Skip to content

”Vi har jobbat massivt med information”

Efter drygt tre års aktiva förberedelser var det äntligen dags för produktionssättning av nya Ladok på KI.
– Vi har haft god stämning i teamet och kul, även när det har varit lite stressigt i gruppen, berättar projektledaren Juni Francén Engdahl.

– Man har ju laddat väldigt mycket inför det här. Nu är vi rejält utmattade, både på grund av alla förberedelser samt att det är så mycket man måste lära sig själv och lära andra. Man har gått från en kunskapsnivå där man kan nästan allting till att nästan inte kunna någonting, säger Cecilia Lind, som är Ladokansvarig på KI.

– Vi träffas några dagar efter att produktionssättningen är klar och i sitt sällskap har hon Juni Francén Engdahl, som började som lokal projektledare i maj i år. Trots att projektledarbytet ägde rum ganska kort innan utrullningen av nya Ladok på KI arbetet flutit på bra. Mycket tack vare att hon tidigare arbetat på KI och med flera av de kollegor som idag jobbar i Systemförvaltningsgruppen.

Arbetet med nya Ladok har krävt enorma informationsinsatser. Projektet har pågått under snart tre år och under de första åren var en stor uppgift, både för projektet och den dåvarande projektledaren Marie Sandström Akram, att jobba massivt med information.

Hur har ni jobbat med era informationsinsatser?
– På vår lokala Ladoksida berättar vi hur olika roller berörs av nya Ladok. Sedan arbetade Marie mycket med att vara ute och synas, lyssna och berätta. I slutfasen efter att jag kom in har vi valt att köra mot mål, vi har inte kunnat gå ut och förankra och lyssna in på samma sätt. Men vi har fortsatt att skicka ut nyhetsbrev och att arbeta med riktad information, säger Juni Francén Engdahl och berättar att studenterna har exempelvis fått egna utskick, nu senast ett där det stod att nu är nya Ladok infört och att de ska gå in och registrera sig

Hittills har 365 lärare och examinatorer gått utbildning i nya Ladok på KI, men hur många som återstår är kvar är svårt att säga.

– Det är upp till institutionerna och institutionsledningen att besluta om hur de ska organisera sig. Vi vet inte hur många examinatorer som finns. Det är en stor organisation med institutioner över hela stan, bland annat ute på sjukhusen, förklarar Juni Francén Engdahl.

På KI utgörs verksamheten av 85 procent forskning och 15 procent utbildning, så för många examinatorer är utbildning en bisak i det de gör, påpekar Cecilia Lind.

– Det som varit svårast är nog att få alla att förstå att även de involveras, att de också kommer att jobba i nya Ladok, säger hon och lyfter fram en av fördelarna med nya Ladok.

– Det som underlättar med nya Ladok är att de även fungerar i låsta miljöer, såsom kliniska miljöer. Då är det inte längre ett problem att det exempelvis inte går att ladda ner programvaror på datorn.

Vilka är nyckelfaktorerna till att det gått så pass bra?
– Vi har lyckats registervårda väldigt bra. En framgångsfaktor är att känna sitt register och i vår systemförvaltningsgrupp har de flesta jobbat väldigt länge på KI med systemförvaltning av Ladok. Det har vi kunnat dra nytta av, säger Juni Francén Engdahl.

Om man tittar på projektorganisationen har den bemanningsmässigt varit för liten. Därför har vi jobbat mer och mer med prioriteringar ju närmare vi hamnat i skarpt läge, förklarar hon.

– Vi har tagit en fas i taget. När man tittar på allt man måste göra inför en produktionssättning kan det lätt kännas överväldigande. Att sortera och begränsa vad man ska göra i de olika faserna gör det mer lättöverskådligt.  Ha en plan men var inte för stelbent, man måste vara flexibel.

Ladokgruppen på KI bytte också fokus ganska tidigt till vad som satte stopp i IK:n än att följa registervårdshandböckerna. Det som stoppade IK:n fick vara vägledande för vilka delar av registret vi registervårdade och vilka registervårdshandböcker vi valde att gå igenom, förklarar Cecilia Lind.

