Skip to content

Lärosäten diskuterade nationell administration

Möte om nationell administration

Dagen efter Ladokträffen, torsdagen den 11 april, hölls ett möte om nationell administration. Träffen innehöll både information och gemensamt arbete i mindre grupper och målet var att öka förståelsen för hur vi tillsammans skall hantera gemensam information i Ladok på ett säkert och ändamålsenligt sätt. Inbjudna var de personer som arbetar med nationell administration på lärosätena. Just denna dag var platserna  begränsade till 1-2 platser per lärosäte för att kunna hålla ihop gruppdiskussionerna.

På mötet talade CSN om behovet av uppgifter från Ladok och resten av mötet ägnades åt gemensamma diskussioner kring hantering av nationell data. Finns det behov kan det bli aktuellt med en utbildning för alla som arbetar med nationell administration längre fram.

Synpunkter från dagen

– Det är alltid bra att träffas och diskutera gemensamma frågor. Dagens agenda var superbra. Intressant och bra information från CSN som vi borde träffa  oftare.

– En givande och rolig dag. Vi har många gemensamma behov och idag har vi också fått höra andra infallsvinklar än de vi själva är vana vid. I och med att vi numera delar gemensam information så är det nödvändigt med sådana här möten. Dessutom var det mycket bra information från CSN. Idag finns många nya utbildningsformer som de måste hantera.

– Lärorikt. Vi måste fortsätta att träffas så här så att vi får en gemensam bas att stå på. Jag hoppas verkligen på fler liknande träffar framöver.

Uppskattat nätverkande på Ladokträffen

Lokalen var i fullsatt under Ladokträffen 10 april. Dagen inleddes med information från konsortiet som informerade om nuläget, strategin och styrningen framåt, den kommande utvecklingen av Ladok, aktuella nyheter från drift och senaste nytt från verksamhetsstöd. Vi fick också höra hur teamen inom verksamhetsstödet arbetar idag och att en ny beställningsportal i Jira ersätter SDPlus.

Olika lärosäten delade också med sig av sina erfarenheter. Jan Johansson, Högskolan i Jönköping, Stellan Englén, Chalmers och Karin Nordgren, Göteborgs universitet hade punkten ”Retro från årsredovisningen. Annika Björklund, Uppsala universitet och Per Auster, Lunds universitet talade om utbytesstudier. Under eftermiddagen fanns tre diskussionspass att välja mellan.

Presentationerna från dagen

Programmet och alla presentationer som visade under dagen återfinns under Möten – Ladokträffar.

Bilder från Ladokträffen


Över 120 personer kom till gårdagens Ladokträff i Stockholm. 

Malin Zingmark berättar om utredningen av en gemensam utbildningsdatabas.


Retro från årsredovisningen med Jan Johansson, Högskolan i Jönköping, Stellan Englén, Chalmers och Karin Nordgren, Göteborgs universitet.

Per Auster, Lunds universitet och Annika Björklund, Uppsala universitet talar om utbytesstudier.
Diskussionspass 1 handlade om Vägledning, utbildning och systemdokumentation. På bilden Jenny Sandqvist från supporten, Klara Nordström som arbetar med utbildning och Margita Westin som arbetar med systemdokumentation.
Hans Persson ledde diskussionspasset som handlade om personnummer, identitetshantering och kommande utveckling.
Diskussionerna kring erfarenhetsutbyte med andra lärosäten, tips & trix & förbättringsförslag var så populärt att man fick byta till en större lokal.
Mingel i pausen.
Karina Bellbrant från Sophiahemmets högskola, Emma Wallmark och Maria Valtersson från gemensam support.
Nätverkande och diskussioner.
Mauritz Danielsson, konsortiechef, sammanfattar dagen.

Alla beställningar görs nu i Jira

Ladokbeställningar på ett ställe

Idag börjar vi hantera beställningar i Jira (LADOKBEST) istället för ServiceDeskPlus.

I den nya beställningsportalen ’Ladoksbeställning’ kan Lokala kontaktpersoner, Lokala tekniska kontaktpersoner och Lokala objektägare lägga alternativt godkänna beställningsärenden samt se och kommentera redan lagda beställningar.

