Hoppa till innehållet

Ladokkonsortiet

Masshantera återbud för studieavgiftsskydliga studenter

Om en student inte betalar sin första faktura för en utbildning i tid kan du lägga in återbud för studenten. Återbud innebär att studenten förlorar sin plats på utbildningen eftersom hen inte har uppfyllt sitt studieavgiftsvillkor vid sista betalningsdag.

Återbud kan läggas in för flera studenter samtidigt dock endast om följande krav uppfylls:

  • Fakturan är den första på utbildningstillfället
  • Fakturan har status ”Ej betald”
  • Fakturan saknar betalningsnoteringar
  • Fakturans sista betalningsdag har passerat med minst tre dagar

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturor med följande kriterier:
    • #Faktura: 1
    • Skickad till student: Ja
    • Status: Ej betald
    • Det kan underlätta att även begränsa sökningen på studieavgiftsperiod eller antagningsomgång.
  3. Markera de du ska lägga återbud på.
  4. Klicka på Välj åtgärd → Återbud.
  5. En bekräftelseruta visas. Kontrollera informationen och bekräfta.

Återbud läggs in för de markerade studenterna med återbudsorsak ”Uteblev”. Fakturorna för utbildningen tas bort.

Skärmbild från Ladok som visar sidan Studieavgiftshantering under fliken Fakturor. Filtreringsfälten samt knappen "Välj åtgärd" är markerade.

Fakturor tas bort vid återbud

När du lägger in återbud tas studentens fakturor för utbildningen bort automatiskt. Fakturorna visas då varken i Ladok för personal eller i Ladok för studenter.

Det går att söka fram borttagna fakturor under: Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Borttagna fakturor.

I studentens ändringslogg för studieavgifter hittar du information om borttaget. Du ser den genom att söka fram studenten → Studentuppgifter → Ändringslogg studieavgifter.

Skärmbild från Ladok som visar fliken Studentuppgifter med vyn Ändringslogg studieavgifter. Kolumnerna Händelse och Anteckning är markerade.

Fakturor som inte tas bort automatiskt

Om det redan finns en notering på fakturan (t.ex. inbetalning eller stipendium) kommer den inte tas bort automatiskt. Istället visas ett varningsmeddelande där fakturan söks fram och i fakturavyn. Kommande fakturor på utbildningen tas bort.

  • Du kan välja att ta bort noteringen, då kan fakturan tas bort manuellt genom: Välj åtgärd → Ta bort faktura.
  • Du kan välja att låta noteringen ligga kvar och istället notera återbetalning. Då kommer fakturan inte kunna tas bort.
Skärmbild från Ladok som visar sidan Studieavgiftshantering under fliken Fakturor. Kolumnen Mer information är markerad.

Fakturors antal och omfattning

När en studieavgiftsskyldig students antagning förs in i Ladok skapas fakturor för hela den utbildning som studenten är betalningsskyldig för. Vad omfattningen i hp blir och vilken period fakturan gäller beskrivs nedan.

Antal fakturor

För utbildningstillfällen som omfattar mer än 30 hp skapas vanligtvis flera fakturor. Vad Ladok föreslår beror på:

  • Förhållandet mellan ”Studieavgift: total avgift” och ”Studieavgift: första delbetalning”
  • Studietakt för utbildningstillfället
  • Vilka terminstider som angetts för lärosätet

Fakturornas omfattning

Första fakturan för ett utbildningstillfälle kommer alltid att omfatta minst 30 hp (men kan omfatta mer). Perioden som fakturan gäller kommer att anpassas efter omfattning i hp i relation till lärosätets terminstider och sista terminens slutdatum.

Exempel:

Tabell med exempel på hur fakturors omfattning i Ladok beräknas utifrån utbildningens omfattning och takt.

Studieavgiftsperioderna anpassas för att täcka hela läsåret

  • Fakturor för hösttermin: Gäller höstterminens datumperiod.
  • Fakturor på vårterminer med efterföljande hösttermin: Gäller från vårterminens startdatum till en dag innan höstterminens startdatum. Eventuella sommarkurser kommer alltså inkluderas i vårterminens faktura.
  • Fakturor för vårtermin utan efterföljande hösttermin: Gäller från vårterminens startdatum till slutdatum för programtillfället
Diagram som visar hur Ladok anpassar fakturornas studieavgiftsperioder så att de tillsammans täcker hela läsåret, inklusive sommaruppehållet mellan vår- och hösttermin.

Se fakturorna Ladok föreslår

Du kan se information om fakturorna Ladok föreslår genom att:

  1. Gå till: Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Aktivering av studieavgiftshantering.
  2. Sök fram programmet du vill se fakturor för.
  3. I kolumnen Studieavgiftsperioder visas hur många fakturor Ladok föreslår.
  4. Klicka på pilen i raden för att fälla ut och se mer information.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Aktivering av utbildningstillfällen. Kolumnen Studieavgiftsperioder samt pilen för att expandera raden med de detaljerade studieavgiftsperioderna är markerade.

