Hoppa till innehållet

Ladokkonsortiet

Lägg in avstängning för studieavgiftsskyldiga studenter

Det går att lägga in avstängningar i Ladok för de studenter som inte betalar studieavgiften i tid. Avstängningar ska hanteras enligt lärosätets riktlinjer.

Sök fram studenter aktuella för avstängning

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturor med följande kriterier:
    • Skickad till student: Ja
    • Status: Ej betald

Nu visas alla fakturor som har skickats till studenten men inte är betalda.

Kontrollera kolumnen #Faktura, studenter med första fakturan är inte aktuella för avstängning. De ska istället hanteras med återbud.

Skärmbild från Ladok som visar sidan Studieavgiftshantering under fliken Fakturor. Filtreringsfälten Skickad till student och Status samt kolumnen #Faktura är markerade.

Lägg in avstängning

  1. Kopiera studentens personnummer från utsökningen och sök fram studenten.
  2. Gå till fliken Studentuppgifter.
  3. Gå till Avstängning i menyn till vänster.
  4. Klicka på Ny avstängning.
Skärmbild från Ladok som visar fliken Studentuppgifter med vyn Avstängning. Fliken Studentuppgifter samt knappen "Ny avstängning" är markerade.
  1. I dialogrutan som öppnas, fyll i orsak Obetald studieavgift och datum för när avstängningen ska börja gälla.
  2. Klicka på Spara.

Avstängning läggs in för studenten.

Lägg in betalning eller undantag på kurstillfälle

Studieavgiftsskyldiga studenter har hinder mot registrering på grund av obetald studieavgift. När studenten inkommer med betalning behöver du manuellt lägga in det i Ladok.

Alternativt kan du lägga in undantag – om studenten inte behöver betala studieavgift för kursen.

Gör så här

  1. Sök fram studenten.
  2. Gå till Studentuppgifter → Studieavgifts- och anmälningsbetalning.
  3. Gå till fliken Tidigare hantering
  4. Välj i raden för kurstillfället, välj:
    • Betald: Om studieavgiften har betalats in.
    • Undantag: Om lärosätet gett studenten undantag från att betala studieavgiften för kurstillfället.

Betalstatusen är nu ändrad och studenten kan registreras på kurstillfället.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studie- och anmälningsavgiftsbetalning under fliken Studentuppgifter. Fliken Tidigare hantering är markerad, samt alternativet Betald i rullistan för åtgärd.

Lägg in betalning för en period

Studieavgiftsskyldiga studenter har hinder mot registrering på grund av obetald studieavgift. När studenten inkommer med betalning behöver du manuellt lägga in det i Ladok.

Om studenten läser kurser inom ett program kan du lägga in betalning eller undantag för en hel period (till exempel en termin) istället för för varje kurstillfälle.

Gör så här

  1. Sök fram studenten.
  2. Gå till Studentuppgifter → Studieavgifts- och anmälningsbetalning.
  3. I panelen för programmet: Klicka på Lägg till betalning
  4. Fyll i vilken datumperiod betalningen ska gälla
  5. Spara

Alla kurstillfällen i programmet som pågår under perioden du valde får nu betalstatus Betald och hinder mot registrering lyfts.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studie- och anmälningsavgiftsbetalning under fliken Studentuppgifter. Fliken Tidigare hantering är markerad, samt knappen Lägg till betalning under Studieavgiftsbetalning för period.

Typer av pedagogiskt stöd

Lärosätet lägger upp sina egna stöd. Benämningen på stödet anger vilka pedagogiska stöd som kan dokumenteras för studenterna på lärosätet, till exempel ”Lässtöd” eller ”Längre skrivtid”.

Nedan finns en beskrivning av olika typer av stöd som finns och vilka inställningar som kan göras för dem.

Alternativ benämning

Du kan tillåta alternativa benämningar på stöd. Då anger du en generell benämning när du lägger upp stödet, men låter handläggarna ange en mer specifik benämning när de dokumenterar stödet för respektive student.

Exempel: Ett stöd läggs upp med benämningen ”Placering i sal”. Handläggarna kan sedan skriva en mer specifik benämning när de dokumenterar stödet för en specifik student, till exempel ”Placering nära utgång” eller ”Placering långt bak i salen”.

Rekommenderat eller beslutat stöd

Ett stöd är antingen rekommenderat eller beslutat.

  • Rekommenderat stöd används om en examinator eller administratör ska avgöra från fall till fall om stödet får användas vid ett visst aktivitetstillfälle. Studenten ansöker om att använda stödet vid aktivitetstillfället, examinatorn beslutar sedan om ansökan ska godkännas.
  • Beslutat stöd används om stödet alltid ska få användas, vid alla aktivitetstillfällen. När studenten ansöker om att använda stödet vid ett aktivitetstillfälle gäller det direkt, utan något ytterligare beslut.

