Hoppa till innehållet

Ladokkonsortiet

Anta till ämnestillfälle

För att anta en doktorand till forskarnivå börjar du med ämnestillfället. På ämnestillfället framgår till exempel vilket ämne doktoranden läser, studieperiod och om det avses leda till doktors- eller licentiatexamen.

Gör så här

  1. Sök fram doktoranden och gå till fliken Studiedeltagande.
  2. Klicka på Ny studieplan.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studiedeltagande för en student. Fliken Studiedeltagande och knappen Ny studieplan är markerade.
  1. I dialogrutan: sök fram Ämnet på forskarnivå.
  2. Bland sökresultaten: välj ämne på forskarnivå i fältet Välj kurspaketering, och sedan ämnestillfälle i fältet Välj tillfälle.
  3. I fältet Tillgängligt från och med: Ange det datum doktoranden förväntas påbörja sina studier.
  4. Ange om doktoranden deltar på senare del av ämnestillfället eller inte. Om det redan angetts på ämnestillfället när det skapades går det inte att göra valet här.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Ny studieplan, steget Sök och välj tillfälle.
  1. Gå till nästa sida och klicka på Bekräfta.

Doktoranden har nu ett förväntat deltagande på ämnestillfället.

Du kan nu lägga till doktorandens kurser, åtaganden och forskningsarbete inom ämnestillfället.

Anta till forskningsarbete

I Ladok kallas licentiatuppsats och doktorsavhandling gemensamt för ”Forskningsarbete”.

När doktoranden har antagits på sitt ämnestillfälle kan du anta doktoranden till forskningsarbetet. Doktoranden kan sedan registreras på det.

Gör så här

  1. Sök fram doktoranden och gå till fliken Studiedeltagande.
  2. I raden för ämnestillfället: klicka på Välj och sedan Lägg till individuellt tillfälle.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studiedeltagande för en student. Fliken Studiedeltagande och alternativet Lägg till individuellt tillfälle i rullgardinsmenyn Välj är markerade.
  1. I dialogrutan:
    • Sök fram forskningsarbetet som doktoranden ska delta på och markera det bland sökresultaten.
    • Beroende på lärosätets inställningar kan du behöva välja vilken typ av tillfälle doktoranden ska delta på.
  2. Gå till nästa sida i dialogrutan.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Skapa individuellt tillfälle/individuellt åtagande, steget Välj typ. Fältet Typ av tillfälle är markerat.
  1. Nu visas information om forskningsarbetet. Gå till nästa sida i dialogrutan.
  2. Fyll i information om tillfället, alltså det som doktoranden ska registreras på. Vissa fält har automatiskt föreslagna värden, men du kan ändra vid behov.
    • Med planerad start: Välj det halvår doktoranden påbörjar studierna
    • Registreringsperiod: Ange en registreringsperiod om doktoranden ska kunna registrera sig själv.
  3. Gå till nästa sida i dialogrutan.
  4. Ange beslutsfattare och beslutsdatum.
  5. Gå till nästa sida i dialogrutan, och klicka på Bekräfta.

Det individuella tillfället skapas, det kan ta några sekunder innan det syns på sidan.

När det individuella tillfället har skapats kan du registrera doktoranden. Om du angav en registreringsperiod för tillfället kan doktoranden registrera sig själv via Ladok för studenter.

Skärmbild från Ladok som visar vyn Studiedeltagande för en student. Alternativet Registrera i rullgardinsmenyn Välj är markerat.

Återkallad ansökan

En ansökan kan återkallas om studenten:

  • Ångrar sin ansökan och väljer att återkalla den i Ladok för studenter. Det går att göra under hela ansökningsperioden.
  • Avanmäler sig från aktivitetstillfället. Det går att göra fram till att aktivitetstillfället genomförs.

Ansökan får då status ”Återkallad”.

  • Personal kan söka fram och avskriva återkallade ansökningar.
  • Studenten ser inte återkallade ansökningar. Under ansökningsperioden kan studenten göra en ny ansökan om pedagogiskt stöd.

Sök fram och avskriv återkallade ansökningar

  1. Gå till Aktivitetstillfällen i huvudmenyn
  2. Gå till fliken Ansökningar om pedagogiskt stöd
  3. Sök fram ansökningar med status ”Återkallad”
    • Filtrera eventuellt på fler parametrar, till exempel ett visst aktivitetstillfälle eller datum.
  4. De återkallade ansökningarna visas. Du kan avskriva dem en och en, eller flera samtidigt:
    • Markera ansökningar i listan och klicka på Avskriv
    • Klicka in på en ansökan och klicka på Avskriv

Ansökan får status Avskriven.

Skärmbild från Ladok som visar fliken Ansökningar om pedagogiskt stöd i vyn Aktivitetstillfällen, filtrerad på status Återkallad. Knappen Avskriv är markerad.

