Lokal teknisk kontaktperson

Sedan tidigare har konsortiet två formella kontaktytor med lärosätena; lokal kontaktperson och lokal objektägare. Eftersom det finns behov av en kontaktyta vad gäller integrationer och teknik så inrättas nu en ny roll: lokal teknisk kontaktperson.

Lokal teknisk kontaktperson ansvarar för att:

• Vara mottagare av information om integrationer och teknik från konsortiet samt att sprida informationen lokalt på lärosätet.
• Besvara vissa frågor från konsortiet på lärosätets vägnar.

I Ladok – Vägledning presenteras information som vänder sig till lokala förvaltare av Ladok. Informationen rör systemet Ladok i de avseenden som är gemensamma för alla lärosäten vad gäller funktionalitet och tillämpning, samt rekommendationer, beskrivningar och annat material som stödjer lärosätena i den lokala förvaltningen.

Lättare att hitta

Victor Claesson, nationell administratör vid konsortiets verksamhetsstöd har sammanställt vägledningen.

– I samband med produktionssättningen av nya Ladok har många lärosäten reflekterat kring hur man har arbetat hittills och hur man egentligen vill arbeta. Det finns stora möjligheter att förbättra den studieadministrativa verksamheten och med vägledningen till Ladok hoppas vi kunna bidra till det. Vi har haft ambitionen att samla all information så att det ska vara enkelt att navigera mellan det material vi tagit fram. Lärosätena ska känna sig trygga och lätt kunna se vilken information som finns, och var de hittar den.

Vägledningen innehåller även en översikt med kopplingar till den systemdokumentation och utbildningsmaterial som finns inom respektive område. I och med att vägledningen har tagits fram avvecklas sidan FAQ under våren 2019.

Stöd till lokal förvaltning

Vägledningen skiljer sig från utbildningsmaterialet då det ska fungera som stöd för de lokala förvaltarna i hur systemet tillämpas på lärosätet, och besvarar frågan ”varför”. Utbildningsmaterialet är en generell beskrivning av hur användaren hanterar funktionaliteten i Ladok, det besvarar frågan ”hur”. Systemdokumentationen speglar systemets uppbyggnad och riktar sig till den som vill få en djupare förståelse för hur systemet fungerar.

Här hittar du Ladok – Vägledning

Verksamhetsplanering för Ladok 2019

En verksamhetsplan för 2019 har tagits fram, ett rambeslut har fattats av stämman och en strategi fram till 2024 kommer att beslutas på stämman den 23 maj 2019. Vill du veta mer om hur Ladoks verksamhet styrs? Planeringen av Ladoks verksamhet görs i flera steg och det finns tre styrande dokument för verksamheten.

1. En strategi fram till 2024 är under framtagande. Strategin och de mål den uttrycker ska vara styrande för all Ladoks verksamhet. Övergripande mål detaljeras och bryts ned i mätbara mål när strategin tillämpas på rambeslut, verksamhetsplaner, utredningar och projekt. Arbetet med att ta fram ett förslag till strategi började med att inhämta synpunkter under våren 2018. Dessa sammanställdes och en del tydliga utvecklingsområden identifierades.

   Den 6 november 2018 inbjöds SA-chefer, IT-chefer, Planeringschefer och studenter till en strategidag, där sammanlagt 40 personer deltog. Där diskuterades de identifierade utvecklingsområdena och en gemensam behovsbild skapades. Ladokkonsortiets styrelse har sedan behandlat förslaget som nu skickas på remiss under februari månad för att sedan beslutas på stämman den 23 maj 2019.

2. Ett rambeslut för det kommande året som beslutas av stämman och inger inriktning och budgetramar för nästkommande år. Rambeslutet för 2019 fastställdes på stämman 2018 och finns här.
3. En verksamhetsplan för 2019 har tagits fram under hösten 2018 i samarbete med 2 SA-chefer, 1 IT-chef och 2 Lokala kontaktpersoner från lärosätena.
   Planen fastställdes av styrelsen den 13 december 2018. I den redovisas hur stämmans beslut omsatts i en plan för Ladokkonsortiets samlade verksamhet med tillhörande budget. Verksamhetsplanen visar mätbara aktiviteter som ska leda till att målen uppnås och en budget har formats utifrån de ekonomiska ramarna.
   Verksamhetsplanen för 2019 finns här.

