Här får du tips på hur du sätter upp din sökning i vyn för fakturor, så du säkerställer att du hittar rätt fakturor.

Välj vilka sökfält och kolumner som visas

Klicka på Visa sökfält för att anpassa vilka sökfält som visas på sidan, så du ser precis de fält du behöver.

Klicka på Visa kolumner för att anpassa vilka kolumner som visas i sökresultatet.

Dina val sparas i webbläsaren så du inte behöver göra om valen.

Aktiverade fakturor söks fram automatiskt

Sök på ett eller flera referensnummer

Sök på ett eller flera personnummer

Skriv in ett personnummer direkt i fältet för att söka på ett personnummer, eller klicka på pilen för att fälla ut ett större sökfält där du kan skriva in flera personnummer.

Personnummer kan skrivas med eller utan bindestreck, men måste skrivas med sekelsiffror.

Om studenten bytt personnummer i Ladok får du en träff oavsett om du söker på det tidigare eller nuvarande personnumret. I kolumnen ”Mer information” ser du information om det uppdaterade personnumret.

Här får du en översikt över hur de olika noteringarna påverkar fakturans status och återstående belopp. Bilderna visar hur det ser ut för dig som handläggare och för studenten.

Inbetalningar eller stipendium

När du noterar Inbetalningar eller Stipendium dras summan av från det som ska betalas på fakturan. Du kan lägga in flera noteringar på samma faktura, till exempel både en inbetalning och ett stipendium.

• Belopp att betala visar hur mycket som återstår att betala.
• Transaktioner visar de poster som lagts in, till exempel både en inbetalning och ett stipendium.
• Status för utbildningstillfället är Ej betald tills fakturans studieavgift är helt uppnådd. Då ändras status automatiskt till Helt betald, Helt stipendium eller Betald och stipendium, beroende på vilka noteringar som lagts in. Studenten kan registreras när status har ändrats.

Beslut som gäller hela fakturan

Besluten Undantag på faktura, Undantag på utbildning, Beslut helt betald och Betalning via samarbete avser hela fakturans studieavgift. Du anger inget belopp för dessa beslut.

• Belopp att betala innehåller inget belopp, eftersom informationen inte är relevant när hela fakturan omfattas av beslutet.
• Studenten kan registreras när beslutet lagts in.

Till skillnad från Inbetalning och Stipendium går det inte att kombinera dessa beslut med ytterligare noteringar på samma faktura, eftersom hela fakturan redan är hanterad.

Lathunden beskriver hur du noterar inbetalning, stipendium eller undantag på en faktura.

Gör så här

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
2. Sök fram fakturan du ska notera betalning för.
3. Klicka på länken för referensnummer.

4. Den valda fakturan visas. Klicka på Välj åtgärd.
5. Välj en av följande åtgärder:
   • Inbetalning för att notera det belopp studenten betalt.
   • Stipendium för att notera stipendiebelopp och vilken typ av stipendium studenten tilldelats.
   • Beslut helt betald för att notera att hela summan betalts, utan att ange belopp.
   • Undantag på utbildning om studenten ska undantas från betalning för hela utbildningen, alla kommande fakturor kommer då tas bort.
   • Undantag på faktura för att notera att studenten ska undantas från betalning på den aktuella fakturan (går inte att använda på extrafakturor).
   • Betalning via samarbete om studenten betalat till ett annat lärosäte inom ett utbildningssamarbete.

6. Klicka på Spara.

Noteringen sparas.

Med den här åtgärden noterar du inbetalningar som exakt motsvarar respektive fakturas studieavgift. Åtgärden går bara att använda för fakturor som ska ha samma transaktionsdatum.

Gör så här

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
2. Sök fram fakturorna att notera betalning för, till exempel genom att söka på referensnummer.
3. Markera de fakturor du ska notera helt fakturabelopp för.
4. Klicka på Välj åtgärd → Helt fakturabelopp.

5. En bekräftelseruta visas. Om några fakturor inte kan masshanteras visas deras referensnummer i rutan ”Fakturor som inte kan väljas”. Fäll ut panelen och klicka på länkarna för att hantera betalningen för dem separat.
6. Ange ett transaktionsdatum. Alla fakturor får samma datum.
7. Klicka på Inbetalning.

Fakturorna markeras som betalda. Inbetalt belopp noteras automatiskt som samma belopp som fakturans studieavgift, med det transaktionsdatum du angav.

Med den här åtgärden kan du markera flera fakturor som betalda samtidigt, utan att ange inbetald summa eller transaktionsdatum. Den passar till exempel för att efterskänka en valutadifferens eller för att uppfylla betalningskravet när en tidigare intäkt inte utnyttjats genom kursregistrering.

Gör så här

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
2. Sök fram fakturorna att notera betalning för, till exempel genom att söka på deras referensnummer.
3. Markera de fakturor som ska markeras som helt betalda.
4. Klicka på Välj åtgärd → Beslut helt betald.
5. Bekräfta i dialogrutan som öppnas.

Fakturorna markeras som betalda. Det framgår inte exakt vilken summa som betalats eller något transaktionsdatum.

Med den här åtgärden noterar du stipendium för flera fakturor samtidigt. Du kan ange en viss summa eller en viss procentsats av fakturans totala studieavgift.

Gör så här

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
2. Sök fram fakturorna att notera stipendium för, till exempel genom att söka på:
   • Personnummer
   • Typ: Kurspaketering
   • Studieavgiftsperiod startar inom vald termin: aktuell termin
3. Markera de fakturor som ska noteras med stipendium.
4. Klicka på Välj åtgärd → Stipendium.

5. En bekräftelseruta visas. Om några fakturor inte kan masshanteras visas deras referensnummer i rutan ”Fakturor som inte kan väljas”. Fäll ut panelen och klicka på länkarna för att hantera stipendiet för dem separat.
6. Ange:
   • Typ av stipendium
   • Procentsats eller belopp för stipendiet
   • Eventuellt beslutsdatum
7. Klicka på Spara.

De markerade fakturorna får en notering om stipendiet. Stipendiebeloppet blir antingen den valda procentsatsen av fakturans studieavgift eller det valda beloppet.

Den här åtgärden används för utbildningar inom ett utbildningssamarbete, där studenten gör inbetalningar till ett annat lärosäte. Den exakta summan noteras inte.

Gör så här

1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
2. Sök fram fakturor att notera betalning för, till exempel genom att söka på referensnummer. Sök även på inaktiverade fakturor, eftersom fakturorna automatiskt inaktiveras på de lärosäten som inte angetts som administrerande för utbildningssamarbetet.
3. Markera de fakturor som ska markeras som betalda via samarbete.
4. Klicka på Välj åtgärd → Betalning via samarbete.
5. Bekräfta i dialogrutan som öppnas.

Fakturorna markeras som betalda via samarbete. Det framgår inte inbetald summa eller transaktionsdatum.