Här finns lathund

Om du vill så kan du läsa hur du gör i Lathund-Ladokbeställning.

ServiceDeskPlus försvinner

Inga nya beställningar kan nu läggas i ServiceDeskPlus. Redan öppna beställningar kommer vi i första hand avsluta i ServiceDeskPlus.

Övrig support t ex frågor, felanmälan etc fortsätter vi hantera i Jira (LADOKSUPP) på samma sätt som tidigare.

Har du frågor?

Kontakta Ladoksupport

Hallå där Anders Stenebo!

Hur många lärosäten har deltagit i de senaste användartesterna och intervjuerna?

– På de senaste användarträffarna var vi i Skövde, Örebro, Stockholms universitet och KTH. Vi träffade sammanlagt ca sextio personer och fick med oss hem mycket återkoppling vad som kan förbättras och vad som funkar bra.

Finns det ett stort intresse att delta?

– Det är alltid stort intresse hos studieadministratörer, handläggare och annan administrativ personal. Det kan vara svårare att få tag på utbildande personal. Men det går framåt med det också.

Användarträffarna är, förutom feedbacken till oss, också ett sätt att lära känna varandra för att vi inom Ladok ska ha enkelt att få feedback på olika funktioner som vi arbetar med. Användarna är oerhört engagerade på användarträffarna och vi brukar som regel dra över tiden.

Är det några synpunkter som återkommer?

– Vi är just nu fokuserade på resultatrapporteringen och startsidan. Det är de berörda personerna som vi träffar också så det blir ganska givet att vi pratar mest om det.

Hur stort inflytande har användarna egentligen?

– Jag tycker nog att de har mycket inflytande men som kollektiv. På Ladok måste vi se till alla lärosätens behov. Användarträffarna och även testerna handlar mycket om att hitta mönster i användarnas beteenden och hur vi ska förhålla oss till det. Det handlar alltid om en prioritering mellan alla krav som kommer in och hittade fel med mera som vi behöver hantera.

Du har sagt att målet är att få fram ett gränssnitt som är enkelt och intuitivt, både för sällananvändare och expertanvändare. Hur går det?

– Jag tycker att startsidan är ett bra exempel på det. Vi har lyssnat och testat på lärare och verkligen försökt göra startsidan mer intuitiv. Vi kör nu igång med ett pilottest på tre institutioner vid Uppsala universitet tillsammans med den lokala Ladokförvaltningen. Även om vi har användar-testat startsidan så vill vi också se den i verkligt bruk. När det gäller expertanvändarna ser vi över dialoger som både användarna och vi har insett är svårarbetade. Vi kommer arbeta mycket med det framöver och se till att dialogerna anpassas och blir effektivare.

Vad är på gång framöver?

– Det vi har satt igång med är att göra användarstudier på handläggare inom forskarutbildning för att se hur det fungerar där. Det gäller i första hand att lära oss mer om hur handhavandet går till och vad som skiljer sig mellan lärosäten.

Hör mer om användartesterna

På Ladokträffen den 10 april berättar Anders Stenebo mer om användarstudier- och tester på olika lärosäten.
Läs om Ladokträffen här. 

 

Hallå där Hans Persson!

Hur länge har du arbetat med Ladok?

– Sedan november 1980, då jag började arbeta med Ladoks föregångare Studok.

Hur kom du in på den banan?

– Jag började på Lunds universitet september 1979 som beredskapsarbetare på centrala studievägledningen där jag arbetade med att ta fram utbildnings-beskrivningar. Sommaren 1980 var jag granskare på antagningsenheten, sedan började jag på Studokenheten i november samma år. Jag var med och införde Ladok vid LU 1989, och var Ladokansvarig t o m april 2014.

Du har en lång erfarenhet av studieadministration, Ladok och registervård. Hur ser du på utvecklingen som varit?

– När jag började på universitetet fanns det tre terminaler där man kunde titta på uppgifter i Studok: på Studokenheten, på antagningsenheten och på studerandeexpeditionen. Studentkåren stoppade under flera år all dokumentation av prov/moduler inom en kurs, på den tiden var man rädd för datorisering. 40 år senare kan uppgifterna i Ladok finnas tillgängliga i varje students mobiltelefon!