 

 

 

Sedan 2012 har Karim Andersson jobbat som lokal projektledare för införandet av nya Ladok vid Lunds universitet, och i slutet av mars var det äntligen dags att produktionssätta nya Ladok.

– Produktionssättningen som sådan gick nästan helt utan problem, berättar Karim.

Lunds universitet hade vid tillfället för intervjun släppt in användarna i nya Ladok sedan en vecka tillbaka. Boel Nilsson som är kommunikatör för införandeprojektet berättar:

– Vi har haft överraskande lite problem och supportärenden. Vi trodde att vi skulle få så mycket mer problem i början. Det har inte varit en sådan anstormning av problem som vi förväntade oss.

 – Det är alltid bra att ta i lite i planeringen inför vad som kan komma att ske, fyller Karim Andersson i, vi har förstärkt supporten året ut. Vi vet ju att de första dagarna var lugna för Stockholms universitet och sedan brakade det loss rejält. Det är några incidenter som har dykt upp, men jag tycker inte de har varit särskilt allvarliga med tanke på att vi har kunnat hantera dem hyfsat snabbt.

Jessica Kareseit, utbildningskoordinator vid historiska institutionen som varit områdesansvarig för resultatrapporteringen vid Lunds införandeprojekt, håller med:

– Ja, vi har blivit positivt överraskade av användarna. Jag tror att administratörerna är ganska väl förberedda, vilket har gjort att det har varit ganska lugnt.

Jessica Kareseit sammanfattar reaktionerna från användarna som att de tycker att systemet är ”snyggare men omständligt”.

– Just delarna med tillfällen är svårt, det tar ett tag innan det sätter sig. Så här i början fokuserar användarna på det de ser just nu. Jag tror att de stora frågorna kommer senare. Just nu är användarna bara precis på ytan.

 

Hur har ni förberett er inför produktionssättning?

– Registervård, men även mycket annat. Att själv vara insatt i systemet och ge utbildningar är en annan stor del, förklarar Karim Andersson.

– Vi hade problem med att få igenom IK:n in i sluttampen, men samtidigt visste vi att vi har registervårdat väldigt bra sedan urminnes tider. Det gick säkert 1,5 år mellan det att vi fick igenom IK:n första gången tills vi hösten 2017 fick igenom den igen. Vi har jobbat systematiskt med det och tagit upp mycket med konsortiet, fortsätter Karim Andersson. Framför allt personnummerbyten har ställt till det mycket, då de stoppar upp hela processen, och det krävs ofta många lärosäten och UHR inblandade för att reda ut det.

Lunds universitet var ett mållärosäte för Ladok-projektet, vilket har engagerat flera i organisationen. Personer från olika delar av organisationen har testat funktionaliteten och fått komma med önskemål.

– Det har varit personer på olika instuitioner som varit involverade och de har i sin tur spridit det vidare till sina kollegor. Det har hjälpt oss att vara förberedda, säger Jessica Kareseit.

– Det är ett halvfärdigt system och hanterar inte alla de scenarion vi har här på LU. Vi förväntade oss att vi skulle finslipa systemet, men vi har behövt kravställa mer basala saker. Det är fortfarande många delar som behöver fixas och finjusteras, fortsätter Jessica Kareseit.

Hur har ni jobbat med information ut till era användare?

– Vår utmaning är att vi är så stora och att universitetet är väldigt decentraliserat och vi arbetar delvis på olika sätt. Vi har inte kunnat ge ett facit från centralt håll, det är stora lärosätes dilemma. För att det inte ska bli alltför abstrakt så har vi beskrivit olika val användarna kan göra, vilka saker de behöver ta ställning till och vilka förberedelser de behöver göra, säger Boel Nilsson.

