan hade vi oturen att få en sjukskrivning i vår grupp och blev en mindre. I det skedet vi då befann oss var det inte bara till att ta in en ny i gruppen. Det är också viktigt att börja i tid, sköta registervården och se till att få igenom IK:n för att klara utmaningen, fortsätter Annelie Södermyr.

Visst har del av pressen släppt i och med att produktionssättningen är klar, men det finns helt klart fortfarande att göra.

– Innan slet vi för att förbereda för att gå i produktion och nu försöker vi ta hand om allt som tillkommer efter. Det springer väldigt mycket folk hos oss, framförallt lärare och examinatorer som nu ska in och rapportera, påpekar Anette Karlsson.

Registervården har varit en mycket central del i förberedelserna. Högskolan Väst började med det redan när första registervårdshandboken kom ut. Efter det har de jobbat löpande med registervården.

– Jag tror vi var bland de första som fick igenom vår IK. Dessutom har vår IT-avdelning varit med tidigt i förberedelserna och integrationerna har varit klara ganska länge. Vi var väl förbereda och vårt gamla Ladok var väl förberett för konverteringen, säger Anette Karlsson.

Hur gick själva produktionssättningen?
(Anette) – Den gick strålande. Både vi och KI fick väldiga plus i kanten både av Jan Winkle och Malin Zingmark. De uttryckte att de inte haft en produktionssättning som gått så smidigt. Att det gick så smidigt tror jag beror på registervården och de dagliga IK-körningarna, att vi har koll på personnummerbyten och så där, förklarar Anette Karlsson.

Och hur gick de förberedande testerna?
(Annelie) – De flöt på bra! Vi har också lagt många timmar på att få till funktionalitet för att synka och sedan exportera data mellan vår utbildningsdatabas KursInfo och nya Ladok. Synken har byggts av utvecklare i Skövde och kravställts av medlemmar i samarbetet kring KursInfo. Det positiva i detta arbete är att vi i samband med detta hittade en del felaktigheter mellan KursInfo och Ladok som vi nu har rättat till.

I jämförelsen mellan gamla och nya Ladok är antalet användare den mest påtagliga skillnaden, anser Anneli Södermyr.

– Vet inte exakt hur många användare vi har, men vi har väl cirka 300 lärare som ska in, så det blir en stor grupp nya användare.

– Vi har det ju väldigt förspänt genom att våra utbildningshandläggare är centralt anställda på förvaltningen och inte sitter ute på institutionerna. Därför har vi ju expertanvändarna i samma korridor som oss. De har fått lära sig själva sen har vi funnits som stöd när de fastnat någonstans. Säg att vi har 20 expertanvändare, så det är en hanterbar grupp.

Slutligen, hur har nya Ladok tagits emot hos er?
– I vår organisation är lärarna rätt så systemtrötta, vi har tagit in en hel del nya system de sista åren. Det vart lite knorrande när de skulle in i ett nytt system, men ändå inga stora massprotester. Genom att vi har fått komma ut till olika möten har vi också kunnat förmedla vad som förväntas av lärare i det nya systemet.  Vi har fått känslan av att prefekterna varit väldigt noga med att förstå vad det är för system och vad som kommer krävas av personalen.

Tips till andra lärosäten

• Ställ frågor till koordinatorerna Jan och Malin, var inte rädd för det.
• Vi hade möten varannan vecka med KI och de har varit jättebra. Återigen, våga ställa frågor.
• En annan bra källa för dina funderingar är alla vänliga människor runtom i Sverige, både mentorslistan och LPL-listan.
• Vi har inte hunnit lägga tid på utbildning och information. Vårt råd är därför – gör det i tid och se till att ni har någon som kan hjälpa er med detta.
• Vi har lånat en hel del utbildningsmaterial av andra högskolor. Det är fantastiskt vad man bara får.

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser om sina produktionssättningar:

Konstfack: ”En väldigt speciell känsla”
Stockholms universitet: ”Det tar mycket längre tid än man tror”
Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”

Nyligen rullade Konstfack ut nya Ladok i sällskap av Stockholms universitet.  Efter ett par års intensivt arbete väntar nu en helt ny fas i arbetet med Ladok.
– Det blir en väldigt speciell känsla när du jobbat inför någonting så länge, säger projektledaren Kristina Sandin.

Redan i april gick IK:n igenom och sedan dess har den gått igenom hela tiden, berättar Kristina Sandin när jag frågar hur förberedelserna varit inför produktionssättningen härom veckan.

– Det har handlat mycket om att hålla koll på vad som ska göras och när. Som många andra säger har vi ju jobbat med registervård och utbildning. Vi har också haft utbildningstillfällen i olika delar i datasalar och det har blivit rätt många timmar.  Det har varit lite i perioder hur mycket vi har jobbat med det här, men de sista två åren har det varit intensivt, förklarar hon.

