Hoppa till innehållet

Ladokkonsortiet

Aktivera pågående programtillfällen för nya studieavgiftshanteringen

Du kan aktivera den nya studieavgiftshanteringen på programtillfällen (eller andra typer av kurspaketeringstillfällen) som studenter redan deltar på.

Aktiveringen sker från och med nästkommande termin. Om du till exempel aktiverar programtillfället under HT26 kan den nya studieavgiftshanteringen användas från och med VT27. Tidigare terminer hanteras enligt den tidigare studieavgiftshanteringen.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Aktivering av utbildningstillfällen.
  2. Sök fram utbildningstillfällena som du vill aktivera funktionaliteten för. Du kan till exempel söka fram alla utbildningstillfällen för en viss period eller en viss antagningsomgång.
  3. Fäll ut det tillfälle som du vill aktivera funktionaliteten för.
  4. Klicka på Aktivera fr. o. m. #X, där X är numret på den studieavgiftsperiod som aktiveringen kommer gälla från.

Tillfället har nu aktiverats för den nya studieavgiftshanteringen från och med nästkommande termin.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Aktivering av utbildningstillfällen med en expanderad rad. Expanderingspilen samt knappen Aktivera fr.o.m. #3 är markerade.

Dokumentera stöd för student

När studenten har beviljats pedagogiska stöd ska du dokumentera dem för studenten i Ladok.

Därefter kan studenten ansöka om att använda stödet när hen anmäler sig till ett aktivitetstillfälle i Ladok för studenter.

Gör så här

  1. Sök fram studenten.
  2. Gå till fliken Studentuppgifter.
  3. Klicka på Pedagogiskt stöd i vänstermenyn.
  4. Klicka på Dokumentera stöd.
  5. I dialogrutan som öppnas, ange:
    • Typ av stöd: Välj ett eller flera stöd i rullistan. Om ett stöd saknas i listan har det inte lagts upp i Ladok på ditt lärosäte än.
    • Fyll i Giltighetsperiod. Studenten kan bara använda stödet vid aktivitetstillfällen som genomförs inom den valda perioden.
  6. Klicka på Spara.

Nu är stödet dokumenterat för studenten, och hen kan ansöka om det när hen anmäler sig till ett aktivitetstillfälle.

Skärmbild från Ladok som visar fliken Studentuppgifter för en student. Menyvalet Pedagogiskt stöd är markerat.

Stöd med alternativ benämning

För vissa stöd kan du skriva en egen benämning som gäller just den här studenten.

I så fall kommer två fält för svensk respektive engelsk benämning att visas när du valt ett pedagogiskt stöd. Fyll i benämningen som ska gälla för studenten.

Skärmbild från Ladok som visar dialogrutan Dokumentera stöd. Fälten Svensk benämning och Engelsk benämning är markerade.

Ändra dokumenterade stöd

När ett pedagogiskt stöd dokumenteras för en student anges ett giltighetsdatum. Studenten kan bara använda stödet vid aktivitetstillfällen som genomförs inom den perioden. Det går att ändra giltighetsdatum i efterhand.

Om stödet har en alternativ benämning kan du även ändra benämningen.

Ändra ett stöd

  1. Sök fram studenten.
  2. Gå till fliken Studentuppgifter.
  3. Klicka på Pedagogiskt stöd i vänstermenyn.
  4. Klicka på Ändra i raden för stödet.
  5. Ändra datum i Giltig till och med eller den alternativa benämningen.
  6. Klicka på Spara.

Stödet är nu ändrat.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Dokumentera pedagogiskt stöd under fliken Studentuppgifter för en student. Menyn Välj under Åtgärd för ett av stöden är markerad och visar alternativen Ändra och Ta bort.

Ändra flera stöd

Du kan ändra Giltig till och med för flera stöd på en gång. Till exempel om flera stöd ska förlängas till samma slutdatum.

  1. Sök fram studenten.
  2. Gå till fliken Studentuppgifter.
  3. Klicka på Pedagogiskt stöd i vänstermenyn.
  4. Markera de stöd du vill ändra.
  5. Klicka på Ändra.
  6. Fyll i det nya datumet i Giltig till och med.
  7. Klicka på Spara.

Datumet är nu ändrat för alla stöd du markerade.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Dokumentera pedagogiskt stöd under fliken Studentuppgifter för en student. Flera stöd är valda i listan och knappen Ändra är markerad.

Ändra status från Avgiftsskyldig till Ej avgiftsskyldig

Ladok beräknar en students betalstatus för ett kurstillfälle direkt när studenten antas till det i Ladok. Avgiftsskyldiga studenter får ett hinder mot registrering på grund av obetald studieavgift.