– Ett annat tips är att planera för att kunna vara sjuka. Det vill säga, vi har dubblat alla positioner och vi har sett till att vi har manus för allt det vi ska göra. Lägger vi in mallar har vi jobbat i par, vilket också är väldigt effektivt när man gör det.

Hur var själva produktionssättningen?
– Lugn och sansad. Ibland flamsig, men då stängde jag av micken. Vi har haft god stämning i teamet och kul, även när det har varit lite stressigt i gruppen, säger Juni Francén Engdahl, varpå Cecilia Lind flikar in:

– Jag vill passa på att rikta ett stort tack till driftcentralen i Uppsala. De har hjälpt oss jättemycket med rättningar i databasen.

Vad ser ni för utmaningar framöver?
– (Juni) Uppdateringarna var 14.e dag gör att vi måste jobba aktivt med våra analyser av vad de förändringarna innebär och vad det får för konsekvenser för våra it-miljöer och våra användare. Sedan kommer vi få kvitto på sånt vi tänkt innan, alla processer som vi föreställt oss och som vi föreslagit under utbildningen.

– (Cecilia) Vi gjorde tidigt en lista över sånt vi behövde handmata in efter driftsättningen. Det har vi tagit in extraresurser för. En annan viktig sak är att vi helt plötsligt hamnar i ett finlir för uppföljning och årsredovisning. Det är noga att alla har exakt korrekta datum när de startar och slutar, annars slår det ekonomiskt. På vissa utbildningar gör det ingen större skillnad, för andra, såsom lärkarutbildningen, kan det handla om flera miljoner.

KI:s tips för en lyckad produktionssättning

Stäng Ladok tidigt, vi stängde en hel vecka innan vi skulle produktionssätta. Det hade vi planerat för och också informerat om. På så sätt kunde vi i lugn och ro kolla på ett oföränderligt data.

Fokusera på verifieringsfasen. När man ska driftsätta kan man tänka sig att det är driftsättningsveckan som är det viktiga, men det är redan inför verifieringsfasen som man ska vara tillräckligt klar för att klara en migrering.

Jobba mer med prioriteringar i takt med att produktionssättningen närmar sig.

Ta en fas i taget. När man tittar på allt man måste göra inför en produktionssättning kan det lätt kännas överväldigande. Att sortera och begränsa vad man ska göra i de olika faserna gör det mer lättöverskådligt.  Ha en plan men var inte för stelbent, man måste vara flexibel.

Vi har inte blivit sjuka, men planerat för att vi skulle kunna bli det – dubblera på alla positioner och förbered med manualer och underlag till ersättare.

Här kan du läsa andra lärosätens berättelser som produktionssatts under 2017

Av: Rebecka Guzmán

Jobba nära – ett lyckat koncept

På Högskolan Väst sitter de fyra personer som utgör Ladokteamets kärna i ett och samma rum.
– Det känns som en framgångsfaktor, säger Anette Karlsson, lokal projektledare, om att ha arbetskamraterna nära.

I det rum som hon delar med Annelie Södermyr, David Skalsky och Charlotta Andersson Jonsson, står följande citat på tavlan: ”Ladok kändes härligt”.

– Det var en studievägledare som sa det. Vi blev tvungna att skriva upp det, för det är inte ofta man säger så om ett datasystem, säger Annelie Södermyr, varpå Anette Karlsson flikar in:

– Att vi sitter nära varandra, faktiskt i samma rum, känns som en framgångsfaktor. Vi pratar igenom – vad gör vi först, vad gör vi sen och sedan skriver upp allting.

Utmaningarna är flera när man inför ett nytt system som Ladok. Framförallt handlar det om att klara av den tidspress man utsätts för.

– Sedan hade vi oturen att få en sjukskrivning i vår grupp och blev en mindre. I det skedet vi då befann oss var det inte bara till att ta in en ny i gruppen. Det är också viktigt att börja i tid, sköta registervården och se till att få igenom IK:n för att klara utmaningen, fortsätter Annelie Södermyr.

