Hoppa till innehållet

Ladokkonsortiet

Se vilka studenter som har dokumenterat stöd

Det går att söka fram vilka studenter som har fått pedagogiska stöd dokumenterade på lärosätet.

Gör så här

  1. Gå till Avancerat → Studenter med dokumenterade stöd.
  2. Avgränsa sökningen med sökfälten på sidan. Du kan också söka utan avgränsningar. Då visas alla dokumenterade stöd.
    • Skapad är det datum då stödet dokumenterades i Ladok.
    • Giltighetsperiod är den giltighetsperiod som angetts för studentens stöd. Om du bara vill se studenter med aktuella stöd skriver du dagens datum i både från och till.
    • Om du vill söka på ett personnummer skriver du det direkt i personnummerfältet. Om du vill söka på flera klickar du på pilen bredvid fältet. Då öppnas ett större fält där du kan klistra in flera personnummer.

I sökresultatet visas studenter som matchar din sökning. Om det finns stöd vars giltighetsperiod har gått ut visas de också, men utgråade.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studenter med dokumenterade stöd under Studiedokumentation. Menyn Avancerat är markerad.

Om avgränsning på giltighetsperiod

Om du har avgränsat sökningen på Giltighetsperiod visas de studenter som har minst ett stöd som gäller under perioden. För de studenterna ser du alla deras stöd, även de som inte gäller under perioden.

Hantera aktivitetstillfället

På ett aktivitetstillfälle kan du lägga upp uppgifter som gäller studenters ansökan om pedagogiskt stöd.

Gör så här

  1. Gå till Aktivitetstillfällen i huvudmenyn.
  2. Sök fram ett aktivitetstillfälle och gå in på det.
  3. Gå till fliken Pedagogiskt stöd.
  4. Alla uppgifter på sidan är valfria att fylla i. Du kan ange:
    • Aviserad beslutsfattare: Personen du anger kommer att få ett mejl när en ny ansökan kommer in. Hen ser även ansökningarna på sin startsida.
    • Administratör: Den som anges här kan enklare söka fram ansökningar för sina aktivitetstillfällen.
    • Specificerad ansökningsperiod: Fyll i för att ange en specifik period som studenterna kan ansöka om pedagogiskt stöd på aktivitetstillfället. Ansökningsperioden kan inte sträcka sig längre än till sista anmälningsdagen för aktivitetstillfället. Om du lämnar fältet tomt kan studenter ansöka under aktivitetstillfällets anmälningsperiod.
  5. Klicka på Spara.
Skärmbild från Ladok som visar ett aktivitetstillfälle. Fliken Pedagogiskt stöd är markerad.

Ta bort notering om studieavgifter

I de flesta fall kan du ta bort en notering om den visar sig vara felaktig.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturan att ta bort en notering för.
  3. Klicka på länken för referensnummer.
  4. Den valda fakturan visas.
    • Inbetalning och Stipendium tas bort genom att klicka på Ta bort i raden för respektive notering.
    • Beslut helt betald, Undantag, Betalning via samarbete och Uppskov med betalning tas bort via Välj åtgärd.
  5. Klicka på Spara.
Skärmbild från Ladok som visar vyn för studieavgiftsskyldighet, med detaljer per delbetalning. Länken Ta bort för transaktionen och knappen Välj åtgärd är markerade.

Noteringen tas bort.

Studentens inbetalning räknas om och status ändras till ”Ej betald” vilket hindrar registrering på de kurser som studenten ännu inte registrerat sig på inom fakturans studieavgiftsperiod.

Vad studenten ser om pedagogiskt stöd

Här ser du vad studenten ser i Ladok för studenter och vilka mejlaviseringar de får.

Mejlavisering

Studenten får en mejlavisering när ansökan slutförs i Ladok. I mejlet uppmanas studenten att logga in i Ladok för studenter för att beslutet om pedagogiskt stöd.

Lärosätet kan även ställa in så att aviseringen även innehåller information om vilket beslut som har fattats.

Så ansöker studenten om pedagogiskt stöd

På sidan Examinationstillfällen kan studenten anmäla sig till aktivitetstillfällen och ansöka om att använda sitt pedagogiska stöd. Studenten kan ansöka om pedagogiskt stöd samtidigt som hen anmäler sig till aktivitetstillfället eller senare.

