Hoppa till innehållet

Ladokkonsortiet

Skapa ett nytt utbytesavtal

Innan studenter kan antas till utbytesstudier behöver ett utbytesavtal skapas i Ladok. Utbytesavtalet är grunden som utbytestillfällen sedan kopplas till.

Gör så här

  1. Gå till Utbildningsinformation → Övriga → Utbytesavtal.
  2. Klicka på Skapa utbytesavtal.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Utbytesavtal under fliken Utbildningsinformation. Menyalternativet Övriga är markerat, samt knappen Skapa utbytesavtal.
  1. Ange vilken period utbytesavtalet ska börja gälla. Tänk på att du inte kan skapa ett utbytestillfälle som startar före den period du anger här.
  2. Klicka på Fortsätt.
  3. Fyll i information om utbytesavtalet i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter.
Skärmbild från Ladok som visar vyn "Ny/Nytt utbytesavtal". Flikarna "Grunduppgifter" och "Tilläggsuppgifter" är markerade.
  1. Spara. Du kan nu lämna sidan och fortsätta vid ett senare tillfälle.
  2. Gå till fliken Sammanställning.
  3. Klicka på Sätt status till → Påbörjad för att ändra status till Påbörjad.
  4. Du kan fortfarande ändra eller lägga till uppgifter i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter.
  5. När du är klar: Gå till fliken Sammanställning och välj Sätt status till → Komplett för att ändra status till Komplett.
Skärmbild från Ladok som visar fliken "Sammanställning". Valet "Sätt status till" är markerat.
  1. Fyll i Beslutsfattare och beslutsdatum i dialogrutan som visas.
  2. Spara

Utbytesavtalet är nu skapat med status Komplett. Du kan gå vidare och skapa utbytestillfällen till avtalet.

Skapa ett nytt utbytestillfälle

För varje termin som studenter ska antas till utbytesstudier behöver du skapa ett utbytestillfälle kopplat till ett utbytesavtal.

Ett tillfälle avser antingen inresande eller utresande studenter. Har du exempelvis en inresande och en utresande student inom samma utbytesavtal behöver du alltså skapa två separata tillfällen.

Det går att anta flera studenter på samma tillfälle.

Gör så här

  1. Gå till Utbildningsinformation → Övriga → Utbytesavtal.
  2. Sök fram det utbytesavtal du ska skapa ett tillfälle för och gå in på det.
  3. Gå till fliken Tillfällen.
  4. Klicka på Skapa tillfälle.
Skärmbild från Ladok som visar detaljvyn för ett utbytesavtal under fliken Utbildningsinformation. Fliken "Tillfällen" och knappen "Skapa tillfälle" är markerade.
  1. I dialogrutan som visas, ange:
    • Typ av tillfälle: Välj om tillfället ska avse in- eller utresande studenter.
    • Med planerad start: När studenterna förväntas påbörja studierna.
    • Kopiera uppgifter från: Om det redan finns ett tillfälle kan du välja att kopiera uppgifter från det för att slippa fylla i samma uppgifter igen. Uppgifter som ofta är unika för ett tillfälle kopieras inte, som t.ex. tillfälleskod, studieperiod och datum.
  2. Klicka på Spara.
  3. Fyll i information om tillfället i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter.
    • Tillfälleskod: Det syns inte i studentöversikten om ett tillfälle gäller in- eller utresande studenter. Därför kan det kan vara bra att ange det i tillfälleskoden, t.ex. IN001 och UT001.
    • Startperiod och studieperiod är redan ifyllt med den period du valde i steg 5. Du kan ändra vid behov.
Skärmbild från Ladok som visar vyn för ett utbytestillfälle. Flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter är markerade.
  1. Spara. Du kan nu lämna sidan och fortsätta vid ett senare tillfälle.
  2. Gå till fliken Sammanställning.
  3. Klicka på Sätt status till → Påbörjad för att ändra status till Påbörjad.
  4. Du kan fortfarande ändra eller lägga till uppgifter i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter.
  5. När du är klar: Gå till fliken Sammanställning och välj Sätt status till → Komplett för att ändra status till Komplett.
Skärmbild från Ladok som visar fliken Sammanställning för ett utbytestillfälle. Valet "Sätt status till" är markerad.
  1. Fyll i Beslutsfattare och beslutsdatum i dialogrutan som visas.
  2. Spara

Utbytestillfället är nu skapat med status Komplett och studenten kan antas till det.

Skapa ett nytt utbytesåtagande

Utresande utbytesstudenter behöver ett deltagande på ett utbytesåtagande.

Den här lathunden beskriver hur du skapar gemensamma utbytesåtaganden som flera studenter kan antas till.

Gör så här

  1. Gå till Utbildningsinformation → Övriga → Utbytesåtagande, utresande.
  2. Klicka på Skapa utbytesåtagande, utresande.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Utbytesåtagande, utresande. Menyalternativet Övriga samt knappen Skapa utbytesåtagande, utresande är markerade.
  1. Ange vilken period utbytesavtalet ska börja gälla. Tänk på att du inte kan skapa ett tillfälle som startar före den period du anger här.
  2. Klicka på Fortsätt.
  3. Fyll i information om utbytesåtagandet i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter.
Skärmbild från Ladok som visar vyn för ett nytt utbytesåtagande, utresande. Flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter är markerade.
  1. Spara. Du kan nu lämna sidan och fortsätta vid ett senare tillfälle.
  2. Gå till fliken Sammanställning
  3. Klicka på Sätt status till → Påbörjad för att ändra status till Påbörjad.
  4. Du kan fortfarande ändra eller lägga till uppgifter i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter.
  5. När du är klar: Gå till fliken Sammanställning och välj Sätt status till → Komplett för att ändra status till Komplett.
Skärmbild från Ladok som visar fliken Sammanställning för ett utbytesåtagande, utresande. Valet "Sätt status till" är markerat.
  1. Fyll i Beslutsfattare och beslutsdatum i dialogrutan som visas.
  2. Spara.