Visst har del av pressen släppt i och med att produktionssättningen är klar, men det finns helt klart fortfarande att göra.

– Innan slet vi för att förbereda för att gå i produktion och nu försöker vi ta hand om allt som tillkommer efter. Det springer väldigt mycket folk hos oss, framförallt lärare och examinatorer som nu ska in och rapportera, påpekar Anette Karlsson.

Registervården har varit en mycket central del i förberedelserna. Högskolan Väst började med det redan när första registervårdshandboken kom ut. Efter det har de jobbat löpande med registervården.

– Jag tror vi var bland de första som fick igenom vår IK. Dessutom har vår IT-avdelning varit med tidigt i förberedelserna och integrationerna har varit klara ganska länge. Vi var väl förbereda och vårt gamla Ladok var väl förberett för konverteringen, säger Anette Karlsson.

Hur gick själva produktionssättningen?
(Anette) – Den gick strålande. Både vi och KI fick väldiga plus i kanten både av Jan Winkle och Malin Zingmark. De uttryckte att de inte haft en produktionssättning som gått så smidigt. Att det gick så smidigt tror jag beror på registervården och de dagliga IK-körningarna, att vi har koll på personnummerbyten och så där, förklarar Anette Karlsson.

Och hur gick de förberedande testerna?
(Annelie) – De flöt på bra! Vi har också lagt många timmar på att få till funktionalitet för att synka och sedan exportera data mellan vår utbildningsdatabas KursInfo och nya Ladok. Synken har byggts av utvecklare i Skövde och kravställts av medlemmar i samarbetet kring KursInfo. Det positiva i detta arbete är att vi i samband med detta hittade en del felaktigheter mellan KursInfo och Ladok som vi nu har rättat till.

I jämförelsen mellan gamla och nya Ladok är antalet användare den mest påtagliga skillnaden, anser Anneli Södermyr.

– Vet inte exakt hur många användare vi har, men vi har väl cirka 300 lärare som ska in, så det blir en stor grupp nya användare.

– Vi har det ju väldigt förspänt genom att våra utbildningshandläggare är centralt anställda på förvaltningen och inte sitter ute på institutionerna. Därför har vi ju expertanvändarna i samma korridor som oss. De har fått lära sig själva sen har vi funnits som stöd när de fastnat någonstans. Säg att vi har 20 expertanvändare, så det är en hanterbar grupp.

Slutligen, hur har nya Ladok tagits emot hos er?
– I vår organisation är lärarna rätt så systemtrötta, vi har tagit in en hel del nya system de sista åren. Det vart lite knorrande när de skulle in i ett nytt system, men ändå inga stora massprotester. Genom att vi har fått komma ut till olika möten har vi också kunnat förmedla vad som förväntas av lärare i det nya systemet.  Vi har fått känslan av att prefekterna varit väldigt noga med att förstå vad det är för system och vad som kommer krävas av personalen.

Tips till andra lärosäten

  • Ställ frågor till koordinatorerna Jan och Malin, var inte rädd för det.
  • Vi hade möten varannan vecka med KI och de har varit jättebra. Återigen, våga ställa frågor.
  • En annan bra källa för dina funderingar är alla vänliga människor runtom i Sverige, både mentorslistan och LPL-listan.
  • Vi har inte hunnit lägga tid på utbildning och information. Vårt råd är därför – gör det i tid och se till att ni har någon som kan hjälpa er med detta.
  • Vi har lånat en hel del utbildningsmaterial av andra högskolor. Det är fantastiskt vad man bara får.

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser om sina produktionssättningar:

Konstfack: ”En väldigt speciell känsla”
Stockholms universitet: ”Det tar mycket längre tid än man tror”
Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”

”En väldigt speciell känsla”

Nyligen rullade Konstfack ut nya Ladok i sällskap av Stockholms universitet.  Efter ett par års intensivt arbete väntar nu en helt ny fas i arbetet med Ladok.
– Det blir en väldigt speciell känsla när du jobbat inför någonting så länge, säger projektledaren Kristina Sandin.

