Hoppa till innehållet

Ladokkonsortiet

Ändra status från Ej avgiftsskyldig till Avgiftsskyldig

Ladok beräknar en students betalstatus för ett kurstillfälle direkt när studenten antas till det i Ladok. Ej avgiftsskyldiga studenter kan registrera sig utan att betala studieavgift.

Om studetens studieavgiftsskyldighet ändras till ”Avgiftsskyldig” efter att antagningen kommit in i Ladok behöver du säkerställa att betalstatus prövas om.

Gör så här

  1. Sök fram studenten och gå till Studentuppgifter → Studieavgiftsskyldighet.
  2. Välj ett av följande:
    • Skapa ny post om avgiftsskyldighet manuellt, med ”Giltig fr.o.m.” senast satt till kurstillfällets startdatum.
    • Hämta avgiftsskyldigheter från NyA, kontrollera att ”Giltig fr.o.m.” senast är kurstillfällets startdatum.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftsskyldighet under fliken Studieuppgifter. Fliken Studentuppgifter är markerad, samt knapparna Ny studieavgiftsskyldighet och Hämta avgiftsskyldigheter från NyA.
  1. Beroende på vilken studieavgiftshantering ni använder:
    • Ny hantering: Omprövningen sker automatiskt och en ny faktura skapas.
    • Tidigare hantering: Omprövningen sker inte automatiskt. Gå till Studentuppgifter → Studieavgifts- och anmälningsavgiftsbetalning → Tidigare hantering och klicka på Välj → Beräkna om studieavgift i raden för kurstillfället.

Studenten har nu hinder mot registrering på grund av obetald studieavgift.

Ändra status från ingen uppgift till Ej avgiftsskyldig

Om det inte finns information om en students studieavgiftsskyldighet vid kurstillfällets start kommer studenten få hinder mot registrering på grund av obetald studieavgift. Det inträffar oftast vid reservantagning, eftersom studenten då etableras i Ladok efter kursstart.

Om studenten inte ska vara avgiftsskyldig behöver information om det läggas in i Ladok.

Gör så här

  1. Sök fram studenten och gå till Studentuppgifter → Studieavgiftsskyldighet.
  2. Klicka på Ny studieavgiftsskyldighet.
  3. Ange att studenten är Ej avgiftsskyldig från och med kurstillfällets startdatum samt orsak.
  4. Klicka på Spara.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftsskyldighet under fliken Studieuppgifter. Fliken Studentuppgifter är markerad, samt knappen Ny studieavgiftsskyldighet.

När du sparat posten prövar Ladok automatiskt om studentens studieavgiftsskyldighet på kurstillfället. Eftersom studenten inte längre är avgiftsskyldig kommer hindret mot registrering lyftas, och studenten kan registreras.

Ändra utbildningstillfälle från Ej studieavgiftsbelagd till Studieavgiftsbelagd

Om ett kurstillfälle felaktigt lagts in som ”Ej avgiftsbelagd” kan det ändras i efterhand.

Ändringen på utbildningstillfället får inte automatiskt genomslag på de avgiftsskyldiga studenterna, och de kan fortfarande registrera sig utan att betala studieavgift. Du behöver därför manuellt ompröva betalstatus för de studenterna.

Gör så här

Utbildningstillfället behöver först ändras från ”Ej studieavgiftsbelagd” till ”Studieavgiftsbelagd” av en person med behörighet för det. När det är gjort kan du ompröva betalstatusen:

  1. Sök fram den studieavgiftsskyldiga studenten.
  2. Gå till Studentuppgifter → Studieavgifts- och anmälningsavgiftsbetalning.
  3. Gå till Tidigare betalning.
  4. I raden för kurstillfället: klicka på Välj → Beräkna om studieavgift.

Betalstatusen ändras till ”Ej betald” och studenten hindras från att registreras.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studie- och anmälningsavgiftsbetalning under fliken Studentuppgifter. Fliken Tidigare hantering är markerad, samt alternativet Beräkna om studieavgift i rullistan för åtgärd.