Utbytesåtagandet är nu skapat med status Komplett.

Fördela ärenden till ärendekorgar

Du kan fördela ärenden till ärendekorgar för att gruppera ihop ärenden som hör ihop. Till exempel för att en grupp handläggare ska kunna dela på en viss typ av ärenden.

Fördelningen kan göras manuellt eller automatiskt om lärosätet har ställt in regler för det.

Studenten ser inte vilken ärendekorg som ärendet ligger i.

Gör så här

  1. Gå till Avancerat → Studentärenden.
  2. Sök fram de ärenden du vill fördela, till exempel genom att söka på ärendetyp och ärendestatus.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studentärenden, fliken Sök. Knappen Avancerat i navigeringsmenyn är markerad.
  1. Markera de ärenden du vill fördela.
  2. Klicka på Fördela till ärendekorg.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studentärenden, fliken Sök, med sökresultat listade. Knappen Fördela till ärendekorg är markerad.
  1. Välj vilken ärendekorg du vill fördela ärendena till.
Skärmbild från Ladok som visar dialogen Fördela ärenden. Rullgardinsmenyn för val av specifik ärendekorg är markerad.
  1. Klicka på Spara.

De valda ärendena läggs nu till i din valda ärendekorg.

Sök ärenden i ärendekorgar

”Ärendekorg” används för att gruppera ihop ärenden som hör ihop, till exempel för att en grupp handläggare ska kunna dela på en viss typ av ärenden.

Du kan söka fram ärenden som ligger i en ärendekorg för att hitta ärenden som tillhör din handläggargrupp.

Gör så här

  1. Gå till Avancerat → Studentärenden.
  2. Välj ärendekorg i fältet Ärendekorg
    • Välj ärendekorgar i rullistan
    • Klicka på Mina ärendekorgar för att lägga till alla ärendekorgar du är handläggare i
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studentärenden, fliken Sök. Rullgardinsmenyn för filtret Ärendekorg samt knappen Mina ärendekorgar är markerade.
  1. Du kan lägga till fler sökparametrar om du vill begränsa resultatet, till exempel Ärendestatus: Inkommet för att bara se inkomna ärenden.
  2. Klicka på Sök.

I sökresultatet ser du ärenden som tillhör din valda ärendekorg. Du kan nu fördela ärendena eller börja handlägga dem.

Sök statistik över antal avslutade eller inkomna ärenden

Du kan ta fram en sammanställning över hur många ärenden som inkommit eller avslutats under ett visst år.

Du får fram statistik för alla typer av ärenden i Ladok, till exempel för tillgodoräknande eller bevis.

Gör så här

  1. Gå till Avancerat → Studentärenden.
  2. Gå till fliken Ärendestatistik.
  3. Klicka på Fördelning per år.
  4. Sök på:
    • År: Välj det år du vill se statistik för.
    • Datumtyp på ärende: Välj om du vill se statistik för ärenden som inkom eller avslutades det valda året.
  5. Klicka på Sök.

I sökresultatet visas hur många ärenden som avslutades per månad under det valda året.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Ärendestatistik under Studentärenden. Fliken Fördelning per år är markerad.

Observera om avslutsdatum

Med avslutsdatum avses det senaste datumet som ärendet avslutades. Om ett ärende har avslutades, återöppnats och sedan avslutades igen är det det sista avslutsdatumet som används i statistiken.

Sök statistik över handläggningstid på ärenden

Du kan ta fram statistik över hur lång tid det tar att handlägga studentärenden, alltså antal dagar från det att ärendet inkom till dess att det avslutades.

Du kan söka på alla typer av ärenden som finns i Ladok, till exempel tillgodoräknande eller bevisärenden.

Gör så här

  1. Gå till Avancerat → Studentärenden.
  2. Gå till fliken Ärendestatistik.
  3. Vyn Handläggningstid är redan förvalt, ändra inte det.
  4. Sök med en eller flera sökparametrar:
    • Ärendetyper
    • Handläggare: Avser den person som är tilldelad ärendet nu.
    • Avslutat inom 
  5. Klicka på Sök.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Ärendestatistik under Studentärenden. Fliken Handläggningstid är markerad.

I sökresultatet visas de ärendetyper som matchar din utsökning, hur många ärenden som avslutats inom perioden och hur många dagar i genomsnitt som gått från att ärenden inkom tills de avslutades.

Observera om avslutsdatum

Med avslutsdatum avses det datum som ärendet senast avslutades. Om ett ärende har avslutats, återöppnats och sedan avslutats igen är det det sista avslutsdatumet som används i statistiken.

Observera om handläggare

Med handläggare avses den person som är tilldelad ärendet nu. Om flera personer har arbetat med ärendet innan det till slut tilldelades någon annan för avslut, är det endast den sista personen som visas i statistiken.

Utländska meriter hämtade från Emrex

Studenter som har studerat utomlands kan hämta sina meriter via Emrex. Alla studenter med tillgång till Ladok har tillgång till Emrex, men endast för ett begränsat antal anslutna utländska lärosäten.

Studenter kan ladda ner en PDF med sina meriter och, i vissa fall, även importera dessa direkt till Ladok. De importerade meriterna kan sedan användas som underlag för tillgodoräknande.

Information om Emrex (emrex.eu)

Hur importerade meriter hanteras i Ladok för personal

I filmen demonstreras hur meriterna fungerar i Ladok för personal efter studenten hämtat dem.