Om studentens studieavgiftsskyldighet ändras från ”Avgiftsskyldig” till ”Ej avgiftsskyldig” efter att antagningen kommit in i Ladok behöver du manuellt ompröva studentens avgiftsskyldighet på kurstillfället.

Gör så här

  1. Sök fram studenten och gå till Studentuppgifter → Studieavgiftsskyldighet.
  2. Välj ett av följande:
    • Skapa ny post om avgiftsskyldighet manuellt, med ”Giltig fr.o.m.” senast satt till kurstillfällets startdatum.
    • Hämta avgiftsskyldigheter från NyA, kontrollera att ”Giltig fr.o.m.” senast är kurstillfällets startdatum.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftsskyldighet under fliken Studieuppgifter. Fliken Studentuppgifter är markerad, samt knapparna Ny studieavgiftsskyldighet och Hämta avgiftsskyldigheter från NyA.
  1. Gå till Studie- och anmälningsavgiftsbetalning i vänstermenyn.
  2. Välj fliken Ny hantering eller Tidigare hantering, beroende på vad ni använder på lärosätet.
    • Ny hantering: fäll ut panelen Ej betalningsskyldig per utbildning och klicka på Beräkna om i raden för kurstillfället.
    • Tidigare hantering: klicka på Välj → Beräkna om studieavgift i raden för kurstillfället.

Studentens avgiftsskyldighet för kurstillfället beräknas om och hindret mot registrering lyfts.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studie- och anmälningsavgiftsbetalning under fliken Studentuppgifter. Fliken Ny hantering från och med 2023 är markerad.

Ändra status från Ej avgiftsskyldig till Avgiftsskyldig

Ladok beräknar en students betalstatus för ett kurstillfälle direkt när studenten antas till det i Ladok. Ej avgiftsskyldiga studenter kan registrera sig utan att betala studieavgift.

Om studetens studieavgiftsskyldighet ändras till ”Avgiftsskyldig” efter att antagningen kommit in i Ladok behöver du säkerställa att betalstatus prövas om.

Gör så här

  1. Sök fram studenten och gå till Studentuppgifter → Studieavgiftsskyldighet.
  2. Välj ett av följande:
    • Skapa ny post om avgiftsskyldighet manuellt, med ”Giltig fr.o.m.” senast satt till kurstillfällets startdatum.
    • Hämta avgiftsskyldigheter från NyA, kontrollera att ”Giltig fr.o.m.” senast är kurstillfällets startdatum.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftsskyldighet under fliken Studieuppgifter. Fliken Studentuppgifter är markerad, samt knapparna Ny studieavgiftsskyldighet och Hämta avgiftsskyldigheter från NyA.
  1. Beroende på vilken studieavgiftshantering ni använder:
    • Ny hantering: Omprövningen sker automatiskt och en ny faktura skapas.
    • Tidigare hantering: Omprövningen sker inte automatiskt. Gå till Studentuppgifter → Studieavgifts- och anmälningsavgiftsbetalning → Tidigare hantering och klicka på Välj → Beräkna om studieavgift i raden för kurstillfället.

Studenten har nu hinder mot registrering på grund av obetald studieavgift.

Ändra status från ingen uppgift till Ej avgiftsskyldig

Om det inte finns information om en students studieavgiftsskyldighet vid kurstillfällets start kommer studenten få hinder mot registrering på grund av obetald studieavgift. Det inträffar oftast vid reservantagning, eftersom studenten då etableras i Ladok efter kursstart.

Om studenten inte ska vara avgiftsskyldig behöver information om det läggas in i Ladok.

Gör så här

  1. Sök fram studenten och gå till Studentuppgifter → Studieavgiftsskyldighet.
  2. Klicka på Ny studieavgiftsskyldighet.
  3. Ange att studenten är Ej avgiftsskyldig från och med kurstillfällets startdatum samt orsak.
  4. Klicka på Spara.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftsskyldighet under fliken Studieuppgifter. Fliken Studentuppgifter är markerad, samt knappen Ny studieavgiftsskyldighet.

När du sparat posten prövar Ladok automatiskt om studentens studieavgiftsskyldighet på kurstillfället. Eftersom studenten inte längre är avgiftsskyldig kommer hindret mot registrering lyftas, och studenten kan registreras.

Ändra utbildningstillfälle från Ej studieavgiftsbelagd till Studieavgiftsbelagd

Om ett kurstillfälle felaktigt lagts in som ”Ej avgiftsbelagd” kan det ändras i efterhand.

Ändringen på utbildningstillfället får inte automatiskt genomslag på de avgiftsskyldiga studenterna, och de kan fortfarande registrera sig utan att betala studieavgift. Du behöver därför manuellt ompröva betalstatus för de studenterna.