Lägg till studieperiod på avhandling / uppsats

Nya studieperioder läggs in på forskningsarbetet varje halvår. På så sätt kan doktoranden registrera sig varje halvår som hen avser vara aktiv i sina studier.

Lägg in studieperiod för en doktorand

Lägg in studieperiod för flera doktorander samtidigt

Filmerna har inget ljud.

Förläng forskningsarbetet per halvår

Eftersom de faktiska studieperioderna inte alltid är kända när doktoranden påbörjar forskningsarbetet kan du lägga till studieperioder löpande, halvår för halvår.

Det går inte att ta bort en studieperiod i efterhand, så tänk igenom en extra gång innan du lägger till studieperioden.

Gör så här

  1. Sök fram doktoranden och gå till fliken Studiedeltagande.
  2. I raden för det senaste halvåret av doktorandens forskningsarbete, klicka på Välj → Lägg till studieperiod.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studiedeltagande. Fliken Studiedeltagande är markerad. En rullista med val för en registrering är öppen, och alternativet Lägg till studieperiod är markerat.
  1. Ange uppgifter om den nya studieperioden:
    • Studieperiod: Du får automatiska förslag på datum utifrån den tidigare studieperioden. Ändra vid behov.
    • Registreringsperiod: Fyll i om doktoranden ska registrera sig själv via Ladok för studenter. Ska du registrera doktoranden själv behöver du inte fylla i något här.
    • Periodens högskolepoäng: Ange den omfattning doktoranden förväntas delta på under halvåret. Fältet finns bara för vissa typer av tillfällen.
  2. Klicka på Spara.

En ny studieperiod för det kommande halvåret har lagts in och doktoranden kan registreras på den.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studiedeltagande. En ny studieperiod har lagts till med status Ej påbörjad. En rullista med val för studieperioden är öppen, och alternativet Registrera är markerat.

Förläng forskningsarbetet per halvår för flera doktorander

Eftersom de faktiska studieperioderna inte alltid är kända när doktoranden påbörjar forskningsarbetet kan du lägga till studieperioder löpande, halvår för halvår.

Det går inte att ta bort en studieperiod i efterhand, så tänk igenom en extra gång innan du lägger till studieperioden.

Gör så här

  1. Gå till Hantera flera → Lägg till studieperiod i den gröna menyraden.
  2. Sök fram tillfällen att lägga till studieperiod på. Använd en eller flera sökparametrar:
    • Utbildningstyp: Vilken typ av tillfälle doktoranden går, t.ex. individuellt tillfälle.
    • Kurs: Sök utifrån vilket forskningsarbete doktoranderna är registrerade på. Skriv in benämning/utbildningskod för att bara söka på det, eller välj en organisationsenhet för att söka på alla forskningsarbeten som finns på en viss fakultet.
    • Kurspaketering: Sök utifrån vilket ämne på forskarnivå doktoranderna går.
    • Kurstillfällets senaste studieperiod: Ange föregående kalenderhalvår.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Lägg till studieperiod under Hantera flera. Menyalternativet Hantera flera är markerat.
  1. I sökresultatet: Kontrollera kolumnen ”Tillstånd”. Endast doktorander som var registrerade föregående halvår kommer kunna registrera sig på den nya perioden du lägger till. Om en doktorand inte varit registrerad behöver tillfället istället ändras genom registervård av personer med behörighet för det.
  2. Markera doktoranderna du ska lägga till ny studieperiod för och som var registrerade föregående halvår.
  3. Klicka på Ny studieperiod.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Hantera flera, med en lista över studenter och deras studieperioder. Knappen Ny studieperiod och kolumnen Tillstånd är markerade.
  1. Ange information om den nya studieperioden:
    • Datum: Välj ett kalenderhalvår.
    • Registreringsperiod: Fyll i om doktoranden ska registrera sig själv via Ladok för studenter. Kommer du registrera doktoranden själv behöver du inte fylla i något här.
    • Periodens högskolepoäng: Ange den omfattning doktoranden förväntas delta med under halvåret. Fältet finns bara för vissa typer av tillfällen.
  2. Klicka på Nästa sida.
  3. Förhandsgranska och klicka på Bekräfta.

De doktorander som fått ny studieperiod tillagd grönmarkeras i listan.

Registrera flera doktorander på nytt halvår av forskningsarbetet

När du har lagt till en ny studieperiod för doktoranders forskningsarbeten behöver de registreras. Du kan registrera flera doktorander samtidigt.

Gör så här

  1. Gå till Hantera flera → Registrera utifrån studieperiod i den gröna menyraden.
  2. Sök fram det du ska registrera doktorander på.
    • Kurskod: Välj ett forskningsarbete. Skriv in utbildningskod i sökrutan, eller klicka på de tre prickarna för att göra en bredare sökning.
    • Studieperiod för registrering startar inom: Välj det halvår doktoranderna ska registreras på.
Skärmbild från Ladok som visar vyn "Registrera studenter utifrån tidsperiod" under fliken Studiedokumentation. Menyalternativet Hantera flera är markerat.
  1. I sökresultatet: Markera doktoranderna som ska registreras.
  2. Klicka på Registrera studenter.
Skärmbild från Ladok som visar en lista över studenter efter registrering, med kolumnen Nuvarande tillstånd. Knappen Registrera studenter är markerad.