Ladok var det första system där samtliga institutioner lade in uppgifter som uppdaterades online i realtid. Det blev starten för en snabb utveckling och effektivisering av administrationen vid universiteten. Ladok var en föregångare och ska fortsätta att vara det.

Vilka roller har du haft inom Ladokkonsortiet?

– Jag började arbeta inom den nationella Ladokförvaltningen 1989 innan konsortiet hade bildats. Under många år var jag med i den styrgrupp som arbetade med kravställning och prioriteringar fram till 2004. I början av 00-talet fick jag ett mer formellt uppdrag att ansvara för underhållet, först på 40%, sedan 50%. När man införde en ny organisation 2004 blev jag områdesansvarig för underhåll och åtgärdshantering, ett uppdrag som jag hade så länge som gamla Ladok fanns kvar. Inom Ladok3-projektet arbetade jag med registervård och gränslandet mellan IK:n, registervård och gamla Ladok.

I nya Ladok ingår jag i gruppen med nationella administratörer och är och är också verksamhetsexpert inom Verksamhetsteam 3.

Vad är dina förväntningar på Ladok framöver?

– Att man förbättrar funktionaliteten på de områden där det finns brister, framför allt när det gäller registervård. Det måste finnas möjligheter att rätta fel på samma sätt som det fanns i gamla Ladok. Verksamhetens behov måste styra kraven.

Vad är det bästa med att arbeta inom Ladokkonsortiet?

– Det är stimulerande och roligt, man lär sig alltid något nytt. Samarbetet inom konsortiet och mellan lärosätena! Det finns en lång tradition av samarbete om studieadministration som är unik i ett internationellt perspektiv.

Är det något som är på gång just nu?

– Jag arbetar mycket med att förbättra dokumentationen om hantering av personnummer, identiteter med mera. För övrigt planerar jag att gå i pension den 1 oktober.

Hans Persson deltar på Ladokträffen den 10 april och leder diskussionerna i samtalsgrupp 2 som handlar om  personnummer, identitetshantering och kommande utveckling.

Läs mer om Ladokträffen här.

 

Hallå där Emma Wallmark!

Hur många arbetar i supporten?

– I dagsläget är vi 6 personer som arbetar hel- eller deltid i 2:a linjen support. Jag (Incident manager/samordning), Maria Valtersson, Jenny Sandqvist, Jonas Lilja, Lars Hansson och Eva Lundströmer-Simu).

Utöver resurserna i 2:a linjen deltar både utveckling, verksamhetsstöd och drift i supportarbetet.

Hur kontaktar man supporten?

– I första hand vill vi att man lägger ett ärende i Jira och i andra hand ringer till oss. Information om våra kontaktvägar och vilka som kan kontakta oss finns på ladok.se. Inom kort flyttar vi in vår Beställningsportal till Jira och får då en väg in för all support. Vi kommer berätta mer om det på Ladokträffen.

Hur ser en vanlig dag ut i supporten?

– Vi skannar löpande av vilka ärenden som kommer in och fördelar i första hand ut dem i 2:a linjen. Varje morgon har vi ett stå-uppmöte där vi följer upp hur det går och vid behov diskuterar vi lösningar och delar ut ärenden om de inte redan fått en handläggare.

Supportärenden i Jira, till exempel felanmälan och frågor prioriteras i första hand och huvuddelen av dagen ägnas åt återskapande av fel och felsökning, dialog med verksamhetsexperter, utvecklare och drift kring lösningar på problem och svar på frågor. Alla hjälps åt med hantering av beställningar, till exempel nationella behörigheter, åtkomster och behörigheter till support- och dokumentationsytor etc.

Varje resurs i 2:a linjen följer ett team och är mer specialiserade mot de tjänster i Ladok som teamet hanterar. Supportresurserna deltar därför också i sitt teams återkommande möten för att hålla sig uppdaterade om vad som utvecklas och kunna lyfta frågor med teamet.

