Du kan dokumentera aktörer för att ange vilka huvudhandledare eller handledare en doktorand har. Uppgifterna rapporteras vidare till Vetenskapsrådet.

Det går att dokumentera aktörer när doktoranden är antagen till utbildningen i Ladok.

Gör så här

1. Sök fram doktoranden och gå till Studentuppgifter → Aktörer.
2. Under rubriken för ämnet på forskarnivå: Klicka på Skapa ny aktör.

3. I dialogrutan, ange:
   • Aktör: Välj en användare. Börja skriva namnet i sökfältet överst i rullistan för att filtrera.
   • Aktörsroll: Huvudhandledare, handledare och koordinator
   • Datumperiod: Startdatum eller hela perioden som aktörsrollen gäller.
   • Eventuell anteckning du skriver här visas bara internt för personal i Ladok.
4. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och aktören dokumenteras.

Klicka på Välj i raden för beslutet för att visa informationen, ändra eller ta bort. Under utbildningens gång kan du till exempel lägga till slutdatum för en aktör när det blir känt.

Du kan söka fram vilka aktörer som dokumenterats för doktorander. På så sätt får du en överblick och kan kontrollera om något saknas eller behöver uppdateras.

Gör så här

1. Gå till Studiedokumentation → Utdata → Aktör.
2. Du kan söka på:
   • Organisationsenhet: en eller flera organisationsenheter, t.ex. den institution eller fakultet som ämnet på forskarnivå tillhör.
   • Kurspaketering: ett eller flera ämnen på forskarnivå.
   • Aktörsroll: handledare, huvudhandledare eller koordinator.
   • Registrering inom: avgränsa till doktorander som är registrerade inom en viss datumperiod. Sök till exempel på 2026V för att se aktörer för alla doktorander som var aktiva våren 2026.

I sökresultaten ser du de aktörer som lagts in för respektive doktorand, samt information om aktörsrollen och utbildningen.

Klicka på Exportera till CSV för att ladda ned listan och behandla den i t.ex. Excel.

Klicka på Adresslista för att hämta en lista med doktorandernas kontaktuppgifter.

Om doktorandens individuella studieplan skapas utanför Ladok kan du som handläggare dokumentera information om den i Ladok.

Det går att dokumentera individuell studieplan när doktoranden är antagen till utbildningen i Ladok. När doktoranden är registrerad kan hen se den individuella studieplanen i Ladok för studenter.

Gör så här

1. Sök fram doktoranden och gå till Studentuppgifter → Dokumentera beslut.
2. I panelen för ämnet på forskarnivå: Klicka på Dokumentera beslut under rubriken Individuell studieplan.

3. Ange fastställandedatum, fastställd av och beskrivning i dialogrutan. Du kan till exempel skriva in information om den individuella studieplanen eller var dokumentet med den beslutade studieplanen kan hittas.
4. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och den individuella studieplanen dokumenteras.

Klicka på Välj i raden för den individuella studieplanen för att visa informationen, ändra eller ta bort.

Studieaktivitet och -finansiering ska dokumenteras för doktoranderna en gång per halvår. Uppgifterna rapporteras vidare till SCB.

Det går att dokumentera studieaktivitet och -finansiering när doktoranden har registrerats på sina studier.

Gör så här

1. Sök fram doktoranden och gå till Studentuppgifter → Studieaktivitet och -finansiering.
2. Klicka på Ny studieaktivitet i rutan för ämnet du ska dokumentera för.

3. I dialogrutan, ange:
   • Kalenderhalvår: Det halvår du ska dokumentera för. Du kan bara välja kalenderhalvår som startar före dagens datum och där det inte redan finns studieaktivitet och -finansiering.
   • Ämnestillfälle: Tillfället doktoranden är registrerad på.
   • Datumperiod: Ange datumperiod och total omfattning för doktorandens aktivitet inom kalenderhalvåret. Om du anger en datumperiod som är kortare än hela kalenderhalvåret läggs automatiskt en ny period till för resterande tid, som du fyller i separat. Du kan till exempel använda detta för att dokumentera att doktoranden varit 100 % aktiv de första fyra månaderna, men sedan haft 0 % aktivitet de sista två.
   • Varav finansierad andel är: Ange hur många procent av den totala omfattningen som är finansierad av respektive typ. Om du anger en andel mindre än 100 % läggs automatiskt nya fält till för att fylla i resterande andel.

4. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och uppgifterna sparas.

Doktoranden kan se studieaktivitet i Ladok för studenter samt på registreringsintyg.

Studieaktivitet och -finansiering dokumenteras för doktoranderna en gång per halvår. Uppgifterna rapporteras vidare till SCB.

Här beskrivs hur du dokumenterar studieaktivitet och -finansiering för flera doktorander.