För att studenten ska kunna ansöka måste två villkor vara uppfyllda:

  • Studenten har ett dokumenterat pedagogiskt stöd som gäller under aktivitetstillfällets datum.
  • Aktivitetstillfällets anmälningsperiod pågår under dagens datum.
Skärmbild från Ladok för studenter som visar dialogrutan Anmälan till examinationstillfälle. Avsnittet Ansök om pedagogiskt stöd med de stöd som studenten kan välja är markerat.

Så visas en ansökan för studenten

Ansökan om pedagogiskt stöd visas också på sidan Examinationstillfällen. Studenten hittar sin ansökan genom att leta fram det aktivitetstillfälle som ansökan gäller och fälla ut raden för det.

Detta kan studenten se i sin ansökan:

  • Ansökningsnummer och ansökningsstatus
  • Meddelande: om personal har fyllt i ”Meddelande till student” när ansökan slutfördes
  • Sökta stöd: vilka stöd studenten ansökt om. När beslut har fattats om stödet visas beslutet. Vid avslag visas även motivering till avslag.
  • Beslutsfattare: namnet på den som fattade beslutet
  • Överklagandehänvisning: lärosätets egen text för Överklagandehänvisning, visas endast om studenten fått avslag

Under ansökningsperioden kan studenten ändra eller återkalla sin ansökan.

Skärmbild från Ladok för studenter som visar ett examinationstillfälle som studenten är anmäld till. Avsnittet Pedagogiskt stöd med ansökningsstatus, meddelande, beslut och knappen Ändra ansökan om stöd är markerat.

Vilka tillstånd en faktura kan ha

En faktura kan ha olika tillstånd i Ladok beroende på var i handläggningsprocessen den befinner sig. Det finns fyra parametrar/tillståndsnivåer som alla kan kombineras. En faktura har alltid ett tillstånd på varje parameter.

Skapad eller borttagen

En faktura kan vara skapad eller borttagen. Ladok kan återskapa borttagna fakturor i vissa situationer.

En faktura kan vara skapad eller borttagen.

Skickad eller ej skickad

En faktura som är ”Ej skickad” är inte tillgänglig för studenten. Det går inte att ändra från ”Skickad” till ”Ej skickad”

När fakturan är ”Skickad” blir den tillgänglig för studenten.

Det går att ändra från ej skickad till skickad.

Betalningsstatus

En faktura registreras som betald/åtgärdad i Ladok så fort något av följande uppfylls:

  • Noterade betalningar och/eller stipendier är minst lika stora som fakturans studieavgift.
  • Beslutet ”Helt betald” finns på fakturan.
  • Beslutet ”Undantag” finns på fakturan eller utbildningen.
  • Noteringen ”Betalning inom samarbete” finns på fakturan.
  • Noteringen ”Uppskov med betalning” finns på fakturan.

Så länge fakturan är ”Ej betald” finns ett hinder mot registrering. När fakturan får någon av statusarna helt betald, betald och stipendium, helt stipendium, undantag, betalning via samarbete eller uppskov med betalning, tas hindret bort.

Betalningsstatus kan läggas till och tas bort.

Aktiverad eller inaktiverad

En aktiverad faktura tas med vid sökning efter fakturor. En inaktiverad faktura är inte tillgänglig för studenten och tas inte med vid sökning efter fakturor.

Du kan återaktivera eller inaktivera en faktura manuellt.

En aktiverad faktura kan inaktiveras. En inaktiverad faktura kan aktiveras.