Om det dyker upp något akut drar vi igång den så kallade Incidentprocessen. Det innebär bland annat att vi lägger ut driftsinformation så snabbt som möjligt, direkt försöker återskapa felet och lyfter upp ärendet för snabb prioritering. De utvecklings- eller driftresurser som behövs involveras och vi jobbar löpande med information kring incidenten.

Vad är de vanligaste frågorna?

– De flesta ärenden rör Resultat och Studiedeltagande.

Vad är den största utmaningen?

– När det händer många akuta saker samtidigt så måste vi prioritera och se till att vi inte tappar någon boll. Det är också en utmaning att nå ut med korrekt, tillräckligt bra och snabb information vid akuta incidenter. Nu när alla produktionssättningar är klara och alla lärosäten har funnits i Ladok en tid, ser vi en positiv utveckling där vi har färre incidenter, vilket ger oss en mer hållbar situation.

När vänder ni er till 3:e linjens support?

– När 2:a linjen inte själva har svaret/lösningen på en fråga eller ett problem tar vi hjälp av våra verksamhetsexperter inom verksamhetsstöd, utvecklare i teamen och drifttekniker. Antingen tar de över ärendet och svarar, eller så får vi input och underlag till svaret.

Några tips till de som tar kontakt med supporten?

– Beskriv ärendet så tydligt som möjligt och skicka gärna med exempel – det underlättar mycket och gör att vi snabbare kan ge ett bra svar.

Vad är roligast med ditt arbete?

– Det är väldigt varierande och händer mycket varje dag. Det är också väldigt roligt när vi har löst en incident eller ett problem och får positiv feedback från lärosätena.

Något som är aktuellt just nu?

– Vi har nyligen börjat hantera kopiering av meriter, vilket är en helt ny uppgift för 2:a linjen. Vi har arbetat mycket med rutinerna för det den närmsta tiden, för att säkerställa att allt blir rätt.

Vi kommer inom kort byta ut vår beställningshantering i ServiceDeskPlus och gå över till ett särskilt projekt i Jira för det. Vi tror det kommer bli jättebra. Det blir tydligare med en ingång till oss och enklare att arbeta i ett verktyg i stället för två olika. Vi kommer berätta mer om det på Ladokträffen den 10 april.

Lyssna på Emma Wallmark på Ladokträffen den 10 april.
Läs mer om träffen här.

Hallå där Jan Winkle!

Vad gör team 2?

– Sedan en tid tillbaka har verksamhetsstödet delats upp i tre team och jag ingår i team 2. Vi jobbar med frågor som berör uppföljning, studiedeltagande och utbildningsinformation. Förutom det så har vi också andra roller i konsortiet där vår respektive kompetens behövs.

Hur fungerar det att arbeta i team?

– För att utveckla systemet och skapa förutsättningar för en hållbar verksamhet är team den enda arbetsformen som fungerar. Vi i teamet anser nämligen att det inte är möjligt att en person har all kontroll, utan det handlar om att sprida kunskaperna och riskerna.

Hur samarbetar de tre teamen?

– Oftast genom olika kanaler i verktyget Slack. Förutom det så träffas vi fysiskt i olika sammanhang. Vi försöker också bygga liknande förhållningssätt och kontaktar och pratar med varandra ofta.

Hur arbetar ni gentemot utvecklarna?

– Än så länge är det TPÄ (teamproduktägare) Karin Schelen samt Katja Taavo som har mest kontakt med utvecklarna. I framtiden kanske vi andra kan bistå lite mer men tanken är att teamproduktägare kommer att vara den kontaktytan.

Hur samarbetar ni med lärosätena?

– På flera sätt. Informationsdagar, nätverk, supportärenden och direktkontakt via telefon och mail.

Vad har du arbetat med tidigare?

– Ett urval av roller genom de 20 år jag jobbat med studieadministration är; enhetschef i 4 år för Studieadministration på Malmö universitet (Mau). Koordinator (studieadministration Mau), systemägare, systemförvaltare för studieadministrativa system, antagningshandläggare, Förvaltningsråd (NyA), Produktionsråd (NyA), Ordförande Kursinfo Styrgrupp 1 år, produktionsättningskoordinator Ladok.

Vad är det bästa med att arbeta för konsortiet?

– Jag gillar det snabba tempot med många intressenter och den nationella tanken, att vi strävar efter att göra det enklare och bättre för alla lärosäten.

