Den nya studieavgiftshanteringen knyter betalningen till den yttersta utbildningen, istället för att läggas direkt på kurstillfällena inom utbildningen.

Det kan i vissa lägen skapas dubbla fakturor för samma kurs, det kan till exempel vara när:

• Kursen ändrar placering i studieplan
• Tillfällesbyte görs (på yttersta kurspaketering eller kurs)
• Förväntat deltagande har tagits bort eller återbud lagts in på en kurs, och sedan antas studenten till samma kurs igen

Gör så här

1. Ta bort studentens registrering på kursen, om det finns en sådan, för att HST-rapporten ska bli korrekt
2. Om ursprungsfakturan är av typen terminsfaktura:
   • Välj åtgärden ”Beslut helt betald” på den nya fakturan + skriv en anteckning om referensnummer för den ursprungliga betalningen
   • Gå till punkt 6
3. Om ursprungsfakturan är faktura för fristående kurs eller extrafaktura:
   • Kontrollera att halvårs-/helårsbokslut/HST-underlag för kursens datumspann inte redan är skapat. Gå i så fall till punkt 2.1. 
   • Inaktivera fakturan
   • Ta bort transaktioner/beslut på den ursprungliga fakturan (obs. notera alla transaktioner och datum noggrant) + skriv anteckning om vart pengarna flyttas.
   • Lägg till transaktioner/beslut på den nya fakturan med transaktionens ursprungsdatum + skriv anteckning om varifrån pengarna kommer.
4. Jämför det betalda beloppet med kursens pris på dess nya placering
   • En fristående kurs kostar det som anges på fakturan
   • En kurs som placeras inom ett programtillfälle kostar kursens hp x programtillfällets pris per hp
5. Har lärosätet fått för mycket eller för lite pengar i relation till den nya fakturan?
   • För mycket: Gör eventuellt återbetalning och notera den på fakturan.
   • För lite, om det är en terminsfaktura: Öka fakturans studieavgift eller öka nästkommande terminsfaktura.
   • För lite, om det är en extrafaktura: Skicka fakturan så att studenten kan betala resterande studieavgift
6. Hur är omfattningen för den nya fakturan? Eventuellt kan omfattningen behöva justeras.
7. Registrera studenten igen.

Om en student antas till en kurs inom ett program och kursens studieperiod är helt eller delvis efter programmets slutdatum skapas en extra faktura automatiskt.

Fakturan är märkt med ”Efter utbildningen slutdatum” i kolumnen ”Mer information”.

Extrafakturan är direkt knuten till kursen

• Extrafakturan avser bara den kurs som den skapats för. Om betalning läggs in lyfts hindret mot registrering på den specifika kursen.
• Om antagningen tas bort eller ett återbud läggs in kommer extrafakturan tas bort automatiskt.
• Om studenten antas till två olika kurser efter programmets slutdatum kommer två olika extrafakturor skapas.

Så hanterar du fakturan

• Du behöver lägga in en betalningsnotering för att lyfta studentens hinder mot registrering. Det görs på samma sätt som för ordinarie fakturor.
• Betalstatus ”Undantag” kan inte noteras på extrafakturor. Fakturan kan istället tas bort om studenten inte ska betala för kursen.
• Extrafakturor kan inte masshanteras för att: skicka faktura, notera stipendium eller notera betalning via samarbete.
• I sökvyn för fakturor kan du filtrera fram extrafakturor med sökfältet #Faktura = Extra.

Så här ser en extrafaktura ut:

Det går att skapa fakturor manuellt för perioder som ligger efter programmets slutdatum, till exempel när en student ska läsa ytterligare kurser efter att programmet är slut men ännu inte är antagen till dem.

Exempel och hur det hänger ihop med extrafakturor

1. Ett program slutar VT26. En student ska gå ytterligare kurser HT26, men är inte antagen till dem än.
2. Eftersom antagning till kurserna inte har lagts in än skapas ingen extrafaktura automatiskt.
3. Avgiftshandläggaren skapar en manuell faktura för HT26 och skickar till studenten.
4. När studenten sedan antas till kurserna för HT26 finns det redan en faktura för det, därför skapas ingen automatisk extrafaktura nu heller.

Gör så här

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
2. Sök fram studentens faktura och klicka in på den.
3. Klicka på Skapa faktura.
4. En tom faktura läggs till. Ange:
   • Studieavgiftsperiod
   • Studieavgiftsperiodens omfattning
   • Studieavgift
   • Sista betalningsdag
5. Klicka på Spara.

