Här kan du söka fram transaktioner som noterats på fakturor. Du kan söka bland inbetalningar, stipendium och återbetalningar.
Gör så här
Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Transaktioner.
Sök med sökfälten organisationsenhet, transaktionstyp eller datum för transaktion/beslut. Görs ingen avgränsning söker du bland alla transaktioner på lärosätet.
Klicka på Sök.
I sökresultatet listas alla transaktioner som matchar din utsökning. Du ser även totalsumman för transaktionerna.
Klicka på Visa kolumner för att välja vilka kolumner som visas i sökresultatet.
Det kurstillfälle som studenten ska omregistreras på ärver inte betalstatusen från det tidigare kurstillfället. Du behöver därför lägga in betalstatus manuellt på det nya kurstillfället, innan omregistrering kan göras.
Gör så här
Ett tillfällesbyte behöver först förbereds i fliken ”Studiedeltagande” av en person med behörighet för det. När det är gjort kan du hantera betalstatusen:
Sök fram studenten.
Gå till Studentuppgifter → Studieavgifts- och anmälningsbetalning.
Gå till fliken Tidigare hantering
I raden för kurstillfället studenten ska byta till: klicka på Välj och lägg in betalning eller undantag. Följ rutiner och lokala beslut på ditt lärosäte.
Den nya betalstatusen läggs in och studenten kan omregistreras på det nya tillfället.
I de flesta fall kan du ta bort en notering om den visar sig vara felaktig.
Gör så här
Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
Sök fram fakturan att ta bort en notering för.
Klicka på länken för referensnummer.
Den valda fakturan visas.
Inbetalning och Stipendium tas bort genom att klicka på Ta bort i raden för respektive notering.
Beslut helt betald, Undantag, Betalning via samarbete och Uppskov med betalning tas bort via Välj åtgärd.
Klicka på Spara.
Noteringen tas bort.
Studentens inbetalning räknas om och status ändras till ”Ej betald” vilket hindrar registrering på de kurser som studenten ännu inte registrerat sig på inom fakturans studieavgiftsperiod.
En faktura kan ha olika tillstånd i Ladok beroende på var i handläggningsprocessen den befinner sig. Det finns fyra parametrar/tillståndsnivåer som alla kan kombineras. En faktura har alltid ett tillstånd på varje parameter.
Skapad eller borttagen
En faktura kan vara skapad eller borttagen. Ladok kan återskapa borttagna fakturor i vissa situationer.
Skickad eller ej skickad
En faktura som är ”Ej skickad” är inte tillgänglig för studenten. Det går inte att ändra från ”Skickad” till ”Ej skickad”
När fakturan är ”Skickad” blir den tillgänglig för studenten.
Betalningsstatus
En faktura registreras som betald/åtgärdad i Ladok så fort något av följande uppfylls:
Noterade betalningar och/eller stipendier är minst lika stora som fakturans studieavgift.
Beslutet ”Helt betald” finns på fakturan.
Beslutet ”Undantag” finns på fakturan eller utbildningen.
Noteringen ”Betalning inom samarbete” finns på fakturan.
Noteringen ”Uppskov med betalning” finns på fakturan.
Så länge fakturan är ”Ej betald” finns ett hinder mot registrering. När fakturan får någon av statusarna helt betald, betald och stipendium, helt stipendium, undantag, betalning via samarbete eller uppskov med betalning, tas hindret bort.
Aktiverad eller inaktiverad
En aktiverad faktura tas med vid sökning efter fakturor. En inaktiverad faktura är inte tillgänglig för studenten och tas inte med vid sökning efter fakturor.
Du kan återaktivera eller inaktivera en faktura manuellt.
Vad som låses när fakturan är reglerad
Efter att en faktura är reglerad via betalning, stipendium, undantag eller betalning inom samarbete kan följande inte längre ändras på fakturan:
Följande betalningsstatus kan läggas in på en faktura:
Helt betald: Fakturan är reglerad med inbetalningar. Hinder mot registrering lyfts för kurser som startar inom studieavgiftsperioden.