De valda doktoranderna registreras.

Om någon inte kan registreras markeras de med rött. Gå i så fall in på doktorandens flik för Studiedeltagande och försök registrera hen där istället. Då får du ett mer utförligt felmeddelande och kan se vad som behöver åtgärdas.

Förläng studieperioden på ämnestillfället

Ladok kräver att en studieperiod anges för ämnestillfället redan när det skapas. Eftersom den faktiska studieperioden doktoranden deltar på inte alltid är känd vid start, kan du behöva förlänga den efterhand som studierna fortsätter.

Tänk på! Om flera doktorander deltar på samma ämnestillfälle kommer ändringen av studieperiod få genomslag på samtliga doktorander på tillfället.

Gör så här

  1. Sök fram doktoranden och gå till Studiedeltagande.
  2. I raden för ämnestillfället, klicka på Välj → Visa i utbildningsinformation. Sidan öppnas automatiskt i en ny webbläsarflik.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studiedeltagande. Fliken Studiedeltagande är markerad. En rullista med val på antagningsnivå är öppen, och alternativet Visa i utbildningsinformation är markerat.
  1. Gå till fliken Grunduppgifter.
  2. Klicka på Ändra för registervård.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Utbildningsinformation, fliken Grunduppgifter. Fliken Grunduppgifter är markerad, och knappen Ändra för registervård är markerad.
  1. Fälten för studieperiod låses nu upp. Skriv in ett nytt slutdatum.
  2. Klicka på Spara.
  3. Stäng den nya webbläsarfliken som öppnades automatiskt för att gå tillbaka till doktorandens studiedeltagande-flik.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Utbildningsinformation. Stäng-knappen i en webbläsarflik är markerad.

Doktorandens studieperiod har nu förlängts. Klicka på tangenten F5 för att ladda om sidan och se den nya perioden.

Interna anteckningar

Du kan skriva interna anteckningar på en ansökan om pedagogiskt stöd, till exempel vilka förberedelser som gjorts i salen. Anteckningen syns endast för personal, inte för studenten.

Det går att lägga in interna anteckningar på en ansökan i taget eller flera samtidigt.

Skriv intern anteckning för en ansökan

  1. Gå till Aktivitetstillfällen i huvudmenyn
  2. Gå till fliken Ansökningar om pedagogiskt stöd
  3. Sök fram ansökan.
  4. Klicka på ansökningsnumret.
  5. I fältet Interna anteckningar: Skriv din anteckning
  6. Spara

Den interna anteckningen sparas. Du kan ändra eller ta bort anteckningen i efterhand.

Skärmbild från Ladok som visar en beslutad ansökan om pedagogiskt stöd. Knappen Intern anteckning är markerad.

Skriv intern anteckning för flera ansökningar

  1. Gå till Aktivitetstillfällen i huvudmenyn
  2. Gå till fliken Ansökningar om pedagogiskt stöd
  3. Sök fram ansökningar
  4. Redigera anteckningar:
    • För en anteckning klickar du på Välj i raden för ansökan.
    • För flera anteckningar samtidigt markerar du ansökningarna och klickar på Redigera intern anteckning.

Klicka på Visa kolumner och välj att visa interna anteckningar för att se de anteckningar du lagt in.

Anteckningen visas även om du går in på studentens ansökan.

Skärmbild från Ladok som visar fliken Ansökningar om pedagogiskt stöd i vyn Aktivitetstillfällen. Knappen Redigera intern anteckning samt kolumnerna Intern anteckning och Åtgärd är markerade.

Lägg in återbetalning på kurstillfälle

Om en studieavgiftsskyldig student har betalt studieavgiften men sedan får pengarna tillbaka kan du lägga in betalstatus ”Återbetald” för kurstillfället.

Tänk på att när ”Återbetald” lagts in kan studenten fortfarande registrera sig på kurstillfället. Om studenten fortfarande är studieavgiftsskyldig bör ett återbud läggas in för att förhindra att studenten registrerar sig på kurstillfället. Det görs av personer med behörighet för det i fliken ”Studiedeltagande”.

Gör så här

  1. Sök fram studenten.
  2. Gå till Studentuppgifter → Studieavgifts- och anmälningsbetalning.
  3. Gå till fliken Tidigare hantering
  4. Välj i raden för kurstillfället, klicka på Välj → Återbetalning

Återbetalningen läggs in.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studie- och anmälningsavgiftsbetalning under fliken Studentuppgifter. Fliken Tidigare hantering är markerad, samt alternativet Återbetald i rullistan för åtgärd.