Avgränsa pedagogiska stöd

Ett pedagogiskt stöd kan avgränsas till en viss typ av aktivitetstillfälle. Stödet ”Dator med talsyntes” kan till exempel avgränsas så att det bara kan användas vid digitala tentamina. Ett stöd som inte är avgränsat kan användas vid alla typer av aktivitetstillfällen.

När studenten anmäler sig till ett aktivitetstillfälle kan hen ansöka om att få använda sitt pedagogiska stöd. Studenten kan bara välja stöd som:

  • är dokumenterade för studenten, och
  • antingen inte är avgränsade eller är avgränsade till samma typ av aktivitetstillfälle

Lägg till stöd

Grunden för att jobba med pedagogiskt stöd i Ladok är att lägga upp stödet i grunddata.

Lärosätet lägger upp sina egna stöd. Benämningen på stödet anger vilka pedagogiska stöd som kan dokumenteras för studenterna på lärosätet, till exempel ”Lässtöd” eller ”Längre skrivtid”.

Lägg till stöd

  1. Gå till: Systemadministration → Grunddata → Pedagogiskt stöd
  2. Välj Nytt pedagogiskt stöd
  3. Ange:
    • Benämning: Svensk och engelsk
    • Typ av stöd: Välj rekommenderat eller beslutat.
    • Giltighetsperiod: Behöver inte anges. Stödet kan bara dokumenteras på studenter inom giltighetsperioden.
    • Tillåt alternativ benämning: Ange om det ska gå att ange en alternativ benämning.
    • Övrig information: Informationen visas bara här i Ladoks grunddata.
    • Avgränsningar: Ange om stödet bara ska kunna användas för specifika aktivitetstillfällestyper.
  4. Spara.

Stödet kan nu dokumenteras för en student.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Skapa pedagogiskt stöd under Systemadministration och Grunddata.

Söktips för fakturor

Här får du tips på hur du sätter upp din sökning i vyn för fakturor, så du säkerställer att du hittar rätt fakturor.

Välj vilka sökfält och kolumner som visas

Klicka på Visa sökfält för att anpassa vilka sökfält som visas på sidan, så du ser precis de fält du behöver.

Klicka på Visa kolumner för att anpassa vilka kolumner som visas i sökresultatet.

Dina val sparas i webbläsaren så du inte behöver göra om valen.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor. Knapparna Visa sökfält och Visa kolumner är markerade.

Aktiverade fakturor söks fram automatiskt

Den automatiska inställningen är att bara aktiverade fakturor söks fram.

I sökfältet Aktiverade/inaktiverade fakturor kan du välja att även, eller enbart, söka fram inaktiverade fakturor.

Skärmbild från Ladok som visar filtret Aktiverade/inaktiverade fakturor med den öppna rullistan och kryssrutorna Aktiverade och Inaktiverade.

Sök på ett eller flera referensnummer

Skriv ett referensnummer direkt i fältet för att söka på det, eller klicka på pilen för att fälla ut ett större sökfält där du kan skriva in flera referensnummer.

Skärmbild från Ladok som visar filtret Referensnummer med öppen sökruta. Pilen för att öppna rullistan är markerad.

Sök på ett eller flera personnummer

Skriv in ett personnummer direkt i fältet för att söka på ett personnummer, eller klicka på pilen för att fälla ut ett större sökfält där du kan skriva in flera personnummer.

Personnummer kan skrivas med eller utan bindestreck, men måste skrivas med sekelsiffror.

Om studenten bytt personnummer i Ladok får du en träff oavsett om du söker på det tidigare eller nuvarande personnumret. I kolumnen ”Mer information” ser du information om det uppdaterade personnumret.

Tänk på att det går att söka på ett personnummer för en student som inte har någon faktura. Kontrollera därför Antal visade individer i ditt sökresultat – det kan vara lägre än antalet personnummer du sökt på om någon student saknar faktura.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor. Filtret Personnummer och antalet visade individer är markerade.

Så påverkar noteringar fakturan

Här får du en översikt över hur de olika noteringarna påverkar fakturans status och återstående belopp. Bilderna visar hur det ser ut för dig som handläggare och för studenten.

Inbetalningar eller stipendium

När du noterar Inbetalningar eller Stipendium dras summan av från det som ska betalas på fakturan. Du kan lägga in flera noteringar på samma faktura, till exempel både en inbetalning och ett stipendium.

  • Belopp att betala visar hur mycket som återstår att betala.
  • Transaktioner visar de poster som lagts in, till exempel både en inbetalning och ett stipendium.
  • Status för utbildningstillfället är Ej betald tills fakturans studieavgift är helt uppnådd. Då ändras status automatiskt till Helt betald, Helt stipendium eller Betald och stipendium, beroende på vilka noteringar som lagts in. Studenten kan registreras när status har ändrats.