Betald och stipendium: Fakturan är reglerad med inbetalningar och stipendium. Hinder mot registrering lyfts för kurser som startar inom studieavgiftsperioden.
Helt stipendium: Kan noteras på fakturan. Hinder mot registrering lyfts för kurser som startar inom studieavgiftsperioden.
Ej betald: Studenten har inte betalt studieavgiften. Hinder mot registrering.
Undantag: Kan noteras på fakturan. Hinder mot registrering lyfts för kurser som startar inom studieavgiftsperioden.
Betalning via samarbete: Betalning har inkommit vid annat lärosäte som ingår i utbildningssamarbetet.
Uppskov med betalning: Betalning har inte inkommit, lärosätet tillåter studenten att betala studieavgift efter registrering. Hinder mot registrering lyfts för kurser som startar inom studieavgiftsperioden.
Studenter som går en utbildning inom ett utbildningssamarbete har deltagande på flera lärosäten i Ladok.
I Ladok framgår det vilka lärosäten som ingår i utbildningssamarbetet, och ett av dem kan anges som ”administrerande”. Hanteringen av studieavgifter skiljer sig åt beroende på om lärosätet är det administrerande eller inte.
Fakturor på det administrerande lärosätet
Fakturorna är automatiskt aktiverade.
Fakturorna är markerade med ”Utbildningssamarbete” i kolumnen ”Mer information”.
Betalning, undantag eller stipendium noteras som vanligt. I och med det lyfts hinder mot registrering på det egna lärosätet.
Fakturor på ej administrerande lärosäten
Fakturorna är automatiskt inaktiverade.
Fakturorna är markerade med ”Utbildningssamarbete” i kolumnen ”Mer information”.
Studenter hindras från att registreras inom utbildningen om inte fakturan hanteras.
Status ”Betalning via samarbete” kan noteras på fakturor som studenten ska betala till ett annat lärosäte inom utbildningssamarbetet. Spärren mot registrering lyfts i och med denna status.
Vid behov kan du ändra vilken omfattning fakturan gäller, för att på så sätt hindra att studenten kan registrera sig på fler hp.
Om studenten ska betala till det egna lärosätet kan du aktivera fakturan och notera betalning, undantag eller stipendium noteras som vanligt.
Sök fram fakturor för underlag till ersättning
Det går att söka fram alla fakturor som har betalningsstatus ”Betalning via samarbete”, till exempel för att använda som underlag för den ersättning lärosätet ska begära från det administrerande lärosätet.
Gå till Utdata → Ny studieavgiftsbetalning.
Sök på till exempel:
Kurspaketeringskod
Kurstillfälle pågår inom
Betalningsstatus: ”Betalning via samarbete”
Du kan skriva ut eller exportera resultatet till en CSV-fil.
Information studenters studieavgiftsskyldighet lagras i poster som hämtas från externa system eller skapas manuellt i Ladok.
Posterna har antingen status ”Avgiftsskyldig” eller ”Ej avgiftsskyldig”, och gäller antingen för en tidsperiod eller från och med ett visst datum.
Externa system som skapar poster
NyA (antagningssystemet): Information om studieavgiftsskyldighet hämtas:
När en student synkroniseras för första gången, t.ex. när hen etableras i Ladok.
När en antagning från NyA förs över till Ladok.
Du kan manuellt hämta de senaste uppgifterna från NyA under fliken ”Studentuppgifter” i Ladok.
Folkbokföringen: En gång i veckan hämtas folkbokföringsinformation för studenter. Den innehåller uppgifter om studenten är avgiftsbefriad på grund av på sitt medborgarskap.
Poster som hämtas från folkbokföringen gäller från hämtningsdatumet. Via NyA kan däremot äldre poster som registrerats i antagningssystemet hämtas.