Gör så här

Utbildningstillfället behöver först ändras från ”Ej studieavgiftsbelagd” till ”Studieavgiftsbelagd” av en person med behörighet för det. När det är gjort kan du ompröva betalstatusen:

  1. Sök fram den studieavgiftsskyldiga studenten.
  2. Gå till Studentuppgifter → Studieavgifts- och anmälningsavgiftsbetalning.
  3. Gå till Tidigare betalning.
  4. I raden för kurstillfället: klicka på Välj → Beräkna om studieavgift.

Betalstatusen ändras till ”Ej betald” och studenten hindras från att registreras.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studie- och anmälningsavgiftsbetalning under fliken Studentuppgifter. Fliken Tidigare hantering är markerad, samt alternativet Beräkna om studieavgift i rullistan för åtgärd.

Registrerade studenter

Om en student redan var registrerad på kurstillfället innan det ändrades till ”Studieavgiftsbelagd” behålls registreringen, även efter att betalstatus omprövats. Om studenten betalt studieavgiften bör du ändra betalstatus till Betald, för att ha korrekt data för studenten och i uppföljningssyfte.

Navigera mellan aktivitetstillfället och ansökningar om pedagogiskt stöd

Du kan gå från ett aktivitetstillfälle till dess ansökningar, eller direkt från en ansökan om pedagogiskt stöd till aktivitetstillfället den gäller.

Från aktivitetstillfälle till ansökningar

  1. Gå till Aktivitetstillfällen i huvudmenyn.
  2. Sök fram aktivitetstillfället.
  3. Klicka på Välj åtgärd i raden för aktivitetstillfället.
  4. Klicka på Visa ansökningar om pedagogiskt stöd.

Du ser nu en lista över alla ansökningar om pedagogiskt stöd för det aktivitetstillfället.

Skärmbild från Ladok som visar fliken Aktivitetstillfällen i vyn Aktivitetstillfällen, med menyn Välj öppen för ett av aktivitetstillfällena. Menyvalet Visa ansökningar om pedagogiskt stöd är markerat.

Från ansökan till aktivitetstillfälle

  1. Gå till Aktivitetstillfällen i huvudmenyn.
  2. Gå till fliken Ansökningar om pedagogiskt stöd.
  3. Sök fram en ansökan och klicka in på den.
  4. Högst upp i ansökan finns en länk till aktivitetstillfället. Klicka på länken.

Du ser nu administrationsvyn för aktivitetstillfället.

Skärmbild från Ladok som visar en ansökan om pedagogiskt stöd. Länken till aktivitetstillfället är markerad.

Status på ansökan om pedagogiskt stöd

Här ser du vilka statusar en ansökan om pedagogiskt stöd kan ha och vad varje status betyder.

Inkommen
Beslut har inte fattats ännu. Om ansökan gäller flera stöd behåller den status ”Inkommen” tills beslut har fattats om samtliga stöd.

Beslutad
Beslut har fattats om alla stöd i ansökan, men ansökan är inte slutförd och studenten har inte meddelats.

Slutförd
Beslut har fattats och studenten har meddelats.

Avbruten
Användare i Ladok för personal har avanmält studenten från aktivitetstillfället.

Återkallad
Studenten har tagit tillbaka sin ansökan eller avanmält sig från aktivitetstillfället.

Avskriven
Personal har beslutat att avskriva en återkallad eller avbruten ansökan.

Ändrad ansökan

Studenten kan ändra sin ansökan under hela ansökningsperioden, även om beslut redan har fattats och ansökan är slutförd. Du kan då behöva fatta nya beslut och slutföra ansökan igen.

Så ändras statusen

  • Om ansökan var Beslutad eller Slutförd och studenten lägger till ett rekommenderat stöd, går statusen tillbaka till Inkommen.
  • Om ansökan var Slutförd och studenten lägger till ett beslutat stöd, går statusen tillbaka till Beslutad.
  • Om ansökan var Slutförd och studenten tar bort ett stöd, går statusen tillbaka till Beslutad.

Det här ser du i ansökan

Du ser vilka stöd studenten har ansökt om.

  • Ett beslut som redan fanns ligger kvar, men du kan ändra det. Se stödet ”Tentera i mindre grupp” på bilden
  • Nya stöd som studenten har lagt till i ansökan visas och kan beslutas. Se stödet ”Förlängd tid: 1 timme” på bilden
  • Stöd som studenten har tagit bort från ansökan visas också och vilket beslut de hade om det redan fanns ett. Se stödet ”Ergonomiskt stöd” på bilden.
Skärmbild från Ladok som visar avsnittet Sökta stöd i en ansökan om pedagogiskt stöd. Ett sökt stöd som ännu inte har beslutats, med alternativen Bifall och Avslag, är markerat, liksom avsnittet Stöd som studenten har tagit bort från ansökan.