Registrerade studenter

Om en student redan var registrerad på kurstillfället innan det ändrades till ”Studieavgiftsbelagd” behålls registreringen, även efter att betalstatus omprövats. Om studenten betalt studieavgiften bör du ändra betalstatus till Betald, för att ha korrekt data för studenten och i uppföljningssyfte.

Att tänka på innan du skickar fakturor

En faktura skapas automatiskt när en students antagning förs in i Ladok, men för att fakturan ska bli tillgänglig för studenten behöver du skicka den. Innan du skickar ut fakturor är det bra att kontrollera att inget har hänt i studenternas studiegång som påverkar fakturorna, samt att alla studenter har en mejladress.

Hitta fakturor som behöver kontrolleras

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Använd sökparametern Studieavgiftsperiod startar inom vald period för att söka fram fakturor för innevarande eller kommande termin.
  3. I kolumnen längst till höger, Mer information, ser du om något behöver kontrolleras eller åtgärdas för respektive faktura.
  4. Klicka på referensnumret för att se detaljer om fakturan och besluta om eventuell åtgärd.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor med sökresultat. Filtret Studieavgiftsperiod startar inom vald termin samt kolumnen Mer information är markerade.

Åtgärder

Vilken åtgärd du behöver vidta beror på vilket meddelande som visas:

  • Åtgärda grundorsaken. Till exempel om meddelandet är ”E-post saknas” visas går det inte att skicka fakturan förrän du lagt in studentens mejladress i Ladok. Ett annat exempel är meddelandet ”Uppgift saknas gällande studieavgiftsskyldighet”, då kan du kan du antingen kontrollera och lägga in avgiftsskyldigheten, eller skicka ut de fakturorna en och en.
  • Besluta om eventuell återbetalning. Det här gäller till exempel meddelandet ”Flyttad till programstruktur”, där en fristående kurs som redan betalats har lyfts in under programstudier.
  • Kontrollera att betalningarna stämmer med studier. Exempel är meddelandet ”Förberett/genomfört tillfällesbyte” där handläggaren kan vilja kontrollera att det inte skickas fakturor för både det tidigare utbildningstillfället och det nya. Meddelandet visas även för förberedda tillfällesbyten som inte är genomförda. I dessa fall kan det vara bra att kontrollera med handläggare eller student vilket tillfälle studenten ska läsa inom.

Betalningsskyldighet vid antagning och under studietiden

Studentens studieavgiftsskyldighet vid tidpunkten för utbildningstillfällets start avgör om studenten ska betala för utbildningen. Betalningsskyldigheten kontrolleras av Ladok när studentens antagning förs in, antingen från NyA eller via direktantagning i Ladok.

Är studenten ”Avgiftsskyldig” vid utbildningens start skapas det fakturor för hela utbildningen.

Är studenten ”Ej avgiftsskyldig” vid utbildningens start skapas det inte några fakturor.

Diagram som visar att avgiftsskyldighet styr betalningsskyldighet: perioden ej avgiftsskyldig ger ingen faktura, medan avgiftsskyldighet efter antagning till fristående kurs ger betalningsskyldighet och faktura.

Förändrad avgiftsskyldighet och betalningsskyldighet under pågående studier

Betalningsskyldigheten för en student kan variera under utbildningens gång om studieavgiftsskyldigheten ändras, eller om undantag läggs in.

Exemplet nedan visar en student som var avgiftsskyldig vid antagning till ett masterprogram, fakturor skapades därmed för programmet. Studenten fick sedan tidsbegränsat uppehållstillstånd och status ”Ej avgiftsskyldig” inlagt i Ladok. Fakturorna på programmet togs därmed automatiskt bort. Efter uppehållstillståndets slut ändrades avgiftsstatus återigen till ”Avgiftsskyldig”, men fakturor skapas inte automatiskt på programmet. Om studenten nu antas till fristående kurser kommer studenten vara betalningsskyldig för dem (men handläggare kan välja att lägga in undantag, t.ex. vid förlängningsansökan för uppehållstillståndet).