Redan i april gick IK:n igenom och sedan dess har den gått igenom hela tiden, berättar Kristina Sandin när jag frågar hur förberedelserna varit inför produktionssättningen härom veckan.

– Det har handlat mycket om att hålla koll på vad som ska göras och när. Som många andra säger har vi ju jobbat med registervård och utbildning. Vi har också haft utbildningstillfällen i olika delar i datasalar och det har blivit rätt många timmar.  Det har varit lite i perioder hur mycket vi har jobbat med det här, men de sista två åren har det varit intensivt, förklarar hon.

Med tanke på att Konstfack är ett mindre lärosäte har Kristina Sandin jobbat själv större delen, men mot slutet blev de fler – totalt utgjordes det lokala Ladokteamet av fyra personer.

Innan Konstfack gick in i nya Ladok hade de mellan 20 till 25 användare, jämfört med mellan 100 och 120 idag. Och det är nog den största märkbara skillnaden, att antalet ökat så pass kraftigt och att lärarna nu ska in och arbeta där.

Hur känns det nu när det är klart?
– Jo det känns bra, det blir en väldigt speciell känsla när du jobbat inför någonting så länge. Men nu är användarna och lärarna igång, det är ju något nytt att lärarna ska in i systemet, så det har varit en del jobb med behörigheter och så.

Själva produktionssättningen som gjordes samtidigt som SU gick jättebra, påpekar Kristina Sandin som är tacksam för allt stöd de fått.

– Jag vill gärna framföra hur bra organiserat det var av produktionssättningsteamet, Malin Zingmark har varit jättebra. Vi har också haft ett slags mentorskap med Anette Eriksson och Elisabeth Larsson och haft avstämningsmöten med dem. Det har varit oerhört strukturerat och bra upplagt.

Den största skillnaden för Konstfack i och med bytet är att lärarna ska resultatrapportera. Men självklart finns det flera andra fördelar och möjligheter.

– För vår del, som säkert för flera andra, blir det mindre papper och mer användarvänligt. Men det vi ser på sikt är exempelvis studentgränssnittet som vi kommer implementera under våren. Ur studenternas perspektiv kommer det att vara mycket positivt att de kan registrera sig själva och ta ut intyg exempelvis. Det upplägget har inte Konstfack haft förut, det vill säga Ladok på webb för studenter. Vi ser också utvecklingsmöjligheter i integrationer, sedan är vi i startgroparna för att börja använda Kursinfo. Det är mycket vi ska fortsätta utveckla.

Vad säger lärarna?
– Det har gått bra hittills. Utbildningsadministratörerna ute på institutionerna har bokat in lärarna och suttit med dem. Jag som Ladokansvarig och kollegor till mig har varit med vid behov.

Slutligen, vad har du för tips till andra lärosäten som har produktionssättningen framför sig?
– Det tar mer tid än man tror. Sedan är testgenomgångarna och verifieringsdelarna innan produktionssättningen väldigt värdefulla. Utnyttja dem väl och dokumentera hur man gör. Det lär du dig jättemycket av inför det skarpa.

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser om sina produktionssättningar:

Stockholms universitet: ”Det tar mycket längre tid än man tror”
Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”

”Mycket tar mer tid än man tror”

Närmare 600 000 studenter har skickats in i nya Ladok av Stockholms universitet. Att vara ute i väldigt god tid, men också ha mycket information och utbildning är några av framgångsfaktorerna till den lyckade produktionssättningen, säger projektledaren Erik Wallenberg.

– Just nu är vi rätt trötta allihopa. Det märks att det var mycket anspänningar som släppte igår då vi hade ett klart och färdigt beslut, berättar Erik Wallenberg när vi talas vid dagen efter att Stockholms universitet slutfört produktionssättningen av nya Ladok. 