Vilka utmaningar finns det?

– Att prioritera för att nå så stor verksamhetsnytta som möjligt. Förutom det är det viktigt att få ihop ett hållbart arbetssätt när kollegorna sitter utspridda över hela landet.

Jan Winkle deltar på Ladokträffen den 10 april och håller i diskussionspass 3 som handlar om erfarenhetsutbyte mellan lärosäten, tips & trix & förbättringsförslag.
Läs mer och anmäl dig till Ladokträffen här.

 

Faktaruta

De tre verksamhetsteamen inom Verksamhetsstöd:

Team 1 – Examen, Resultat, Studentgränssnittet
Teammedlemmar: Gunnar Råhlén (BTH), Anna Sandberg Telléus (GU), Elisabeth Larsson (KI), Anette Eriksson (KAU)

Team 2 – Utbildningsinformation, Studiedeltagande, Uppföljning
Teammedlemmar; Jan Winkle (MAU), Karin Schelén (LTU), Katja Taavo (KI), Jan Johansson (HJ), Victor Claesson (MDH)

Team 3 – Externa integrationer, Studentinformation, Kataloginformation 
Teammedlemmar; Linda Strand Lundberg (KAU), Carina Ytterström (KTH), Matz-Ola Cajdert (ORU), Hans Persson (LU)

 

Hallå där Klara Nordström!

Hur länge har du arbetat vid konsortiet?

– Jag har jobbat vid konsortiet som utbildningsansvarig sedan januari 2018.

Hur går ni tillväga när ni tar fram utbildningar och utbildningsmaterial?

– Det kan se ut på lite olika sätt. Vi får oftast in önskemål eller behov från vår referensgrupp för utbildning, från supporten i JIRA eller från medarbetare inom konsortiet. Utifrån de önskemålen gör vi en prioritering i samråd med referensgruppen för att se vad vi borde göra nu och vad som kan vänta. Prioriteringen görs utifrån hur stor efterfrågan är, när under terminen som frågan är som mest relevant för användarna och hur utvecklingsplanen för området ser ut. När vi väl har identifierat ett område att arbeta med så undersöker vi vad som behöver ingå i materialet, och vilken typ av utbildning som bäst lämpar sig för området. Vi tar hjälp både av experter på området som arbetar inom konsortiet och av vår referensgrupp, samt går igenom de JIRA-ärenden som har kommit in från lärosätena för att se var problem eller frågor uppstår. Sedan har vi en bra grund för att skapa utbildningsmaterialet eller samordna en webbutbildning.

Vilken kontakt har ni med lärosäten?

– Sedan början av höstterminen har vi en referensgrupp för utbildning tillsammans med representanter från nio olika lärosäten. Där jobbar vi tillsammans för att få till ett bra utbildningsmaterial. Genom gruppen får vi insyn i hur lärosätena lägger upp sina utbildningsinsatser och vi diskuterar hur vi från konsortiets sida kan göra ett bra material som enkelt kan användas ute på lärosätena. Utöver referensgruppen har vi kontakt med lärosäten via ärenden i JIRA och på våra webbutbildningar i Zoom. Sedan så jobbar ju flera av personerna inom konsortiet på lärosäten så via den kanalen har vi också direkt kontakt med de olika lärosätena.

Vad arbetade du med tidigare?

– Jag är fortfarande anställd vid Malmö universitet och inhyrd till konsortiet därifrån. Innan jag började på konsortiet jobbade jag i första linjens support under införandet av Ladok. En del i det arbetet var att ta fram användarmanualer för våra användare. Det har varit en bra erfarenhet att ha i ryggsäcken eftersom jag jobbade nära slutanvändarna och såg hur de använde systemet, och var problemen uppstod.

Hur är det att arbeta för konsortiet? 

– Det bästa är att det är så många engagerade personer som jobbar inom konsortiet. Det är väldigt stimulerande och det driver en själv till att göra sitt bästa. Att systemet uppdateras så ofta är också positivt men det innebär samtidigt en utmaning för oss som ska hålla utbildningsmaterialet uppdaterat och aktuellt. Vi försöker att planera in utbildningsinsatserna så att de kommer i rätt tid, så att vi inte skapar ett material precis innan nya förändringar genomförs för just den delen av systemet.

