Hoppa till innehållet

Ladokkonsortiet

Fakturor vid tillfällesbyte på program eller kurs

Tillfällesbyte på kurspaketering (till exempel program)

När en avgiftsskyldig student byter tillfälle på ett program får det följande konsekvenser för fakturorna:

  • Om studenten är betalningsskyldig vid tillfällesbytet: det skapas nya fakturor för det tillfälle studenten byter till, men de gamla fakturorna ligger också kvar. Du behöver manuellt inaktivera de fakturor som inte ska skickas ut (oftast för det tidigare tillfället).
Diagram som visar ett tillfällesbyte mellan två programtillfällen: kommande fakturor på det tidigare tillfället måste inaktiveras manuellt, medan nya fakturor skapas på det nya tillfället.
  • Om studenten är ej betalningsskyldig vid tillfällesbytet: det skapas inga nya fakturor för det nya tillfället. Fakturorna på det tidigare programtillfället tas automatiskt bort.
Diagram som visar ett tillfällesbyte mellan två programtillfällen: kommande fakturor på det tidigare tillfället inaktiveras automatiskt, och eftersom studenten inte är betalningsskyldig på det nya tillfället skapas inga nya fakturor.

Tillfällesbyte (omregistrering) på kurs

Eftersom betalningen knyts till utbildningskod behövs ingen särskild hantering av betalningsskyldiga studenter vid tillfällesbyte på kurs (omregistrering). Så länge den betalda kursen har samma kurskod som tidigare betraktas kursen som betald, och studenten kan registreras på ett annat tillfälle utan att fakturan behöver hanteras på nytt.

Diagram som visar ett tillfällesbyte inom en kurs: en betald faktura kopplad till ett kurstillfälle förs över till ett nytt kurstillfälle vid omregistrering, utan att någon ny faktura skapas.

Borttagna fakturor

Fakturor kan bara tas bort om det inte redan finns beslut eller transaktioner registrerade på den.

Fakturor kan tas bort automatiskt av Ladok, till exempel om:

  • Studentens förväntade deltagande tas bort för den utbildning fakturan avser.
  • Återbud läggs in för studenten på den utbildning fakturan avser.
  • Tidigt avbrott läggs in för studenten på en fristående kurs som fakturan avser.


Det går även att ta bort fakturor manuellt (av personer med behörighet för det).

Borttagna fakturor visas inte för studenter. Personal kan söka fram borttagna fakturor i Ladok.

Sök fram borttagna fakturor

  1. 1.Gå till: Studiedokumentation ” Avancerat ” Studieavgiftshantering  ” Borttagna fakturor
  2. 2.Sök på studentens personnummer, namn, e-post, fakturans referensnummer eller sista betalningsdag.
    • Klicka på Visa sökfält för att välja vilka sökfält som visas
    • För att se alla borttagna fakturor: Klicka på Sök utan att ange sökparametrar.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Borttagna fakturor. Fliken Borttagna fakturor är

I sökresultatet visas information om de borttagna fakturorna. Klicka på Visa kolumner för att välja vilka kolumner som visas.

Klicka på studentens personnummer för att se mer information om fakturan i studentens ändringslogg.

Sista betalningsdag

Sista betalningsdag på en faktura bestäms av två saker tillsammans: lärosätets inställningar sista betalningsdag och vilket datum fakturan faktiskt skickas till studenten.

De inställningar som gjorts för sista betalningsdag fungerar som ett tidigast möjligt datum, men eftersom sista betalningsdag alltid måste vara minst 10 dagar efter att fakturan skickats kan det faktiska datumet på fakturan bli senare om fakturan skickas ut sent.

Lärosätets egna schablondatum

Lärosätet kan själv lägga in schablondatum som används när nya fakturor skapas.

Schablomdatum läggs in via fliken Inställningar, se lathunden Inställningar för sista betalningsdag.

Defaultdatum om inga inställningar görs

Om lärosätet inte lägger in egna schablondatum kommer defaultdatumen nedan att användas på fakturor. Datumen är anpassade efter de internationella antagningsomgångarna MASTER och IK.

Sista betalningsdag blir olika beroende på om det är den första fakturan för en utbildning eller någon av de följande fakturorna.

