Hoppa till innehållet

Ladokkonsortiet

Skicka flera fakturor

Du kan skicka flera fakturor samtidigt.

Det går dock bara att skicka fakturor som inte har något varningsmeddelande i kolumnen ”Mer information”. Fakturor med varningsmeddelande behöver hanteras hanteras en och en.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturorna som du vill skicka. Filtrera till exempel på:
    • Skickad till student = Nej
    • Status = Ej betald
    • Övriga sökparametrar, som studieavgiftsperiodens start inom vald termin, antagningsomgång eller #faktura
  3. Markera de fakturor som du vill skicka.
  4. Klicka på Välj åtgärd → Skicka faktura.
  5. Bekräfta i dialogrutan som öppnas.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor med filtrerat sökresultat. Filtren Skickad till student och Status samt knappen Välj åtgärd är markerade.

Studenterna kan nu ladda ner sin faktura i Ladok för studenter. Om mejlavisering är aktiverad skickar Ladok även ett mejl till studenterna med uppmaning om att logga in i Ladok för att se fakturan.

Hur fakturor visas för en student

Studieavgiftsskyldiga studenter har tillgång till sidan Studieavgifter i Ladok för studenter. Där finns information om studieavgifterna för de utbildningar de är antagna till.

Lärosätet kan även lägga in lokal information som visas på sidan.

Hur fakturor visas

När studenten antas till en studieavgiftsbelagd utbildning skapas utkast för fakturor automatiskt och studenten ser information om dem direkt på sidan. Där framgår till exempel vilken period fakturan gäller för och summan. Fakturan har status Ej tillgänglig.

När en handläggare skickar fakturan till studenten får den status Tillgänglig/Available. Då kan studenten se all betalningsinformation och ladda ner fakturan med knappen Betalningsinfo/Payment details. På fakturan visas vilken utbildning fakturan gäller, uppgifter om studieperioden och lärosätets betalningsmetoder.

Skärmbild från Ladok för studenter som visar vyn Studieavgifter, med en expanderad delbetalning som visar detaljerad information om referensnummer, termin, studieavgiftsperiod och belopp.

Skriv ut information om beslutet

Det går att skriva ut en sammanfattning av beslutsinnehållet. Där framgår information om studentens ansökan, beslutet, händelser i ärendet och överklagandehänvisning.

Det kan till exempel användas vid begäran om allmän handling eller överklagande.

Gör så här

  1. Gå till Aktivitetstillfällen i huvudmenyn
  2. Gå till fliken Ansökningar om pedagogiskt stöd.
  3. Sök fram studentens ansökan, till exempel genom att söka på personnummer.
  4. Klicka på ansökningsnumret.
  5. Välj att Visa beslutsinnehåll högst upp på sidan
Skärmbild från Ladok som visar en beslutad ansökan om pedagogiskt stöd. Reglaget Visa beslutsinnehåll är markerat.
  1. Välj om innehållet ska visas på svenska eller engelska.
  2. Klicka på Skriv ut
Skärmbild från Ladok som visar en beslutad ansökan om pedagogiskt stöd med beslutsinformationen visad. Knappen Skriv ut är markerad.

Nu är beslutsinnehållet utskrivet.

Klicka på Visa beslutsinnehåll igen för att återgå till studentens ansökan.

Sök transaktioner

Här kan du söka fram transaktioner som noterats på fakturor. Du kan söka bland inbetalningar, stipendium och återbetalningar.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Transaktioner.
  2. Sök med sökfälten organisationsenhet, transaktionstyp eller datum för transaktion/beslut. Görs ingen avgränsning söker du bland alla transaktioner på lärosätet.
  3. Klicka på Sök.

I sökresultatet listas alla transaktioner som matchar din utsökning. Du ser även totalsumman för transaktionerna.

Klicka på Visa kolumner för att välja vilka kolumner som visas i sökresultatet.

Klicka på ett referensnummer för att se fakturan.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering. Fliken Transaktioner är markerad.

Spara utkast till beslut på en ansökan

Det går att spara utkast till beslut. Till exempel kan det användas av:

  • Handläggare som förbereder studentens ansökan inför beslut. Beslutsfattaren kan sedan granska det som sparats och besluta.
  • Beslutsfattare som kan spara utkastet för att fortsätta och fatta beslut vid ett senare tillfälle. 