Att tänka på innan du skickar fakturor

En faktura skapas automatiskt när en students antagning förs in i Ladok, men för att fakturan ska bli tillgänglig för studenten behöver du skicka den. Innan du skickar ut fakturor är det bra att kontrollera att inget har hänt i studenternas studiegång som påverkar fakturorna, samt att alla studenter har en mejladress.

Hitta fakturor som behöver kontrolleras

  1. Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
  2. Använd sökparametern Studieavgiftsperiod startar inom vald period för att söka fram fakturor för innevarande eller kommande termin.
  3. I kolumnen längst till höger, Mer information, ser du om något behöver kontrolleras eller åtgärdas för respektive faktura.
  4. Klicka på referensnumret för att se detaljer om fakturan och besluta om eventuell åtgärd.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studieavgiftshantering, fliken Fakturor med sökresultat. Filtret Studieavgiftsperiod startar inom vald termin samt kolumnen Mer information är markerade.

Åtgärder

Vilken åtgärd du behöver vidta beror på vilket meddelande som visas:

  • Åtgärda grundorsaken. Till exempel om meddelandet är ”E-post saknas” visas går det inte att skicka fakturan förrän du lagt in studentens mejladress i Ladok. Ett annat exempel är meddelandet ”Uppgift saknas gällande studieavgiftsskyldighet”, då kan du kan du antingen kontrollera och lägga in avgiftsskyldigheten, eller skicka ut de fakturorna en och en.
  • Besluta om eventuell återbetalning. Det här gäller till exempel meddelandet ”Flyttad till programstruktur”, där en fristående kurs som redan betalats har lyfts in under programstudier.
  • Kontrollera att betalningarna stämmer med studier. Exempel är meddelandet ”Förberett/genomfört tillfällesbyte” där handläggaren kan vilja kontrollera att det inte skickas fakturor för både det tidigare utbildningstillfället och det nya. Meddelandet visas även för förberedda tillfällesbyten som inte är genomförda. I dessa fall kan det vara bra att kontrollera med handläggare eller student vilket tillfälle studenten ska läsa inom.

Betalningsskyldighet vid antagning och under studietiden

Studentens studieavgiftsskyldighet vid tidpunkten för utbildningstillfällets start avgör om studenten ska betala för utbildningen. Betalningsskyldigheten kontrolleras av Ladok när studentens antagning förs in, antingen från NyA eller via direktantagning i Ladok.

Är studenten ”Avgiftsskyldig” vid utbildningens start skapas det fakturor för hela utbildningen.

Är studenten ”Ej avgiftsskyldig” vid utbildningens start skapas det inte några fakturor.

Diagram som visar att avgiftsskyldighet styr betalningsskyldighet: perioden ej avgiftsskyldig ger ingen faktura, medan avgiftsskyldighet efter antagning till fristående kurs ger betalningsskyldighet och faktura.

Förändrad avgiftsskyldighet och betalningsskyldighet under pågående studier

Betalningsskyldigheten för en student kan variera under utbildningens gång om studieavgiftsskyldigheten ändras, eller om undantag läggs in.

Exemplet nedan visar en student som var avgiftsskyldig vid antagning till ett masterprogram, fakturor skapades därmed för programmet. Studenten fick sedan tidsbegränsat uppehållstillstånd och status ”Ej avgiftsskyldig” inlagt i Ladok. Fakturorna på programmet togs därmed automatiskt bort. Efter uppehållstillståndets slut ändrades avgiftsstatus återigen till ”Avgiftsskyldig”, men fakturor skapas inte automatiskt på programmet. Om studenten nu antas till fristående kurser kommer studenten vara betalningsskyldig för dem (men handläggare kan välja att lägga in undantag, t.ex. vid förlängningsansökan för uppehållstillståndet).

Diagram som visar hur avgiftsskyldighet påverkar fakturering: avgiftsskyldighet ger betalningsskyldighet och fakturor, medan perioden ej avgiftsskyldig gör att fakturor tas bort automatiskt. Vid ny avgiftsskyldighet kan ett manuellt inlagt undantag tillfälligt förhindra fakturering, men annars skapas en faktura.

Dokumentera studiebehörighet

Du kan dokumentera hur doktoranden uppfyller utbildningens behörighetskrav.

Det går att dokumentera studiebehörighet när doktoranden är antagen till utbildningen i Ladok.

Gör så här

  1. Sök fram doktoranden och gå till Studentuppgifter → Studiebehörighet.
  2. Klicka på Skapa ny studiebehörighet.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Studiebehörighet under fliken Studentuppgifter. Fliken Studentuppgifter samt knappen Skapa ny studiebehörighet är markerade.
  1. I dialogrutan som öppnas, ange:
    • Datum: Det datum studiebehörigheten gäller från.
    • Utbildningstillfälle: Tillfället för ämnet på forskarnivå.
  2. Välj ett av följande sätt att fylla i studiebehörighet:
    • Ange behörighet i form av utbildning eller motsvarande (fritext)
    • Ange behörighet i form av examen
    • Ange undantag från behörighet
  3. Klicka på Spara.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Ny studiebehörighet. Alternativen "Ange behörighet i form av utbildning eller motsvarande (fritext)", "Ange behörighet i form av examen" och "Ange undantag från behörighet" är markerade.

