Hoppa till innehållet

Ladokkonsortiet

Dokumentera individuell studieplan

Om doktorandens individuella studieplan skapas utanför Ladok kan du som handläggare dokumentera information om den i Ladok.

Det går att dokumentera individuell studieplan när doktoranden är antagen till utbildningen i Ladok. När doktoranden är registrerad kan hen se den individuella studieplanen i Ladok för studenter.

Gör så här

  1. Sök fram doktoranden och gå till Studentuppgifter → Dokumentera beslut.
  2. I panelen för ämnet på forskarnivå: Klicka på Dokumentera beslut under rubriken Individuell studieplan.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Dokumentera beslut under fliken Studentuppgifter. Fliken Studentuppgifter samt knappen Dokumentera beslut under rubriken Individuell studieplan är markerade.
  1. Ange fastställandedatum, fastställd av och beskrivning i dialogrutan. Du kan till exempel skriva in information om den individuella studieplanen eller var dokumentet med den beslutade studieplanen kan hittas.
  2. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och den individuella studieplanen dokumenteras.

Klicka på Välj i raden för den individuella studieplanen för att visa informationen, ändra eller ta bort.

Dokumentera studieaktivitet och -finansiering för en doktorand

Studieaktivitet och -finansiering ska dokumenteras för doktoranderna en gång per halvår. Uppgifterna rapporteras vidare till SCB.

Det går att dokumentera studieaktivitet och -finansiering när doktoranden har registrerats på sina studier.

Gör så här

  1. Sök fram doktoranden och gå till Studentuppgifter → Studieaktivitet och -finansiering.
  2. Klicka på Ny studieaktivitet i rutan för ämnet du ska dokumentera för.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieaktivitet och -finansiering under fliken Studentuppgifter. Fliken Studentuppgifter samt knappen Ny studieaktivitet är markerade.
  1. I dialogrutan, ange:
    • Kalenderhalvår: Det halvår du ska dokumentera för. Du kan bara välja kalenderhalvår som startar före dagens datum och där det inte redan finns studieaktivitet och -finansiering.
    • Ämnestillfälle: Tillfället doktoranden är registrerad på.
    • Datumperiod: Ange datumperiod och total omfattning för doktorandens aktivitet inom kalenderhalvåret. Om du anger en datumperiod som är kortare än hela kalenderhalvåret läggs automatiskt en ny period till för resterande tid, som du fyller i separat. Du kan till exempel använda detta för att dokumentera att doktoranden varit 100 % aktiv de första fyra månaderna, men sedan haft 0 % aktivitet de sista två.
    • Varav finansierad andel är: Ange hur många procent av den totala omfattningen som är finansierad av respektive typ. Om du anger en andel mindre än 100 % läggs automatiskt nya fält till för att fylla i resterande andel.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Ny studieaktivitet och -finansiering.
  1. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och uppgifterna sparas.

Doktoranden kan se studieaktivitet i Ladok för studenter samt på registreringsintyg.

Dokumentera studieaktivitet och -finansiering för flera doktorander

Studieaktivitet och -finansiering dokumenteras för doktoranderna en gång per halvår. Uppgifterna rapporteras vidare till SCB.

Här beskrivs hur du dokumenterar studieaktivitet och -finansiering för flera doktorander.