– När vi har haft utbildningar med administratörer från olika institutioner har det vuxit fram en del diskussioner kring hur personer på andra institutioner arbetar och varför. Då har vi följt med i samtalet och försökt guida dem, fyller Jessica Kareseit i.

 

Vad ser ni för utmaningar med att införa ett nytt system som Ladok?

– Att sälja in systemet till användarna har varit en utmaning, eftersom vissa saker är bättre i det nya systemet men andra saker inte är det. Eftersom vi har varit mållärosäte har jag befunnit mig i en speciell sits då jag internt på LU har talat positivt om systemet, men gentemot konsortiet pekat på det som inte fungerar – det blir lite ambivalent, säger Karim Andersson.

– Utbildningsmaterial var en utmaning för oss. Vi har tagit fram eget utbildningsmaterial, och sneglat lite på andras utbildningsmaterial. Vi satsade på att ta fram ett enkelt material för att få in nya användare i Ladok, säger Jessica Kareseit.

Att manuellt lägga in behörigheter i Ladok kan för ett stort lärosäte bli ett enormt jobb. Karim Andersson berättar hur de har hanterat problematiken:

– För att lägga upp nya användare har vi använt vår katalogtjänst där medarbetaren själv fått ansöka om behörighet i Ladok. Efter att deras chef eller prefekten godkänt behörigheten kommer den automatiskt in i Ladok. Vi skulle absolut inte ha velat göra på något annat sätt, men en del problem har dykt upp kring organisationer. Vissa användare tror att de behöver behörighet på den organisationen där de är anställda, vilket stämmer för 80-90%, men i andra fall så skiljer det mellan var kurserna ligger och var personerna är anställda. Att använda katalogtjänsten har varit extremt smidigt, men vi har lite uppstädningsarbete kvar.

 

Har ni några tips till andra lärosäten som har produktionssättningen framför sig?

• Börja utbilda användarna i god tid.
• Förbered inför det som är kända problem – så ni har tid för de oväntade problem som kan dyka upp.
• Förstärk Ladokavdelningen, till exempel supporten.
• Ha ett lättförståeligt utbildningsmaterial tillgängligt för användarna som de kan vända sig i första hand, innan de kontaktar supporten.
• Var transparenta med hur många som jobbar på Ladokavdelningen. Det skapar en större förståelse från medarbetarna att det kan ta lite längre tid att svara på frågor i början om de vet att det är relativt få som jobbar på avdelningen och kan svara på deras frågor.

 

Text: Klara Nordström, Malmö universitet

Som en räksmörgås – så beskriver Johanna Belzacq, lokal kontaktperson på SU, tiden före produktionssättning jämfört med tiden efter. Men samtidigt finns det flera ljuspunkter – lätt att lära för nya användare, enkel resultatrapportering och snyggare system, är några av dem.

Över fyra månader har gått efter det att Stockholms universitet gick in i nya Ladok i början av november 2017. Ändå är arbetstempot minst lika högt som då, påpekar både Johanna Belzacq, lokal kontaktperson och Erik Wallenberg, lokal projektledare när jag träffar dem på SU:s Campus.

– Allt som var vägen fram till produktionssättning, var som en räksmörgås jämfört med efter man har gått i produktion, säger Johanna Belzacq lite skämtsamt.

Men att hon menar allvar råder ingen tvekan om. Den största skillnaden mellan före och efter produktionssättning är att i den första fasen var det tydligt var och hur man skulle göra. Men när det landar i den egna verksamheten måste man komma på sina egna lösningar, och det har varit en utmaning. Nu är det samma höga tempo som just efter produktionssättningen, men av andra anledningar, påpekar Johanna Belzacq och får medhåll av Erik Wallenberg.

