En personkoppling kopplar en användare till en doktorands ISP med en specifik roll, till exempel huvudhandledare, handledare eller referensperson.

Personkopplingen styr:

• Vem som har åtkomst till doktorandens ISP
• Att användaren får en länk till doktorandens ISP på sin startsida
• Att användaren får en avisering när deras roll blir aktuell att arbeta med en uppgift i ISP:n

Gör så här

1. Sök fram doktoranden och gå till fliken Studentuppgifter.
2. Gå till Hantera ISP i vänstermenyn.
3. Klicka på Skapa personkoppling.
4. Ange:
   • Verksamhetsroll från rullistan
   • Användare. Det går bara att välja användare som har rätt behörighet för den roll du valt.
   • Startdatum
   • Eventuellt Slutdatum. Det kan också läggas in senare.
5. Klicka på Spara.

Personkopplingen skapas och visas på sidan.

En personkoppling kopplar en användare till en doktorands ISP med en specifik roll, till exempel huvudhandledare, handledare eller referensperson. Det går att koppla en användare till flera doktorander samtidigt, förutsatt att doktoranderna har en ISP redan.

Personkopplingen styr:

• Vem som har åtkomst till doktorandens ISP
• Att användaren får en länk till doktorandens ISP på sin startsida
• Att användaren får en avisering när deras roll blir aktuell att arbeta med en uppgift i ISP:n

Observera att personkopplingar i ISP inte ersätter dokumentation om handledare som läggs in under Studentuppgifter → Aktörer!

Gör så här

1. Gå till Hantera flera → Hantera doktorander (ISP) → Verksamhetsroller med personkoppling
2. Klicka på Hantera personkopplingar för flera.
3. Ange:
   • Organisationsenhet: Den fakultet eller institution där doktoranderna är registrerade
   • Användare: Den användare som ska kopplas till doktoranderna
   • Verksamhetsroll: Den roll användaren ska ha
   • Startdatum: Vilket datum uppdraget startar
4. Gå till nästa sida.
5. Välj de doktorander som användaren ska kopplas till: Klicka på den eller de doktorander du vill välja, och klicka sedan på högerpilen för att flytta dem sedan till rutan Valda.
6. Gå till nästa sida.
7. Förhandsgranska och bekräfta.

Kontrollera att personkopplingarna visas i listan under Hantera ISP för respektive doktorand.

En individuell studieplan (ISP) skapas en gång per doktorand och ämne. Det är en åtgärd du som administratör gör för att aktivera ISP-funktionen för doktoranden. När ISP:n är skapad kan doktoranden och huvudhandledaren sedan arbeta med och fastställa versioner av ISP:n löpande under utbildningen.

För att kunna skapa en ny ISP behöver:

• Doktoranden vara registrerad på en forskningsutbildning i Ladok
• Det finnas en huvudhandledare kopplad till doktoranden (se lathund)

Gör så här

1. Sök fram doktoranden och gå till fliken Studentuppgifter.
2. Välj Hantera ISP i vänstermenyn.
3. Klicka på Ny individuell studieplan.
4. Välj vilket ämne på forskarnivå och vilket tillfälle ISP:n ska gälla för.
5. Gå till nästa sida, förhandsgranska och bekräfta.

ISP:n skapas. Den visas i en ny flik, Individuell studieplan, på doktorandens sida i Ladok.

Om en doktorand byter ämne eller tillfälle (till exempel byter från licentiat till doktor) behöver du skapa en ny ISP för det nya ämnet eller tillfället. Den tidigare ISP:n finns kvar och kan hanteras parallellt tills den avslutas.

För att kunna skapa en ny ISP behöver doktoranden redan vara registrerad på det nya ämnet eller tillfället.

Skapa ny ISP

1. Sök fram doktoranden och gå till fliken Studentuppgifter.
2. Gå till Hantera ISP i vänstermenyn.
3. Under rubriken personkopplingar, i rutan som avser det nya tillfället: Klicka på Lägg till personkoppling
4. Koppla en användare som huvudhandledare, ange:
   • Verksamhetsroll: Huvudhandledare
   • Användare
   • Startdatum
   • Slutdatum kan anges senare
5. Spara

6. Klicka på Ny individuell studieplan
7. Välj att den avser det nya ämnet eller tillfället
8. Gå till nästa sida, förhandsgranska och bekräfta.

En ny ISP för det nya ämnet eller tillfället skapas.

Avsluta den tidigare ISP:n

En doktorand kan ha flera ISP i status ”Pågående” samtidigt. Det kan behövas för att till exempel fastställa den sista versionen av ISP på det gamla ämnet eller tillfället.