Gör så här

  1. Gå till Hantera flera → Dokumentera studieaktivitet och -finansiering.
  2. Du kan söka på:
    • Organisationsenhet: fakulteten, institutionen eller motsvarande som doktorandernas ämne på forskarnivå ges på. Flera kan väljas.
    • Kurspaketering (valbar): Välj en eller flera ämnen på forskarnivå. Du måste välja organisationsenhet först.
    • Studieaktivitet och -finansiering dokumenteras för: Välj det halvår du ska dokumentera för nu. Ladok söker fram de doktorander som inte redan fått studieaktivitet och -finansiering dokumenterat för halvåret, men som har pågående studier inom halvåret.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Dokumentera studieaktivitet och -finansiering under fliken Studiedokumentation. Menyalternativet Hantera flera är markerat.
  1. I tabellen med sökresultat: klicka på Dokumentera i raden för en student (längst ut till höger).
  2. I dialogrutan, ange:
    • Kalenderhalvår: Det halvår du ska dokumentera för. Du kan bara välja kalenderhalvår som startar före dagens datum och där det inte redan finns studieaktivitet och -finansiering.
    • Ämnestillfälle: Tillfället doktoranden är registrerad på.
    • Datumperiod: Ange datumperiod och total omfattning för doktorandens aktivitet inom kalenderhalvåret. Om du anger en datumperiod som är kortare än hela kalenderhalvåret läggs automatiskt en ny period till för resterande tid, som du fyller i separat. Du kan till exempel använda detta för att dokumentera att doktoranden varit 100 % aktiv de första fyra månaderna, men sedan haft 0 % aktivitet de sista två.
    • Varav finansierad andel är: Ange hur många procent av den totala omfattningen som är finansierad av respektive typ. Om du anger en andel mindre än 100 % läggs automatiskt nya fält till för att fylla i resterande andel.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Ny studieaktivitet och -finansiering, inklusive uppgifter om studentens senaste period med dokumenterad studieaktivitet och -finansiering.
  1. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och uppgifterna sparas. Doktoranden kan se studieaktivitet i Ladok för studenter samt på registreringsintyg.

Upprepa steg 3-5 med nästa doktorand i listan.

Dokumentera studieaktivitet och -finansiering för doktorander som läser samma ämne

Studieaktivitet och -finansiering ska dokumenteras för doktoranderna en gång per halvår. Uppgifterna rapporteras vidare till SCB.

Här beskrivs hur du dokumenterar studieaktivitet och -finansiering för flera doktorander om de läser samma ämne på forskarnivå. Om doktoranderna läser olika ämnen, se lathund dokumentera studieaktivitet och -finansiering för flera doktorander.

Gör så här

  1. Gå till Kurspaketering i den gröna menyraden.
  2. Sök fram ett ämne på forskarnivå och klicka in på ett ämnestillfälle i listan, det spelar ingen roll vilket.
  3. I rutan Visa deltagare för tillfälle: Välj att se alla tillfällen.
Skärmbild från Ladok som visar en vy under fliken Kurspaketering. Fliken Kurspaketering samt kryssrutan Markera alla är markerade.
  1. I raden för en doktorand: Klicka på Välj → Dokumentera studieaktivitet och -finansiering.
  2. I dialogrutan, ange:
    • Kalenderhalvår: Det halvår du ska dokumentera för. Du kan bara välja kalenderhalvår som startar före dagens datum och där det inte redan finns studieaktivitet och -finansiering.
    • Ämnestillfälle: Tillfället doktoranden är registrerad på.
    • Datumperiod: Ange datumperiod och total omfattning för doktorandens aktivitet inom kalenderhalvåret. Om du anger en datumperiod som är kortare än hela kalenderhalvåret läggs automatiskt en ny period till för resterande tid, som du fyller i separat. Du kan till exempel använda detta för att dokumentera att doktoranden varit 100 % aktiv de första fyra månaderna, men sedan haft 0 % aktivitet de sista två.
    • Varav finansierad andel är: Ange hur många procent av den totala omfattningen som är finansierad av respektive typ. Om du anger en andel mindre än 100 % läggs automatiskt nya fält till för att fylla i resterande andel.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Ny studieaktivitet och -finansiering, inklusive uppgifter om studentens senaste period med dokumenterad studieaktivitet och -finansiering.
  1. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och uppgifterna sparas. Doktoranden kan se studieaktivitet i Ladok för studenter samt på registreringsintyg.

Upprepa steg 4-6 med nästa doktorand i listan.