Defaultdatum för nybörjare (första fakturan):

  • Studier startar inom HT: 1 juni
  • Studier startar inom VT: 1 december (året innan)
  • Studier som startar utanför terminstider (under sommaren): 1 juni

Defaultdatum för fortsättare (följande fakturor):

  • Studier startar inom HT: 10 augusti
  • Studier startar inom VT: 10 januari

Sista betalningdag är 10 dagar efter fakturan skickas

Sista betalningsdag på studentens faktura blir alltid minst 10 dagar efter att fakturan skickas.

En betalningsskyldig student förs över till Ladok 28 juli. När du söker fram fakturan anges 7 augusti som sista betalningsdag (10 dagar efter 28 juli). Skickar du fakturan 31 juli ändras sista betalningsdag automatiskt till 10 augusti.

Skapa nytt ämne på forskarnivå

All utbildning på forskarnivå bedrivs inom ett ämne på forskarnivå, en typ av kurspaketering.

Ämnet måste först skapas, sedan kan ett eller flera ämnestillfällen skapas för det. En doktorand antas sedan till ett ämnestillfälle.

Gör så här

  1. Gå till Utbildningsinformation → Övriga → Ämne, forskarnivå.
  2. Klicka på Skapa nytt ämne, forskarnivå.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Ämne, forskarnivå under Utbildningsinformation. Menyalternativet Övriga och knappen Skapa ämne, forskarnivå är markerade.
  1. Ange vilken period utbildningen ska vara giltig från och med. Det kommer bara gå att skapa tillfällen som startar från och med den valda perioden.
  2. Klicka på Fortsätt.
  3. Fyll i uppgifter om utbildningen i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter.
  4. Klicka på Spara
  5. Gå till fliken Sammanställning och sätt status till Påbörjad.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Sammanställning för ett ämne, forskarnivå. Rullgardinsmenyn Sätt status till med alternativet Påbörjad är markerad.
  1. Du kan ändra eller lägga till mer information i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter. Kom ihåg att spara.
  2. När du är klar, gå till fliken Sammanställning och sätt status till Komplett.
  3. Eventuellt kan du behöva fylla i beslutsfattare och beslutsdatum nu.

Ämnet på forskarnivå är nu skapat och du kan skapa ett ämnestillfälle för det.

Skapa nytt ämnestillfälle

Ett ämnestillfälle skapas inom ett ämne på forskarnivå. På ämnestillfället anger du till exempel studieperiod och om utbildningen avses leda till doktorsexamen eller licentiatexamen. Det är detta tillfälle doktoranden sedan ska antas till.

Gör så här

  1. Gå till Utbildningsinformation → Övriga → Ämne, forskarnivå.
  2. Sök fram och välj det ämne på forskarnivå som ämnestillfället ska höra till.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Ämne, forskarnivå under Utbildningsinformation. Menyalternativet Övriga och en rad i sökträffslistan är markerade.
  1. Gå till fliken Tillfällen.
  2. Klicka på Skapa tillfälle.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Sammanställning för ett ämne, forskarnivå. Fliken Tillfällen och knappen Skapa tillfälle är markerade.
  1. Under Med planerad start, ange vilket kalenderhalvår doktoranden planeras påbörja utbildningen.
  2. Klicka på Spara.
  3. Fyll i uppgifter om ämnestillfället i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter.
    • Startperiod har fått samma värde som du angav under ”Med planerad start” (steg 5). Du kan ändra det.
    • Studieperiod har fått samma värde som ”Med planerad start” (steg 5). Fyll i den studieperiod doktoranden förväntas genomföra utbildningen. Datumen kan ändras i efterhand av personer med behörighet för det.
    • Studieperiodens högskolepoäng har fått samma värde som omfattningen för ämnet på forskarnivå. Fyll i den omfattning doktoranden förväntas delta på under studieperioden.
    • I fältet Avses leda till anger du om ämnestillfället avses leda till doktorsexamen eller licentiatexamen.
    • Antagning till senare del kan användas om ämnestillfället avser en senare del av utbildningen.
    • Specificerat omfattningsvärde används om ämnestillfället avser en annan omfattning än den som angetts för ämnet på forskarnivå. Till exempel om ämnet på forskarnivå avser 240 hp, men ämnestillfället avses leda till licentiatexamen kan omfattningen specificeras till 120 hp. Det gör att rätt omfattning visas i Ladok för personal och studenter.
  4. Klicka på Spara.
  5. Gå till fliken Sammanställning och sätt status till Påbörjad.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Sammanställning för ett ämnestillfälle, forskarnivå. Fliken Sammanställning och alternativet Påbörjad i rullgardinsmenyn Sätt status till är markerade.
  1. Du kan ändra eller lägga till mer information i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter. Kom ihåg att spara.
  2. När du är klar, gå till fliken Sammanställning och sätt status till Komplett.