Med tanke på lärosätets storlek har det också varit många involverade. Utöver tolv personer i den lokala Ladokgruppen har alla på it och ett antal informatörer varit med och jobbat i projektet.

I och med Stockholms universitets produktionssättning har antalet studenter och alumner i nya Ladok nästan fördubblats till över 1,2 miljoner.

– Det är lite häftigt. Samtidigt är det här slutet på början. På måndag öppnar vi systemet för användare och studenter, vi kopplar in integrationer, lägger in användare och gör andra förberedelser.

Hur länge har ni förberett er?
– Vi hade folk redan i uppstarten av projektet för 10 år sedan. Här på SU började vi med registervård 2013 och i samma veva började vårt interna projekt. Vi har haft it-personal som jobbat två år med att förbereda.

Vilka har varit nyckelfaktorerna för er?
– Vi har haft en väldigt bra grupp. It, kommunikation och Ladokgruppen har vi hjälpts åt och stöttat varandra kompetensmässigt. Vi har också haft bra stöd från våra chefer och har fått ta in extra resurser till utbildning och såna saker. Sen har vi satsat hårt på utbildning och information, något som lätt glöms bort i sådana här projekt.

Det är viktigt att utbilda lärarna och att informera, informera och informera en gång till. Institutionerna i sig ska ju känna sig trygga, prefekten och cheferna ska känna sig trygga med att de har system som fungerar. Känner sig institutionspersonalen trygga kan de hjälpa lärarna också. Man lägger en bra grund för att systemet ska tas emot på ett bra sätt på hela universitetet, förklarar Erik Wallenberg.

Tidsaspekten är också a och o för lyckas med produktionssättningen.

– Mycket tar mer tid än man tror. Vi var väldigt tidigt ute med våra integrationer och även med utbildningarna. Ska man gå in 2018 och ännu inte funderat på utbildning och integrationer, då är man nog lite sent ute. Även om man tycker att det är ett år bort, går ett år väldigt fort, säger han och tillägger:

– En annan framgångsfaktor är produktionssättningsteamet och Malin Zingmark framförallt, som med fast men vänlig hand fört oss framåt. Alla de testomgångar vi fått göra har varit ohyggligt viktiga och har gjort att det gick bra den här veckan. Vi har träna på allting, har provat, vi har fått leta problem och reda ut dem i lugn och ro.

IK-körningarna var det stora orosmomentet inför själva utrullningen med tanke på lärosätets stora volym. Då de tagit upp till 18 timmar, fick några jobba extra under helgen innan produktionssättningen, för att lösa det, säger Erik Wallenberg.

– Sedan kom vi igång en timme senare, vilket var lite otur eftersom jag tvingat hit alla tidigt i gryningen. Annars flöt det faktiskt på bra under produktionssättningsdagen.

Hur ser du på skillnaden mellan gamla och nya Ladok?
– Nu ska lärarna in och jobba i ett nytt gränssnitt, så det kommer nog ta ett tag innan de känner sig hemma. Det blir till att lära om, så det blir en uppstartssträcka. Lärarna ser en stor fördel med att inte behöva skicka papper fram och tillbaka, utan istället ta tiden till att rätta tentor. Sedan är det ju ett modernare gränssnitt och hanteringen av doktorander har blivit smidigare bland annat.

Slutligen, vad har ni fått för reaktioner på utrullningen av nya Ladok?
– Det har varit mycket frågor. Många verkar nyfikna och lärarna tycker nog att det var lite dags att vi får ett så här system också. Inte så mycket negativa känslor faktiskt, utan mer stilla nyfikenhet.

Tips till andra lärosäten:

  • Börja i god tid
  • Se till att ha en bra grupp med medarbetare
  • Glöm inte bort utbildning och information
  • Ta testomgångarna på största allvar, förbered er och ta till vara på dem

Av: Rebecka Guzmán

Läs andra lärosätens berättelser som produktionssatts under hösten:
Högskolan Dalarna: ”Att stötta varandra är himla viktigt”
GIH: ”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”
Högskolan i Borås: Öppet hus lyckat koncept i Borås
Röda Korsets Högskola: ”Först nu är det på riktigt”

”Först nu är det på riktigt”

Efter fyra år av verksamhetsanpassning och registervård var det äntligen dags för Röda Korsets Högskola att göra själva införandet. Förutom att få betydligt fler användare och mer slimmade processer, gör nya Ladok organisationen mindre sårbar.