Dokumentera uppnådd andel

Du kan dokumentera uppnådd andel för att visa hur stor del av forskarutbildningen som doktoranden har genomförts vid en viss tidpunkt.

Det går att dokumentera uppnådd andel när doktoranden har registrerat sig.

Gör så här

  1. Sök fram doktoranden och gå till Studentuppgifter → Dokumentera beslut.
  2. I panelen för ämnet på forskarnivå: klicka på Dokumentera beslut under rubriken Uppnådd andel.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Dokumentera beslut under fliken Studentuppgifter. Fliken Studentuppgifter samt knappen Dokumentera beslut under rubriken Uppnådd andel är markerade.
  1. I dialogrutan, ange:
    • Period: Välj period som avses, till exempel kalenderhalvår.
    • Uppnådd andel: Ange andelen i procent.
    • Beskrivning: Skriv in information om beslutet, t.ex. diarienummer eller vad andelen avser.
  2. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och uppgiften sparas.

Klicka på Välj i raden för uppgiften för att visa, ändra eller ta bort.

Dokumentera alla kurser klara

Du kan dokumentera alla kurser klara för att förmedla att doktoranden har blivit klar med alla kurser inom ämnet på forskarnivå.

Gör så här

  1. Sök fram doktoranden och gå till Studentuppgifter → Dokumentera beslut.
  2. I panelen för ämnet på forskarnivå: klicka på Dokumentera beslut under rubriken Alla kurser klara.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Dokumentera beslut under fliken Studentuppgifter. Fliken Studentuppgifter samt knappen Dokumentera beslut under rubriken Alla kurser klara är markerade.
  1. I dialogrutan, ange:
    • Datum: Datumet för beslutet.
    • Beskrivning: Skriv in information om beslutet, t.ex. diarienummer eller vilka kurser som får räknas in i examen.
  2. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och uppgiften sparas.

Klicka på Välj i raden för beslutet för att visa informationen, ändra eller ta bort.

Exempel på hur utbildning på forskarnivå kan läggas upp

Den här sidan visar fem konkreta exempel på hur utbildning på forskarnivå kan läggas upp i Ladok.

Exempel 1: Läser mot doktorsexamen

Doktoranden ska antas direkt till en utbildning på 240 hp, med målet att ta ut en doktorsexamen. Hen får samtidigt en fyraårig doktorandanställning.

Så gör du i Ladok

  1. Skapa ett ämnestillfälle. Ange:
    • Avses leda till: Doktorsexamen
    • Studieperiod: En datumperiod på totalt 4 år (kan förlängas senare)
  2. Anta doktoranden på ämnestillfället.
  3. Anta doktoranden till ett individuellt tillfälle på en doktorsavhandling.
  4. Anta doktoranden löpande till kurser och åtaganden under studietiden.

Exempel 2: Läser mot licentiatexamen

Doktoranden antas till en utbildning på 120 hp, med målet att ta ut en licentiatexamen. Hen får samtidigt en tvåårig doktorandanställning.

Så gör du i Ladok

  1. Skapa ett ämnestillfälle. Ange:
    • Avses leda till: Licentiatexamen
    • Specificerat omfattningsvärde: 120 hp (detta är värdet som visas i Ladok, t.ex. i studieplan och registreringsintyg)
    • Studieperiod: En datumperiod på totalt 2 år (kan förlängas senare)
  2. Anta doktoranden på ämnestillfället.
  3. Anta doktoranden till ett individuellt tillfälle på en licentiatuppsats.
  4. Anta doktoranden löpande till kurser och åtaganden under studietiden.

Exempel 3: Går vidare från licentiat- till doktorsexamen, inom samma ämne

Doktoranden antas först mot licentiatexamen (120 hp, tvåårig anställning). Efter två år beviljas hen förlängning för att i stället ta ut en doktorsexamen – inom samma ämne vid samma lärosäte.