Dialogrutan stängs och studiebehörigheten sparas.

Om något blir fel kan du ta bort studiebehörigheten och lägga in en ny med korrekt information.

Dokumentera antagning

Du kan dokumentera beslutet om antagning till licentiat- eller doktorandstudierna.

Det går att dokumentera beslut om antagning när doktoranden är antagen till utbildningen i Ladok.

Gör så här

  1. Sök fram doktoranden och gå till Studentuppgifter → Dokumentera beslut.
  2. I panelen för ämnet på forskarnivå: Klicka på Dokumentera beslut under rubriken Antagning.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Dokumentera under fliken Studentuppgifter. Rubriken Matematisk analys samt knappen Ny studieaktivitet är markerade.
  1. I dialogrutan: Ange information om antagningsbeslutet.
  2. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och uppgiften sparas.

Klicka på Välj i raden för beslutet för att visa informationen, ändra eller ta bort.

Dokumentera anknytning

Du kan dokumentera en doktorands anknytning till ett annat lärosäte. Uppgifterna rapporteras vidare till SCB.

Det går att dokumentera anknytning när doktoranden är antagen till utbildningen i Ladok.

Gör så här

  1. Sök fram doktoranden och gå till Studentuppgifter → Anknytningar.
  2. Under rubriken för ämnet på forskarnivå: Klicka på Skapa ny anknytning
Skärmbild från Ladok som visar vyn Anknytningar under fliken Studentuppgifter. Rubriken Matematisk analys samt knappen Skapa ny anknytning är markerade.
  1. I dialogrutan, ange:
    • Extern part: välj lärosäte som doktoranden har en anknytning till.
    • Datumperiod: ange period som anknytningen gäller för.
    • Eventuell anteckning du skriver här visas bara internt för personal i Ladok.
  2. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och anknytningen dokumenteras.

Klicka på Välj i raden för anknytningen för att visa informationen, ändra eller ta bort.

Dokumentera aktör (huvudhandledare eller handledare)

Du kan dokumentera aktörer för att ange vilka huvudhandledare eller handledare en doktorand har. Uppgifterna rapporteras vidare till Vetenskapsrådet.

Det går att dokumentera aktörer när doktoranden är antagen till utbildningen i Ladok.

Gör så här

  1. Sök fram doktoranden och gå till Studentuppgifter → Aktörer.
  2. Under rubriken för ämnet på forskarnivå: Klicka på Skapa ny aktör.
Skärmbild från Ladok som visar vyn Aktörer under fliken Studentuppgifter. Rubriken Matematisk analys samt knappen Skapa ny aktör är markerade.
  1. I dialogrutan, ange:
    • Aktör: Välj en användare. Börja skriva namnet i sökfältet överst i rullistan för att filtrera.
    • Aktörsroll: Huvudhandledare, handledare och koordinator
    • Datumperiod: Startdatum eller hela perioden som aktörsrollen gäller.
    • Eventuell anteckning du skriver här visas bara internt för personal i Ladok.
  2. Klicka på Spara.

Dialogrutan stängs och aktören dokumenteras.

Klicka på Välj i raden för beslutet för att visa informationen, ändra eller ta bort. Under utbildningens gång kan du till exempel lägga till slutdatum för en aktör när det blir känt.

Sök fram aktörer (huvudhandledare, handledare, koordinatorer)

Du kan söka fram vilka aktörer som dokumenterats för doktorander. På så sätt får du en överblick och kan kontrollera om något saknas eller behöver uppdateras.

Gör så här

  1. Gå till Studiedokumentation → Utdata → Aktör.
  2. Du kan söka på:
    • Organisationsenhet: en eller flera organisationsenheter, t.ex. den institution eller fakultet som ämnet på forskarnivå tillhör.
    • Kurspaketering: ett eller flera ämnen på forskarnivå.
    • Aktörsroll: handledare, huvudhandledare eller koordinator.
    • Registrering inom: avgränsa till doktorander som är registrerade inom en viss datumperiod. Sök till exempel på 2026V för att se aktörer för alla doktorander som var aktiva våren 2026.
Skärmbild från Ladok som visar vyn "Utdata: Aktör" under fliken Studiedokumentation. Menyalternativet Utdata är markerat.

I sökresultaten ser du de aktörer som lagts in för respektive doktorand, samt information om aktörsrollen och utbildningen.

Klicka på Exportera till CSV för att ladda ned listan och behandla den i t.ex. Excel.

Klicka på Adresslista för att hämta en lista med doktorandernas kontaktuppgifter.