Fakturan i Ladok för personal

Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Värdet på raden Belopp att betala samt raden UHR-stipendium under Transaktioner är markerade.

Fakturan i Ladok för studenter

Skärmbild från Ladok för studenter som visar detaljer för en faktura. Betalningsnoteringar i raden Studieavgift och raden Belopp att betala är markerade.

Beslut som gäller hela fakturan

Besluten Undantag på faktura, Undantag på utbildning, Beslut helt betald och Betalning via samarbete avser hela fakturans studieavgift. Du anger inget belopp för dessa beslut.

  • Belopp att betala innehåller inget belopp, eftersom informationen inte är relevant när hela fakturan omfattas av beslutet.
  • Studenten kan registreras när beslutet lagts in.

Till skillnad från Inbetalning och Stipendium går det inte att kombinera dessa beslut med ytterligare noteringar på samma faktura, eftersom hela fakturan redan är hanterad.

Fakturan i Ladok för personal

Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Värdet på raden Status samt värdet på raden Belopp att betala är markerade.

Fakturan i Ladok för studenter

Skärmbild från Ladok för studenter som visar detaljer för en faktura. Raden Helt betald studieavgift och raden Belopp att betala är markerade.

Notera inbetalning, stipendium eller undantag

Lathunden beskriver hur du noterar inbetalning, stipendium eller undantag på en faktura.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturan du ska notera betalning för.
  3. Klicka på länken för referensnummer.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor med sökresultat filtrerat på referensnummer. En länk i kolumnen Referensnummer är markerad.
  1. Den valda fakturan visas. Klicka på Välj åtgärd.
  2. Välj en av följande åtgärder:
    • Inbetalning för att notera det belopp studenten betalt.
    • Stipendium för att notera stipendiebelopp och vilken typ av stipendium studenten tilldelats.
    • Beslut helt betald för att notera att hela summan betalts, utan att ange belopp.
    • Undantag på utbildning om studenten ska undantas från betalning för hela utbildningen, alla kommande fakturor kommer då tas bort.
    • Undantag på faktura för att notera att studenten ska undantas från betalning på den aktuella fakturan (går inte att använda på extrafakturor).
    • Betalning via samarbete om studenten betalat till ett annat lärosäte inom ett utbildningssamarbete.
Skärmbild från Ladok som visar fliken Fakturor för en students utbildning. Knappen "Välj åtgärd" på raden Åtgärd är markerad.
  1. Klicka på Spara.

Noteringen sparas.

Masshantera fakturor med helt fakturabelopp

Med den här åtgärden noterar du inbetalningar som exakt motsvarar respektive fakturas studieavgift. Åtgärden går bara att använda för fakturor som ska ha samma transaktionsdatum.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturorna att notera betalning för, till exempel genom att söka på referensnummer.
  3. Markera de fakturor du ska notera helt fakturabelopp för.
  4. Klicka på Välj åtgärd → Helt fakturabelopp.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor med sökresultat filtrerat på flera referensnummer. Knappen Välj åtgärd samt förbockade kryssrutor i tabellen är markerade.
  1. En bekräftelseruta visas. Om några fakturor inte kan masshanteras visas deras referensnummer i rutan ”Fakturor som inte kan väljas”. Fäll ut panelen och klicka på länkarna för att hantera betalningen för dem separat.
  2. Ange ett transaktionsdatum. Alla fakturor får samma datum.
  3. Klicka på Inbetalning.
Skärmbild från Ladok som visar dialogrutan Helt fakturabelopp. Fältet Transaktionsdatum samt knappen Inbetalning är markerade.

Fakturorna markeras som betalda. Inbetalt belopp noteras automatiskt som samma belopp som fakturans studieavgift, med det transaktionsdatum du angav.

Masshantera fakturor med beslut helt betald

Med den här åtgärden kan du markera flera fakturor som betalda samtidigt, utan att ange inbetald summa eller transaktionsdatum. Den passar till exempel för att efterskänka en valutadifferens eller för att uppfylla betalningskravet när en tidigare intäkt inte utnyttjats genom kursregistrering.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturorna att notera betalning för, till exempel genom att söka på deras referensnummer.
  3. Markera de fakturor som ska markeras som helt betalda.
  4. Klicka på Välj åtgärd → Beslut helt betald.
  5. Bekräfta i dialogrutan som öppnas.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor med sökresultat filtrerat på flera referensnummer. Knappen Välj åtgärd samt förbockade kryssrutor i tabellen är markerade.

Fakturorna markeras som betalda. Det framgår inte exakt vilken summa som betalats eller något transaktionsdatum.