Förlopp: Antas mot licentiatexamen → Beviljas förlängning mot doktorsexamen → Tillfällesbyte till nytt ämnestillfälle → Doktorsexamen utfärdas

Så gör du i Ladok

  1. Skapa ett nytt ämnestillfälle med:
    • Avses leda till: Doktorsexamen
    • Studieperiod: 2 år (kan förlängas senare)
    • Studieperiodens omfattningsvärde: 120 hp (d.v.s. den återstående omfattningen)
    • Senare del: Ja eller Ej angivet. Detta används för utbildning doktoranden inte tidigare deltagit i, men som hen nu ska läsa den senare delen av. Senare del kan anges nu eller när tillfället läggs på doktoranden.
  2. Anta doktoranden till det nya tillfället genom ett tillfällesbyte.

Exempel 4: Går vidare mot doktorsexamen, med tidigare licentiatexamen inom annat ämne

Doktoranden tog tidigare ut en licentiatexamen inom ett ämne, till exempel datalogi. Hen ansöker sedan om fortsatta studier mot doktorsexamen inom ett annat ämne, till exempel datorkommunikation, och får tidigare licentiatexamen tillgodoräknad.

Förlopp: Antas mot licentiatexamen (Datalogi) → Licentiatexamen utfärdas → Beviljas tillgodoräkning inom doktorsexamen → Antas mot doktorsexamen (Datorkommunikation) → Doktorsexamen utfärdas

Så gör du i Ladok

  1. Skapa ett nytt ämnestillfälle (inom det nya ämnet) med:
    • Avses leda till: Doktorsexamen
    • Studieperiod: 2 år (kan förlängas senare)
    • Studieperiodens omfattningsvärde: 120 hp (d.v.s. den återstående omfattningen)
    • Senare del: Ja, eftersom doktoranden inte har något tidigare deltagande i just detta ämne, utan antas direkt till den senare delen.
  2. Anta doktoranden till ämnestillfället.

Exempel 5: Licentiatexamen från annat lärosäte, fortsätter mot doktorsexamen

Doktoranden har sedan tidigare en licentiatexamen från ett annat lärosäte (svenskt eller utländskt). Det egna lärosätet beviljar fortsatta studier mot doktorsexamen och tillgodoräknar den tidigare licentiatutbildningen.

Förlopp: Licentiatexamen utfärdas (annat lärosäte) → Tillgodoräkning beviljas → Antas mot doktorsexamen (eget lärosäte) → Doktorsexamen utfärdas

Så gör du i Ladok:

  1. Skapa ett ämnestillfälle med:
    • Avses leda till: Doktorsexamen
    • Studieperiod: 2 år (kan förlängas senare)
    • Studieperiodens omfattningsvärde: 120 hp (återstående omfattning)
    • Senare del: Ja — doktoranden har inget tidigare deltagande i denna kurspaketering vid det egna lärosätet.
  2. Anta doktoranden till ämnestillfället. Antagningen markeras med senare del.

Masshantera återbud för studieavgiftsskydliga studenter

Om en student inte betalar sin första faktura för en utbildning i tid kan du lägga in återbud för studenten. Återbud innebär att studenten förlorar sin plats på utbildningen eftersom hen inte har uppfyllt sitt studieavgiftsvillkor vid sista betalningsdag.

Återbud kan läggas in för flera studenter samtidigt dock endast om följande krav uppfylls:

  • Fakturan är den första på utbildningstillfället
  • Fakturan har status ”Ej betald”
  • Fakturan saknar betalningsnoteringar
  • Fakturans sista betalningsdag har passerat med minst tre dagar

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Sök fram fakturor med följande kriterier:
    • #Faktura: 1
    • Skickad till student: Ja
    • Status: Ej betald
    • Det kan underlätta att även begränsa sökningen på studieavgiftsperiod eller antagningsomgång.
  3. Markera de du ska lägga återbud på.
  4. Klicka på Välj åtgärd → Återbud.
  5. En bekräftelseruta visas. Kontrollera informationen och bekräfta.