När allt är klart på ISP:n för det gamla ämnet/tillfället kan du avsluta det så här:

1. Sök fram doktoranden och gå till fliken Studentuppgifter.
2. Gå till Hantera ISP i vänstermenyn.
3. I raden för det tidigare ämnet: Välj att Avsluta eller Ange som avklarad. Oftast är det lämpligt att välja Avsluta. Avklarad kan till exempel användas för doktorander som redan fått en licentiatexamen inom ett annat ämne.

Arbeta med olika ISP

När huvudhandledare och doktorander arbetar med nya ISP versioner kan de välja vilken ISP de arbetar med i fliken ”Individuell studieplan”.

Du kan lägga in ett diarienummer på en pågående version av en individuell studieplan. Diarienumret kan ändras fram tills versionen är fastställd.

Gör så här

1. Sök fram doktoranden och gå till fliken Individuell studieplan.
2. Klicka på Övriga funktioner → Hantera diarienummer.
3. Skriv in diarienumret.
4. Klicka på Spara.

Diarienumret sparas.

När en ny version av ISP skapas kopieras diarienumret automatiskt över till den nya versionen, men går att ändra.

Du kan söka fram alla personkopplingar som lagts in för doktorander på din institution eller fakultet. Det ger dig en överblick över vilka huvudhandledare, handledare och andra roller som är kopplade till doktoranderna.

Gör så här

1. Gå till Hantera flera → Hantera doktorander → Verksamhetsroller.
2. Sök, till exempel på:
   • Organisationsenhet: Din institution eller fakultet
   • Verksamhetsroll: Till exempel Huvudhandledare eller Handledare. Lämnar du fältet tomt söker du fram alla roller.

I sökresultatet ser du alla användare som har en personkoppling, vilken doktorand det gäller och information om ämnet på forskarnivå.

Du kan:

• Klicka på Visa kolumner för att välja vilka kolumner som visas i sökresutatet.
• Klicka på Exportera till CSV för att ladda ner hela listan och öppna den i Excel. Då hämtas alla sökträffar och kolumner.

Du kan söka fram och filtrera individuella studieplaner för att få en överblick över doktoranderna på din institution eller fakultet.

Sökningen visar bara aktiva doktorander – alltså de som inte har gjort avbrott eller avklarat på sitt ämne på forskarnivå.

Gör så här

1. Gå till Hantera flera → Hantera doktorander → Individuella studieplaner.
2. Sök, till exempel på:
   • Organisationsenhet: Din institution eller fakultet
   • ISP-status: ”Pågående” är automatiskt valt. Ändra för att söka på ISP i annan status. Väljer du ingen status söker du fram doktorander oavsett om de har en individuell studieplan eller inte.

I sökresultatet ser du alla doktorander som matchar utsökningen. Du ser information om deras senast fastställda version och pågående version av ISP.

Klicka på Visa kolumner för att välja vilka kolumner som visas.

När en ny version av en individuell studieplan skapas sätts två datum automatiskt:

• Startdatum: Det datum versionen skapades.
• Förväntat fastställandedatum: Ett ett år framåt i tiden. Huvudhandledaren och doktoranden får en påminnelse två månader innan förväntat fastställandedatum.

Du kan ändra dessa datum i efterhand.

Gör så här

1. Gå till: Hantera flera → Hantera doktorander → Individuella studieplaner
2. Sök till exempel på:
   • Organisationsenhet: Din institution eller fakultet
   • Välj ISP-status ”Pågående” för att bara se doktorander med en pågående individuell studieplan
3. Markera doktorander i listan
4. Klicka på Ändra datum → Startdatum eller Förväntat fastställandedatum.
5. Ange datum och bekräfta

Ditt valda datum läggs in och visas på sidan.

Om ett datum inte kan läggas in markeras doktorandens rad i rött. Klicka på stoppsymbolen för att se vad som gått fel.

Du kan markera en doktorands ISP som avklarad eller avslutad.

• Avklarad används när doktoranden har fullföljt sin utbildning. Kan bara göras när alla versioner av ISP är fastställda.
• Avslutad används när doktoranden avbryter sin utbildning. Kan göras även om det finns en pågående version av ISP.

När någon av statusarna lagts in går det inte längre att skapa nya versioner av ISP eller hantera en pågående uppdatering.

Gör så här

1. Sök fram doktoranden och gå till fliken Studentuppgifter.
2. Gå till Hantera ISP i vänstermenyn.
3. I raden för den individuella studieplanen: Välj åtgärd Avsluta eller Ange som avklarad.
4. Ange beslutsfattare och beslutsdatum. Dagens datum och ditt namn är förifyllt, men kan ändras. Anteckningar som läggs in här visas inte för personal eller doktorand.
5. Bekräfta.

Den valda statusen läggs in.

Återaktivera ISP

Det går att återaktivera ISP:n för att kunna skapa nya versioner.

I raden för doktorandens ISP: klicka på Välj → Återaktivera.