Med tanke på att Konstfack är ett mindre lärosäte har Kristina Sandin jobbat själv större delen, men mot slutet blev de fler – totalt utgjordes det lokala Ladokteamet av fyra personer.

Innan Konstfack gick in i nya Ladok hade de mellan 20 till 25 användare, jämfört med mellan 100 och 120 idag. Och det är nog den största märkbara skillnaden, att antalet ökat så pass kraftigt och att lärarna nu ska in och arbeta där.

Hur känns det nu när det är klart?
– Jo det känns bra, det blir en väldigt speciell känsla när du jobbat inför någonting så länge. Men nu är användarna och lärarna igång, det är ju något nytt att lärarna ska in i systemet, så det har varit en del jobb med behörigheter och så.

Själva produktionssättningen som gjordes samtidigt som SU gick jättebra, påpekar Kristina Sandin som är tacksam för allt stöd de fått.

– Jag vill gärna framföra hur bra organiserat det var av produktionssättningsteamet, Malin Zingmark har varit jättebra. Vi har också haft ett slags mentorskap med Anette Eriksson och Elisabeth Larsson och haft avstämningsmöten med dem. Det har varit oerhört strukturerat och bra upplagt.

Den största skillnaden för Konstfack i och med bytet är att lärarna ska resultatrapportera. Men självklart finns det flera andra fördelar och möjligheter.

– För vår del, som säkert för flera andra, blir det mindre papper och mer användarvänligt. Men det vi ser på sikt är exempelvis studentgränssnittet som vi kommer implementera under våren. Ur studenternas perspektiv kommer det att vara mycket positivt att de kan registrera sig själva och ta ut intyg exempelvis. Det upplägget har inte Konstfack haft förut, det vill säga Ladok på webb för studenter. Vi ser också utvecklingsmöjligheter i integrationer, sedan är vi i startgroparna för att börja använda Kursinfo. Det är mycket vi ska fortsätta utveckla.

Vad säger lärarna?
– Det har gått bra hittills. Utbildningsadministratörerna ute på institutionerna har bokat in lärarna och suttit med dem. Jag som Ladokansvarig och kollegor till mig har varit med vid behov.

Slutligen, vad har du för tips till andra lärosäten som har produktionssättningen framför sig?
– Det tar mer tid än man tror. Sedan är testgenomgångarna och verifieringsdelarna innan produktionssättningen väldigt värdefulla. Utnyttja dem väl och dokumentera hur man gör. Det lär du dig jättemycket av inför det skarpa.

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser om sina produktionssättningar:

Stockholms universitet: ”Det tar mycket längre tid än man tror”
Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”

Närmare 600 000 studenter har skickats in i nya Ladok av Stockholms universitet. Att vara ute i väldigt god tid, men också ha mycket information och utbildning är några av framgångsfaktorerna till den lyckade produktionssättningen, säger projektledaren Erik Wallenberg.

– Just nu är vi rätt trötta allihopa. Det märks att det var mycket anspänningar som släppte igår då vi hade ett klart och färdigt beslut, berättar Erik Wallenberg när vi talas vid dagen efter att Stockholms universitet slutfört produktionssättningen av nya Ladok. 

Med tanke på lärosätets storlek har det också varit många involverade. Utöver tolv personer i den lokala Ladokgruppen har alla på it och ett antal informatörer varit med och jobbat i projektet.

I och med Stockholms universitets produktionssättning har antalet studenter och alumner i nya Ladok nästan fördubblats till över 1,2 miljoner.

– Det är lite häftigt. Samtidigt är det här slutet på början. På måndag öppnar vi systemet för användare och studenter, vi kopplar in integrationer, lägger in användare och gör andra förberedelser.

Hur länge har ni förberett er?
– Vi hade folk redan i uppstarten av projektet för 10 år sedan. Här på SU började vi med registervård 2013 och i samma veva började vårt interna projekt. Vi har haft it-personal som jobbat två år med att förbereda.

Vilka har varit nyckelfaktorerna för er?
– Vi har haft en väldigt bra grupp. It, kommunikation och Ladokgruppen har vi hjälpts åt och stöttat varandra kompetensmässigt. Vi har också haft bra stöd från våra chefer och har fått ta in extra resurser till utbildning och såna saker. Sen har vi satsat hårt på utbildning och information, något som lätt glöms bort i sådana här projekt.

Det är viktigt att utbilda lärarna och att informera, informera och informera en gång till. Institutionerna i sig ska ju känna sig trygga, prefekten och cheferna ska känna sig trygga med att de har system som fungerar. Känner sig institutionspersonalen trygga kan de hjälpa lärarna också. Man lägger en bra grund för att systemet ska tas emot på ett bra sätt på hela universitetet, förklarar Erik Wallenberg.