Ämnestillfället är nu skapat och doktoranden kan antas till det.

Skapa nytt forskningsarbete

I Ladok kallas licentiatuppsats och doktorsavhandling gemensamt för ”Forskningsarbete”.

Här beskrivs hur du skapar ett forskningsarbete där omfattningen bestäms redan när forskningsarbete skapas i Ladok

Gör så här

  1. Gå till Utbildningsinformation → Övriga → Forskningsarbete
  2. Klicka på Skapa forskningsarbete
Skärmbild från Ladok som visar vyn Forskningsarbete under Utbildningsinformation. Menyalternativet Övriga och knappen Skapa forskningsarbete är markerade.
  1. Ange vilken period forskningsarbetet ska vara giltig från och med. Det kommer bara gå att skapa tillfällen som startar från och med den valda perioden.
  2. Klicka på Fortsätt.
  3. Fyll i informationen om forskningsarbetet i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter. Benämningen och omfattningen du lägger in visar om arbetet avser doktorsavhandling eller licentiatuppsats.
  4. Klicka på Spara.
  5. Gå till fliken Sammanställning och sätt status till Påbörjad.
  6. Du kan ändra eller lägga till mer information i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter. Kom ihåg att spara.
  7. När du är klar, gå till fliken Sammanställning och sätt status till Komplett.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Sammanställning för ett forskningsarbete. Alternativet Påbörjad i rullgardinsmenyn Sätt status till är markerat.

Forskningsarbetet är nu skapat och doktoranden kan antas till det.

Skapa nytt forskningsarbete utan angiven omfattning

I Ladok kallas licentiatuppsats och doktorsavhandling gemensamt för ”Forskningsarbete”.

Här beskrivs hur du skapar ett forskningsarbete utan angiven omfattning. Det används när omfattningen för forskningsarbetet inte är känt när doktoranden antas. Omfattningen rapporteras istället in när doktoranden avslutar studierna.

Gör så här

  1. Gå till Utbildningsinformation → Övriga → Forskningsarbete (utan angiven omfattning).
  2. Klicka på Skapa forskningsarbete (utan angiven omfattning).
Skärmbild från Ladok som visar vyn Forskningsarbete (utan angiven omfattning) under Utbildningsinformation. Menyalternativet Övriga och knappen Skapa forskningsarbete (utan angiven omfattning) är markerade.
  1. Ange vilken period forskningsarbetet ska vara giltig från och med. Det kommer bara gå att skapa tillfällen som startar från och med den valda perioden.
  2. Klicka på Fortsätt.
  3. Fyll i informationen om forskningsarbetet i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter. Benämningen du lägger in visar om arbetet avser doktorsavhandling eller licentiatuppsats.
  4. Klicka på Spara.
  5. Gå till fliken Sammanställning och sätt status till Påbörjad.
  6. Du kan ändra eller lägga till mer information i flikarna Grunduppgifter och Tilläggsuppgifter. Kom ihåg att spara.
  7. När du är klar, gå till fliken Sammanställning och sätt status till Komplett.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Sammanställning för ett forskningsarbete (utan angiven omfattning). Fliken Sammanställning och alternativet Påbörjad i rullgardinsmenyn Sätt status till är markerade.

Forskningsarbetet är nu skapat och doktoranden kan antas till det.

Skapa modul på forskningsarbete

Du kan skapa moduler på ett forskningsarbete för att kunna rapportera in betyg på delar av arbetet, till exempel ett halvtidsseminarium.

Du kan lägga in moduler som valbara eller obligatoriska. Obligatoriska moduler behöver alla doktorander få ett resultat på, medan valbara moduler behöver bara vissa av doktoranderna få resultat på.