Gör så här

1. Gå till Hantera flera → Dokumentera studieaktivitet och -finansiering.
2. Du kan söka på:
   • Organisationsenhet: fakulteten, institutionen eller motsvarande som doktorandernas ämne på forskarnivå ges på. Flera kan väljas.
   • Kurspaketering (valbar): Välj en eller flera ämnen på forskarnivå. Du måste välja organisationsenhet först.
   • Studieaktivitet och -finansiering dokumenteras för: Välj det halvår du ska dokumentera för nu. Ladok söker fram de doktorander som inte redan fått studieaktivitet och -finansiering dokumenterat för halvåret, men som har pågående studier inom halvåret.

3. I tabellen med sökresultat: klicka på Dokumentera i raden för en student (längst ut till höger).
4. I dialogrutan, ange:
   • Kalenderhalvår: Det halvår du ska dokumentera för. Du kan bara välja kalenderhalvår som startar före dagens datum och där det inte redan finns studieaktivitet och -finansiering.
   • Ämnestillfälle: Tillfället doktoranden är registrerad på.
   • Datumperiod: Ange datumperiod och total omfattning för doktorandens aktivitet inom kalenderhalvåret. Om du anger en datumperiod som är kortare än hela kalenderhalvåret läggs automatiskt en ny period till för resterande tid, som du fyller i separat. Du kan till exempel använda detta för att dokumentera att doktoranden varit 100 % aktiv de första fyra månaderna, men sedan haft 0 % aktivitet de sista två.
   • Varav finansierad andel är: Ange hur många procent av den totala omfattningen som är finansierad av respektive typ. Om du anger en andel mindre än 100 % läggs automatiskt nya fält till för att fylla i resterande andel.

5. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och uppgifterna sparas. Doktoranden kan se studieaktivitet i Ladok för studenter samt på registreringsintyg.

Upprepa steg 3-5 med nästa doktorand i listan.

Studieaktivitet och -finansiering ska dokumenteras för doktoranderna en gång per halvår. Uppgifterna rapporteras vidare till SCB.

Här beskrivs hur du dokumenterar studieaktivitet och -finansiering för flera doktorander om de läser samma ämne på forskarnivå. Om doktoranderna läser olika ämnen, se lathund dokumentera studieaktivitet och -finansiering för flera doktorander.

Gör så här

1. Gå till Kurspaketering i den gröna menyraden.
2. Sök fram ett ämne på forskarnivå och klicka in på ett ämnestillfälle i listan, det spelar ingen roll vilket.
3. I rutan Visa deltagare för tillfälle: Välj att se alla tillfällen.

4. I raden för en doktorand: Klicka på Välj → Dokumentera studieaktivitet och -finansiering.
5. I dialogrutan, ange:
   • Kalenderhalvår: Det halvår du ska dokumentera för. Du kan bara välja kalenderhalvår som startar före dagens datum och där det inte redan finns studieaktivitet och -finansiering.
   • Ämnestillfälle: Tillfället doktoranden är registrerad på.
   • Datumperiod: Ange datumperiod och total omfattning för doktorandens aktivitet inom kalenderhalvåret. Om du anger en datumperiod som är kortare än hela kalenderhalvåret läggs automatiskt en ny period till för resterande tid, som du fyller i separat. Du kan till exempel använda detta för att dokumentera att doktoranden varit 100 % aktiv de första fyra månaderna, men sedan haft 0 % aktivitet de sista två.
   • Varav finansierad andel är: Ange hur många procent av den totala omfattningen som är finansierad av respektive typ. Om du anger en andel mindre än 100 % läggs automatiskt nya fält till för att fylla i resterande andel.

6. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och uppgifterna sparas. Doktoranden kan se studieaktivitet i Ladok för studenter samt på registreringsintyg.

Upprepa steg 4-6 med nästa doktorand i listan.

Du kan dokumentera uppnådd andel för att visa hur stor del av forskarutbildningen som doktoranden har genomförts vid en viss tidpunkt.

Det går att dokumentera uppnådd andel när doktoranden har registrerat sig.

Gör så här

1. Sök fram doktoranden och gå till Studentuppgifter → Dokumentera beslut.
2. I panelen för ämnet på forskarnivå: klicka på Dokumentera beslut under rubriken Uppnådd andel.

3. I dialogrutan, ange:
   • Period: Välj period som avses, till exempel kalenderhalvår.
   • Uppnådd andel: Ange andelen i procent.
   • Beskrivning: Skriv in information om beslutet, t.ex. diarienummer eller vad andelen avser.
4. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och uppgiften sparas.

Klicka på Välj i raden för uppgiften för att visa, ändra eller ta bort.

Du kan dokumentera alla kurser klara för att förmedla att doktoranden har blivit klar med alla kurser inom ämnet på forskarnivå.

Gör så här

1. Sök fram doktoranden och gå till Studentuppgifter → Dokumentera beslut.
2. I panelen för ämnet på forskarnivå: klicka på Dokumentera beslut under rubriken Alla kurser klara.

3. I dialogrutan, ange:
   • Datum: Datumet för beslutet.
   • Beskrivning: Skriv in information om beslutet, t.ex. diarienummer eller vilka kurser som får räknas in i examen.
4. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och uppgiften sparas.

Klicka på Välj i raden för beslutet för att visa informationen, ändra eller ta bort.