Tidsaspekten är också a och o för lyckas med produktionssättningen.

– Mycket tar mer tid än man tror. Vi var väldigt tidigt ute med våra integrationer och även med utbildningarna. Ska man gå in 2018 och ännu inte funderat på utbildning och integrationer, då är man nog lite sent ute. Även om man tycker att det är ett år bort, går ett år väldigt fort, säger han och tillägger:

– En annan framgångsfaktor är produktionssättningsteamet och Malin Zingmark framförallt, som med fast men vänlig hand fört oss framåt. Alla de testomgångar vi fått göra har varit ohyggligt viktiga och har gjort att det gick bra den här veckan. Vi har träna på allting, har provat, vi har fått leta problem och reda ut dem i lugn och ro.

IK-körningarna var det stora orosmomentet inför själva utrullningen med tanke på lärosätets stora volym. Då de tagit upp till 18 timmar, fick några jobba extra under helgen innan produktionssättningen, för att lösa det, säger Erik Wallenberg.

– Sedan kom vi igång en timme senare, vilket var lite otur eftersom jag tvingat hit alla tidigt i gryningen. Annars flöt det faktiskt på bra under produktionssättningsdagen.

Hur ser du på skillnaden mellan gamla och nya Ladok?
– Nu ska lärarna in och jobba i ett nytt gränssnitt, så det kommer nog ta ett tag innan de känner sig hemma. Det blir till att lära om, så det blir en uppstartssträcka. Lärarna ser en stor fördel med att inte behöva skicka papper fram och tillbaka, utan istället ta tiden till att rätta tentor. Sedan är det ju ett modernare gränssnitt och hanteringen av doktorander har blivit smidigare bland annat.

Slutligen, vad har ni fått för reaktioner på utrullningen av nya Ladok?
– Det har varit mycket frågor. Många verkar nyfikna och lärarna tycker nog att det var lite dags att vi får ett så här system också. Inte så mycket negativa känslor faktiskt, utan mer stilla nyfikenhet.

Tips till andra lärosäten:

• Börja i god tid
• Se till att ha en bra grupp med medarbetare
• Glöm inte bort utbildning och information
• Ta testomgångarna på största allvar, förbered er och ta till vara på dem

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser som produktionssatts under hösten:
Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”

Efter fyra år av verksamhetsanpassning och registervård var det äntligen dags för Röda Korsets Högskola att göra själva införandet. Förutom att få betydligt fler användare och mer slimmade processer, gör nya Ladok organisationen mindre sårbar.

– Det känns både omtumlande och bra. Måndag till onsdag var det väldigt lugnt, men dagen efter att produktionssättningen var klar drog det verkligen igång när vi skulle introducera nya Ladok för våra administratörer. Att testa i utbildningsmiljöer är en sak, men det är först nu det är på riktigt, säger Johan Olofsson som tillsammans med Eva Clausen utgör Ladokteamet på Röda Korsets Högskola.

Enligt Eva Clausen har responsen från personalen varit positivt, de har till och med hunnit saknat det nya systemet.

– När de väl lärt sig hitta uppfattas systemet som rätt så enkelt. Nu när resultatleveransen varit avstängd inför produktionssättningen har våra lärare faktiskt saknat det. De märkte skillnaden när de fick gå tillbaka till att använda listor under några dagar och säger att de längtat efter nya Ladok, säger hon.

En mycket viktig del i förberedelserna inför införandet av nya Ladok är verifieringstesterna.

– De har varit extremt givande eftersom man kunnat se vad som händer under en produktionssättning. Jag var faktiskt mer nervös inför första verifieringstestet än själva produktionssättningen, påpekar Johan Olofsson och tillägger:

– Vi är självklart glada att produktionssättningen är i hamn. Nu är det förvaltning som gäller, även om det vissa funktioner som behöver läggas till, säger Johan.

På Röda Korsets högskola har man jobbat med verksamhetsanpassning under drygt fyra års tid inför införandet. Visst har det varit lite upp och ner, det har ju länge varit långt kvar. Nu på sluttampen har det känts större än tidigare, men vi kände oss samtidigt ganska säkra, tillägger Eva Clausen.

Är det något ni saknat?
– Ibland har det varit svårt att veta var man ska leta efter systeminformationen och hjälptexterna. Däremot har nätverken varit väldigt bra och vi har fått bra hjälp när vi behövt det.

En av de främsta skillnaderna i och med införandet av nya Ladok är att systemet får betydligt fler användare – till dryga 30 från tidigare fem. Det är framförallt lärare som tillkommit, men högskolan har även andra som kan använda nya Ladok, såsom ekonomi för att göra uppföljning och studieplatssamordnare. Samtidigt kommer de kunna slimma andra processer runtomkring genom att mer data finns i en och samma källa.