– Det har varit väldigt mycket arbete. Vi har jobbat mer nu än vad vi gjorde innan. Dessutom har användarna använt systemet ett tag, och en del har hunnit reta upp sig. Vi har bland annat några arbetsmiljöanmälningar från några institutioner där deras administrativa personal har fått mer att göra och börjar bli slutkörda. Vissa delar såsom utbytesstudenter och forskarutbildningar – har ju blivit mycket knepigare och de har varit svåra att förbereda.

För att få stöttning av varandra träffas de produktionssatta lärosätena en gång i veckan på Skype för att utbyta erfarenheter och idéer.

– Jag får känslan av att nya Ladok är byggt för en mellanstor högskola, med en väldigt centraliserad administration. Hos oss går mycket över institutionsgränser och det är jättesvårt att hantera. Med tanke på att våra institutioner organiserar sig väldigt olika har det varit som att införa det på 50 småhögskolor, säger Erik Wallenberg.

Är det något ni av de hinder ni stött på som ni skulle kunna ha förutsett?

Johanna Belzacq:
– Vi har utbildat i de raka flödena, men när studenterna väl kommer in är det inga raka flöden längre eftersom de inte gör som man tänkt sig, utan agerar individuellt. Stora volymer är också en utmaning, och det faktum att vi är en väldigt decentraliserad organisation har det påverkat hur vi ska hantera behörigheter. Vi vill ju hålla ordning så man inte har mer behörigheter än vad man ska ha, men systemet är byggt för att mycket ska hanteras centralt och så ser det inte ut hos oss.

Erik Wallenberg:
– Vi började med behörigheter ett år i förväg, men det är svårt att förutse. Vi hade behövt simulera i produktionsmiljön hur det skulle bli och fått hjälp med hur vi skulle rigga upp systemet. Det är svårt att testa det i en organisation där du helt plötsligt måste ta tillbaka 500 behörigheter. Allt blir så stort, det går inte att rulla ut bara så där, hur som helst.

Vilka är de främsta svårigheterna?

Johanna Belzacq:
– Att jobba med konverterat data är något som tar slut på sikt, vilket vi försöker hålla i minnet. Men det är forskarutbildningen och det är hanteringen av utbytesstudenterna som är de stora puckarna där det märks att Ladok är inte riktigt moget än. Samtidigt är resultatrapportering väldigt enkelt, så vi hör mycket lite från lärarna, fast visst skulle systemet kunna trimmas lite mer.

Erik Wallenberg:
– Det är svårt att gå ut med när Ladok tas ner, eftersom vi varken kan eller får mejla våra 34 000 studenter.  Man vill helst att systemet fungerar dygnet runt. Och det är just då vi får mejlen, när systemet är nere och någon exempelvis ska anmäla sig till en tenta.

Visst finns det fördelar med systemet som redan är märkbara. Många lärare tycker att nya Ladok är snyggare, resultatnoteringar är rätt poppis också. Sedan är det rätt lätt för nya användare att lära sig systemet, påpekar Johanna Belzacq.

– Gränssnittet är mer intuitivt när du väl lär dig använda det. Sedan är det så enkelt att jobba i systemet att det ibland går snabbare än vad systemet hinner med. Det var faktiskt veckans incident, ”du jobbar för fort”. En användare arbetade på så snabbt så att domänerna inte hann prata med varandra. Det hoppas jag man kommer tillrätta med. Vi har också fått mycket bättre koll på vem som rapporterar, vem som är examinator. Allting loggas också bakåt, vilket gör det lätt att se vad som gjorts.

På supportsidan har det varit väldigt mycket frågor, därför träffas teamet på SU en timme per dag, fyra gånger i veckan för att gå igenom de problem som dykt upp dagen innan.

Dessutom har de fördubblat bemanningen i telefonsupporten sedan start och känner fortfarande att de inte kan backa från det även om SU kommit ur terminsstart. I dagsläget kommer de sällan under 300 pågående supportärenden – det kommer in många ärenden per dag och går ut lika många, säger Erik Wallenberg.

– Ibland känns som vi jobbar dygnet runt sju dagar i veckan, och totalt sett gör vi nog det. Det är många av oss som är inne helger, kvällar och morgnar och kollar av.