Vad som låses när fakturan är reglerad

Efter att en faktura är reglerad via betalning, stipendium, undantag eller betalning inom samarbete kan följande inte längre ändras på fakturan:

  • Referensnummer
  • Studieavgift
  • Sista betalningsdag

Vilken betalningsstatus en faktura kan ha

Följande betalningsstatus kan läggas in på en faktura:

  • Helt betald: Fakturan är reglerad med inbetalningar. Hinder mot registrering lyfts för kurser som startar inom studieavgiftsperioden.
  • Betald och stipendium: Fakturan är reglerad med inbetalningar och stipendium. Hinder mot registrering lyfts för kurser som startar inom studieavgiftsperioden.
  • Helt stipendium: Kan noteras på fakturan. Hinder mot registrering lyfts för kurser som startar inom studieavgiftsperioden.
  • Ej betald: Studenten har inte betalt studieavgiften. Hinder mot registrering.
  • Undantag: Kan noteras på fakturan. Hinder mot registrering lyfts för kurser som startar inom studieavgiftsperioden.
  • Betalning via samarbete: Betalning har inkommit vid annat lärosäte som ingår i utbildningssamarbetet.
  • Uppskov med betalning: Betalning har inte inkommit, lärosätet tillåter studenten att betala studieavgift efter registrering. Hinder mot registrering lyfts för kurser som startar inom studieavgiftsperioden.

Fakturor vid utbildningssamarbete

Studenter som går en utbildning inom ett utbildningssamarbete har deltagande på flera lärosäten i Ladok.

I Ladok framgår det vilka lärosäten som ingår i utbildningssamarbetet, och ett av dem kan anges som ”administrerande”. Hanteringen av studieavgifter skiljer sig åt beroende på om lärosätet är det administrerande eller inte.

Fakturor på det administrerande lärosätet

  • Fakturorna är automatiskt aktiverade.
  • Fakturorna är markerade med ”Utbildningssamarbete” i kolumnen ”Mer information”.
  • Betalning, undantag eller stipendium noteras som vanligt. I och med det lyfts hinder mot registrering på det egna lärosätet.

Fakturor på ej administrerande lärosäten

  • Fakturorna är automatiskt inaktiverade.
  • Fakturorna är markerade med ”Utbildningssamarbete” i kolumnen ”Mer information”.
  • Studenter hindras från att registreras inom utbildningen om inte fakturan hanteras.
  • Status ”Betalning via samarbete” kan noteras på fakturor som studenten ska betala till ett annat lärosäte inom utbildningssamarbetet. Spärren mot registrering lyfts i och med denna status.
  • Vid behov kan du ändra vilken omfattning fakturan gäller, för att på så sätt hindra att studenten kan registrera sig på fler hp.
  • Om studenten ska betala till det egna lärosätet kan du aktivera fakturan och notera betalning, undantag eller stipendium noteras som vanligt.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor. Kolumnerna Status och Mer information är markerade.

Sök fram fakturor för underlag till ersättning

Det går att söka fram alla fakturor som har betalningsstatus ”Betalning via samarbete”, till exempel för att använda som underlag för den ersättning lärosätet ska begära från det administrerande lärosätet.

  1. Gå till Utdata → Ny studieavgiftsbetalning.
  2. Sök på till exempel:
    • Kurspaketeringskod
    • Kurstillfälle pågår inom
    • Betalningsstatus: ”Betalning via samarbete”

Du kan skriva ut eller exportera resultatet till en CSV-fil.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Utdata: Ny studieavgiftsbetalning. Menyvalet Utdata och filtreringsfältet Betalningsstatus är markerade.

Hur Ladok avgör om studenten är studieavgiftsskylig

Information studenters studieavgiftsskyldighet lagras i poster som hämtas från externa system eller skapas manuellt i Ladok.

Posterna har antingen status ”Avgiftsskyldig” eller ”Ej avgiftsskyldig”, och gäller antingen för en tidsperiod eller från och med ett visst datum.

Externa system som skapar poster

  • NyA (antagningssystemet): Information om studieavgiftsskyldighet hämtas:
    • När en student synkroniseras för första gången, t.ex. när hen etableras i Ladok.
    • När en antagning från NyA förs över till Ladok.
    • Du kan manuellt hämta de senaste uppgifterna från NyA under fliken ”Studentuppgifter” i Ladok.
  • Folkbokföringen: En gång i veckan hämtas folkbokföringsinformation för studenter. Den innehåller uppgifter om studenten är avgiftsbefriad på grund av på sitt medborgarskap.

Poster som hämtas från folkbokföringen gäller från hämtningsdatumet. Via NyA kan däremot äldre poster som registrerats i antagningssystemet hämtas.