Normalt krävs det att summan av avklarade moduler minst uppgår till forskningsarbetets totala omfattning för att doktoranden ska få resultat på hela arbetet. Men moduler av typen ”Modul utan omfattning” (om den är valbar) är undantag från den regeln.

Gör så här

  1. Gå till Utbildningsinformation → Övriga → Forskningsarbete.
  2. Sök fram forskningsarbetet och klicka in på det.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Forskningsarbete under Utbildningsinformation. Menyalternativet Övriga och en rad i sökträffslistan är markerade.
  1. Gå till fliken Moduluppsättning.
  2. Klicka på ett av alternativen för att skapa en modul:
    • Ny modul utan omfattning: För att skapa moduler som inte ger högskolepoäng alls.
    • Ny modul: För att skapa moduler som ger högskolepoäng.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Moduluppsättning för ett forskningsarbete. Fliken Moduluppsättning samt knapparna Ny modul utan omfattning och Ny modul är markerade.
  1. Fyll i uppgifterna om modulen. Fält markerade med * är obligatoriska.
  2. Klicka på Spara.
  3. Modulen läggs till.
  4. Om modulen ska vara valbar: Klicka på Välj → Sätt till valbar.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Moduluppsättning för ett forskningsarbete. Alternativet Sätt till valbar i rullgardinsmenyn Välj under kolumnen Åtgärd är markerat.

Skapa modul på forskningsarbete utan angiven omfattning

Du kan skapa moduler på ett forskningsarbete för att kunna rapportera in betyg på delar av arbetet, till exempel ett halvtidsseminarium.

Du kan lägga in moduler som valbara eller obligatoriska. Obligatoriska moduler behöver alla doktorander få ett resultat på, medan valbara moduler behöver bara vissa av doktoranderna få resultat på.

Normalt krävs det att summan av avklarade moduler minst uppgår till forskningsarbetets totala omfattning för att doktoranden ska få resultat på hela arbetet. Men moduler av typen ”Modul utan omfattning” (om den är valbar) eller ”Modul utan angiven omfattning” är undantag från den regeln.

Gör så här

  1. Gå till Utbildningsinformation → Övriga → Forskningsarbete eller Forskningsarbete (utan angiven omfattning).
  2. Sök fram forskningsarbetet och klicka in på det.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Forskningsarbete (utan angiven omfattning) under Utbildningsinformation. Menyalternativet Övriga och en rad i sökträffslistan är markerade.
  1. Gå till fliken Moduluppsättning.
  2. Klicka på ett av alternativen för att skapa en modul:
    • Skapa modul utan omfattning: För att skapa moduler som inte ger högskolepoäng alls.
    • Skapa modul utan angiven omfattning: För att skapa moduler där omfattningen rapporteras in när doktorandens betyg rapporteras in.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Moduluppsättning för ett forskningsarbete (utan angiven omfattning). Fliken Moduluppsättning samt knapparna Ny modul utan omfattning och Ny modul utan angiven omfattning är markerade.
  1. Fyll i uppgifterna om modulen.
  2. Klicka på Spara.
  3. Modulen läggs till.
  4. Om modulen ska vara valbar: Klicka på Välj → Sätt till valbar.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Moduluppsättning för ett forskningsarbete. Alternativet Sätt till valbar i rullgardinsmenyn Välj under kolumnen Åtgärd är markerat.

Skicka faktura till en student

Du kan skicka faktura till en enskild student antingen via studentens översikt (under fliken Studentuppgifter → Studie- och anmälningsavgiftsbetalning), eller via vyn för studieavgiftshantering som beskrivs nedan.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram studenten du vill skicka faktura till.
  3. Klicka på länken för ett referensnummer.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor med filtrerat sökresultat. En länk i kolumnen Referensnummer är markerad.
  1. Den valda fakturan visas. Klicka på Välj åtgärd → Skicka faktura.
  2. Klicka på Spara.
Skärmbild från Ladok som visar detaljvy för en students studieavgift. Knappen Välj åtgärd är markerad.

Studenten kan nu ladda ner fakturan i Ladok för studenter. Om mejlavisering är aktiverad skickar Ladok även ett mejl till studenten med uppmaning om att logga in i Ladok för att se fakturan.