Gör så här

  1. Gå till Aktivitetstillfällen i huvudmenyn
  2. Gå till fliken Ansökningar om pedagogiskt stöd.
  3. Sök fram studentens ansökan, till exempel på personnummer och statusen Inkommen.
  4. Klicka på ansökningsnumret.
  5. Markera Bifall eller Avslag för stödet. Beslutet gäller alla studenter som har ansökt om stödet.
    • Vid avslag behöver du även skriva en motivering. Motiveringen kommer att visas i Ladok för studenten tillsammans med lärosätets överklagandehänvisning.
    • Du kan också skriva en anteckning för respektive beslut. Anteckningen visas inte i Ladok för studenter.
  6. Klicka på Spara utkast överst på sidan.

Nu är utkastet sparat och beslutsfattaren kan fatta beslut.

Om du vill ändra utkastet klickar du på Ändra utkast i raden för stödet.

Skärmbild från Ladok som visar avsnittet Sökta stöd i en ansökan om pedagogiskt stöd. Knappen Spara utkast och alternativen Bifall och Avslag för de sökta stöden är markerade.

Spara utkast till beslut på flera ansökningar

Det går att spara utkast till beslut. Till exempel kan det användas av:

  • Handläggare som förbereder beslut om studentens ansökan. Beslutsfattaren kan sedan granska det som sparats och besluta.
  • Beslutsfattare som kan spara utkastet för att fortsätta och fatta beslut vid ett senare tillfälle. 

Gör så här

  1. Gå till Aktivitetstillfällen i huvudmenyn
  2. Gå till fliken Ansökningar om pedagogiskt stöd.
  3. Sök fram ansökningar, till exempel på status Inkommen och namn på aktivitetstillfället.
  4. Markera flera ansökningar i sökresultatet
  5. Klicka på Hantera
Skärmbild från Ladok som visar fliken Ansökningar om pedagogiskt stöd i vyn Aktivitetstillfällen. Knappen Hantera och kryssrutorna för två valda ansökningar är markerade.
  1. Du kommer till en översiktsvy. Här visas:
    • Vilket aktivitetstillfälle ansökan gäller
    • Vilka stöd ansökan gäller
    • Antalet studenter som har ansökt om stödet. Klicka på X student för att se vilka studenter det gäller. Klicka på studentens namn för att gå till den studentens ansökan.
  2. Markera Bifall eller Avslag för stödet. Beslutet gäller alla studenter som har ansökt om stödet.
    • Vid avslag behöver du även skriva en motivering. Motiveringen kommer att visas i Ladok för studenter tillsammans med lärosätets överklagandehänvisning.
    • Du kan också skriva en anteckning för respektive beslut. Anteckningen visas inte i Ladok för studenter.
  3. Klicka på Spara utkast.
Skärmbild från Ladok som visar hantering av flera ansökningar om pedagogiskt stöd för ett aktivitetstillfälle. Antalet studenter samt alternativen Bifall och Avslag för varje sökt stöd är markerade, liksom knappen Spara utkast.

Fatta beslut för en student

När det finns ansökningar som väntar på beslut får du ett mejl. Mejlet skickas en gång om dagen.

Ansökningarna visas på din startsida i Ladok. Du kan fatta beslut om en enskild students ansökan om pedagogiskt stöd.

Gör så här

  1. Gå till startsidan i Ladok.
  2. Gå till fliken Pedagogiskt stöd på startsidan.
  3. Du ser alla ansökningar du kan fatta beslut om nu.
    • Klicka på Hantera alla för att se alla ansökningar.
    • Klicka på Hantera i raden för ett aktivitetstillfälle (till exempel tentamen) för att bara se ansökningar som gjorts för det.
Skärmbild från Ladok som visar startsidan under Studiedokumentation. Fliken Pedagogiskt stöd och knappen Hantera alla är markerade.
  1. En översikt över ansökningarna öppnas.
  2. Klicka på X studenter för att se vilka studenter som ansökt om stödet.
  3. Klicka på den student vars ansökan du vill hantera.
Skärmbild från Ladok som visar ett sökt stöd vid hantering av ansökningar om pedagogiskt stöd. Länken med antalet studenter är markerad och visar en lista över de studenter som har sökt stödet.
  1. Du får en översikt över alla stöd studenten ansökt om på aktivitetstillfället.
  2. Markera Bifall eller Avslag för respektive stöd. Beslutet gäller alla studenter som har ansökt om stödet.
    • Vid avslag behöver du även skriva en motivering. Motiveringen kommer att visas i Ladok för studenten tillsammans med lärosätets överklagandehänvisning.
    • Du kan också skriva en anteckning för respektive beslut. Anteckningen visas inte i Ladok för studenter.
  3. Klicka på Spara utkast om du vill spara utan att fatta beslutet ännu.
  4. Klicka på Besluta för att fatta beslutet.
Skärmbild från Ladok som visar en inkommen ansökan om pedagogiskt stöd. Knappen Besluta och alternativen Bifall och Avslag för det sökta stödet är markerade.