Diagram som visar hur avgiftsskyldighet påverkar fakturering: avgiftsskyldighet ger betalningsskyldighet och fakturor, medan perioden ej avgiftsskyldig gör att fakturor tas bort automatiskt. Vid ny avgiftsskyldighet kan ett manuellt inlagt undantag tillfälligt förhindra fakturering, men annars skapas en faktura.

Masshantera återbud för studieavgiftsskydliga studenter

Om en student inte betalar sin första faktura för en utbildning i tid kan du lägga in återbud för studenten. Återbud innebär att studenten förlorar sin plats på utbildningen eftersom hen inte har uppfyllt sitt studieavgiftsvillkor vid sista betalningsdag.

Återbud kan läggas in för flera studenter samtidigt dock endast om följande krav uppfylls:

  • Fakturan är den första på utbildningstillfället
  • Fakturan har status ”Ej betald”
  • Fakturan saknar betalningsnoteringar
  • Fakturans sista betalningsdag har passerat med minst tre dagar

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturor med följande kriterier:
    • #Faktura: 1
    • Skickad till student: Ja
    • Status: Ej betald
    • Det kan underlätta att även begränsa sökningen på studieavgiftsperiod eller antagningsomgång.
  3. Markera de du ska lägga återbud på.
  4. Klicka på Välj åtgärd → Återbud.
  5. En bekräftelseruta visas. Kontrollera informationen och bekräfta.

Återbud läggs in för de markerade studenterna med återbudsorsak ”Uteblev”. Fakturorna för utbildningen tas bort.

Skärmbild från Ladok som visar sidan Studieavgiftshantering under fliken Fakturor. Filtreringsfälten samt knappen "Välj åtgärd" är markerade.

Fakturor tas bort vid återbud

När du lägger in återbud tas studentens fakturor för utbildningen bort automatiskt. Fakturorna visas då varken i Ladok för personal eller i Ladok för studenter.

Det går att söka fram borttagna fakturor under: Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Borttagna fakturor.

I studentens ändringslogg för studieavgifter hittar du information om borttaget. Du ser den genom att söka fram studenten → Studentuppgifter → Ändringslogg studieavgifter.

Skärmbild från Ladok som visar fliken Studentuppgifter med vyn Ändringslogg studieavgifter. Kolumnerna Händelse och Anteckning är markerade.

Fakturor som inte tas bort automatiskt

Om det redan finns en notering på fakturan (t.ex. inbetalning eller stipendium) kommer den inte tas bort automatiskt. Istället visas ett varningsmeddelande där fakturan söks fram och i fakturavyn. Kommande fakturor på utbildningen tas bort.

  • Du kan välja att ta bort noteringen, då kan fakturan tas bort manuellt genom: Välj åtgärd → Ta bort faktura.
  • Du kan välja att låta noteringen ligga kvar och istället notera återbetalning. Då kommer fakturan inte kunna tas bort.
Skärmbild från Ladok som visar sidan Studieavgiftshantering under fliken Fakturor. Kolumnen Mer information är markerad.

Fakturors antal och omfattning

När en studieavgiftsskyldig students antagning förs in i Ladok skapas fakturor för hela den utbildning som studenten är betalningsskyldig för. Vad omfattningen i hp blir och vilken period fakturan gäller beskrivs nedan.

Antal fakturor

För utbildningstillfällen som omfattar mer än 30 hp skapas vanligtvis flera fakturor. Vad Ladok föreslår beror på:

  • Förhållandet mellan ”Studieavgift: total avgift” och ”Studieavgift: första delbetalning”
  • Studietakt för utbildningstillfället
  • Vilka terminstider som angetts för lärosätet

Fakturornas omfattning

Första fakturan för ett utbildningstillfälle kommer alltid att omfatta minst 30 hp (men kan omfatta mer). Perioden som fakturan gäller kommer att anpassas efter omfattning i hp i relation till lärosätets terminstider och sista terminens slutdatum.