Vad är aktuellt just nu?

– Vi har precis lagt ut en lathund för att hantera ändringsbarhet och registervård. Näst på tur står utbildningsmaterial för nybörjare av uppföljningsrapporterna och en e-learning för administratörer som hanterar programstudenter. Snart släpps den nya versionen av startsidan på Ladok, så det är också något som jag jobbar på att ta fram utbildningsmaterial och en supportstuga för. Håll koll på ladok.se så ni får inbjudan till supportstugan där!

Skulle du rekommendera andra att arbeta för konsortiet?

– Ja, absolut.

Klara Nordström är en av flera medarbetare från Ladokonsortiet som deltar på Ladokträffen den 10 april.
Läs mer och anmäl dig till Ladokträffen här.

Här hittar du det utbildningsmaterial som Klara tar fram.

Guide till övergången, Diploma Supplement

Guide för att hantera övergången till de nya nationella texterna i Diploma Supplement

Nu finns en guide tillgänglig som beskriver hur lärosätet kan hantera övergången i Ladok till de nya fördefinierade texterna för bilagan till examensbevis (Diploma Supplement).

Guiden hittar ni här: https://ladokkonsortiet.se/utbildning/utbildningsmaterial/arendehantering-bevis-och-tillgodoraknande/bevisforberedelser

De nya fördefinierade texterna för Diploma Supplement läggs in Ladok genom en ny dokumentmall (med tillhörande dokumentkonfiguration). Den nya dokumentmallen finns tillgänglig för lärosätet den 12 mars i testmiljön (test.ladok.se) och den 14 mars i produktionsmiljön (start.ladok.se). Några saker kommer att behöva korrigeras av nationell administratör under torsdag förmiddag, så börja inte arbeta med de nya mallarna förrän på torsdag eftermiddag den 14 mars.

Hallå där Margita Vestin!

Hur tar du fram systemdokumentationen för Ladok?

– Det är utvecklarna tillsammans med verksamhetsteamen som ansvarar för att dokumentationen skrivs. Jag följer upp och granskar det som skrivs, ställer frågor och har synpunkter om det är något jag tycker är oklart. Mitt jobb är att ha överblicken och koll på att det vi sagt kommer ut även dokumenteras.

Hur samarbetar du med utvecklarna och utbildningsansvariga?

– Vi har en pågående dialog om vad som är under utveckling, var informationen ska ligga och om den aktuella informationen behöver omvandlas till olika utbildningspaket.

Vad är svårast med att ta fram dokumentationen?

– Det svåraste är att få med det som är aktuellt just nu eftersom vi jobbar i tvåveckorscykler och dokumentationen släpar då efter en vecka. Den publiceras i samband med att vi uppdaterar till ny version i testmiljön, och då är utvecklarna redan igång och jobbar på nästa version.

Vad gjorde du innan du kom till konsortiet?

– Jag arbetade bland annat med Philips mammografisystem, att samordna och skriva projekt- och användardokumentation.

Hur ser du på att arbeta i Ladokkonsortiet?

– För mig som mest jobbat väldigt nära tekniken har det varit en rolig utmaning att tänka i termer av verksamhetsflöden istället för att beskriva hur du använder en maskin. Jag har fått förmånen att möta många olika yrkeskategorier och har den största respekt för var och ens kunskap. Det är vi tillsammans som får produkten Ladok att utvecklas.

Skulle du rekommendera andra att arbeta för konsortiet?

– Ja absolut. Gillar man utmaningar och att jobba i team ska man definitivt söka när det finns lediga uppdrag.

Vad är aktuellt just nu?

– För systemdokumentationen så handlar det en hel del om att se över de olika versionerna som funnits under några år. Nu när alla är inne i systemet så kan vi börja rensa i det som är gammalt och obsolet.

Margita Vestin är en av flera medarbetare från Ladokonsortiet som deltar på Ladokträffen den 10 april.
Läs mer och anmäl dig till Ladokträffen här.

Här hittar du systemdokumentationen för Ladok