Hoppa till innehållet

Ladokkonsortiet

Registrera flera doktorander på nytt halvår av forskningsarbetet

När du har lagt till en ny studieperiod för doktoranders forskningsarbeten behöver de registreras. Du kan registrera flera doktorander samtidigt.

Gör så här

  1. Gå till Hantera flera → Registrera utifrån studieperiod i den gröna menyraden.
  2. Sök fram det du ska registrera doktorander på.
    • Kurskod: Välj ett forskningsarbete. Skriv in utbildningskod i sökrutan, eller klicka på de tre prickarna för att göra en bredare sökning.
    • Studieperiod för registrering startar inom: Välj det halvår doktoranderna ska registreras på.
Skärmbild från Ladok som visar vyn "Registrera studenter utifrån tidsperiod" under fliken Studiedokumentation. Menyalternativet Hantera flera är markerat.
  1. I sökresultatet: Markera doktoranderna som ska registreras.
  2. Klicka på Registrera studenter.
Skärmbild från Ladok som visar en lista över studenter efter registrering, med kolumnen Nuvarande tillstånd. Knappen Registrera studenter är markerad.

De valda doktoranderna registreras.

Om någon inte kan registreras markeras de med rött. Gå i så fall in på doktorandens flik för Studiedeltagande och försök registrera hen där istället. Då får du ett mer utförligt felmeddelande och kan se vad som behöver åtgärdas.

Förläng studieperioden på ämnestillfället

Ladok kräver att en studieperiod anges för ämnestillfället redan när det skapas. Eftersom den faktiska studieperioden doktoranden deltar på inte alltid är känd vid start, kan du behöva förlänga den efterhand som studierna fortsätter.

Tänk på! Om flera doktorander deltar på samma ämnestillfälle kommer ändringen av studieperiod få genomslag på samtliga doktorander på tillfället.

Gör så här

  1. Sök fram doktoranden och gå till Studiedeltagande.
  2. I raden för ämnestillfället, klicka på Välj → Visa i utbildningsinformation. Sidan öppnas automatiskt i en ny webbläsarflik.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studiedeltagande. Fliken Studiedeltagande är markerad. En rullista med val på antagningsnivå är öppen, och alternativet Visa i utbildningsinformation är markerat.
  1. Gå till fliken Grunduppgifter.
  2. Klicka på Ändra för registervård.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Utbildningsinformation, fliken Grunduppgifter. Fliken Grunduppgifter är markerad, och knappen Ändra för registervård är markerad.
  1. Fälten för studieperiod låses nu upp. Skriv in ett nytt slutdatum.
  2. Klicka på Spara.
  3. Stäng den nya webbläsarfliken som öppnades automatiskt för att gå tillbaka till doktorandens studiedeltagande-flik.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Utbildningsinformation. Stäng-knappen i en webbläsarflik är markerad.

Doktorandens studieperiod har nu förlängts. Klicka på tangenten F5 för att ladda om sidan och se den nya perioden.

Lägg in återbetalning på kurstillfälle

Om en studieavgiftsskyldig student har betalt studieavgiften men sedan får pengarna tillbaka kan du lägga in betalstatus ”Återbetald” för kurstillfället.

Tänk på att när ”Återbetald” lagts in kan studenten fortfarande registrera sig på kurstillfället. Om studenten fortfarande är studieavgiftsskyldig bör ett återbud läggas in för att förhindra att studenten registrerar sig på kurstillfället. Det görs av personer med behörighet för det i fliken ”Studiedeltagande”.

Gör så här

  1. Sök fram studenten.
  2. Gå till Studentuppgifter → Studieavgifts- och anmälningsbetalning.
  3. Gå till fliken Tidigare hantering
  4. Välj i raden för kurstillfället, klicka på Välj → Återbetalning

Återbetalningen läggs in.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studie- och anmälningsavgiftsbetalning under fliken Studentuppgifter. Fliken Tidigare hantering är markerad, samt alternativet Återbetald i rullistan för åtgärd.

Lägg in avstängning för studieavgiftsskyldiga studenter

Det går att lägga in avstängningar i Ladok för de studenter som inte betalar studieavgiften i tid. Avstängningar ska hanteras enligt lärosätets riktlinjer.

Sök fram studenter aktuella för avstängning

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturor med följande kriterier:
    • Skickad till student: Ja
    • Status: Ej betald

Nu visas alla fakturor som har skickats till studenten men inte är betalda.

Kontrollera kolumnen #Faktura, studenter med första fakturan är inte aktuella för avstängning. De ska istället hanteras med återbud.

