Du kan söka fram noteringar om återbetalningar på två sätt: via fakturavyn eller transaktionsvyn.

Sök återbetalning på faktura

Återbetald summa visas i sökvyn för fakturor, vilket ger dig en överblick över återbetalningar.

Till exempel kan du söka fram föregående eller pågående termins fakturor för att se information om en students studiedeltagande i relation till studieavgifter, tillsammans med uppgifter om eventuell återbetalning.

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
2. Sök fram fakturorna du vill se återbetalningar för. Till exempel fakturor för en viss student eller alla fakturor för en viss termin.
3. Klicka på Visa kolumner → Återbetald summa → Ok.

I sökresultatet visas nu återbetald summa för de framsökta fakturorna.

I kolumnen Mer information kan se information om studentens studiedeltagande som kan påverka studentens studieavgiftsbetalning, till exempel tillfällesbyte, spärr eller avbrott.

Sök transaktioner gällande återbetalning

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Transaktioner.
2. Avgränsa sökningen på:
   • Transaktionstyp: Återbetalning
   • eventuellt datum för transaktion/beslut
   • eventuell organisationsenhet
3. Klicka på Sök.

I sökresultatet visas alla transaktioner som noterats i Ladok och en summering av total summa för transaktionerna. Du får även en länk till fakturan och studenten det gäller.

Du kan välja vilka kolumner som visas i sökresultatet med Visa kolumner.

Om studenten lämnar återbud eller gör tidigt avbrott på kurser inom ett pågående program kan lärosätet välja att återbetala studenten. Hantera i så fall fakturan enligt rekommendationen på den här sidan.

Om lärosätet istället erbjuder studenten att lägga till andra kurser inom programmet behöver ingen åtgärd göras på fakturan. Studenten kan registrera sig på kurser som ryms inom fakturans omfattning. 

Rekommendation för hur fakturan ska hanteras

1. Lägg in återbetald summa
2. Justera fakturans omfattning så den speglar den omfattning som studenten har betalt för.

Observera! Ta inte bort status på fakturan eller noteringen om betalning. I så fall kommer studenten få en påminnelseavisering om ej betald faktura.

Om studenten lämnar återbud eller gör tidigt avbrott på ett helt program eller fristående kurs sker följande:

• Fakturor som inte har en betalningsnotering tas automatiskt bort.
• Fakturor som har en betalningsnotering finns kvar och behöver hanteras manuellt.

Rekommendation för hur fakturan ska hanteras

1. Lägg in återbetald summa
2. Justera fakturans omfattning så den speglar den omfattning som studenten har betalt för.

Observera! Ta inte bort status på fakturan eller noteringen om betalning. I så fall kommer studenten få en påminnelseavisering om ej betald faktura.

När en spärr läggs in på ett program kommer nya kurser inte längre läggas in automatiskt från programmets struktur. Det är dock inte en spärr mot att nya kurser läggs in manuellt.

Om lärosätet gör en återbetalning på grund av spärr på program, följ rekommendationen nedan för att förhindra studenten från att registrera sig på kurser som läggs in manuellt. 

Rekommendation för hur fakturan ska hanteras

1. Lägg in återbetald summa
2. Justera fakturans omfattning så den motsvarar den omfattning studenten får registrera sig på. Om studenten inte får registrera sig inom perioden: lägg in värde 1 (omfattning kan inte sättas till 0)

Observera! Ta inte bort status på fakturan eller noteringen om betalning. I så fall kommer studenten få en påminnelseavisering om ej betald faktura.

Om student gör avbrott, uppehåll, får en avstängning eller avskiljning rekommenderar vi inte att återbetala studieavgiften eftersom det är svårt att fylla studieplatsen med annan student.

Dessutom kan studenten återkomma till sina studier och i ett sådant scenario finns ingen information till studieavgiftshandläggaren, vilket gör risken stor att en ny studieavgiftsbetalning för den/de kurser som återbetalades inte sker.

Om återbetalning görs bör fakturans omfattning justeras så att den speglar den omfattning som studenten har betalt för.

Om inbetalning överstiger fakturabeloppet kan lärosätet välja att återbetala studenten.

Rekommendation för hur fakturan ska hanteras

1. Lägg in återbetald summa

Observera! Ta inte bort status på fakturan eller noteringen om betalning. I så fall kommer studenten få en påminnelseavisering om ej betald faktura och kommer inte kunna registrera sig på ingående kurser under den studieavgiftsperioden.

Om studenten går från ”Avgiftsskyldig” till ”Ej avgiftsskyldig” under pågående studier avgör lärosätet om de gör en återbetalning eller ej. Se information nedan om hur fakturan hanteras och vad som gäller för uppföljning. 

Ingen återbetalning

Lärosätet väljer att inte göra en återbetalning för den faktura som sammanfaller med statusbytet.

Tänk på:

• Ta inte bort status på fakturan eller noteringen om betalning. I så fall kommer studenten få en påminnelseavisering om ej betald faktura och kommer inte kunna registrera sig på ingående kurser under den studieavgiftsperioden.
• I Uppföljning kommer studieavgiften för alla ingående kurser med registrering (som hör till den fakturan) att räknas som betalda av studenten. Ersättning kommer inte att ges via det statliga anslaget.

Återbetalning

Lärosätet väljer att göra en återbetalning för den faktura som sammanfaller med statusbytet.

Tänk på:

• Notera återbetald summa på fakturan
• Ta inte bort status på fakturan eller noteringen om betalning. I så fall kommer studenten få en påminnelseavisering om ej betald faktura och kommer inte kunna registrera sig på ingående kurser under den studieavgiftsperioden.
• I Uppföljning kommer studieavgiften för alla ingående kurser med registrering (som hör till den fakturan) att ställas i relation till det datum då studieavgiftsskyldigheten ändrades från Avgiftsskyldig till Ej avgiftsskyldig. En kurs med registrering kommer att ha två olika värden. Alla kursens dagar från kursstart till det datum då avgiftsskyldigheten ändrades kommer i berörda rapporter i Uppföljning att räknas som betalda av studenten. Alla kursens dagar efter bytet av studieavgiftsskyldighet kommer att räknas som dagar att ta med i underlaget för statligt anslag.

Om en student har betalt för studieavgiftsperioden, men sedan ges undantag från betalningsskyldigheten för perioden avgör lärosätet om de gör en återbetalning eller ej. Se information nedan om hur fakturan hanteras och vad som gäller för uppföljning. 

Ingen återbetalning

Om lärosätet beslutar att inte göra en återbetalning då fakturan byter status från ”Helt betald” till ”Undantag på faktura”, tänk på:

• Lägg in undantag på fakturan _[1]
• I Uppföljning kommer studieavgiften för alla ingående kurser med registrering (som hör till den fakturan) att räknas som betalda av studenten. Ersättning kommer inte att ges via det statliga anslaget.

Återbetalning

Om lärosätet väljer att göra en återbetalning då fakturan byter status från ”Helt betald” till ”Undantag på faktura”, tänk på:

• Lägg in undantag på fakturan _[1]
• Lägg in återbetald summa
• Observera! Det är viktigt att notera undantag från betalningsskyldighet före notering av återbetalningssumma.
• I Uppföljning kommer studieavgiften för alla ingående kurser med registrering (som hör till den fakturan) att räknas med i underlaget för statligt anslag.

_{[1] Undantag kan inte läggas in på extrafakturor}