Hur posterna visas i Ladok
Du kan se posterna för studieavgiftsskyldighet genom att söka fram studenten och sedan klicka på fliken Studentuppgifter → Studieavgiftsskyldighet
Högst upp på sidan visas en sammanfattning av vilken status studenten hade vid specifika datum.
Under det finns en tabell med alla poster gällande studieavgiftsskyldighet som finns för studenten.
Om det finns flera poster om studieavgiftsskyldighet som avser samma datum så väljs ett gällande beslut enligt följande rangordning:
Avgiftsfrihet på grund av medborgarskap
Avgiftsfrihet på grund av permanent uppehållstillstånd
Avgiftsfrihet på grund av övrig orsak
Avgiftsfrihet på grund av tillfälligt uppehållstillstånd
På alla utbildningstillfällen i Ladok, till exempel ett programtillfälle eller kurstillfälle, finns uppgift om tillfället är studieavgiftsbelagt eller inte.
Grundregeln är att prövningen av om studenten ska betala studieavgift utgår från om kurstillfället är avgiftsbelagt eller inte. Studieavgiftssskyldiga studenter behöver betala studieavgift för kurstillfällen som är studieavgiftsbelagda.
Kurstillfälle inom en kurspaketering
Om studenten läser kursen inom en kurspaketering (till exempel ett program eller ett ämne på forskarnivå) behöver studenten endast betala studieavgift om även kurspaketeringen är avgiftsbelagd.
Om studenten läser kursen inom flera kurspaketeringar tittar Ladok på den yttersta kurspaketeringen. Till exempel: Studenten läser en kurs som ligger inom en programinriktning som i sin tur ligger inom ett program. För att avgöra studieavgiftsbetalningen tittar Ladok på programmets uppgifter.
För att avgöra om en student är avgiftsskyldig för ett visst kurstillfälle görs en prövning i Ladok. Prövningen görs automatiskt när:
En student antas till ett nytt kurstillfälle
En ny post om studieavgiftsskyldighet läggs in för ett datum som tidigare saknat uppgift.
Det går även att trigga en prövning manuellt.
Så här görs prövningen
Prövningen utgår från tre uppgifter:
Är kurstillfället studieavgiftsbelagt?
Är det yttersta kurspaketeringstillfället studieavgiftsbelagt?
Är studenten studieavgiftsskyldig vid kurstillfällets start?
Med ”yttersta kurspaketeringstillfället” avses det program (eller motsvarande) som en kurs ytterst ingår i. Om studenten till exempel läser en kurs som ligger inom en programinriktning som i sin tur ligger inom ett program är programtillfället det ”yttersta kurspaketeringstillfället”.
Utifrån prövningen får studenten antingen hinder mot registrering och behöver betala studieavgift, eller inget hinder och kan registreras.
För att ge en bra upplevelse använder vi teknik som cookies för att lagra och/eller komma åt enhetsinformation. När du samtycker till dessa tekniker kan vi behandla data som surfbeteende eller unika ID:n på denna webbplats. Om du inte samtycker eller om du återkallar ditt samtycke kan detta påverka vissa funktioner negativt.
Funktionella
Alltid aktiv
Dessa cookies är nödvändiga för att webbplatsen ska fungera och kan inte stängas av. De används vanligtvis bara när du använder en funktion på webbplatsen som behöver ett svar, exempelvis när du ställer in cookies. loggar in eller fyller i ett formulär.
Alternativ
Den tekniska lagringen eller åtkomsten är nödvändig för det legitima syftet att lagra inställningar som inte efterfrågas av abonnenten eller användaren.
Statistik
Den tekniska lagringen eller åtkomsten som används uteslutande för statistiska ändamål.Dessa cookies används uteslutande för anonyma statistiska ändamål.
Marknadsföring
Den tekniska lagringen eller åtkomsten krävs för att skapa användarprofiler för att skicka reklam, eller för att spåra användaren på en webbplats eller över flera webbplatser för liknande marknadsföringsändamål.