– Nya Ladok gör också att vår organisation inte blir lika sårbar eftersom nya Ladok ger nya möjligheter. Sedan har vi studentgränssnittet där studenten nu kan hitta sina intyg. 90 procent av ärendena vi får in idag handlar om intyg och de slipper vi nu när de kan göra det själva, säger Eva.

Röda Korsets Högskolas hetaste tips:
”Det är viktigt att vara delaktig i verifieringstesterna och ta det på allvar. Avsätt tid och lär känna systemet för när ni väl produktionssatt ska man veta var man hittar allt. Det gäller också att inte vänta till sista stund med rättningar och ändringar.”

”Vi stängde ute användarna i god tid. En vecka innan produktionssättningen stängde vi av resultatleveransen och attestera några dagar efter. Från torsdag stängde vi ute alla. Det var ganska skönt att veta att det var en hel helg före då det inte hände något med datan.”

Fler artiklar:
”Tipsen som hjälper dig att lyckas med nya Ladok”
”Nya Ladok känns framförallt fräscht”
Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok

När det väl var dags för GIH att rulla ut nya Ladok samtidigt som Dalarna fick de vänta ytterligare en dag. Ändå är GIH:s lokala projektledare Fredrik Nilsson glatt överraskad.
–  Det här gick ju tämligen smärtfritt att rulla in, säger han.

Ladokteamet på Gymnastik- och idrottshögskolan, GIH, var helt inställda på att driftsätta samtidigt som Högskolan Dalarna, men en driftstörning hos LDC i Lund satte stopp för planerna. Istället blev de tvungna att vänta en dag för att de skulle kunna fixa sin miljö. Fast när vi väl kunde sätta igång rullade det på utan några bekymmer, berättar projektledaren Fredrik Nilsson.

– Nya Ladok har ju diskuterats i många år, men det här gick ju tämligen smärtfritt att rulla in.

Hur förberedde ni er inför produktionssättningen?
– Vi har gjort rigorösa tester och jobbat mycket med registervård, vilket pågått ett bra tag.  Vi gick in i MIT-IK redan under våren och har sedan kört verifiering -1 och verifiering-2, så många tester gjordes under resan. Vi har också haft en bra dialog med produktionssättningsteamet hos Ladokkonsortiet och Gunnar Råhlén hela tiden.

Enligt Fredrik Nilsson ger nya Ladok framförallt minskad pappershantering och en modern it-miljö. Samtidigt tar GIH det stegvis och väntar lite med att koppla på studenttjänster.

–  Vi tänker att vi gör det på sikt och vill ta en dialog med KMH för att kika lite på deras lösning. Vi har också ett antal integrationsprojekt där vi nu har koppling till vårt alumnisystem från Mira Network.

Bland dessa projekt har vi har VFU-portalen från SU där integrationen är igång samtidigt som vi tillsammans med KMH utvecklar system för skapandet av studentdatakonton och distributionslistor med mera i en separat integration med Ladok3, förklarar han vidare.

– Det som på sikt kommer är KursInfo när vi på GIH är redo att kliva in i koppling mot nya Ladok. Än så länge är det en del av ett internt förändringsprojekt som inte är i skarp produktion ännu.

Vilka är de främsta skillnaderna mellan gamla och nya Ladok?
– Ibland kan resultathantering på papperslistor vara svårtolkade ”kråkfötter”. Nu blir det ju lättare att läsa och ge betyg, vilket också borde göra det mer rättssäkert om man minskar den mänskliga pappershanteringen av betyg. I nya Ladok är ju allt elektroniskt där examinatorn också verifierar att rätt betyg är satt, vilket är bra ut en rättssäkerhetssynpunkt.

Hur ser ni på utmaningarna i att införa ett nytt system som Ladok?
– En utmaning är själva utbildningsinsatsen. När det är något nytt system som införs, vill ju användarna av systemet känna sig trygga. Därför har vi haft ett extra utbildningstillfälle tillsammans med de andra mindre lärosätena i Stockholm, där deltagarna kunde ställa frågor och få svar. Man vill ju gärna ha någon lokal att fråga ”alla de dumma frågorna”.

Slutligen, vilka tips har du till andra lärosäten?
– Registervården är otroligt viktig. Nu är ju GIH inte så stort lärosäte, men vi har haft en duktig person som jobbat med registervården – Anna-Clara Kjellman som ska ha all eloge för den insatsen. Risken är annars att man som lärosäte snabbt får problem med IK-körningarna och där rättningar måste till. Alla processer under införandet har ju mognat fram, så det gäller också att ha ett levande arbetssätt med ett lokalt team som hjälper varandra.

Av: Rebecka Guzmán

Fler artiklar:
”Öppet hur lyckat koncept i Borås”
”Först nu är det på riktigt”
”Tipsen som hjälper dig att lyckas med nya Ladok”
”Nya Ladok känns framförallt fräscht”
Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok