Du kan ange vilka mejl om studieavgifter som ska skickas till studenter, till exempel avisering om ny faktura, betalningspåminnelser och bekräftelse på betalning.

Var du gör inställningen

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Inställningar
2. Gå till E-postavisering till student i menyn till vänster.
3. Klicka på Redigera.

Vilka inställningar du kan göra

Avisering om tillgänglig faktura på Ladok för studenter

Här kan du välja om studenter ska få en mejlavisering när handläggaren skickar fakturor i Ladok.

• Om avisering aktiveras kommer studenten få en mejlavisering och kunna se fakturan i Ladok för studenter.
• Om avisering inaktiveras kommer studenten kunna se fakturan i Ladok för studenter, men kommer inte aviseras om det.

Påminnelse före sista betalningsdag, både första och följande fakturor

Här kan du välja om automatiska mejlpåminnelser ska skickas till studenten. Om påminnelsen aktiveras kan du ange hur många veckodagar (mån-sön) före sista betalningsdag som den skickas ut.

I ”Påminnelse med ny sista betalningsdag före avstängning” kan du välja att mejlaviseringar automatiskt ska skickas ut ett visst antal dagar efter sista betalningsdag, samt automatiskt sätta en ny sista betalningsdag för fakturan.

Avisering om delvis/helt uppfyllt betalningskrav

Här kan du välja att aktivera mejlutskick vid delvis eller helt uppfyllt betalningskrav, mejlet skickas när betalning/delbetalning noteras i Ladok.

• Vid delbetald faktura uppmanas studenten att logga in i Ladok för studenter för att se betalningsuppgifter för återstående summa.
• Vid helt betald faktura får studenten en mejlavisering om att på att lärosätet har hanterat studieavgiftsärendet. Om lärosätet har aktiverat betalningsbekräftelse kan studenten ladda ner den i Ladok för studenter

Du kan ange vilken information som ska visas på fakturor och betalningsbekräftelser, till exempel rubrik, betalningsuppgifter och kontaktuppgifter.

Gör så här

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Inställningar.
2. Gå till Dokument i menyn till vänster.
3. Klicka på Redigera.

4. Du kan nu göra följande inställningar:
   • Ange om studenten ska kunna se och hämta betalningsbekräftelse i Ladok för studenter efter att fakturan är betald.
   • Ange rubrik för fakturadokumentet. Om du inte anger någon rubrik blir den ”Faktura”/”Invoice”.
   • Ange eventuell extrainformation som ska visas på fakturan, till exempel förväntad tid för banköverföringar.
   • Ange betalningsinformation för betalningar från utlandet: IBAN, BIC/Swift, förmånstagare och mottagande bank. Detta är obligatoriskt.
   • Ange betalningslänk om lärosätet tar emot betalning online. Länken visas som qr-kod och som klickbar länk. Du kan lägga till fakturans referensnummer i länken genom variabeln _REFNR_ (till exempel: https://example.com/payment?ref=_REFNR_).
   • Ange betalningsuppgifter för betalningar inom Sverige.
   • Ange kontaktuppgifter till den avdelning som svarar på frågor om studieavgifter. Informationen visas både på faktura och betalningsbekräftelse.
5. Klicka på Spara.

När du har sparat kan du se hur fakturor och betalningsbekräftelser kommer att se ut genom att klicka på Förhandsgranska.

Du kan ställa in vilka datum som ska användas som sista betalningsdag på lärosätets fakturor. Datumen är förifyllda med utgångsläge i datum som passar de internationella antagningsomgångarna MASTER och IK, men kan ändras.

Ändringen får bara genomslag på utbildningstillfällen som skapas efter denna ändring. Om du behöver ändra datum för redan skapade tillfällen, se lathund Ändra sista betalningsdag för vissa utbildningstillfällen.

Gör så här

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Inställningar.
2. Gå till Sista betalningsdag i menyn till vänster.
3. Klicka på Redigera.

4. Ändra till önskade datum.
   • Första faktura VT och HT gäller första fakturan för en utbildning
   • Följande faktura VT och HT gäller faktura nummer 2 och framåt på en utbildning, d v s för studenter som redan läser på en utbildning
5. Klicka på Spara.
6. Klicka på Spara i dialogrutan som öppnas.

De nya datumen kommer nu att tillämpas på nya utbildningstillfällen som skapas från och med nu.

Bra att veta

• Sista betalningsdag för en studieavgiftsperiod blir alltid dagen innan studieavgiftsperiodens start om du valt att ändra till ett datum som är senare än startdatum.
• Sista betalningsdag på studentens faktura är alltid minst 10 dagar efter fakturan skickades. Därför kan en students faktura få ett annat datum än det du lagt in, beroende på när handläggaren skickar fakturan.

Lärosätet kan ställa in vilka datum som ska användas som sista betalningsdag på deras fakturor. De datumen används på utbildningstillfällen som skapas efter de datumen lagts in.

Ibland kan du behöva ändra sista betalningsdag för specifika utbildningstillfällen. Till exempel om ett program avviker från lärosätets schablondatum, eller om du gör inställningen för sista betalningsdag efter att utbildningstillfället redan har skapats.

Ändringen kommer att påverka alla ej skickade fakturor, samt skickade fakturor om det nya datumet är senare än den skickade fakturans sista betalningsdag.

Gör så här

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Aktivering av utbildningstillfälle.
2. Sök fram utbildningstillfällena.
3. Markera de tillfällen som du vill ändra sista betalningsdag för.
4. Klicka på Ändra sista betalningsdag.

5. I dialogrutan som öppnas: Välj typ av faktura samt vilken dag och månad som ska gälla.
6. Klicka på Lägg till.
7. Repetera steg 5 och 6 för att lägga till sista betalningsdag för andra typer av fakturor för de valda utbildningarna.
8. Klicka på Spara.

Sista betalningsdag är nu ändrad för valda typer av fakturor på de valda utbildningstillfällena.

Bra att veta

• Sista betalningsdag för en studieavgiftsperiod blir alltid dagen innan studieavgiftsperiodens start om du valt att ändra till ett datum som är senare än startdatum.
• Sista betalningsdag på studentens faktura är alltid minst 10 dagar efter skickad faktura. Därför kan en students faktura få ett annat datum än det du lagt in, beroende på när handläggaren skickar fakturan.

Nya utbildningstillfällen aktiveras automatiskt för den nya studieavgiftshanteringen om det redan finns tillfällen på samma utbildning (med samma utbildningskod) som är aktiverade.

Du kan välja att stänga av den automatiska aktiveringen. Då kan utbildingstillfällen bara aktiveras manuellt.

Gör så här

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Inställningar.
2. Gå till Automatisk aktivering i menyn till vänster.
3. Klicka på Redigera.
4. Välj Inaktiverad om du vill stänga av den automatiska aktiveringen.
5. Klicka på Spara.

Nya utbildningstillfällen kommer inte längre att aktiveras automatiskt för den nya studieavgiftshanteringen.

Du kan lägga in ett prefix som läggs till på referensnumret för lärosätets fakturor.

För att kunna lägga in ett prefix krävs att:

• Studieavgiftsperioden inte har startat
• Fakturan inte är skickad till studenten
• Prefixet inte redan finns i början av referensnumret

Gör så här

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Inställningar.
2. Gå till Prefix för referensnummer i menyn till vänster.
3. Klicka på Redigera.
4. Skriv in önskat prefix, 1-5 tecken.
5. Klicka på Spara.

Prefixet läggs nu in på alla referensnummer som uppfyller villkoren ovan.

Du kan redigera eller ta bort prefixet senare. Det nya eller tomma prefixet ersätter då det tidigare prefixet på alla fakturor som följer reglerna ovan.

Betalningsstatusen ”Uppskov med betalning” kan användas på lärosäten som tillåter att studenter registrerar sig vid terminsstart, även om studieavgiften inte är betald ännu.

Statusen är inte avsedd att användas på den första fakturan i en kurspaketering eller för enstaka kurser.

Så fungerar betalningsstatusen

Studieavgiftshandläggaren kan lägga in statusen ”Uppskov med betalning” på en faktura. Fakturan får då betalningsstatus ”Uppskov med betalning” och Migrationsverket får information om att fakturan är betald. Hindret mot registrering tas bort.

Studenten får inte längre mejlaviseringar med påminnelse om sista betalningsdag, men inbetalningar kan fortsätta noteras på fakturan. När inbetalningarna täcker hela fakturans belopp ändras betalningsstatus till ”Helt betald”.

Gör så här

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Inställningar.
2. Gå till Uppskov med betalning i menyn till vänster.
3. Klicka på Redigera.
4. Välj Aktiverad.
5. Klicka på Spara.

Studieavgiftshandläggare kan nu lägga in statusen ”Uppskov med betalning” på fakturor.

Det går att inaktivera funktionen senare. Tänk på att om en faktura fått betalstatusen ”Uppskov med betalning” behåller den, även om funktionen senare inaktiveras. Däremot går det inte att lägga in statusen på nya fakturor efter att funktionen har inaktiverats.