Exempel:

Tabell med exempel på hur fakturors omfattning i Ladok beräknas utifrån utbildningens omfattning och takt.

Studieavgiftsperioderna anpassas för att täcka hela läsåret

  • Fakturor för hösttermin: Gäller höstterminens datumperiod.
  • Fakturor på vårterminer med efterföljande hösttermin: Gäller från vårterminens startdatum till en dag innan höstterminens startdatum. Eventuella sommarkurser kommer alltså inkluderas i vårterminens faktura.
  • Fakturor för vårtermin utan efterföljande hösttermin: Gäller från vårterminens startdatum till slutdatum för programtillfället
Diagram som visar hur Ladok anpassar fakturornas studieavgiftsperioder så att de tillsammans täcker hela läsåret, inklusive sommaruppehållet mellan vår- och hösttermin.

Se fakturorna Ladok föreslår

Du kan se information om fakturorna Ladok föreslår genom att:

  1. Gå till: Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Aktivering av studieavgiftshantering.
  2. Sök fram programmet du vill se fakturor för.
  3. I kolumnen Studieavgiftsperioder visas hur många fakturor Ladok föreslår.
  4. Klicka på pilen i raden för att fälla ut och se mer information.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Aktivering av utbildningstillfällen. Kolumnen Studieavgiftsperioder samt pilen för att expandera raden med de detaljerade studieavgiftsperioderna är markerade.

Lägg in återbetalning på kurstillfälle

Om en studieavgiftsskyldig student har betalt studieavgiften men sedan får pengarna tillbaka kan du lägga in betalstatus ”Återbetald” för kurstillfället.

Tänk på att när ”Återbetald” lagts in kan studenten fortfarande registrera sig på kurstillfället. Om studenten fortfarande är studieavgiftsskyldig bör ett återbud läggas in för att förhindra att studenten registrerar sig på kurstillfället. Det görs av personer med behörighet för det i fliken ”Studiedeltagande”.

Gör så här

  1. Sök fram studenten.
  2. Gå till Studentuppgifter → Studieavgifts- och anmälningsbetalning.
  3. Gå till fliken Tidigare hantering
  4. Välj i raden för kurstillfället, klicka på Välj → Återbetalning

Återbetalningen läggs in.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studie- och anmälningsavgiftsbetalning under fliken Studentuppgifter. Fliken Tidigare hantering är markerad, samt alternativet Återbetald i rullistan för åtgärd.

Lägg in avstängning för studieavgiftsskyldiga studenter

Det går att lägga in avstängningar i Ladok för de studenter som inte betalar studieavgiften i tid. Avstängningar ska hanteras enligt lärosätets riktlinjer.

Sök fram studenter aktuella för avstängning

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturor med följande kriterier:
    • Skickad till student: Ja
    • Status: Ej betald

Nu visas alla fakturor som har skickats till studenten men inte är betalda.

Kontrollera kolumnen #Faktura, studenter med första fakturan är inte aktuella för avstängning. De ska istället hanteras med återbud.

Skärmbild från Ladok som visar sidan Studieavgiftshantering under fliken Fakturor. Filtreringsfälten Skickad till student och Status samt kolumnen #Faktura är markerade.

Lägg in avstängning

  1. Kopiera studentens personnummer från utsökningen och sök fram studenten.
  2. Gå till fliken Studentuppgifter.
  3. Gå till Avstängning i menyn till vänster.
  4. Klicka på Ny avstängning.
Skärmbild från Ladok som visar fliken Studentuppgifter med vyn Avstängning. Fliken Studentuppgifter samt knappen "Ny avstängning" är markerade.
  1. I dialogrutan som öppnas, fyll i orsak Obetald studieavgift och datum för när avstängningen ska börja gälla.
  2. Klicka på Spara.

Avstängning läggs in för studenten.