Skärmbild från Ladok som visar sidan Studieavgiftshantering under fliken Fakturor. Filtreringsfälten Skickad till student och Status samt kolumnen #Faktura är markerade.

Lägg in avstängning

  1. Kopiera studentens personnummer från utsökningen och sök fram studenten.
  2. Gå till fliken Studentuppgifter.
  3. Gå till Avstängning i menyn till vänster.
  4. Klicka på Ny avstängning.
Skärmbild från Ladok som visar fliken Studentuppgifter med vyn Avstängning. Fliken Studentuppgifter samt knappen "Ny avstängning" är markerade.
  1. I dialogrutan som öppnas, fyll i orsak Obetald studieavgift och datum för när avstängningen ska börja gälla.
  2. Klicka på Spara.

Avstängning läggs in för studenten.

Lägg in betalning eller undantag på kurstillfälle

Studieavgiftsskyldiga studenter har hinder mot registrering på grund av obetald studieavgift. När studenten inkommer med betalning behöver du manuellt lägga in det i Ladok.

Alternativt kan du lägga in undantag – om studenten inte behöver betala studieavgift för kursen.

Gör så här

  1. Sök fram studenten.
  2. Gå till Studentuppgifter → Studieavgifts- och anmälningsbetalning.
  3. Gå till fliken Tidigare hantering
  4. Välj i raden för kurstillfället, välj:
    • Betald: Om studieavgiften har betalats in.
    • Undantag: Om lärosätet gett studenten undantag från att betala studieavgiften för kurstillfället.

Betalstatusen är nu ändrad och studenten kan registreras på kurstillfället.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studie- och anmälningsavgiftsbetalning under fliken Studentuppgifter. Fliken Tidigare hantering är markerad, samt alternativet Betald i rullistan för åtgärd.

Lägg in betalning för en period

Studieavgiftsskyldiga studenter har hinder mot registrering på grund av obetald studieavgift. När studenten inkommer med betalning behöver du manuellt lägga in det i Ladok.

Om studenten läser kurser inom ett program kan du lägga in betalning eller undantag för en hel period (till exempel en termin) istället för för varje kurstillfälle.

Gör så här

  1. Sök fram studenten.
  2. Gå till Studentuppgifter → Studieavgifts- och anmälningsbetalning.
  3. I panelen för programmet: Klicka på Lägg till betalning
  4. Fyll i vilken datumperiod betalningen ska gälla
  5. Spara

Alla kurstillfällen i programmet som pågår under perioden du valde får nu betalstatus Betald och hinder mot registrering lyfts.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studie- och anmälningsavgiftsbetalning under fliken Studentuppgifter. Fliken Tidigare hantering är markerad, samt knappen Lägg till betalning under Studieavgiftsbetalning för period.

Söktips för fakturor

Här får du tips på hur du sätter upp din sökning i vyn för fakturor, så du säkerställer att du hittar rätt fakturor.

Välj vilka sökfält och kolumner som visas

Klicka på Visa sökfält för att anpassa vilka sökfält som visas på sidan, så du ser precis de fält du behöver.

Klicka på Visa kolumner för att anpassa vilka kolumner som visas i sökresultatet.

Dina val sparas i webbläsaren så du inte behöver göra om valen.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor. Knapparna Visa sökfält och Visa kolumner är markerade.

Aktiverade fakturor söks fram automatiskt

Den automatiska inställningen är att bara aktiverade fakturor söks fram.

I sökfältet Aktiverade/inaktiverade fakturor kan du välja att även, eller enbart, söka fram inaktiverade fakturor.

Skärmbild från Ladok som visar filtret Aktiverade/inaktiverade fakturor med den öppna rullistan och kryssrutorna Aktiverade och Inaktiverade.

Sök på ett eller flera referensnummer

Skriv ett referensnummer direkt i fältet för att söka på det, eller klicka på pilen för att fälla ut ett större sökfält där du kan skriva in flera referensnummer.

Skärmbild från Ladok som visar filtret Referensnummer med öppen sökruta. Pilen för att öppna rullistan är markerad.

Sök på ett eller flera personnummer

Skriv in ett personnummer direkt i fältet för att söka på ett personnummer, eller klicka på pilen för att fälla ut ett större sökfält där du kan skriva in flera personnummer.

Personnummer kan skrivas med eller utan bindestreck, men måste skrivas med sekelsiffror.

Om studenten bytt personnummer i Ladok får du en träff oavsett om du söker på det tidigare eller nuvarande personnumret. I kolumnen ”Mer information” ser du information om det uppdaterade personnumret.

Tänk på att det går att söka på ett personnummer för en student som inte har någon faktura. Kontrollera därför Antal visade individer i ditt sökresultat – det kan vara lägre än antalet personnummer du sökt på om någon student saknar faktura.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor. Filtret Personnummer och antalet visade individer är markerade.