Vilken funktionalitet saknar ni?
– Framförallt att kunna rätta till saker när någon har gjort ett misstag. Man måste kunna rätta, men idag är det ofta omöjligt. Sedan är det volymhanteringen kring forskarstuderande, kataloginformation, utbytesstudenter och vanliga studenter också. Vi tycker att man borde testa vissa funktioner, kanske inte bara en utan tjugo gånger för att verkligen veta hur det känns, om jag kan trimma i systemet. Som det är nu är det en himla massa klickande, svarar Erik Wallenberg.

Slutligen, vilka tips har ni till andra lärosäten?

Johanna Belzacq:
– Det är viktigt att se till att man har otroligt mycket resurser. Öka upp din bemanning med 40-50 procent, gärna ska de ha hunnit gå parallellt i ett år före produktionssättning.

Erik Wallenberg:
– Det vi skulle kunna ha gjort är att testa mera processer i systemet med verksamhetsfolk, så det är ett råd. Rigga upp och testa systemet så verklighetstroget som möjligt, med användare som har riktiga behörigheter.

Av: Rebecka Guzmán

Läs fler intervjuer med lärosäten här.

Efter drygt tre års aktiva förberedelser var det äntligen dags för produktionssättning av nya Ladok på KI.
– Vi har haft god stämning i teamet och kul, även när det har varit lite stressigt i gruppen, berättar projektledaren Juni Francén Engdahl.

– Man har ju laddat väldigt mycket inför det här. Nu är vi rejält utmattade, både på grund av alla förberedelser samt att det är så mycket man måste lära sig själv och lära andra. Man har gått från en kunskapsnivå där man kan nästan allting till att nästan inte kunna någonting, säger Cecilia Lind, som är Ladokansvarig på KI.

– Vi träffas några dagar efter att produktionssättningen är klar och i sitt sällskap har hon Juni Francén Engdahl, som började som lokal projektledare i maj i år. Trots att projektledarbytet ägde rum ganska kort innan utrullningen av nya Ladok på KI arbetet flutit på bra. Mycket tack vare att hon tidigare arbetat på KI och med flera av de kollegor som idag jobbar i Systemförvaltningsgruppen.

Arbetet med nya Ladok har krävt enorma informationsinsatser. Projektet har pågått under snart tre år och under de första åren var en stor uppgift, både för projektet och den dåvarande projektledaren Marie Sandström Akram, att jobba massivt med information.

Hur har ni jobbat med era informationsinsatser?
– På vår lokala Ladoksida berättar vi hur olika roller berörs av nya Ladok. Sedan arbetade Marie mycket med att vara ute och synas, lyssna och berätta. I slutfasen efter att jag kom in har vi valt att köra mot mål, vi har inte kunnat gå ut och förankra och lyssna in på samma sätt. Men vi har fortsatt att skicka ut nyhetsbrev och att arbeta med riktad information, säger Juni Francén Engdahl och berättar att studenterna har exempelvis fått egna utskick, nu senast ett där det stod att nu är nya Ladok infört och att de ska gå in och registrera sig

Hittills har 365 lärare och examinatorer gått utbildning i nya Ladok på KI, men hur många som återstår är kvar är svårt att säga.

– Det är upp till institutionerna och institutionsledningen att besluta om hur de ska organisera sig. Vi vet inte hur många examinatorer som finns. Det är en stor organisation med institutioner över hela stan, bland annat ute på sjukhusen, förklarar Juni Francén Engdahl.

På KI utgörs verksamheten av 85 procent forskning och 15 procent utbildning, så för många examinatorer är utbildning en bisak i det de gör, påpekar Cecilia Lind.

– Det som varit svårast är nog att få alla att förstå att även de involveras, att de också kommer att jobba i nya Ladok, säger hon och lyfter fram en av fördelarna med nya Ladok.

– Det som underlättar med nya Ladok är att de även fungerar i låsta miljöer, såsom kliniska miljöer. Då är det inte längre ett problem att det exempelvis inte går att ladda ner programvaror på datorn.