– Det känns både omtumlande och bra. Måndag till onsdag var det väldigt lugnt, men dagen efter att produktionssättningen var klar drog det verkligen igång när vi skulle introducera nya Ladok för våra administratörer. Att testa i utbildningsmiljöer är en sak, men det är först nu det är på riktigt, säger Johan Olofsson som tillsammans med Eva Clausen utgör Ladokteamet på Röda Korsets Högskola.

Enligt Eva Clausen har responsen från personalen varit positivt, de har till och med hunnit saknat det nya systemet.

– När de väl lärt sig hitta uppfattas systemet som rätt så enkelt. Nu när resultatleveransen varit avstängd inför produktionssättningen har våra lärare faktiskt saknat det. De märkte skillnaden när de fick gå tillbaka till att använda listor under några dagar och säger att de längtat efter nya Ladok, säger hon.

En mycket viktig del i förberedelserna inför införandet av nya Ladok är verifieringstesterna.

– De har varit extremt givande eftersom man kunnat se vad som händer under en produktionssättning. Jag var faktiskt mer nervös inför första verifieringstestet än själva produktionssättningen, påpekar Johan Olofsson och tillägger:

– Vi är självklart glada att produktionssättningen är i hamn. Nu är det förvaltning som gäller, även om det vissa funktioner som behöver läggas till, säger Johan.

På Röda Korsets högskola har man jobbat med verksamhetsanpassning under drygt fyra års tid inför införandet. Visst har det varit lite upp och ner, det har ju länge varit långt kvar. Nu på sluttampen har det känts större än tidigare, men vi kände oss samtidigt ganska säkra, tillägger Eva Clausen.

Är det något ni saknat?
– Ibland har det varit svårt att veta var man ska leta efter systeminformationen och hjälptexterna. Däremot har nätverken varit väldigt bra och vi har fått bra hjälp när vi behövt det.

En av de främsta skillnaderna i och med införandet av nya Ladok är att systemet får betydligt fler användare – till dryga 30 från tidigare fem. Det är framförallt lärare som tillkommit, men högskolan har även andra som kan använda nya Ladok, såsom ekonomi för att göra uppföljning och studieplatssamordnare. Samtidigt kommer de kunna slimma andra processer runtomkring genom att mer data finns i en och samma källa.

– Nya Ladok gör också att vår organisation inte blir lika sårbar eftersom nya Ladok ger nya möjligheter. Sedan har vi studentgränssnittet där studenten nu kan hitta sina intyg. 90 procent av ärendena vi får in idag handlar om intyg och de slipper vi nu när de kan göra det själva, säger Eva.

Röda Korsets Högskolas hetaste tips:
”Det är viktigt att vara delaktig i verifieringstesterna och ta det på allvar. Avsätt tid och lär känna systemet för när ni väl produktionssatt ska man veta var man hittar allt. Det gäller också att inte vänta till sista stund med rättningar och ändringar.”

”Vi stängde ute användarna i god tid. En vecka innan produktionssättningen stängde vi av resultatleveransen och attestera några dagar efter. Från torsdag stängde vi ute alla. Det var ganska skönt att veta att det var en hel helg före då det inte hände något med datan.”

Fler artiklar:
”Tipsen som hjälper dig att lyckas med nya Ladok”
”Nya Ladok känns framförallt fräscht”
Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok

”Det gäller att ha ett levande arbetssätt”

När det väl var dags för GIH att rulla ut nya Ladok samtidigt som Dalarna fick de vänta ytterligare en dag. Ändå är GIH:s lokala projektledare Fredrik Nilsson glatt överraskad.
–  Det här gick ju tämligen smärtfritt att rulla in, säger han.