Hur posterna visas i Ladok

Du kan se posterna för studieavgiftsskyldighet genom att söka fram studenten och sedan klicka på fliken Studentuppgifter → Studieavgiftsskyldighet

Högst upp på sidan visas en sammanfattning av vilken status studenten hade vid specifika datum.

Under det finns en tabell med alla poster gällande studieavgiftsskyldighet som finns för studenten.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studentuppgifter, fliken Studieavgiftsskyldighet. Fliken Studentuppgifter är markerad.

Om det finns flera poster om studieavgiftsskyldighet som avser samma datum så väljs ett gällande beslut enligt följande rangordning:

  1. Avgiftsfrihet på grund av medborgarskap
  2. Avgiftsfrihet på grund av permanent uppehållstillstånd
  3. Avgiftsfrihet på grund av övrig orsak
  4. Avgiftsfrihet på grund av tillfälligt uppehållstillstånd
  5. Avgiftsskyldighet

Se hela rangordningen i Ladoks systemdokumentation (inloggning krävs).

Hur Ladok avgör om kurstillfället är studieavgiftsbelagt

På alla utbildningstillfällen i Ladok, till exempel ett programtillfälle eller kurstillfälle, finns uppgift om tillfället är studieavgiftsbelagt eller inte.

Grundregeln är att prövningen av om studenten ska betala studieavgift utgår från om kurstillfället är avgiftsbelagt eller inte. Studieavgiftssskyldiga studenter behöver betala studieavgift för kurstillfällen som är studieavgiftsbelagda.

Kurstillfälle inom en kurspaketering

Om studenten läser kursen inom en kurspaketering (till exempel ett program eller ett ämne på forskarnivå) behöver studenten endast betala studieavgift om även kurspaketeringen är avgiftsbelagd.

Om studenten läser kursen inom flera kurspaketeringar tittar Ladok på den yttersta kurspaketeringen. Till exempel: Studenten läser en kurs som ligger inom en programinriktning som i sin tur ligger inom ett program. För att avgöra studieavgiftsbetalningen tittar Ladok på programmets uppgifter.

Diagram som visar att om både programtillfälle och kurstillfälle är studieavgiftsbelagt behöver studenten betala studieavgift.
Diagram som visar att om programtillfället inte är studieavgiftsbelagt, men kurstillfället är studieavgiftsbelagt, behöver studenten inte betala studieavgift.

Prövning av avgiftsskydlighet

För att avgöra om en student är avgiftsskyldig för ett visst kurstillfälle görs en prövning i Ladok. Prövningen görs automatiskt när:

  • En student antas till ett nytt kurstillfälle
  • En ny post om studieavgiftsskyldighet läggs in för ett datum som tidigare saknat uppgift.

Det går även att trigga en prövning manuellt.

Så här görs prövningen

Prövningen utgår från tre uppgifter:

  • Är kurstillfället studieavgiftsbelagt?
  • Är det yttersta kurspaketeringstillfället studieavgiftsbelagt?
  • Är studenten studieavgiftsskyldig vid kurstillfällets start?

Med ”yttersta kurspaketeringstillfället” avses det program (eller motsvarande) som en kurs ytterst ingår i. Om studenten till exempel läser en kurs som ligger inom en programinriktning som i sin tur ligger inom ett program är programtillfället det ”yttersta kurspaketeringstillfället”.

Utifrån prövningen får studenten antingen hinder mot registrering och behöver betala studieavgift, eller inget hinder och kan registreras.

Flödesschema som visar beslutsprocessen för om registrering är möjlig utifrån studieavgift. Första frågan är om kurstillfället är studieavgiftsbelagt. Om nej är registrering möjlig. Om ja går flödet vidare till frågan om ytterста kurspaketeringstillfället är studieavgiftsbelagt. Om nej är registrering möjlig. Om ja, eller om det är en fristående kurs, går flödet vidare till frågan om studenten är studieavgiftsskyldig vid kurstillfällets start. Om nej är registrering möjlig. Om ja är det hinder mot registrering, eftersom studenten behöver betala studieavgift. Om uppgift saknas är det också hinder mot registrering, eftersom studenten då behöver betala studieavgift eller få uppgift om studieavgiftsbefrielse.