Fakturan är nu skapad. Du skickar och hanterar betalningsnoteringar på samma sätt som på ordinarie fakturor.

Tillfällesbyte på kurspaketering (till exempel program)

När en avgiftsskyldig student byter tillfälle på ett program får det följande konsekvenser för fakturorna:

• Om studenten är betalningsskyldig vid tillfällesbytet: det skapas nya fakturor för det tillfälle studenten byter till, men de gamla fakturorna ligger också kvar. Du behöver manuellt inaktivera de fakturor som inte ska skickas ut (oftast för det tidigare tillfället).

• Om studenten är ej betalningsskyldig vid tillfällesbytet: det skapas inga nya fakturor för det nya tillfället. Fakturorna på det tidigare programtillfället tas automatiskt bort.

Tillfällesbyte (omregistrering) på kurs

Eftersom betalningen knyts till utbildningskod behövs ingen särskild hantering av betalningsskyldiga studenter vid tillfällesbyte på kurs (omregistrering). Så länge den betalda kursen har samma kurskod som tidigare betraktas kursen som betald, och studenten kan registreras på ett annat tillfälle utan att fakturan behöver hanteras på nytt.

Fakturor kan bara tas bort om det inte redan finns beslut eller transaktioner registrerade på den.

Fakturor kan tas bort automatiskt av Ladok, till exempel om:

• Studentens förväntade deltagande tas bort för den utbildning fakturan avser.
• Återbud läggs in för studenten på den utbildning fakturan avser.
• Tidigt avbrott läggs in för studenten på en fristående kurs som fakturan avser.

Det går även att ta bort fakturor manuellt (av personer med behörighet för det).

Borttagna fakturor visas inte för studenter. Personal kan söka fram borttagna fakturor i Ladok.

Sök fram borttagna fakturor

1. 1.Gå till: Studiedokumentation ” Avancerat ” Studieavgiftshantering  ” Borttagna fakturor
2. 2.Sök på studentens personnummer, namn, e-post, fakturans referensnummer eller sista betalningsdag.
   • Klicka på Visa sökfält för att välja vilka sökfält som visas
   • För att se alla borttagna fakturor: Klicka på Sök utan att ange sökparametrar.

I sökresultatet visas information om de borttagna fakturorna. Klicka på Visa kolumner för att välja vilka kolumner som visas.

Klicka på studentens personnummer för att se mer information om fakturan i studentens ändringslogg.

Sista betalningsdag på en faktura bestäms av två saker tillsammans: lärosätets inställningar sista betalningsdag och vilket datum fakturan faktiskt skickas till studenten.

De inställningar som gjorts för sista betalningsdag fungerar som ett tidigast möjligt datum, men eftersom sista betalningsdag alltid måste vara minst 10 dagar efter att fakturan skickats kan det faktiska datumet på fakturan bli senare om fakturan skickas ut sent.

Lärosätets egna schablondatum

Lärosätet kan själv lägga in schablondatum som används när nya fakturor skapas.

Schablomdatum läggs in via fliken Inställningar, se lathunden Inställningar för sista betalningsdag.

Defaultdatum om inga inställningar görs

Om lärosätet inte lägger in egna schablondatum kommer defaultdatumen nedan att användas på fakturor. Datumen är anpassade efter de internationella antagningsomgångarna MASTER och IK.

Sista betalningsdag blir olika beroende på om det är den första fakturan för en utbildning eller någon av de följande fakturorna.

Defaultdatum för nybörjare (första fakturan):

• Studier startar inom HT: 1 juni
• Studier startar inom VT: 1 december (året innan)
• Studier som startar utanför terminstider (under sommaren): 1 juni

Defaultdatum för fortsättare (följande fakturor):

• Studier startar inom HT: 10 augusti
• Studier startar inom VT: 10 januari

Sista betalningdag är 10 dagar efter fakturan skickas

Sista betalningsdag på studentens faktura blir alltid minst 10 dagar efter att fakturan skickas.

En betalningsskyldig student förs över till Ladok 28 juli. När du söker fram fakturan anges 7 augusti som sista betalningsdag (10 dagar efter 28 juli). Skickar du fakturan 31 juli ändras sista betalningsdag automatiskt till 10 augusti.