Så påverkar noteringar fakturan

Här får du en översikt över hur de olika noteringarna påverkar fakturans status och återstående belopp. Bilderna visar hur det ser ut för dig som handläggare och för studenten.

Inbetalningar eller stipendium

När du noterar Inbetalningar eller Stipendium dras summan av från det som ska betalas på fakturan. Du kan lägga in flera noteringar på samma faktura, till exempel både en inbetalning och ett stipendium.

  • Belopp att betala visar hur mycket som återstår att betala.
  • Transaktioner visar de poster som lagts in, till exempel både en inbetalning och ett stipendium.
  • Status för utbildningstillfället är Ej betald tills fakturans studieavgift är helt uppnådd. Då ändras status automatiskt till Helt betald, Helt stipendium eller Betald och stipendium, beroende på vilka noteringar som lagts in. Studenten kan registreras när status har ändrats.

Fakturan i Ladok för personal

Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Värdet på raden Belopp att betala samt raden UHR-stipendium under Transaktioner är markerade.

Fakturan i Ladok för studenter

Skärmbild från Ladok för studenter som visar detaljer för en faktura. Betalningsnoteringar i raden Studieavgift och raden Belopp att betala är markerade.

Beslut som gäller hela fakturan

Besluten Undantag på faktura, Undantag på utbildning, Beslut helt betald och Betalning via samarbete avser hela fakturans studieavgift. Du anger inget belopp för dessa beslut.

  • Belopp att betala innehåller inget belopp, eftersom informationen inte är relevant när hela fakturan omfattas av beslutet.
  • Studenten kan registreras när beslutet lagts in.

Till skillnad från Inbetalning och Stipendium går det inte att kombinera dessa beslut med ytterligare noteringar på samma faktura, eftersom hela fakturan redan är hanterad.

Fakturan i Ladok för personal

Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Värdet på raden Status samt värdet på raden Belopp att betala är markerade.

Fakturan i Ladok för studenter

Skärmbild från Ladok för studenter som visar detaljer för en faktura. Raden Helt betald studieavgift och raden Belopp att betala är markerade.

Notera inbetalning, stipendium eller undantag

Lathunden beskriver hur du noterar inbetalning, stipendium eller undantag på en faktura.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturan du ska notera betalning för.
  3. Klicka på länken för referensnummer.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor med sökresultat filtrerat på referensnummer. En länk i kolumnen Referensnummer är markerad.
  1. Den valda fakturan visas. Klicka på Välj åtgärd.
  2. Välj en av följande åtgärder:
    • Inbetalning för att notera det belopp studenten betalt.
    • Stipendium för att notera stipendiebelopp och vilken typ av stipendium studenten tilldelats.
    • Beslut helt betald för att notera att hela summan betalts, utan att ange belopp.
    • Undantag på utbildning om studenten ska undantas från betalning för hela utbildningen, alla kommande fakturor kommer då tas bort.
    • Undantag på faktura för att notera att studenten ska undantas från betalning på den aktuella fakturan (går inte att använda på extrafakturor).
    • Betalning via samarbete om studenten betalat till ett annat lärosäte inom ett utbildningssamarbete.
Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Knappen "Välj åtgärd" på raden Åtgärd är markerad.
  1. Klicka på Spara.

Noteringen sparas.

Masshantera fakturor med helt fakturabelopp

Med den här åtgärden noterar du inbetalningar som exakt motsvarar respektive fakturas studieavgift. Åtgärden går bara att använda för fakturor som ska ha samma transaktionsdatum.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturorna att notera betalning för, till exempel genom att söka på referensnummer.
  3. Markera de fakturor du ska notera helt fakturabelopp för.
  4. Klicka på Välj åtgärd → Helt fakturabelopp.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor med sökresultat filtrerat på flera referensnummer. Knappen Välj åtgärd samt förbockade kryssrutor i tabellen är markerade.
  1. En bekräftelseruta visas. Om några fakturor inte kan masshanteras visas deras referensnummer i rutan ”Fakturor som inte kan väljas”. Fäll ut panelen och klicka på länkarna för att hantera betalningen för dem separat.
  2. Ange ett transaktionsdatum. Alla fakturor får samma datum.
  3. Klicka på Inbetalning.
Skärmbild från Ladok som visar dialogrutan Helt fakturabelopp. Fältet Transaktionsdatum samt knappen Inbetalning är markerade.

Fakturorna markeras som betalda. Inbetalt belopp noteras automatiskt som samma belopp som fakturans studieavgift, med det transaktionsdatum du angav.