Återbud läggs in för de markerade studenterna med återbudsorsak ”Uteblev”. Fakturorna för utbildningen tas bort.

Skärmbild från Ladok som visar sidan Studieavgiftshantering under fliken Fakturor. Filtreringsfälten samt knappen "Välj åtgärd" är markerade.

Fakturor tas bort vid återbud

När du lägger in återbud tas studentens fakturor för utbildningen bort automatiskt. Fakturorna visas då varken i Ladok för personal eller i Ladok för studenter.

Det går att söka fram borttagna fakturor under: Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Borttagna fakturor.

I studentens ändringslogg för studieavgifter hittar du information om borttaget. Du ser den genom att söka fram studenten → Studentuppgifter → Ändringslogg studieavgifter.

Skärmbild från Ladok som visar fliken Studentuppgifter med vyn Ändringslogg studieavgifter. Kolumnerna Händelse och Anteckning är markerade.

Fakturor som inte tas bort automatiskt

Om det redan finns en notering på fakturan (t.ex. inbetalning eller stipendium) kommer den inte tas bort automatiskt. Istället visas ett varningsmeddelande där fakturan söks fram och i fakturavyn. Kommande fakturor på utbildningen tas bort.

  • Du kan välja att ta bort noteringen, då kan fakturan tas bort manuellt genom: Välj åtgärd → Ta bort faktura.
  • Du kan välja att låta noteringen ligga kvar och istället notera återbetalning. Då kommer fakturan inte kunna tas bort.
Skärmbild från Ladok som visar sidan Studieavgiftshantering under fliken Fakturor. Kolumnen Mer information är markerad.

Fakturors antal och omfattning

När en studieavgiftsskyldig students antagning förs in i Ladok skapas fakturor för hela den utbildning som studenten är betalningsskyldig för. Vad omfattningen i hp blir och vilken period fakturan gäller beskrivs nedan.

Antal fakturor

För utbildningstillfällen som omfattar mer än 30 hp skapas vanligtvis flera fakturor. Vad Ladok föreslår beror på:

  • Förhållandet mellan ”Studieavgift: total avgift” och ”Studieavgift: första delbetalning”
  • Studietakt för utbildningstillfället
  • Vilka terminstider som angetts för lärosätet

Fakturornas omfattning

Första fakturan för ett utbildningstillfälle kommer alltid att omfatta minst 30 hp (men kan omfatta mer). Perioden som fakturan gäller kommer att anpassas efter omfattning i hp i relation till lärosätets terminstider och sista terminens slutdatum.

Exempel:

Tabell med exempel på hur fakturors omfattning i Ladok beräknas utifrån utbildningens omfattning och takt.

Studieavgiftsperioderna anpassas för att täcka hela läsåret

  • Fakturor för hösttermin: Gäller höstterminens datumperiod.
  • Fakturor på vårterminer med efterföljande hösttermin: Gäller från vårterminens startdatum till en dag innan höstterminens startdatum. Eventuella sommarkurser kommer alltså inkluderas i vårterminens faktura.
  • Fakturor för vårtermin utan efterföljande hösttermin: Gäller från vårterminens startdatum till slutdatum för programtillfället
Diagram som visar hur Ladok anpassar fakturornas studieavgiftsperioder så att de tillsammans täcker hela läsåret, inklusive sommaruppehållet mellan vår- och hösttermin.

Se fakturorna Ladok föreslår

Du kan se information om fakturorna Ladok föreslår genom att:

  1. Gå till: Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Aktivering av studieavgiftshantering.
  2. Sök fram programmet du vill se fakturor för.
  3. I kolumnen Studieavgiftsperioder visas hur många fakturor Ladok föreslår.
  4. Klicka på pilen i raden för att fälla ut och se mer information.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Aktivering av utbildningstillfällen. Kolumnen Studieavgiftsperioder samt pilen för att expandera raden med de detaljerade studieavgiftsperioderna är markerade.