Ladokteamet på Gymnastik- och idrottshögskolan, GIH, var helt inställda på att driftsätta samtidigt som Högskolan Dalarna, men en driftstörning hos LDC i Lund satte stopp för planerna. Istället blev de tvungna att vänta en dag för att de skulle kunna fixa sin miljö. Fast när vi väl kunde sätta igång rullade det på utan några bekymmer, berättar projektledaren Fredrik Nilsson.

– Nya Ladok har ju diskuterats i många år, men det här gick ju tämligen smärtfritt att rulla in.

Hur förberedde ni er inför produktionssättningen?
– Vi har gjort rigorösa tester och jobbat mycket med registervård, vilket pågått ett bra tag.  Vi gick in i MIT-IK redan under våren och har sedan kört verifiering -1 och verifiering-2, så många tester gjordes under resan. Vi har också haft en bra dialog med produktionssättningsteamet hos Ladokkonsortiet och Gunnar Råhlén hela tiden.

Enligt Fredrik Nilsson ger nya Ladok framförallt minskad pappershantering och en modern it-miljö. Samtidigt tar GIH det stegvis och väntar lite med att koppla på studenttjänster.

–  Vi tänker att vi gör det på sikt och vill ta en dialog med KMH för att kika lite på deras lösning. Vi har också ett antal integrationsprojekt där vi nu har koppling till vårt alumnisystem från Mira Network.

Bland dessa projekt har vi har VFU-portalen från SU där integrationen är igång samtidigt som vi tillsammans med KMH utvecklar system för skapandet av studentdatakonton och distributionslistor med mera i en separat integration med Ladok3, förklarar han vidare.

– Det som på sikt kommer är KursInfo när vi på GIH är redo att kliva in i koppling mot nya Ladok. Än så länge är det en del av ett internt förändringsprojekt som inte är i skarp produktion ännu.

Vilka är de främsta skillnaderna mellan gamla och nya Ladok?
– Ibland kan resultathantering på papperslistor vara svårtolkade ”kråkfötter”. Nu blir det ju lättare att läsa och ge betyg, vilket också borde göra det mer rättssäkert om man minskar den mänskliga pappershanteringen av betyg. I nya Ladok är ju allt elektroniskt där examinatorn också verifierar att rätt betyg är satt, vilket är bra ut en rättssäkerhetssynpunkt.

Hur ser ni på utmaningarna i att införa ett nytt system som Ladok?
– En utmaning är själva utbildningsinsatsen. När det är något nytt system som införs, vill ju användarna av systemet känna sig trygga. Därför har vi haft ett extra utbildningstillfälle tillsammans med de andra mindre lärosätena i Stockholm, där deltagarna kunde ställa frågor och få svar. Man vill ju gärna ha någon lokal att fråga ”alla de dumma frågorna”.

Slutligen, vilka tips har du till andra lärosäten?
– Registervården är otroligt viktig. Nu är ju GIH inte så stort lärosäte, men vi har haft en duktig person som jobbat med registervården – Anna-Clara Kjellman som ska ha all eloge för den insatsen. Risken är annars att man som lärosäte snabbt får problem med IK-körningarna och där rättningar måste till. Alla processer under införandet har ju mognat fram, så det gäller också att ha ett levande arbetssätt med ett lokalt team som hjälper varandra.

Av: Rebecka Guzmán

Fler artiklar:
”Öppet hur lyckat koncept i Borås”
”Först nu är det på riktigt”
”Tipsen som hjälper dig att lyckas med nya Ladok”
”Nya Ladok känns framförallt fräscht”
Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok

Öppet hus lyckat koncept i Borås

Bara en dryg månad innan införandet av nya Ladok på Högskolan i Borås kastades Anna Dahlén in i arbetet som projektledare.
– Det har varit mycket att sätta sig in i, men det känns verkligen skönt att vi är igång, säger hon.