Vilka är nyckelfaktorerna till att det gått så pass bra?
– Vi har lyckats registervårda väldigt bra. En framgångsfaktor är att känna sitt register och i vår systemförvaltningsgrupp har de flesta jobbat väldigt länge på KI med systemförvaltning av Ladok. Det har vi kunnat dra nytta av, säger Juni Francén Engdahl.

Om man tittar på projektorganisationen har den bemanningsmässigt varit för liten. Därför har vi jobbat mer och mer med prioriteringar ju närmare vi hamnat i skarpt läge, förklarar hon.

– Vi har tagit en fas i taget. När man tittar på allt man måste göra inför en produktionssättning kan det lätt kännas överväldigande. Att sortera och begränsa vad man ska göra i de olika faserna gör det mer lättöverskådligt.  Ha en plan men var inte för stelbent, man måste vara flexibel.

Ladokgruppen på KI bytte också fokus ganska tidigt till vad som satte stopp i IK:n än att följa registervårdshandböckerna. Det som stoppade IK:n fick vara vägledande för vilka delar av registret vi registervårdade och vilka registervårdshandböcker vi valde att gå igenom, förklarar Cecilia Lind.

– Ett annat tips är att planera för att kunna vara sjuka. Det vill säga, vi har dubblat alla positioner och vi har sett till att vi har manus för allt det vi ska göra. Lägger vi in mallar har vi jobbat i par, vilket också är väldigt effektivt när man gör det.

Hur var själva produktionssättningen?
– Lugn och sansad. Ibland flamsig, men då stängde jag av micken. Vi har haft god stämning i teamet och kul, även när det har varit lite stressigt i gruppen, säger Juni Francén Engdahl, varpå Cecilia Lind flikar in:

– Jag vill passa på att rikta ett stort tack till driftcentralen i Uppsala. De har hjälpt oss jättemycket med rättningar i databasen.

Vad ser ni för utmaningar framöver?
– (Juni) Uppdateringarna var 14.e dag gör att vi måste jobba aktivt med våra analyser av vad de förändringarna innebär och vad det får för konsekvenser för våra it-miljöer och våra användare. Sedan kommer vi få kvitto på sånt vi tänkt innan, alla processer som vi föreställt oss och som vi föreslagit under utbildningen.

– (Cecilia) Vi gjorde tidigt en lista över sånt vi behövde handmata in efter driftsättningen. Det har vi tagit in extraresurser för. En annan viktig sak är att vi helt plötsligt hamnar i ett finlir för uppföljning och årsredovisning. Det är noga att alla har exakt korrekta datum när de startar och slutar, annars slår det ekonomiskt. På vissa utbildningar gör det ingen större skillnad, för andra, såsom lärkarutbildningen, kan det handla om flera miljoner.

KI:s tips för en lyckad produktionssättning

Stäng Ladok tidigt, vi stängde en hel vecka innan vi skulle produktionssätta. Det hade vi planerat för och också informerat om. På så sätt kunde vi i lugn och ro kolla på ett oföränderligt data.

Fokusera på verifieringsfasen. När man ska driftsätta kan man tänka sig att det är driftsättningsveckan som är det viktiga, men det är redan inför verifieringsfasen som man ska vara tillräckligt klar för att klara en migrering.

Jobba mer med prioriteringar i takt med att produktionssättningen närmar sig.

Ta en fas i taget. När man tittar på allt man måste göra inför en produktionssättning kan det lätt kännas överväldigande. Att sortera och begränsa vad man ska göra i de olika faserna gör det mer lättöverskådligt.  Ha en plan men var inte för stelbent, man måste vara flexibel.

Vi har inte blivit sjuka, men planerat för att vi skulle kunna bli det – dubblera på alla positioner och förbered med manualer och underlag till ersättare.

Här kan du läsa andra lärosätens berättelser som produktionssatts under 2017

Av: Rebecka Guzmán