När alla stöd i en ansökan är beslutade får ansökan statusen Beslutad.

Studenten meddelas inte om beslutet ännu. Ansökan behöver slutföras för att studenten ska meddelas.

Fatta beslut på flera ansökningar

När det finns ansökningar som väntar på beslut får du ett mejl. Mejlet skickas en gång om dagen.

Ansökningarna visas på din startsida i Ladok. Du kan ge alla studenter som har ansökt om ett visst stöd samma beslut på en gång.

Gör så här

  1. Gå till startsidan i Ladok.
  2. Gå till fliken Pedagogiskt stöd på startsidan.
  3. Du ser alla ansökningar du kan fatta beslut om nu.
    • Klicka på Hantera alla för att hantera alla ansökningar.
    • Klicka på Hantera i raden för ett aktivitetstillfälle (till exempel tentamen) för att bara besluta om stöd på det.
Skärmbild från Ladok som visar startsidan under Studiedokumentation. Fliken Pedagogiskt stöd och knappen Hantera alla är markerade.
  1. En översikt över ansökningarna öppnas. Klicka på X studenter om du vill se vilka studenter som har ansökt om ett stöd.
  2. Markera Bifall eller Avslag för respektive stöd. Beslutet gäller alla studenter som har ansökt om stödet.
    • Vid avslag behöver du även skriva en motivering. Motiveringen kommer att visas i Ladok för studenten tillsammans med lärosätets överklagandehänvisning.
    • Du kan också skriva en anteckning för respektive beslut. Anteckningen visas inte i Ladok för studenter.
  3. Klicka på Spara utkast om du vill spara utan att fatta beslut ännu.
  4. Klicka på Besluta för att fatta beslutet.
    • Observera: Nu kommer beslut att fattas för alla ansökningar där du har markerat ett beslut eller där beslutet redan har sparats som utkast av dig eller någon annan.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Hantera ansökningar. Antalet studenter samt alternativen Bifall och Avslag för det sökta stödet är markerade, liksom knappen Besluta.

När alla stöd i en ansökan är beslutade får ansökan statusen Beslutad.

Studenten meddelas inte om beslutet ännu. Ansökan behöver slutföras för att studenten ska meddelas.

Studieavgifter för studenter som omregistreras

Det kurstillfälle som studenten ska omregistreras på ärver inte betalstatusen från det tidigare kurstillfället. Du behöver därför lägga in betalstatus manuellt på det nya kurstillfället, innan omregistrering kan göras.

Gör så här

Ett tillfällesbyte behöver först förbereds i fliken ”Studiedeltagande” av en person med behörighet för det. När det är gjort kan du hantera betalstatusen:

  1. Sök fram studenten.
  2. Gå till Studentuppgifter → Studieavgifts- och anmälningsbetalning.
  3. Gå till fliken Tidigare hantering
  4. I raden för kurstillfället studenten ska byta till: klicka på Välj och lägg in betalning eller undantag. Följ rutiner och lokala beslut på ditt lärosäte.

Den nya betalstatusen läggs in och studenten kan omregistreras på det nya tillfället.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studie- och anmälningsavgiftsbetalning under fliken Studentuppgifter. Fliken Tidigare hantering är markerad, samt alternativen Betald och Undantag i rullistan för åtgärd.

Ta bort dokumenterade stöd

Om du felaktigt har dokumenterat ett stöd för en student kan du ta bort det.

Det går bara att göra så länge studenten inte har ansökt om att använda stödet.

Gör så här

  1. Sök fram studenten.
  2. Gå till fliken på Studentuppgifter.
  3. Klicka på Pedagogiskt stöd i vänstermenyn.
  4. Klicka på Ta bort i raden för stödet.

Stödet är nu borttaget och kan inte längre användas av studenten.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Dokumentera pedagogiskt stöd under fliken Studentuppgifter för en student. Menyn Välj under Åtgärd för ett av stöden är markerad och visar alternativen Ändra och Ta bort.