I slutet av september var det slutligen dags för produktionssättning på Högskolan i Borås. Med en ny projektledare på plats drygt fyra veckor före att det var dags stod teamet inför lite nya utmaningar, men de tycker ändå införandet gick bra.

– Det har varit mycket att sätta sig in i, men det känns verkligen skönt att vi är igång. Vi får rätt så många frågor nu när produktionssättningen är klar, samtidigt rullar det på och folk har tålamod, berättar Anna Dahlén.

Hur har ni förberett er?
–  Jag skulle säga registervård och åter registervård. Vi valde att gå in med resultathanteringen redan våren 2016 i en pilot, så redan hösten 2016 började vi få in våra lärare, som var en helt ny användargrupp i nya Ladok. Sedan dess har vi haft flera utbildningstillfällen och inspelade instruktionsfilmer för dem och även flera visningstillfällen för administratörer och handläggare.

Enligt Erica Andrén, lokal kontaktperson på Högskolan i Borås, har visningstillfällena varit ett bra tillfälle att kunna förankra nya Ladok bland personalen.

– Nu när vi produktionsatt har vi öppet hus, inledningsvis ett par gånger i veckan, där våra projektmedlemmar som är mer insatta i nya Ladok kan svara på administratörernas frågor och alla hjälps åt att se hur man smartast hanterar saker i det nya systemet. Hittills har det varit väldigt lyckat och är verkligen ett tips vi vill skicka vidare till andra lärosäten som ska gå in i nya Ladok, tillägger hon.

Inte helt oväntat inträffade det en del händelser både under verifieringen och produktionssättningen som de inte räknat med. En sådan var att det var svårare än de tänkt att få ut användarna ur systemet.

– Vi valde att ta ut administratörerna på fredagen kl.13 före produktionssättningen, men det var inte fullt så enkelt som vi trodde, utan tog några timmar att genomföra. Vi följde instruktionen, men det visade sig att de användare som var inne i systemet kunde fortsätta arbeta trots att vi stängde ner, så vi fick lägga några timmar på att manuellt stänga ner dessa användare och byta lösenord på dem för att de inte skulle kunna gå in igen, säger Erica Andrén.

Var det något ni saknade såsom instruktioner eller systemstöd?
– Vi upplever det svårt att hitta dokumentationen på Confluence och veta om det är allt som finns när man väl finner den eller om informationen ligger spridd på flera ställen, säger Anna Dahlén.

Det finns flera skillnader mellan gamla och nya Ladok. Framförallt är nya Ladok mycket mer modernt och användarvänligt, påpekar Erica Andrén.

– På sikt hoppas vi självklart på fler finesser och funktioner. Nya Ladok innebär också att man kan hantera alla utbildningar på samma sätt till skillnad från förut. Nu utgår man från samma system och får all data i en samlad vy.

Högskolan i Borås tips till andra lärosäten

”Se över bemanning i projektet tidigt. Här med lärosäten som redan gått över var man behöver förstärka.”

”Se till att ha backup för alla nyckelroller. Annars går det inte att genomföra verifiering och produktionssättning om man har otur.”

”Det är jätteviktigt att inte underskatta resurser vid verifiering. Vi hade tillgång till verifieringsmiljön en vecka efter testomgång 1 och 2, lägg mycket tid på att verifiera data och genomföra verksamhetstester då. ”

”Ta reda på vilka data som inte går över och hur ni gör med dem.”

”Ligg i fas med registernivån och ha resurser att ta hand om IK:n. Den kräver handpåläggning hela vägen. IK:n stannade för oss i samband med produktionssättningen på grund av ett annat lärosäte bytte personnummer på en aliasstudent. Men nu är ju en rutin införd för att det här ska undvikas.”

”Ta ut era användare några dagar innan produktionssättning, eftersom de ju också kan påverka data.”

Fler artiklar:
”Först nu är det på riktigt”
”Tipsen som hjälper dig att lyckas med nya Ladok”
”Nya Ladok känns framförallt fräscht”
Så lyckades Malmö högskola med nya Ladok